霍耀東
摘 要:進(jìn)入21世紀(jì)后,我國許多行業(yè)均逐步引入了信息化管理,但是根據(jù)調(diào)查研究,我國事業(yè)單位檔案作為無形的資產(chǎn)記錄著事業(yè)單位的歷史與現(xiàn)在的實(shí)際情況。在現(xiàn)如今的社會(huì)背景下,事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢(shì)。那么,如何在新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行改革呢?本文圍繞著我國事業(yè)單位檔案管理給予幾點(diǎn)改革思路。
關(guān)鍵詞:檔案管理;事業(yè)單位;新形勢(shì);改革
1 事業(yè)單位檔案管理改革必要性
隨著上世紀(jì)十九年代電腦以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及,信息化的概念也開始逐步卷席世界各行各業(yè)。在這樣的大背景下,事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)隨之時(shí)代的步伐前進(jìn),因此,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化便迫在眉睫。所謂的事業(yè)單位檔案管理信息化就是指的打破以往的紙質(zhì)檔案管理,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息平臺(tái)以此實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化與信息化??梢哉f,在這個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代,以往的事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)如今社會(huì)的發(fā)展,因此,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化是一個(gè)必然的過程。
除此之外,目前我國事業(yè)單位正在處于深入的改革階段,事業(yè)單位不僅僅是黨和政府各項(xiàng)公益事業(yè)的主要承擔(dān)者,更肩負(fù)著搜集社會(huì)相關(guān)信息以及有效服務(wù)于人民群眾的重要職能。隨著我國公共事業(yè)的迅速發(fā)展,社會(huì)公眾對(duì)于事業(yè)單位的檔案資源方面也提出了更高的要求,不僅僅政府的相關(guān)決策要調(diào)用事業(yè)單位的檔案資源,人民群眾的生產(chǎn)生活也需要事業(yè)單位定期公布相關(guān)社會(huì)公益事業(yè)的信息。并且隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來,人民群眾對(duì)事業(yè)單位公布檔案信息的形式也有了更高的要求,對(duì)其形式、樣式以及途徑的要求也隨之提高,對(duì)事業(yè)單位檔案的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性也有了新的期待。因此,只有事業(yè)單位加強(qiáng)信息的保存與高效的使用能力才可以更好的滿足于社會(huì)的需求。
2 論如何在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理改革
現(xiàn)如今,我國事業(yè)單位檔案管理相對(duì)于過去已經(jīng)步入了一個(gè)新階段,但是依舊不能滿足當(dāng)下需求,存在著很多問題。許多事業(yè)單位管理層都認(rèn)為,檔案管理需要幾個(gè)人整理便可以了,實(shí)際則不然,這種老套的思想就是不對(duì)的。實(shí)質(zhì)上檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?,若在管理上松懈,便?huì)導(dǎo)致檔案丟失與實(shí)務(wù),從而影響事業(yè)單管理的改革。綜上兩章節(jié)所述,檔案管理改革的目的就是充分實(shí)現(xiàn)高效的運(yùn)作系統(tǒng),使之更加簡(jiǎn)易,因此,管理信息化是未來發(fā)展的必然。那么,究竟如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理改革呢,以下本文給予幾點(diǎn)建議:
2.1 重新構(gòu)建檔案管理業(yè)務(wù)流程
首先,需要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,需要對(duì)事業(yè)單位部門的環(huán)節(jié)流程進(jìn)行梳理,充分清理好檔案部門和其他部門之間的往來,然后對(duì)事業(yè)單位全體成員對(duì)于檔案信息的錄入、編制,以及對(duì)信息的檢索、利用、處理等各個(gè)流程做出具有針對(duì)性的設(shè)計(jì)和職業(yè)規(guī)劃。第二,通過制度的方式將事業(yè)單位業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化,重新對(duì)流程規(guī)劃以及未來發(fā)展進(jìn)行審視。最后,將電腦技術(shù)充分納入人員的考核標(biāo)準(zhǔn),使得事業(yè)單位的工作人員能夠更充分的了解流程的運(yùn)作。
2.2 充分提高檔案管理服務(wù)能力
檔案管理的本質(zhì)就是服務(wù),因此,需要提升其服務(wù)能力。以往的檔案管理緊緊重視職能,在新形勢(shì)下的改革需要讓服務(wù)“動(dòng)”起來,從而拓展檔案管理等服務(wù)職能。比如說,通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)的自動(dòng)檢索、自動(dòng)歸類、自動(dòng)分析以及自動(dòng)篩選等,從而完善事業(yè)單位內(nèi)部信息服務(wù)。
2.3 建立檔案管理信息化平臺(tái)
事業(yè)單位可以開發(fā)一個(gè)系統(tǒng)且與之相對(duì)獨(dú)立的平臺(tái),從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。將整個(gè)檔案管理工作納入這個(gè)平臺(tái),同時(shí)也可以借助這個(gè)平臺(tái)讓檔案管理信息化發(fā)揮到其最大的功效。
2.4 重新組建檔案管理組織的架構(gòu)
通過以上的討論,我們可得知,若想充分實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理方面的改革,就需要在它組織框架上大下功夫。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的本身,我們可以借助現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)去實(shí)現(xiàn)管理的信息化,對(duì)于組織結(jié)構(gòu)的改革,可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才歸入到管理組織的結(jié)構(gòu)中。然后大力培養(yǎng)專業(yè)人才、現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才與檔案管理人才,從而達(dá)到雙管齊下的目的。并且要不斷的引進(jìn)新技術(shù),吸引大量人才,進(jìn)而充分實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新。比如說,單位需要積極引進(jìn)新型人才,注重管理團(tuán)隊(duì)的同時(shí),要對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能進(jìn)行考核,從而對(duì)職業(yè)技能不達(dá)標(biāo)的員工進(jìn)行培訓(xùn),這樣便可以從本質(zhì)上提高檔案管理服務(wù)的工作質(zhì)量。除此之外,需要事業(yè)單位有意識(shí)的培養(yǎng)員工的創(chuàng)新性思維,改變以往的定型思路,從而讓員工積極的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式,進(jìn)而為檔案管理模式的平穩(wěn)過渡提供有力的保障。
參考文獻(xiàn)
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