■吳 倩/河南中醫(yī)藥大學(xué)

高校檔案是每個(gè)學(xué)子在求學(xué)過(guò)程中的真實(shí)記錄，往小處說(shuō)，它是學(xué)校進(jìn)行教育管理的核心要點(diǎn)，來(lái)確保學(xué)生個(gè)人信息的準(zhǔn)確與安全；往大處說(shuō)，高校檔案還是國(guó)家檔案在教育層面的一部分，做好國(guó)家檔案的保障工作是國(guó)家機(jī)密安全的前提，而做好高校學(xué)生以及教職工的檔案保障工作，是學(xué)校教育信息安全的要求。高效檔案包括紙質(zhì)檔案和網(wǎng)絡(luò)電子檔案。如今，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教育改革的進(jìn)行，高校檔案的管理問(wèn)題越來(lái)越凸現(xiàn)，會(huì)存在管理手段落后，造成的個(gè)人信息丟失；以及各大高校對(duì)于管理的標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有清楚的認(rèn)識(shí)等。而這些種種的問(wèn)題，會(huì)影響高校的教育發(fā)展和師生研究工作的進(jìn)行。本文就目前的高校檔案整理所存在的困難，對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理檔案的優(yōu)勢(shì)分析和提出合理的管理意見(jiàn)。

一、目前在高校中檔案管理現(xiàn)狀以及存在的漏洞

(一)在檔案的管理中缺少有效的制度建設(shè)

一所高校就相當(dāng)于一臺(tái)巨型機(jī)器，機(jī)器沒(méi)有程序約束或程序紊亂錯(cuò)誤時(shí)，會(huì)產(chǎn)生很大的麻煩，高校亦是如此，制度建設(shè)是一所高校持續(xù)發(fā)展的前提。在高校的檔案管理上，是更得有清晰明確的制度來(lái)有力地來(lái)監(jiān)督各層人員的管理工作。目前，處于信息化時(shí)代，信息更迭的頻率越來(lái)越快，而且數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定程度不確定，再加上有時(shí)會(huì)有一些信息病毒入侵檔案，學(xué)校檔案文件就存在丟失和泄露的風(fēng)險(xiǎn)，這就需要建立一個(gè)穩(wěn)定有效且適應(yīng)本校教育教學(xué)要求的管理制度。在目前，中國(guó)的許多高校的精力大多會(huì)放在學(xué)生研究效果以及學(xué)校知名度的建設(shè)上，卻忽視了建校最基本的，也是最關(guān)鍵的一項(xiàng)，學(xué)生的檔案保障工作，以至于在此方面沒(méi)有做出有效的工作。再加上學(xué)校負(fù)責(zé)檔案管理人員的本身的知識(shí)素養(yǎng)不高以及對(duì)檔案安全問(wèn)題的認(rèn)識(shí)不足，會(huì)導(dǎo)致其在日常檔案管理工作中，對(duì)檔案重要信息的忽視，從而影響檔案有序安全的保存，甚至?xí)绊懙秸麄€(gè)學(xué)校的檔案文件的管理。雖然目前高校因檔案管理而造成損害師生利益的時(shí)間還不多，但是足夠引起各大高校以及教育部門(mén)的重視。

(二)高效內(nèi)部監(jiān)督體系不夠完善

任何一個(gè)公司或者是一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中都需要一個(gè)全面有效的監(jiān)督體系，可以說(shuō)，一個(gè)良好的監(jiān)督體系是影響公司或者項(xiàng)目質(zhì)量高低以及提高運(yùn)行效率的前提。當(dāng)然，本文中談到的在高校檔案的管理上也需要建設(shè)一個(gè)有效的監(jiān)督體系。在高校的檔案管理工作中如果不建立有效的校內(nèi)監(jiān)督體系，不僅就會(huì)造成檔案管理人員在工作上的懈怠與失職，而且會(huì)直接影響到師生檔案安全，甚至?xí)p害他們的個(gè)人利益。在檔案人員方面，若缺少有效的監(jiān)督，高校內(nèi)部的檔案管理人員就回慢慢地找到學(xué)校制度的漏洞，有了一個(gè)人鉆空子，就會(huì)有一群人鉆空子，工作人員之間或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)階層之間缺少橫向及縱向監(jiān)督，工作懈怠與失職就是理所當(dāng)然的了。

(三)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施以及工作人員思想與技術(shù)的落后

一個(gè)穩(wěn)定優(yōu)良的文件保存環(huán)境，不僅給檔案保存提供了一個(gè)安全的環(huán)境，而且還可以保障師生個(gè)人信息的安全。由于目前大多高校對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致其在紙質(zhì)檔案或電子檔案保存環(huán)境以及保存設(shè)備的簡(jiǎn)陋與缺失。在平常檔案管理中，未設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案存放室，把紙質(zhì)檔案檔案放置在簡(jiǎn)易的地方，檔案之間缺少構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，并且沒(méi)有專(zhuān)門(mén)設(shè)立序號(hào)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這就無(wú)法保障紙質(zhì)檔案安全，不僅會(huì)造成學(xué)生信息模糊不清，或信息損壞等問(wèn)題，而且在查找某一學(xué)生檔案時(shí)會(huì)很麻煩。在如今信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的知識(shí)是立足當(dāng)前社會(huì)之本。掌握信息技術(shù)和信息專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)是這項(xiàng)工作人員所必備的。然而也會(huì)有很多管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能就來(lái)負(fù)責(zé)整理檔案的工作，這種現(xiàn)象是非常不合理的。缺少管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，會(huì)導(dǎo)致管理工作的效率低下，缺少對(duì)信息技術(shù)安全的認(rèn)識(shí)會(huì)影響學(xué)生網(wǎng)絡(luò)檔案的安全，因?yàn)?，現(xiàn)在有很多網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)入侵高校網(wǎng)來(lái)竊取學(xué)生個(gè)人信息，這會(huì)直接危害學(xué)生的人身安全。

二、對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理的意義

(一)可以提高學(xué)校資源利用效率

通過(guò)信息化的管理手段，對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行整理，這個(gè)效果是非常顯著的。不僅會(huì)節(jié)約紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存空間，使之有序安全的存放，而節(jié)約出來(lái)的空間可以放置其他部門(mén)的文件；而且還大大提高了檔案保存的安全性，降低了尋找起來(lái)的難度。比如說(shuō)，當(dāng)學(xué)生因某原因需要查找自己的檔案。就可以先到教務(wù)處老師那里，輸入姓名或?qū)W號(hào)就可以查找到檔案所在的房間的某排書(shū)架，甚至可以查到在第幾層存放，然后就可以直接去找，這種方式既方便有高效。

(二)可以明顯改善管理人員的工作

檔案整理這項(xiàng)工作，需要極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能和細(xì)心與耐心。有了網(wǎng)絡(luò)信息手段的介入，管理者就可以進(jìn)行對(duì)照，看到自身不足之處，由自身工作來(lái)學(xué)習(xí)對(duì)應(yīng)的知識(shí)，從而更好的來(lái)完成負(fù)責(zé)的工作項(xiàng)目?？赡苓@種先進(jìn)的管理方式對(duì)于那些老一輩思想落后的工作人員來(lái)說(shuō)，是一下子接受不了的，即使接受了也不會(huì)很快地應(yīng)用到工作中去，這是因?yàn)樗麄儗?duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)是一個(gè)長(zhǎng)久的過(guò)程，不可能一下子就學(xué)會(huì)。但是他們可以通過(guò)自身的摸索與詢(xún)問(wèn)各個(gè)院校的老師來(lái)進(jìn)行學(xué)習(xí)。這樣一來(lái)，不但提高了檔案整理效率而且員工剩下來(lái)的時(shí)間還可以加強(qiáng)自身文化的學(xué)習(xí)，二者之間是循環(huán)互利的關(guān)系。

三、對(duì)高校在網(wǎng)絡(luò)化檔案管理提出的合理建議

(一)高校需要建設(shè)有效的檔案管理制度以及內(nèi)部監(jiān)督體系

高校就相當(dāng)于一臺(tái)巨型機(jī)器，機(jī)器沒(méi)有程序約束或程序紊亂錯(cuò)誤時(shí)，會(huì)產(chǎn)生很大的麻煩，高校亦是如此，在高校的檔案管理上，是更得有清晰明確的制度來(lái)有力地來(lái)監(jiān)督各層人員的管理工作。目前，處于信息化時(shí)代，信息更迭的頻率越來(lái)越快，而且數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定程度不確定，再加上有時(shí)會(huì)有一些信息病毒入侵檔案，學(xué)校檔案文件就存在丟失和泄露的風(fēng)險(xiǎn)，這就需要建立一個(gè)穩(wěn)定有效且適應(yīng)本校教育教學(xué)要求的管理制度。

在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理時(shí)還應(yīng)建立校內(nèi)監(jiān)督體系。有了這個(gè)監(jiān)督體系，檔案管理的各級(jí)部門(mén)以及人員與人員之間就會(huì)相互監(jiān)督，彼此指出工作上的失誤與不足，可以快速看到并改正。任何人在一個(gè)相對(duì)自由安全的環(huán)境中，都會(huì)懈怠工作，工作效率大幅度下降。所以，只有讓每個(gè)工作人員處于彼此監(jiān)督的處境中，讓他們之間產(chǎn)生合理的競(jìng)爭(zhēng)性，才會(huì)更有利于提高工作效率。再次過(guò)程中還可以制定系列的獎(jiǎng)懲機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)那些工作上積極向上的人員，懲罰工作不認(rèn)真有所懈怠的人員。望次建議可以對(duì)學(xué)校檔案管理有所幫助。

(二)為管理人員開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)課程，增加知識(shí)與技能的儲(chǔ)備

在如今信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的知識(shí)是立足當(dāng)前社會(huì)之本。掌握信息技術(shù)和信息專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)是這項(xiàng)工作人員所必備的。然而也會(huì)有很多管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能就來(lái)負(fù)責(zé)整理檔案的工作，這種現(xiàn)象是非常不合理的。缺少管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，會(huì)導(dǎo)致管理工作的效率低下，缺少對(duì)信息技術(shù)安全的認(rèn)識(shí)會(huì)影響學(xué)生網(wǎng)絡(luò)檔案的安全，因?yàn)?，現(xiàn)在有很多網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)入侵高校網(wǎng)來(lái)竊取學(xué)生個(gè)人信息，這會(huì)直接危害學(xué)生的人身安全。所以增加管理者的知識(shí)與技能是極其重要的。比如說(shuō)，在每周開(kāi)設(shè)一些管理方面的課程，規(guī)定這些管理者們?cè)诒局軆?nèi)必須完成一定的課程任務(wù)才合格。即使不專(zhuān)門(mén)為他們?cè)O(shè)立課程內(nèi)容，也可以讓工作人員來(lái)到信息管理專(zhuān)業(yè)，和學(xué)生一起學(xué)習(xí)知識(shí)或者每周開(kāi)一次工作人員的思想交流會(huì)，分享本周工作管理上的困難并共同商量提出解決的方法。

(三)增加檔案管理中必要設(shè)施的投入

在檔案的整理中建立一個(gè)安全穩(wěn)定的環(huán)境，是非常重要的。各大高校要重視環(huán)境建設(shè)，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入。比如，建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，檔案室中的書(shū)架和其他設(shè)備要滿(mǎn)足檔案數(shù)量的需要。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上對(duì)高校中網(wǎng)絡(luò)化檔案管理現(xiàn)狀、問(wèn)題以及提出具體的建議，希望可以對(duì)當(dāng)前高校管理工作有所幫助。從而促進(jìn)我國(guó)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。