■楊 斌

/河南中醫(yī)藥大學

在現(xiàn)在全球信息化的背景之下，行業(yè)的發(fā)展以及人們的生活都已經(jīng)對信息技術(shù)產(chǎn)生了一定的依賴性。而對于高校來說，隨著大數(shù)據(jù)信息的不斷增多，怎樣對檔案管理工作進行科學、有效、高效率的實施在高校整體管理工作中是極其重要的。故而對檔案管理工作展開創(chuàng)新對學校將來的發(fā)展能夠起到一定的良好作用。

一、高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性以及信息化建設(shè)的意義

(一)檔案管理創(chuàng)新的重要意義

(1)對檔案管理工作進行創(chuàng)新和改革可以進一步滿足社會需要、跟上時代進程。由于高校檔案資料中包含了所有老師和同學們的個人信息，信息內(nèi)容較為繁雜、龐大，這使得檔案管理人員在工作過程中存在著一定的難度。若想高校檔案管理工作的實施能夠快速、順利的推進，那就離不開有關(guān)工作人員的努力。相關(guān)工作人員需要根據(jù)社會的發(fā)展結(jié)合現(xiàn)代科技技來對檔案管理工作進行探索和創(chuàng)新，并不斷提高自身素質(zhì)開闊眼界，合理把傳統(tǒng)檔案管理理念轉(zhuǎn)變成為符合新時代需求的以人為本理念，從而更好的為他人服務(wù)實現(xiàn)檔案管理的價值。這樣有利于學校檔案管理工作的高效率、快節(jié)奏的開展，使檔案管理為學校的建設(shè)貢獻自身的力量，進一步推動高校的進步。

(2)現(xiàn)如今，大多數(shù)的高校在進行檔案管理工作時，依舊采取由相關(guān)工作人員手寫登記管理的形式，而隨著學校人員的增加，檔案信息也有了一定程度上的增多，這就使得相關(guān)工作人員的任務(wù)過于繁重。因此為了能夠減輕管理人員的工作壓力，有必要在提高工作人員能力使其跟隨社會發(fā)展的步伐學著利用現(xiàn)代化科學技術(shù)開展工作的同時，招聘更多的新型優(yōu)秀人才，進而使檔案管理工作的效率得到提升和創(chuàng)新。各高校領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)當明白檔案管理在推動學校建設(shè)方面的重要作用，要對檔案管理的創(chuàng)新任務(wù)更加的重視起來同時增強有關(guān)檔案管理人員的能力培養(yǎng)，為學校的整體發(fā)展和進步發(fā)下良好的基礎(chǔ)和支持。

(二)信息化建設(shè)的意義

(1)檔案管理工作的信息化建設(shè)能夠更好的完善檔案管理的服務(wù)功能，提高其使用作用。在原有的高校檔案管理工作過程中，由于多為手寫檔案，因此在檢索需要的檔案信息時效率低下，其找尋的步驟以及流程較為繁瑣，這就使得檔案管理工作施行起來比較麻煩且速度較慢，不能及時解決問題。把信息技術(shù)融入進日常檔案管理工作當中可以有效提高其任務(wù)效率，使得檔案內(nèi)容變得更加的條理清晰，相關(guān)工作人員在搜索信息時也可以更加便捷、快速，節(jié)省大量的時間成本和人力資源，同時還能夠保證在對檔案信息有需求的時候，能夠快速且精確的搜尋出有用信息。

(2)檔案管理信息化建設(shè)對學校的整體管理和發(fā)展有著良好的推動作用，是學校發(fā)展過程中較為重要的內(nèi)容。信息化具備了輸入、輸出都很方便的優(yōu)點，在現(xiàn)如今高校管理制度以及教學模式的不斷更新的背景下，把檔案管理信息化使得各高校能夠跟上社會不斷前進的步伐，進而使高校的檔案管理工作能夠得到更加穩(wěn)定、長久的發(fā)展。

二、高校檔案管理工作創(chuàng)新和信息化建設(shè)中有待解決的不足

(一)淡薄的管理意識，落后的思想理念

現(xiàn)如今高校檔案管理工作慢慢步入了正軌，其管理模式也日漸規(guī)范，與此同時相關(guān)工作人員也有了更加強烈深刻的檔案意識，檔案管理工作的順利、有序進行在學校的實際科研以及教學工作中的作用也漸漸凸顯了出來，這種情況在一定程度上為高校檔案管理工作的信息化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。可是回到現(xiàn)實情況我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)人們對于高校檔案管理的創(chuàng)新和信息化建設(shè)并不太了解，還沒有真正的理解和認識到信息化建設(shè)的重要意義，他們還仍舊保持著原有的思維方式，對于創(chuàng)新意識并不強烈，這種思維上的固執(zhí)使得他們很難展開新的嘗試，也很難會有突破，進一步代表了他們并不會對檔案管理信息化建設(shè)的價值有什么深刻的了解和認識。

(二)資金和設(shè)備投入不足，管理手段落后

高校檔案管理的整體工作量較大且內(nèi)容較為繁雜，其工作內(nèi)容包括了對檔案信息的整理和分類、檔案的保管和目錄編制、資料的整理以及檔案信息的合理調(diào)配等等。但是現(xiàn)如今大部分的高校雖已用電腦來進行檔案管理，但電腦的作用也僅僅是檢索或者查詢檔案，對于其他的工作依舊采用人工操作，這就造成了檔案管理整體工作效率不高，同時也不能充分的對檔案進行利用。因此，為了跟得上現(xiàn)如今科技、信息快速發(fā)展的社會潮流，各高校有必要及時的對檔案管理工作以及內(nèi)容進行整改和更新。但是，還有部分高校對于檔案管理信息化更新還處于紙上談兵的狀態(tài)，由于受到資金的限制使得檔案管理信息化建設(shè)并沒有得到順利施行，就算勉強展開了一些檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容，但因為工作人員能力有限，相關(guān)操作設(shè)備較為落后以及設(shè)備數(shù)量有限等情況，使得學校檔案管理的信息化建設(shè)成果并不明顯，在一定程度上限制了信息化的推進和發(fā)展。

(三)檔案管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)有待提高

高校檔案管理工作由于沒有太大發(fā)展空間，其一直處于一種偏冷門工作的情況，大部分人來到高校任職并不想接任檔案管理這一項工作，所以很多高校的檔案管理部門都是由退休的學校老師或者是學校行政部門的老師兼職來組成的，這就出現(xiàn)了相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)不高以及技術(shù)能力不足的現(xiàn)象，他們往往并不具備檔案管理的相關(guān)管理理念和技能。檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化建設(shè)離不開那些專業(yè)知識過硬且熟悉檔案業(yè)務(wù)的優(yōu)秀管理人員。

三、高校檔案管理工作創(chuàng)新和信息化建設(shè)的策略

(一)創(chuàng)新檔案管理工作理念

檔案管理工作除了要合理的歸納并整理檔案文件，同時還要能夠在有需要的時候及時找到所需要的檔案信息，從而將來能夠為高校的發(fā)展提供有用的信息，使檔案能夠發(fā)揮出真正的作用和價值。所以高校檔案管理人員們的個人能力以及素質(zhì)都應(yīng)當非常優(yōu)秀。同時學校的領(lǐng)導(dǎo)們也應(yīng)該多多深入的了解一下檔案管理部門的作用，明白檔案管理工作和整個學校的發(fā)展之間存在的重要聯(lián)系，進而真真正正、切切實實的重視起檔案管理部門的建設(shè)和發(fā)展。結(jié)合學校的整體價值和發(fā)展趨勢盡可能的為檔案管理工作予以金錢、人力以及物力上的支持，以此來進一步推動檔案管理部門的建設(shè)和發(fā)展。除此之外檔案管理工作人員也應(yīng)當明白自身的位置及作用，端正態(tài)度轉(zhuǎn)變理念。努力做好為他人的“服務(wù)”工作，對檔案管理模式進行合理調(diào)配和創(chuàng)新，進而更好的為學校提供相關(guān)服務(wù)，滿足時代的需要。

(二)做好人才資源的創(chuàng)新工作

每個行業(yè)的建設(shè)和發(fā)展都是和優(yōu)秀人才的貢獻分不開的，同樣的檔案管理工作的創(chuàng)新和進步也離不開優(yōu)秀的專業(yè)人才。現(xiàn)如今的檔案管理部門的職員中還滯留著些許不足之處，應(yīng)當要盡快彌補不足提升團隊整體水平。為此學校方面應(yīng)當多多引進一些專業(yè)能力過硬且素質(zhì)良好的優(yōu)秀人才，從而為學校的檔案管理工作創(chuàng)建出一個業(yè)務(wù)能力優(yōu)、工作效率高且專業(yè)技術(shù)強的優(yōu)質(zhì)團隊。同時，學校也需要定期對相關(guān)管理人員展開檔案管理信息化的相關(guān)培訓，努力增強其計算機能力和整體技術(shù)水平。還可以制定相應(yīng)的獎勵機制，進而為工作人員創(chuàng)新工作提供更大的動力。

(三)加大軟硬件方面的設(shè)施投入

在科學技術(shù)不斷進步社會持續(xù)發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作的信息化建設(shè)已然成為了新時代發(fā)展的必然趨勢，這種情況下對于相關(guān)軟硬件設(shè)施也有了更高的需求。所以高校必須加大資金投入，以為相關(guān)檔案管理人員配備上專業(yè)性更高的辦公設(shè)施。比如打印機和電腦等等，都可以為檔案管理工作提供幫助，進一步使工作效率得到有效的提升。

四、結(jié)語

從以上描述中我們可以了解到，在二十一世紀的今天，檔案管理創(chuàng)新以及信息化改革已經(jīng)成為高校建設(shè)和發(fā)展的必要工作。各個高校應(yīng)當結(jié)合自身情況探索出適合自身的創(chuàng)新方式，在保證原有管理模式順利進行的條件下，一步步落實檔案管理的信息化建設(shè)，為今后的檔案管理工作的順利開展打下夯實的基礎(chǔ)。