摘 要：內(nèi)部控制對于企業(yè)的原材料采購與付款活動而言具有極為重要的意義。一方面，內(nèi)部控制的實行可以有效監(jiān)管企業(yè)原材料采購工作，促使其付款流程更為規(guī)范化。另一方面，內(nèi)部控制對編制財務(wù)報告具有不可或缺的效用，完善的內(nèi)部控制機制有助于為財務(wù)報告的有效性提供有力保障?；诖耍髽I(yè)實行內(nèi)部控制不僅僅是為了自身合法合規(guī)運行，更是為了保障原材料采購與付款活動有效開展。但是隨著經(jīng)濟以及科學(xué)技術(shù)的先進化發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也逐漸擴大，其內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)內(nèi)容也更為多樣化，進而會造成企業(yè)內(nèi)部控制存在很大空間，極易引發(fā)各項運營風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：原材料;采購與付款;內(nèi)部控制

一、 引言

現(xiàn)代企業(yè)只有落實采購和付款流程的內(nèi)部控制工作，才能有效防止出現(xiàn)一些行為失誤以及舞弊現(xiàn)象，并且在達到企業(yè)運營生產(chǎn)要求的同時，最大化的降低采購成本，從而有助于提升企業(yè)的實際效益。但是就當(dāng)前企業(yè)采購與付款的內(nèi)部控制現(xiàn)狀而言，依舊存在很多不足之處，則需要企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展情況及特征，對現(xiàn)行采購與付款內(nèi)部控制機制進行優(yōu)化，從而進一步提升企業(yè)的市場競爭力。

二、 原材料采購與付款內(nèi)部控制概述

現(xiàn)代企業(yè)的原材料采購與付款活動主要包含原材料、產(chǎn)品、勞務(wù)以及固定資產(chǎn)等內(nèi)容，所涉及的業(yè)務(wù)活動主要包括請購產(chǎn)品、填寫訂購單、檢查產(chǎn)品、入庫以及填寫付款收據(jù)、編制會計記錄等。然而企業(yè)原材料與付款活動的內(nèi)部控制對其具體流程、交易授權(quán)手段等做出明確要求，同時明確了各部門及工作人員的具體職責(zé)和權(quán)限，從而為原材料采購與付款活動的有序進行提供有力保障?；诖耍S著《內(nèi)部控制基本規(guī)范》《應(yīng)用指引——采購業(yè)務(wù)》文件的推行，根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展特征，進一步對控制目標(biāo)、風(fēng)險環(huán)節(jié)制訂了相應(yīng)有效的管控措施。

三、 原材料采購與付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的迅速發(fā)展，當(dāng)前多數(shù)企業(yè)在拓展市場范圍、提升經(jīng)濟效益的同時因為缺乏完善機制、職位分工不明確、授權(quán)機制缺乏完善性的問題，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制的問題極為顯著，特別是關(guān)于采購和付款內(nèi)部控制機制存在的缺陷，對企業(yè)高速發(fā)展產(chǎn)生了阻礙，就相關(guān)調(diào)研顯示，我國企業(yè)原采購與付款內(nèi)部控制存在的問題主要具有以下幾點。

（一）缺乏健全的制度

從系統(tǒng)性層面而言，內(nèi)部控制作為系統(tǒng)，內(nèi)部各要素之間是相互聯(lián)系、相互影響的關(guān)系，一旦其中任何一項因素出現(xiàn)斷裂，都會影響整體目標(biāo)的實現(xiàn)。例如關(guān)于某股份制企業(yè)原材料采購與付款活動內(nèi)部控制機制的建設(shè)工作，主要側(cè)重于控制活動運行層面，雖然為此建立了相應(yīng)的程序和政策，但是對于企業(yè)內(nèi)部控制其他因素的建設(shè)工作，特別是風(fēng)險管控工作，不僅缺乏應(yīng)用的重視性，而且其相應(yīng)機制建設(shè)工作落實不到位，從而對企業(yè)實現(xiàn)整體內(nèi)部控制目標(biāo)造成不利影響。此外，由于原材料采購與付款活動內(nèi)部控制所涉及機制內(nèi)容較多，且大都呈現(xiàn)分散形式，缺乏統(tǒng)一性，還有部分機制缺乏具體明確的目標(biāo)，存在死角，整體協(xié)調(diào)性難度增加，對機制的實行效果產(chǎn)生阻力。

（二）職位分工不明確

對于部分現(xiàn)代企業(yè)而言，存在價格詢問和確定供應(yīng)商、購置等一系列流程都由同一部門甚至工作人員辦理。關(guān)鍵點未實行職位職責(zé)分工機制，或者機制“形式化”、操作性較低，還有詢價過程中表單填寫工作也僅是表面化，有一人辦理，并未設(shè)立制約機制。

（三）授權(quán)機制缺乏完善性

交易授權(quán)主要是企業(yè)開展各項業(yè)務(wù)活動都需要相應(yīng)負責(zé)人在明確權(quán)限范圍內(nèi)授權(quán)，而采購流程極易出現(xiàn)越權(quán)審批現(xiàn)象，關(guān)鍵的物資購置部門并未實行集體決策以及審批工作，其招標(biāo)以及投標(biāo)環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范性，甚至原材料采購與付款活動多由未授權(quán)的部門及工作人員辦理。

四、 原材料采購與付款內(nèi)部設(shè)計的優(yōu)化措施

（一）建立完善的內(nèi)部控制體系

關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，主要可以從以下兩個方面著手。

第一，企業(yè)原材料采購與付款的過程中需要引進相互制衡、牽制機制，以及設(shè)立以防為主的監(jiān)管體系。此外，企業(yè)需要設(shè)置合理的職位責(zé)任機制，進一步明確企業(yè)各部門的職位及相應(yīng)權(quán)限。保障進行原材料采購與付款活動工作的職位謹(jǐn)遵不相容職位相互分離原則，同時不斷完善企業(yè)先行的會計控制程序，才能及時改善和優(yōu)化原材料采購環(huán)節(jié)當(dāng)中存在的缺陷問題，有效防止采購風(fēng)險的發(fā)生概率。

第二，建立事后核查及監(jiān)管機制，主要針對原材料采購與付款活動開展過程中的各職位以及業(yè)務(wù)內(nèi)容，通過定期和不定期兩種方式進行核查，此外，企業(yè)利用實質(zhì)性和符合性兩種測試手段對原材料與付款內(nèi)部控制機制的使用效果進行核查，從而確保各項內(nèi)容都能落到實處。通過對內(nèi)部控制制度執(zhí)行效果進行深入分析，并且引進到企業(yè)管理工作當(dāng)中，將監(jiān)管和管理的具體情況及時反饋到相應(yīng)管理人員中。

（二）明確職位分工

企業(yè)需要設(shè)置原材料采購與付款活動職位責(zé)任機制，進一步明確相關(guān)部門及具體職位的權(quán)限、責(zé)任。而審批工作的權(quán)限設(shè)立主要根據(jù)活動的重要程度、具體金額數(shù)值以及管理層的內(nèi)容逐層進行，管理人員需要在自身權(quán)限范圍行使職責(zé)、且承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，而具體實行工作人員也需要謹(jǐn)遵不相容職位相互分離原則履行職責(zé)。

（三）完善授權(quán)機制

想要進一步完善授權(quán)機制，企業(yè)首先需要強化監(jiān)管制度。關(guān)于企業(yè)生產(chǎn)授權(quán)工作，其相應(yīng)生產(chǎn)部門主要應(yīng)當(dāng)按照生產(chǎn)裝置情況、客戶訂單量以及預(yù)測和存貨要求進行判斷;針對資本支出和租賃合同需要進行特別授權(quán)，規(guī)定只能由規(guī)定人員開展相關(guān)請購工作;而在簽訂合同過程中必須經(jīng)過相關(guān)授權(quán)人員審批;采購款項的支付工作需要通過授權(quán)人員的審批;關(guān)鍵的采購內(nèi)容，相應(yīng)部門需要實行集體決策和審批工作，進一步規(guī)范企業(yè)的招標(biāo)投標(biāo)活動。

（四）強化原材料采購與付款信息溝通

第一，需要進一步健全企業(yè)內(nèi)外部信息溝通制度。企業(yè)原材料采購與付款部門首先需要不斷完善企業(yè)內(nèi)外部信息溝通制度，同時，為了有效實現(xiàn)既定戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，尤其需要完善企業(yè)和下級子公司以及各股份企業(yè)與外部的原材料采購與付款的信息溝通制度，強化信息傳遞效率。

第二，關(guān)于企業(yè)和子公司之間的溝通。企業(yè)主要可以通過組建相關(guān)內(nèi)容的座談會，其參與人員主要是原材料采購與付款內(nèi)容有關(guān)的部門以及企業(yè)管理層，從而有利于提升原材料采購與付款業(yè)務(wù)流程各部門之間的協(xié)調(diào)性。面對這樣的情況下，企業(yè)在開展原材料采購與付款活動過程中，有助于及時識別潛在問題，并進行改善，從而保障相關(guān)信息在各部門之間的傳遞效率。

第三，需要注重外部原材料采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)信息的收集工作。企業(yè)需要注重該活動信息的收集工作，例如市場價格、化工原材料市場的變化趨勢、化工原材料供應(yīng)商的實際情況、相關(guān)政策及法律法規(guī)內(nèi)容的變動情況等，并且針對原材料采購與付款業(yè)務(wù)的主要信息制訂出相應(yīng)市場的供求趨勢，利用相關(guān)的政策法律法規(guī)內(nèi)容對企業(yè)內(nèi)部原材料采購與付款業(yè)務(wù)活動做出相應(yīng)調(diào)整和完善。

第四，推動信息化系統(tǒng)建設(shè)工作。結(jié)合企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的理論內(nèi)容，推動信息化建設(shè)工作，信息化建設(shè)作為原材料采購與付款業(yè)務(wù)活動進行的基礎(chǔ)內(nèi)容，也是其管控主體，因而信息對于該項活動具有不可或缺的效用。基于此，相應(yīng)部門首先通過構(gòu)建有效的信息系統(tǒng)，有利于提升原材料采購與付款內(nèi)部控制實行的有效性，只有提升其信息系統(tǒng)的順暢性，才能提升其相關(guān)信息的反饋傳遞效率，同時，能夠更為及時地向企業(yè)提供有力資源，促使原材料采購與付款內(nèi)部控制效用得到充分性發(fā)揮。

五、 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)原材料采購與付款的內(nèi)部控制是實現(xiàn)企業(yè)成本及風(fēng)險概率最大化降低的管理手段，更是企業(yè)實行內(nèi)部控制工作中最為重要的環(huán)節(jié)之一。為此，可以說企業(yè)需要提升對原材料采購與付款內(nèi)部控制的重視程度，對現(xiàn)行手段及模式進行改善和優(yōu)化，從而不僅有利于提升企業(yè)采購效果，實現(xiàn)各項資源最優(yōu)化配置，而且有助于提升企業(yè)的實際效益及市場競爭力。

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作者簡介：曹葉叢，河北新晶焦化有限責(zé)任公司。