聶字彬

摘 要：新時(shí)代背景下，大量信息技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，極大改變著辦公環(huán)境，對(duì)辦公室文秘工作提出了新的更高要求。本文基于信息化背景下，闡述了辦公室文秘工作現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上，提出了幾點(diǎn)建議，希望借此有效提升辦公工作效率。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;數(shù)字化;信息化;工作現(xiàn)狀

辦公室文秘崗位作為一個(gè)上情下達(dá)、聯(lián)通內(nèi)外的重要崗位。在繁雜的工作中如何通過信息化手段做好本職工作顯得尤為重要。21世紀(jì)是信息時(shí)代，在標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、信息化管理模式下，借助于信息化技術(shù)，辦公室文秘整體工作水平、效率不斷提升，并向智能化、數(shù)字化方向邁進(jìn)。

1 數(shù)字化時(shí)代下辦公室文秘工作現(xiàn)狀

辦公室作為單位的中樞部門，工作的好壞直接影響著整個(gè)單位的發(fā)展。為了更好地發(fā)揮辦公室的優(yōu)勢(shì)作用，保證整個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)，文秘工作的重要性不言而喻。隨著數(shù)字化、信息化時(shí)代的到來(lái)，文秘工作方法和模式的不斷改進(jìn)，以往受操作技術(shù)、工作方法限制的低效率辦公一去不返。在信息技術(shù)加持下，數(shù)字化在文秘工作中發(fā)揮了重要作用，辦公室文秘工作也發(fā)生了變化，其變化主要反映在以下幾點(diǎn)：

1）信息來(lái)源多樣且真?zhèn)坞y辨。傳統(tǒng)文秘工作信息收集、整理、分析均需通過手工完成，極大地限制了信息來(lái)源。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，極大地豐富了信息來(lái)源，擴(kuò)寬了信息存儲(chǔ)容量和渠道，加快了信息收集、分析、處理的速度，讓文秘工作更加輕松、方便、快捷。與此同時(shí)，隨著信息量的增加、信息真?zhèn)胃与y辨，影響文秘人員的判斷力，給工作帶來(lái)不必要的麻煩。

2）數(shù)據(jù)更新加快。第三次科技革命以后，信息技術(shù)更新速度加快，數(shù)字化時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)化的發(fā)展模式，改變了傳統(tǒng)辦公室文秘工作的模式，將文秘工作從繁雜的信息處理工作中解救處理，讓文秘工作更加簡(jiǎn)單高效，為文秘工作提供了便利。數(shù)據(jù)更新速度的加快，也加速了文秘工作人員的效率和敏捷的思維。

3）保密壓力陡增。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高科技竊密手段層出不窮，泄密渠道激增，保密工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)保密工作已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，在新形勢(shì)下，面對(duì)信息保密壓力陡增的現(xiàn)狀，必須做好信息安全保密工作。要做到從保信息隱秘延伸到保信息完整、可用、可控等整體安全，從保信息安全延伸到保信息系統(tǒng)安全上來(lái)，切實(shí)提高文秘人員保密防范的政治警覺性和免疫力。

2 數(shù)字化辦公在文秘工作中的具體應(yīng)用

互聯(lián)網(wǎng)的普及，讓計(jì)算機(jī)成為最常見的辦公設(shè)備，在日常工作中，需要頻繁用到大量辦公軟件，但也僅限于一些簡(jiǎn)單操作。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)資源，很難做到整合、共享，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息傳輸不暢，導(dǎo)致重復(fù)性工作倍增。因此，在數(shù)字化辦公中，應(yīng)充分發(fā)揮數(shù)字信息的各項(xiàng)功能，并將其合理運(yùn)用到辦公室文秘工作當(dāng)中，例如溝通聯(lián)絡(luò)功能、業(yè)務(wù)管理功能、個(gè)人辦公功能等。

1）溝通聯(lián)絡(luò)功能。數(shù)字化辦公涵蓋海量信息，包羅萬(wàn)象，溝通聯(lián)絡(luò)功能的實(shí)現(xiàn)需要搭建不同的信息平臺(tái)，如信息發(fā)布平臺(tái)、會(huì)議管理平臺(tái)等等，如表1所示。通過不同平臺(tái)的設(shè)立，可以更好地與各部門建立良好的關(guān)系，便于信息交流與溝通，實(shí)時(shí)將上級(jí)指示傳達(dá)出去。

2）業(yè)務(wù)管理功能。處理文件、撰寫文件、準(zhǔn)備會(huì)議等均屬于辦公室文秘的工作內(nèi)容，在業(yè)務(wù)管理方面，數(shù)字化辦公可建立協(xié)同辦公平臺(tái)和信息管理平臺(tái)。第一，協(xié)同辦公平臺(tái)，滿足辦公室文件收發(fā)、傳閱的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，并做好電子存檔工作，便于文件后期查詢。第二，服務(wù)管理平臺(tái)。辦公室是一個(gè)綜合服務(wù)部門，文秘除了每天接收大量文件，服務(wù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，還要發(fā)揮協(xié)同、保障作用，服務(wù)好身邊同事。因此，建立服務(wù)管理平臺(tái)，做好印章管理、固定資產(chǎn)管理、后勤服務(wù)、應(yīng)急保密、安全維穩(wěn)等工作，切實(shí)做好服務(wù)管理職能。具體如表2所示。

3 數(shù)字化時(shí)代提升文秘工作效率的有效對(duì)策

1）始終堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念。隨著時(shí)代的發(fā)展，大量先進(jìn)技術(shù)不斷涌現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)辦公軟件更新速度加快，使得文秘工作更加便捷、高效。然而，面對(duì)不斷更新的新技術(shù)，對(duì)文秘人員也提出了更高的要求。那就是要求文秘人員始終保持一個(gè)積極進(jìn)取的心態(tài)，始終堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，多學(xué)習(xí)、善思考，善于利用工作零碎時(shí)間，及時(shí)為自己充電，借助于網(wǎng)絡(luò)工具，不斷提升自我學(xué)習(xí)能力，讓學(xué)習(xí)融入到工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，讓自己不被時(shí)代所淘汰。立身百行，以學(xué)為基。將學(xué)習(xí)作為一種精神食糧、生活態(tài)度，以提高素質(zhì)能力為目標(biāo)，以崗位工作實(shí)際需要為出發(fā)點(diǎn)，最大限度發(fā)揮數(shù)字化時(shí)代辦公的能力，時(shí)刻保持學(xué)習(xí)熱情，不懂就學(xué)、不留盲點(diǎn)，不斷通過學(xué)習(xí)修煉提升自身業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的能力。

2）加大辦公室文秘人員的培訓(xùn)力度。截止目前，辦公環(huán)境發(fā)生了巨大變化，以往辦公室文秘工作人員多采用“手抄手寫”的手工作業(yè)模式，時(shí)至今日，越來(lái)越多電子辦公設(shè)備廣泛用于辦公室工作，大幅提升了辦公效率。此外，各類辦公軟件的應(yīng)用，同樣改進(jìn)了傳統(tǒng)辦公方法，實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)空、跨地域高效辦公，加速了信息采集、處理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，辦公管理更將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、無(wú)人化、集成化、知識(shí)化、智能化發(fā)展。而這一切都需要辦公室文秘人員具有與之匹配的知識(shí)能力，能夠充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)，向適用型、技能型、復(fù)合型人才邁進(jìn)。這就要求必須加大文秘人員的培訓(xùn)力度，注重專業(yè)知識(shí)傳授，通過系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)，增強(qiáng)崗前、崗后培訓(xùn)力度，努力提升文秘工作人員的專業(yè)能力，幫助文秘人員熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，從而為文秘工作發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持。

3）加強(qiáng)考核、明確獎(jiǎng)懲。在工作中有獎(jiǎng)有罰才能調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，辦公室文秘工作者任務(wù)重、責(zé)任大，制訂完善的工作考核獎(jiǎng)懲管理辦法，才能嚴(yán)明紀(jì)律、明確獎(jiǎng)懲，才能與崗位職責(zé)掛鉤，充分提高工作效率。要求進(jìn)一步完善具體的管理制度和管理內(nèi)容，真正使文秘工作人員待得住、融得進(jìn)、干得好，在文秘崗位上出成效。通過制訂可操作性強(qiáng)、實(shí)效性強(qiáng)、導(dǎo)向性強(qiáng)的考核辦法，推動(dòng)文秘工作人員主動(dòng)履職，有效化解各類矛盾和問題，確保新機(jī)制規(guī)范有效運(yùn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，通過數(shù)字化、信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以有效解決傳統(tǒng)辦公模式中存在的信息傳輸慢、辦事周期長(zhǎng)、重復(fù)性嚴(yán)重等缺陷，很大程度上有利于保證辦公管理決策的正確性。通過數(shù)字化辦公系統(tǒng)的建立，可以進(jìn)一步提高文秘工作效率，減少勞動(dòng)強(qiáng)度，是現(xiàn)代化辦公發(fā)展的重要趨勢(shì)。

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