楊莉

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作的主要任務(wù)就是對(duì)社會(huì)信息進(jìn)行完善，同時(shí)對(duì)檔案記錄工作進(jìn)行管理，全面促進(jìn)事業(yè)單位在新形勢(shì)下的改革與發(fā)展速度。文章在此背景下就事業(yè)單位的檔案管理工作的重要意義進(jìn)行了分析，同時(shí)結(jié)合目前實(shí)際工作中存在的不足提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新性的改革方案。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

1 引言

在新時(shí)代背景之下，事業(yè)單位正在不斷的改革與發(fā)展過程中，在轉(zhuǎn)制以及重構(gòu)重組轉(zhuǎn)型的過程中事業(yè)單位都取得了一系列的成就。其中檔案管理作為事業(yè)單位發(fā)展過程中的一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容之一，需要及時(shí)的對(duì)管理方法以及工作手段進(jìn)行創(chuàng)新，確保事業(yè)單位的檔案工作能夠得到有效的利用以及管理，從而為接下來事業(yè)單位的穩(wěn)定以及高效有序發(fā)展提供可靠的保障。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

從目前的事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況來看，檔案管理工作主要是對(duì)事業(yè)單位中的一些工作內(nèi)容、人事資料、重大決策以及單位發(fā)展過程中的事跡和歷程進(jìn)行記錄的過程，整個(gè)記錄內(nèi)容對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展以及社會(huì)公眾服務(wù)事業(yè)來說具有很大的價(jià)值。同時(shí)檔案管理工作能夠有效的協(xié)調(diào)單位內(nèi)部工作，原始檔案信息的整理、歸類以及統(tǒng)計(jì)保存工作等等也是單位工作高效開展的重要保證。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，事業(yè)單位也在對(duì)內(nèi)部的一些機(jī)構(gòu)、體制與人事制度進(jìn)行深入的改革中，這也從側(cè)面突出了檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位改革的意義。目前事業(yè)單位面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，有些事業(yè)單位將單位績(jī)效與經(jīng)濟(jì)效益工作的開展放在首位，檔案管理工作缺乏完善的計(jì)劃方案僅僅是流于形式，甚至有些單位還出現(xiàn)了被動(dòng)應(yīng)付工作的現(xiàn)象，難以針對(duì)檔案管理工作實(shí)施嚴(yán)格的協(xié)調(diào)與控制工作，結(jié)合這種現(xiàn)狀事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，采取措施將其納入每一個(gè)具體的工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效發(fā)展。

3 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的缺陷

3.1 缺乏專職管理人員，且業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

首先專職管理人員的配備對(duì)于各項(xiàng)工作的開展來說具有十分重要的意義。檔案工作不同于其他的系統(tǒng)的工作內(nèi)容，大部分的檔案都處于一種分散的管理狀態(tài)，一些工作人員往往是兼職對(duì)檔案進(jìn)行整理，由于缺乏培訓(xùn)對(duì)于一些檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)并不是十分的熟悉，在很多情況下工作人員難以分辨什么是檔案什么是資料，有時(shí)候?yàn)榱藨?yīng)付工作便將覺得是檔案的資料放進(jìn)盒子里進(jìn)行保管。其次對(duì)于配備有專人來管理檔案的單位對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，因此在會(huì)選擇一些年齡結(jié)構(gòu)偏大的員工來管理檔案，難以結(jié)合現(xiàn)階段先進(jìn)的設(shè)備來開展工作。有些工作人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)工作，因此無論是從基礎(chǔ)理論方面還是專業(yè)意識(shí)方面都比較匱乏，加之實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不夠豐富常常會(huì)出現(xiàn)一些失誤。例如在檔案的收集以及整理裝訂過程中如果不按照程序容易導(dǎo)致工作產(chǎn)生疏漏，對(duì)于檔案的保管與利用產(chǎn)生不利的影響。

3.2 科學(xué)化、信息化管理程度不高

目前在很多事業(yè)單位的檔案管理工作都引入了一些先進(jìn)的管理設(shè)備，但是有些單位依舊采用傳統(tǒng)的管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅降低了工作效率也為工作人員加大了工作量。在目前很多單位對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)備進(jìn)行了更新，但是設(shè)備更新之后工作人員的技術(shù)水平很難及時(shí)跟上，一些應(yīng)該備份的檔案沒有明確的數(shù)據(jù)文檔的備份位置，十分影響檔案工作的效果。其次在檔案管理工作中常常會(huì)出現(xiàn)一些管理疏漏，對(duì)于檔案物質(zhì)載體的管理要求沒有做到及時(shí)的明確，同時(shí)對(duì)于電子檔案的管理未能樹立正確的安全意識(shí)，對(duì)于電子檔案信息數(shù)據(jù)的保密工作做的不夠到位。最后，對(duì)于檔案管理的硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)需要及時(shí)的進(jìn)行更新與維護(hù)，在實(shí)際的使用過程中如果缺乏維護(hù)很容易造成系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，進(jìn)而進(jìn)入病毒出現(xiàn)泄密，對(duì)于單位的工作以及整體數(shù)據(jù)信息的安全埋下了隱患。

4 事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

4.1 建立健全檔案管理制度

對(duì)于基層事業(yè)單位的檔案管理工作來說，一項(xiàng)完善的法律與法規(guī)制度是十分重要的，可以使得具體的檔案管理工作做到有理可循、有據(jù)可依。要想真正的改善目前的檔案管理工作不夠清晰以及不夠規(guī)范的現(xiàn)狀，需要真正建立起來一整套完善的檔案管理制度，對(duì)相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，確保每一個(gè)制度與規(guī)范都能夠與具體的工作細(xì)節(jié)環(huán)環(huán)相扣。同時(shí)在完善檔案管理制度的同時(shí)需要結(jié)合不同的單位工作實(shí)際情況來有針對(duì)性的制定相關(guān)的內(nèi)容，確保單位的制度規(guī)范具有靈活性、可行性與可操作性。

4.2 加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理

檔案管理工作是不斷的變化的，各單位需要定期或者是不定期的對(duì)相關(guān)工作開展集中檢查，在實(shí)際檢查工作中需要將事后管理轉(zhuǎn)變成為事前預(yù)防以及事中管控的形式。在檔案工作開展之前及時(shí)進(jìn)行預(yù)防，在管理過程中嚴(yán)格每一項(xiàng)環(huán)節(jié)的檢查與控制工作，明確分類標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一工作規(guī)范要求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，將安全隱患扼殺在搖籃里，采取科學(xué)的措施全面提升檔案管理工作的效果。因此事業(yè)單位的檔案管理人員不僅要具備較強(qiáng)的專業(yè)技能與文化素養(yǎng)，也需要掌握與檔案相關(guān)的法律與法規(guī)以及行政事務(wù)與計(jì)算機(jī)知識(shí)等相關(guān)內(nèi)容。單位一方面可以借助招聘優(yōu)秀的人才來負(fù)責(zé)單位檔案工作，盡可能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專人專崗專職;另一方面需要從思想上提升單位工作者對(duì)檔案的重視，確保檔案管理人員的質(zhì)量意識(shí)、保密意識(shí)和安全意識(shí)的提升，定期對(duì)檔案管理人員開展技術(shù)與理論知識(shí)方面的實(shí)踐與培訓(xùn)工作，促使學(xué)生不斷提升自身學(xué)習(xí)水平與道德素質(zhì)。

4.3 制定信息化檔案管理方案

目前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展帶動(dòng)了檔案管理工作水平的提升，在此背景下各事業(yè)單位也在不斷的推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)，力圖使事業(yè)單位的檔案管理效率能夠得到進(jìn)一步的提升。

1）需要針對(duì)硬件系統(tǒng)開展合理建設(shè)。存檔工作的穩(wěn)定性，因此單位應(yīng)當(dāng)對(duì)此重視起來加大資金方面的投入，配備完善的檔案信息化硬件設(shè)施，不斷的將現(xiàn)金的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)借助硬件設(shè)備融入到檔案管理工作當(dāng)中，從而營(yíng)造出良好的檔案存儲(chǔ)氛圍。同時(shí)對(duì)于硬件系統(tǒng)來說需要在檔案資料的保存過程中充分的發(fā)揮出系統(tǒng)的電子存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)，并且結(jié)合信息存儲(chǔ)的工作要求及時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)的備份，有條件的開展異地備份，這樣不僅提升了存儲(chǔ)量同時(shí)也保障了文件的安全性。

2）需要針對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行合理的開發(fā)。事業(yè)單位在發(fā)展過程中需要結(jié)合單位實(shí)際情況進(jìn)行對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行合理開發(fā)，同時(shí)需要結(jié)合市場(chǎng)實(shí)際發(fā)展概況篩選出合理的軟件技術(shù)方式創(chuàng)建出行業(yè)管理系統(tǒng)平臺(tái)，不斷提升檔案信息數(shù)據(jù)的共享效果，確保在檔案管理工作中形成完善的統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)C(jī)制。

3）保障檔案信息的安全性。在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要提前對(duì)其中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)防，一方面可以結(jié)合現(xiàn)階段的互聯(lián)網(wǎng)的開放情況做好信息風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防工作，減少黑客與病毒對(duì)網(wǎng)絡(luò)的攻擊，及時(shí)規(guī)避檔案數(shù)據(jù)丟失問題。其次，需要針對(duì)硬件系統(tǒng)的相關(guān)問題進(jìn)行預(yù)防，結(jié)合硬件系統(tǒng)設(shè)置完善的防火墻系統(tǒng)，同時(shí)安裝殺毒軟件，保障檔案管理系統(tǒng)能夠形成安全性較高的隔離體系，從源頭上對(duì)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控，全面提升工作效果。

5 結(jié)語

隨著事業(yè)單位的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理工作面臨著諸多的挑戰(zhàn)，因此事業(yè)單位需要采取有效的措施不斷的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，并積極的創(chuàng)建先進(jìn)的軟硬件辦公系統(tǒng)，形成完善的現(xiàn)代自動(dòng)化辦公設(shè)備與系統(tǒng)，在優(yōu)秀人才的管理下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，000（003）：290-290.

[2]姚欣.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2012（2）：72-72.