王向東

摘要：本文主要對(duì)房產(chǎn)交易檔案管理進(jìn)行解析，結(jié)合其管理情況提出了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)、提高管理人員的管理意識(shí)等建議，希望可以提高房產(chǎn)交易檔案管理質(zhì)量和水平，促進(jìn)相關(guān)工作的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)交易檔案管理;管理意識(shí);信息化建設(shè)

房產(chǎn)交易檔案的管理是房產(chǎn)最終歸屬的主要依據(jù)，可以有效解決相關(guān)人員在房產(chǎn)歸屬上的糾紛，可以有效減少社會(huì)矛盾。所以，需要相關(guān)部門和房產(chǎn)交易檔案管理人員以法律為前提進(jìn)行合理管理，避免在管理工作中出現(xiàn)失誤。

1.提高管理人員的管理意識(shí)

現(xiàn)階段，我國部分房產(chǎn)交易檔案管理的管理人員對(duì)其管理的認(rèn)識(shí)不夠，不重視對(duì)房產(chǎn)交易檔案的管理，使相關(guān)房產(chǎn)在交易后的工作流暢度受到影響。對(duì)此，需要提高房產(chǎn)交易檔案管理人員的管理意識(shí)。首先，需要使其認(rèn)識(shí)到房產(chǎn)交易檔案管理的重要性，樹立依法管理的觀念。我國在房產(chǎn)交易檔案管理上的法律政策有很多，例如，《中華人民共和國檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等都涉及到其交易檔案管理的要求。管理人員需要用法律作為管理依據(jù)，不斷加強(qiáng)自身的管理意識(shí)，保證在房產(chǎn)交易檔案的管理工作中不會(huì)出現(xiàn)問題。

其次，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對(duì)于房產(chǎn)交易檔案的管理需要認(rèn)真，具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，認(rèn)識(shí)到如果管理不妥當(dāng)會(huì)造成的一系列麻煩，從而規(guī)范管理行為，保證房產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，在一定程度上合理的房產(chǎn)交易檔案管理也會(huì)提升其自身企業(yè)在社會(huì)上的口碑。最后，房產(chǎn)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)交易檔案管理人員的管理，定期進(jìn)行考查，制定相關(guān)的考核體系，引起管理人員的注意，進(jìn)而使其重視房產(chǎn)交易檔案的管理工作。例如，企業(yè)可以針對(duì)管理人員的日常表現(xiàn)有針對(duì)性地制定房產(chǎn)交易檔案管理準(zhǔn)則，如果管理人員的管理行為沒有按照準(zhǔn)則進(jìn)行，給予適當(dāng)?shù)奶幜P。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)前社會(huì)快節(jié)奏的發(fā)展對(duì)房產(chǎn)交易檔案管理提出了更高的要求，房產(chǎn)交易檔案管理應(yīng)該充分利用當(dāng)前的信息技術(shù)，加強(qiáng)其信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)交易檔案的數(shù)字化管理。聘用信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)的人才，構(gòu)建房產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的房產(chǎn)交易檔案管理平臺(tái)，每次進(jìn)行交易之后都可以將相關(guān)信息及時(shí)地錄入到平臺(tái)上，讓管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行管理，提高管理的效率和水平，減少傳統(tǒng)管理形式中出現(xiàn)的不必要的麻煩，使其管理可以與時(shí)俱進(jìn)，更加符合社會(huì)發(fā)展的需求。同時(shí)，在這個(gè)環(huán)節(jié)中需要重視培養(yǎng)管理人員的計(jì)算機(jī)水平，保證其可以正確使用計(jì)算機(jī)熟練進(jìn)行相關(guān)操作[1]。

除此之外，加強(qiáng)房產(chǎn)交易檔案信息化建設(shè)時(shí)需要注意保證信息的網(wǎng)絡(luò)安全，防止信息外泄。一方面，做好網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全建設(shè)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，及時(shí)對(duì)相關(guān)殺毒軟件和防火墻進(jìn)行更新，定期檢查相關(guān)設(shè)備的運(yùn)行情況，做好預(yù)防措施。另一方面，對(duì)重要房產(chǎn)交易檔案進(jìn)行加密并且在電腦上設(shè)置權(quán)限，非管理人員不可以進(jìn)行查看和操作，密碼只流傳在管理人員內(nèi)部，防止信息丟失。通過線上線下的聯(lián)合防護(hù)，保證其在信息化建設(shè)中的安全性，推動(dòng)房產(chǎn)交易檔案管理早日實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化。

3.優(yōu)化創(chuàng)新管理方式

房產(chǎn)交易管理方式目前還比較落后，管理手段科學(xué)性有待提升，需要進(jìn)行具體的優(yōu)化調(diào)整。首先，需要建立健全統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)管理人員內(nèi)部的協(xié)作能力。房產(chǎn)企業(yè)可以將管理人員按具體的區(qū)域或者交易特點(diǎn)劃分小組，并根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。增強(qiáng)管理人員內(nèi)部的良性競爭，使其可以在競爭中得到發(fā)展，提升房產(chǎn)交易檔案的管理水平。管理人員自身也應(yīng)該注意結(jié)合社會(huì)現(xiàn)狀和企業(yè)情況來調(diào)整管理方式，做到有效管理。

其次，增強(qiáng)與國內(nèi)外行業(yè)間的交流，在不涉及到具體檔案信息的前提下，交流彼此的管理方式和管理理念，對(duì)先進(jìn)的方式適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行引進(jìn)。其中需要注意在引用借鑒的基礎(chǔ)上進(jìn)行適合自身管理工作進(jìn)行的調(diào)整、創(chuàng)新，不可以完全照搬，切實(shí)做好房產(chǎn)交易檔案管理工作。最后，房產(chǎn)交易檔案管理方式的創(chuàng)新需要多方面的配合，需要管理人員對(duì)內(nèi)、對(duì)外都保持良好的溝通。例如，在管理方式發(fā)生改變之前通過電話等途徑及時(shí)和相關(guān)人員進(jìn)行溝通，在其理解的基礎(chǔ)上進(jìn)行改變，防止由于房產(chǎn)交易檔案管理信息不同步造成后續(xù)不必要的糾紛，促進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。

4.完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

當(dāng)前，部分房產(chǎn)企業(yè)過于重視具體的運(yùn)營環(huán)節(jié)，在經(jīng)營過程中往往由于過于重視實(shí)際售賣等直接涉及到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的環(huán)節(jié)，而忽視交易檔案的管理，從而導(dǎo)致檔案室的建設(shè)不完善，缺少人力、物力等相關(guān)資源的支持，沒有足夠的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，不利于房產(chǎn)交易檔案管理。對(duì)此，需要企業(yè)加強(qiáng)檔案室的建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施。首先，加大對(duì)檔案室建設(shè)的資金投入，保證其在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的環(huán)節(jié)有足夠的資金作為保障。定期對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行調(diào)換，尤其是全面發(fā)展數(shù)字化房產(chǎn)交易檔案管理的企業(yè)更需要將電子設(shè)備及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代[2]。

其次，結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況調(diào)整檔案室的面積。檔案室內(nèi)部需要做好防火、防潮、防光，其在建設(shè)過程中盡量避免使用木質(zhì)的建筑材料并增加厚窗簾進(jìn)行防光，保證門、窗和檔案柜的材料都是鐵質(zhì)的。相關(guān)企業(yè)要針對(duì)其檔案室的現(xiàn)狀結(jié)合規(guī)范檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。最后，房產(chǎn)交易檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并不局限于具體的檔案室內(nèi)部，還涉及到房產(chǎn)企業(yè)運(yùn)營的各個(gè)部門。所以，需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的整體基礎(chǔ)設(shè)施都進(jìn)行完善，促進(jìn)房產(chǎn)企業(yè)的整體發(fā)展。

結(jié)語

總而言之，在房產(chǎn)交易量不斷上升的新時(shí)期背景下，需要通過各種方式做好房產(chǎn)交易檔案的管理工作。相關(guān)部門需要規(guī)范管理行為，充分結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)將其在原有的管理手段上進(jìn)行調(diào)整，提高房產(chǎn)交易檔案管理的質(zhì)量，與時(shí)俱進(jìn)地推動(dòng)社會(huì)整體發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王軍.房產(chǎn)交易檔案管理與新時(shí)期電子信息技術(shù)結(jié)合研究[J].中國住宅設(shè)施，2018（12）：54-55.

[2]紀(jì)明鴻.從不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記到房產(chǎn)檔案歸屬問題引發(fā)的思考——以太原市為例[J].現(xiàn)代物業(yè)（中旬刊），2018（12）：20-21.