陳桃花

摘 要：在醫(yī)院管理檔案中，文書檔案始終發(fā)揮著重要的作用，其職責是記錄醫(yī)院發(fā)生的時間，見證著醫(yī)院發(fā)展的歷史。在新時代發(fā)展下，辦公自動化為醫(yī)院文書檔案管理工作帶來便利，并且規(guī)范化管理醫(yī)院文書工作，通過自動化管理檔案文書來提高文書安全性。本文主要分析辦公自動化如何為醫(yī)院文書檔案管理工作帶來便利，提高管理水平。

關鍵詞：醫(yī)院;文書檔案管理;辦公自動化

文書管理在醫(yī)院檔案管理中屬于重要內(nèi)容，其職責是記錄醫(yī)院發(fā)展?？茖W技術快速發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生制度也在持續(xù)改革，醫(yī)院文書管理已進入全新時期，改善文書資料管理模式，辦公自動化管理文書檔案已變?yōu)獒t(yī)院發(fā)展的必然趨勢，醫(yī)院要緊抓時機通過一體化管理方式尋找機遇，開創(chuàng)文書檔案新局面。

1 自動化管理文書的優(yōu)點

1.1 提高資源的穩(wěn)定性

醫(yī)院文書材料來源于各科室部門，因此，需要各科室部門進行自行管理科技資料?？萍假Y料不屬于共享資源。在實施自動化辦公后，各科室可通過醫(yī)院的局域網(wǎng)平臺掌握其他科室檔案狀況，實現(xiàn)共享資源，檔案負責人也能夠及時掌握工作重點和方向。傳統(tǒng)記載文書是通過紙質(zhì)的方式，如果放置時間久，則會讓文書受損，在管理中若有不當，便會損害文書資源。

1.2 提高辦公效率

傳統(tǒng)文書管理消耗時間長、操作困難，并且檔案管理工作內(nèi)容多，過程無聊，反復的工作會讓管理文書的人員出現(xiàn)枯燥乏味的狀態(tài)，通過自動化管理工作可有效解決此種問題，工作人員可以利用日常零碎的時間整理立卷，將集中化的工作分散，防止堆積大量的文書材料，有效地提高工作效率。

2 自動化管理文書檔案存在的不足

2.1 管理人員的素質(zhì)有限

辦公室自動化管理文書檔案和紙質(zhì)管理存在著差異。自動化管理使用計算機，從而實現(xiàn)保存和錄入數(shù)據(jù)，需要負責人一方面要掌握知識管理技巧，一方面要熟練操作計算機，才能夠完成此項工作。但從目前醫(yī)院的關注方向可知，均是提升醫(yī)療技術的研究和技能，忽略了培訓管理檔案。同時負責管理此項工作的人員專業(yè)素養(yǎng)低。醫(yī)院在引進自動化系統(tǒng)后，也無法真正的投入使用。

2.2 文件保密性差

電子材料和傳統(tǒng)紙質(zhì)材料比較容易修改，在改動后，也會覆蓋過去的內(nèi)容，即使目前某些先進技術能夠加密文件，但在某種程度雖能避免文件被篡改，但無法保證安全。紙質(zhì)文件可通過筆記來識別文字，但電子文件無法準確辨別簽名，無法保證文件資料是否維持原始性，甚至會有黑客盜用的情況。

2.3 未規(guī)范化管理

當開展自動化管理文書檔案后，文檔管理便無法實現(xiàn)規(guī)范化管理，這是由于使用軟件種類多，系統(tǒng)運行慢。目前系統(tǒng)優(yōu)化水平并未讓智能化優(yōu)勢發(fā)揮出來，檢索文書資料也存在的問題，檢索方式分為電子檢索和人工檢索，但醫(yī)院主要使用人工檢索，工作效率低。

3 優(yōu)化自動化辦公管理文書檔案策略

3.1 加強電子設備儲存和安全

電子檔案在傳輸時存在著風險，此環(huán)節(jié)需要增強檔案儲備的安全，檔案人員要定期的檢查、更新和維修檔案，定期清理和維護網(wǎng)絡服務器與設備，同時要安排安全監(jiān)督員驗證醫(yī)院檔案身份，設置防火墻，從而提高檔案安全，確保檔案在傳輸儲存網(wǎng)絡中的安全性，保密性和持續(xù)性。檔案人員在使用辦公自動化檔案信息時，也要遵守有關要求，禁止出現(xiàn)隨意修改和下載，在使用時也要避免用戶非法篡改信息，提高電子檔案的安全。

3.2 加強工作人員的管理水平和業(yè)務水平

首先從建設和投入硬件上研究，從而提高醫(yī)院檔案的環(huán)境和工作人員的技能，只有投入現(xiàn)代化硬件設備，檔案管理人員才能夠?qū)W習設備，掌握業(yè)務技能，提高管理水平，單位也要定期的安排檔案管理人員學習有關業(yè)務知識，提高自身管理知識。管理人員需要認識到管理檔案的作用，增強責任心，在實踐中需要鑒別有關技術。從實際情況出發(fā)，做好檔案管理工作，管理人員應更新知識結構，一方面掌握檔案專業(yè)知識，一方面學習計算機網(wǎng)絡技術，便于能夠?qū)τ谵k公自動化提出管理建議，從而發(fā)揮出管理優(yōu)勢。要加大管理檔案部門和區(qū)域間的合作工作力度，擴大知識面，通過學習和交流創(chuàng)新知識和經(jīng)驗，通過網(wǎng)絡通訊等手段，加強工作人員的信息創(chuàng)新能力。

3.3 開發(fā)電子管理文書檔案系統(tǒng)

若是想在醫(yī)院中設立開發(fā)電子文書管理系統(tǒng)，則需要把紙質(zhì)的文書材料轉(zhuǎn)為電子文檔，為穩(wěn)步推進此項目，需要根據(jù)實際情況制定工作。在項目正式實施前，需要根據(jù)安全性問題，研發(fā)出功能齊全的電子文書檔案系統(tǒng)。

3.4 分步推進信息化管理文書檔案

醫(yī)院在規(guī)劃條件下，應根據(jù)實際情況制定符合醫(yī)院的分期方案，需要重視有關檔案管理流程，從而構建系統(tǒng)平臺，并且規(guī)范管理體系，實現(xiàn)自動化辦公。累積檔案數(shù)據(jù)，需要長此以往的堅持。從實際出發(fā)，根據(jù)醫(yī)院的資源，明確目標，分析醫(yī)院信息化管理檔案的現(xiàn)狀，從而實現(xiàn)自動化辦公。檢索檔案便是落實處理檔案。此時需要檢索平臺有著安全性，從而快速檢索檔案，還可通過網(wǎng)絡的便利性，實現(xiàn)信息共享。為穩(wěn)步推進電子文書檔案工作的實施，則應根據(jù)醫(yī)院規(guī)劃，制定階段性目標。通過掃描設備，識別文件同時轉(zhuǎn)為數(shù)字化模式，通過檔案系統(tǒng)錄入標準文書格式。

結束語

綜上所述，在醫(yī)院文書檔案管理中，實施辦公自動化有著重要的作用，為改革文書檔案管理帶來契機。在時間和物質(zhì)上均能夠讓文書檔案管理工作得到改善，節(jié)省開支，提高效率。文書檔案管理工作靈活使用辦公自動化系統(tǒng)，統(tǒng)一標準，展現(xiàn)出辦公自動化的優(yōu)勢，提高管理質(zhì)量。

參考文獻

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