許蓉

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）07-110-02

摘 要 檔案資源產(chǎn)生于企業(yè)各項(xiàng)工作，是各類(lèi)信息資源的集合體，具有重要的憑證價(jià)值。新時(shí)期，如何對(duì)檔案資源進(jìn)行高效化管理，把握檔案管理的發(fā)力點(diǎn)，推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，已經(jīng)成為檔案實(shí)務(wù)工作者需要重點(diǎn)關(guān)注的一個(gè)話題。故此，文章著眼于檔案高效化管理的角度對(duì)檔案管理工作展開(kāi)探討，希望能夠進(jìn)一步幫助檔案管理人員對(duì)中有利用價(jià)值的檔案資源進(jìn)行收集、分析、評(píng)價(jià)、處理、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)高效化管理的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞 高效管理 檔案資源 數(shù)據(jù)庫(kù) 必要性 人才隊(duì)伍

企業(yè)檔案管理是一種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，屬于企業(yè)信息管理的范疇。管理好和利用好檔案資源，不僅僅能夠幫助企業(yè)更好地生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)決策提供參考，減少企業(yè)管理和運(yùn)行中存在的風(fēng)險(xiǎn)。鑒于過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)部分企業(yè)檔案管理效率不高的問(wèn)題，有必要從理論層面就檔案高效管理展開(kāi)探討，真正發(fā)揮出檔案資源應(yīng)有的價(jià)值。

一、檔案高效管理的概述

所謂檔案高效管理，主要是指從檔案利用、檔案資源整合、檔案資源統(tǒng)籌等角度出發(fā)，通過(guò)完善檔案管理模式來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行全方位管理和精細(xì)化管理的一種管理機(jī)制[1]。總體而言，檔案高效管理具有以下特點(diǎn)：第一，注重整體控制與分工協(xié)調(diào)，檔案管理部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間的聯(lián)系加強(qiáng)。檔案高效化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，涉及內(nèi)容多、范圍廣，不能僅僅依靠檔案管理部門(mén)，也需要其他業(yè)務(wù)部門(mén)給予充分的幫助和支持。同時(shí)，在有限的人力資源環(huán)境下，只有企業(yè)檔案管理部門(mén)與其他業(yè)務(wù)部門(mén)之間相互配合與協(xié)作，才能最大限度地統(tǒng)籌資源，縮減不必要的中間管理環(huán)節(jié)，使檔案資源的整個(gè)生命周期都得到有效、安全、全面的管控。第二，注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)智能化管理。信息化社會(huì)，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案高效管理的目標(biāo)，必須要借助相應(yīng)的信息技術(shù)，提升效率。

二、檔案高效管理的必要性

（一）便于檔案使用，避免重復(fù)勞動(dòng)的必然要求

當(dāng)下企業(yè)各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的檔案資源不斷增加，如果仍然采用傳統(tǒng)檔案管理模式，將會(huì)給檔案管理人員帶來(lái)壓力。例如，如何在有限的物理空間內(nèi)對(duì)檔案資源進(jìn)行保存、管理和開(kāi)發(fā)，將是企業(yè)和檔案管理人員不得不思考的問(wèn)題。為此，必須要優(yōu)化檔案管理流程，細(xì)化檔案管理內(nèi)容，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，確保檔案管理實(shí)效[2]。一方面，推動(dòng)檔案高效管理工作，能夠更好地滿足檔案需求主體的使用需求和查閱需求。另一方面，檔案高效管理強(qiáng)調(diào)“一次處理，多次使用”的基本原則，力求從源頭上控制檔案管理質(zhì)量，避免后期的重復(fù)加工。從這個(gè)角度來(lái)看，深入推進(jìn)檔案高效管理，能夠避免重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象發(fā)生，充分釋放企業(yè)的檔案管理活力。

（二）為企業(yè)決策提供重要依據(jù)，發(fā)揮檔案價(jià)值的內(nèi)在要求

企業(yè)檔案資源類(lèi)型眾多，不同檔案資源所發(fā)揮的功效也不一樣。但總體而言，檔案資源作為一種信息憑證、信息載體，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策者提供決策依據(jù)。例如，人事檔案可以為企業(yè)人事工作提供參考；文書(shū)檔案可以為企業(yè)戰(zhàn)略決策和政策研究提供依據(jù)；科研檔案可以為企業(yè)創(chuàng)新升級(jí)提供幫助。要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，必須要深入推進(jìn)檔案高效化管理工作，建立更加細(xì)致、完備的檔案管理臺(tái)賬，詳細(xì)收集企業(yè)各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的信息資源[3]。除此之外，檔案資源只有被充分挖掘和利用，才能彰顯出其價(jià)值。要實(shí)現(xiàn)檔案利用的目標(biāo)，首先就要抓好檔案管理，避免出現(xiàn)無(wú)序化、低效化的問(wèn)題。

三、檔案管理中存在的不足

（一）立卷歸檔工作不科學(xué)，前端控制質(zhì)量不高

檔案立卷歸檔是檔案資源管理的起點(diǎn)，會(huì)影響后續(xù)的保存、利用和開(kāi)發(fā)。當(dāng)下，部分企業(yè)立卷歸檔工作不科學(xué)，影響檔案高效化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。典型表現(xiàn)為立卷歸檔制度不完善，沒(méi)有對(duì)立卷歸檔的流程、標(biāo)準(zhǔn)、范圍、時(shí)限以及其他內(nèi)容進(jìn)行明確，無(wú)法指導(dǎo)檔案管理人員的各項(xiàng)工作[4]。一是立卷歸檔的流程不明確，許多必要的裝訂環(huán)節(jié)、移交送檢環(huán)節(jié)、簽字環(huán)節(jié)被省略，影響檔案管理質(zhì)量。二是立卷歸檔的要求不明確。以紙質(zhì)檔案管理為例，部分企業(yè)沒(méi)有對(duì)用紙規(guī)格、書(shū)寫(xiě)要求、字跡要求、清晰度要求、材料齊全要求進(jìn)行細(xì)化，影響歸檔格式和后期的案卷編排。三是立卷歸檔范圍不明確，部分重要的信息資源沒(méi)有及時(shí)歸檔整理，難以發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。四是立卷歸檔的時(shí)限不明確，許多檔案資源長(zhǎng)時(shí)間堆積在業(yè)務(wù)部門(mén)，容易發(fā)生遺失、損毀問(wèn)題。

（二）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后，檔案管理缺乏系統(tǒng)化

當(dāng)前，辦公自動(dòng)化、智能化、信息化被很多企業(yè)所重視，卻并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響。部分企業(yè)雖然開(kāi)始通過(guò)計(jì)算機(jī)、檔案管理系統(tǒng)以及其他信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行處理，但應(yīng)用程度不高。典型表現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后，難以將“死檔案”變成“活資訊”，無(wú)法將數(shù)據(jù)庫(kù)變成“思想庫(kù)”“智庫(kù)”“知識(shí)庫(kù)”。第一，檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，沒(méi)有及時(shí)對(duì)既往的紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行處理，導(dǎo)致檔案處于“雙軌化”的管理狀態(tài)。部分企業(yè)所購(gòu)置的硬件設(shè)施和軟件設(shè)備無(wú)法滿足檔案數(shù)字化管理的基本要求，無(wú)法對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，更談不上數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。第二，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)限、管理權(quán)限不明，存在保密風(fēng)險(xiǎn)和使用風(fēng)險(xiǎn)[5]。部分企業(yè)雖然建立了人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但沒(méi)有明確相關(guān)的權(quán)責(zé)，導(dǎo)致檔案資源在管理和使用過(guò)程中出現(xiàn)無(wú)序化的問(wèn)題。第三，部分企業(yè)檔案資源錄入標(biāo)準(zhǔn)不明確，存在重復(fù)處理、重復(fù)加工、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象。部分業(yè)務(wù)人員錄入檔案資源的過(guò)程中沒(méi)有按照既定的標(biāo)準(zhǔn)操作，導(dǎo)致檔案管理人員需要重復(fù)對(duì)其進(jìn)行加工，影響檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性。第四，云計(jì)算技術(shù)、自然語(yǔ)言搜索技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用度不高，許多自動(dòng)化的數(shù)據(jù)模型、算法模型沒(méi)有建立，難以實(shí)現(xiàn)高效化管理。

（三）忽視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

近年來(lái)，部分企業(yè)檔案管理人員的數(shù)量、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與企業(yè)檔案管理工作脫節(jié)，難以打造精細(xì)化的人才隊(duì)伍。第一，企業(yè)培訓(xùn)工作缺乏指向性，所設(shè)計(jì)的培訓(xùn)內(nèi)容過(guò)于理論化，無(wú)法真正應(yīng)用的實(shí)踐工作當(dāng)中。第二，部分企業(yè)方式單一，習(xí)慣于通過(guò)“說(shuō)教式”的方式開(kāi)展培訓(xùn)工作，檔案培訓(xùn)活動(dòng)缺乏活力。第三，部分企業(yè)人才引進(jìn)工作滯后，檔案管理人員匱乏，難以系統(tǒng)化地開(kāi)展多項(xiàng)檔案管理工作。

四、檔案高效管理的基本路徑

（一）抓好立卷歸檔工作，從源頭控制檔案管理質(zhì)量

企業(yè)檔案資源來(lái)源面廣，既來(lái)源于企業(yè)內(nèi)部，也來(lái)源于企業(yè)外部。企業(yè)檔案資源的這種特點(diǎn)決定了企業(yè)必須要做好檔案資源前端控制，健全立卷歸檔制度，抓好立卷歸檔工作。一是要細(xì)化立卷歸檔流程，通過(guò)規(guī)章制度的形式確定下來(lái)，要求各個(gè)部門(mén)嚴(yán)格遵守，確保歸檔材料齊全完整。二是細(xì)化立卷歸檔要求。一方面，對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，企業(yè)要對(duì)用紙規(guī)格、書(shū)寫(xiě)要求、字跡要求、清晰度要求、材料齊全要求進(jìn)行規(guī)定。另一方面，對(duì)于數(shù)字類(lèi)檔案而言，企業(yè)則應(yīng)該重點(diǎn)明確圖像、聲像、影像以及電子文件的格式要求，做到格式統(tǒng)一。三是要細(xì)化立卷歸檔范圍，確保重要的信息資源能能夠形成檔案資源。四是要細(xì)化立卷歸檔時(shí)限，堅(jiān)持“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)細(xì)盡細(xì)”的基本原則，避免檔案資源長(zhǎng)時(shí)間堆積，便于后期檔案的清理、更新與銷(xiāo)毀。

（二）深入推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，增強(qiáng)檔案高效管理動(dòng)能

21世紀(jì)，企業(yè)各項(xiàng)信息資源呈現(xiàn)“井噴式”增長(zhǎng)的時(shí)代，檔案管理部門(mén)的工作壓力隨之增加。為了更好地理清檔案管理內(nèi)容，對(duì)不同類(lèi)型檔案實(shí)現(xiàn)模塊化管理，必須要深入推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，進(jìn)一步對(duì)各類(lèi)信息資源進(jìn)行檔案加工、檔案充足、信息采集和數(shù)據(jù)挖掘。第一，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)奠定基礎(chǔ)。企業(yè)可以結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求采購(gòu)相應(yīng)的微縮相機(jī)、高速掃描儀、格式轉(zhuǎn)化軟件、格式處理軟件以及檔案管理軟件，確保檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)效。第二，建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)首先要明確檔案管理人員以及企業(yè)其他人員的查閱權(quán)限和操作權(quán)限，確保相關(guān)人員能夠在權(quán)限范圍內(nèi)使用和操作數(shù)據(jù)庫(kù)。在設(shè)置檔案管理權(quán)限和使用權(quán)限的過(guò)程中，必須要結(jié)合企業(yè)檔案保密要求、檔案管理需求和檔案利用需求。第三，明確檔案信息資源錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的流程。一方面，可以由檔案部門(mén)整體負(fù)責(zé)檔案信息資源的錄入。另一方面，也可以由業(yè)務(wù)部門(mén)自行錄入到相關(guān)的中轉(zhuǎn)站，再由檔案管理人員審核后錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。從確保檔案資源完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性的角度來(lái)看，第二種方法更能提升檔案管理效率。第四，要充分將云計(jì)算技術(shù)、自然語(yǔ)言搜索技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)融入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立相關(guān)的信息資源自動(dòng)采集模型、分類(lèi)模型和管理模型，真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理、智能化管理和高效化管理。

（三）做好檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)檔案高效管理基礎(chǔ)

檔案管理工作中，人才隊(duì)伍建設(shè)是基礎(chǔ)，是后續(xù)檔案管理的前提。第一，企業(yè)要強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)檔案管理人員處理各類(lèi)檔案資源的能力。在培訓(xùn)課程設(shè)計(jì)過(guò)程中，要圍繞日常檔案管理中存在的問(wèn)題對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容予以細(xì)化。第二，要新培訓(xùn)方式，通過(guò)人才交流、繼續(xù)教育以及經(jīng)驗(yàn)交流等方式對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，最大限度地統(tǒng)籌人力資源。第三，要優(yōu)化人才引進(jìn)工作，及時(shí)引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)、操作經(jīng)驗(yàn)的人才，制定復(fù)合型人才培養(yǎng)方案。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案資源來(lái)源于日常公文交接、人事管理、科研活動(dòng)、行政管理等各項(xiàng)工作，是企業(yè)重要的信息資源。企業(yè)檔案管理不僅能夠體現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的效率和質(zhì)量，而且反映出企業(yè)利用信息、分析信息和管理信息的能力。因此，做好檔案管理工作，能夠從整體上提升企業(yè)運(yùn)行效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效整合、統(tǒng)籌與利用。當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理人員必須樹(shù)立高效管理的意識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方法，進(jìn)而提升檔案管理實(shí)效。具體而言，一是要抓好立卷歸檔工作，從源頭控制檔案管理質(zhì)量；二是要深入推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，增強(qiáng)檔案高效管理動(dòng)能；三是要做好檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)檔案高效管理基礎(chǔ)。

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