摘 要:本文對(duì)文書檔案的收集、整理、利用等管理工作的重要性進(jìn)行了分析和研究,并對(duì)當(dāng)前文書檔案管理中存在的一些問題和不足進(jìn)行了討論,對(duì)如何有效的提高文書檔案管理質(zhì)效,完善檔案收集、整理、利用相關(guān)制度進(jìn)行了研究,提出了幾點(diǎn)對(duì)策和建議。
關(guān)鍵詞:文書檔案;收集;整理;利用
文書檔案管理工作的高效、高質(zhì)量落實(shí),做好檔案的收集、整理、利用是促進(jìn)單位能效化發(fā)展的重要要求之一,其能夠?yàn)閱挝粰n案相關(guān)業(yè)務(wù)、服務(wù)的開展奠定良好的基礎(chǔ),為檔案信息資源的開發(fā)提供必要條件。尤其是對(duì)于工程管理單位來說,文書檔案的管理與工程的使用建設(shè)、竣工驗(yàn)收以及后期管理維護(hù)等方面有著密切的聯(lián)系,覆蓋著工程項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。因此,工程管理相關(guān)單位必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作重要性,并積極完善相關(guān)管理制度,保證檔案收集、整理、利用等工作的順利、高效開展。
1 文書檔案管理的重要性
文書檔案是指對(duì)單位各項(xiàng)工作開展中所形成的各種文件、資料進(jìn)行收集整理后形成的具有系統(tǒng)性、條理性的文件整體,其包含的內(nèi)容十分豐富,涉及面也十分廣泛。例如,對(duì)于工程管理單位來說,文書檔案中涉及了工程相關(guān)測繪資料、施工建設(shè)設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、工程后期維護(hù)管理等多個(gè)方面,在檔案形式上包括文字、圖像、視頻等多種形式。
加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理工作能夠?yàn)闄n案質(zhì)量以及檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、時(shí)效性提供有力的保障。同時(shí)通過對(duì)文書檔案中有價(jià)值的信息進(jìn)行提取、整理、加工,能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位決策、管理、業(yè)務(wù)工作等方面提供有效的參考和支持。由此可見,文書檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:1)為檔案業(yè)務(wù)建設(shè)奠定基礎(chǔ):通過加強(qiáng)對(duì)檔案資料的收集、整理,形成完整、全面的檔案資料庫,剔除無效、低價(jià)值信息,分析檔案資料之間的關(guān)聯(lián)性,劃分檔案成分,從而為后續(xù)檔案工作、檔案服務(wù)的開展提供支持。2)為檔案資源開發(fā)提供支持:在系統(tǒng)的檔案資料庫的基礎(chǔ)上建立起系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理機(jī)制體系,對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用,并充分結(jié)合現(xiàn)代化、信息化的檔案管理、利用技術(shù),從而充分發(fā)揮出檔案資料所蘊(yùn)含的信息價(jià)值。3)推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展。通過加強(qiáng)檔案管理工作使其能夠滿足新形勢下單位工作開展、單位發(fā)展的新需要,推動(dòng)新技術(shù)、新理念在檔案管理中的融合運(yùn)用,實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變,從而進(jìn)一步提高文書檔案工作質(zhì)量和作用。
2 文書檔案在管理中的問題
1)對(duì)檔案管理工作重視不足。當(dāng)前多數(shù)單位將其工作的重心放在業(yè)務(wù)工作上,而對(duì)于檔案管理工作卻很少進(jìn)行重視,認(rèn)為該工作就是對(duì)相關(guān)資料、文件進(jìn)行收集、整理和保管,對(duì)于檔案工作推動(dòng)單位發(fā)展的作用認(rèn)識(shí)不到位,從而導(dǎo)致了單位對(duì)檔案工作支持力度不足,單位人員對(duì)檔案工作配合程度較差等問題的出現(xiàn)。2)檔案管理相關(guān)制度不完善。當(dāng)前在部分單位中檔案管理的相關(guān)制度存在著一定的缺陷,其主要表現(xiàn)為對(duì)于檔案管理流程管理不嚴(yán)、檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失、管理制度不符合檔案實(shí)際情況等。造成檔案管理制度不完善的原因一方面是單位相關(guān)人員對(duì)檔案工作不夠重視,另一方面則是新時(shí)期單位發(fā)展形勢的變化對(duì)檔案管理制度的轉(zhuǎn)變提出了迫切的要求。3)檔案管理工作方法落后。在檔案管理制度存在一定缺陷的情況下,單位在檔案管理方法上也較為落后,尤其是對(duì)于現(xiàn)代化、信息化的檔案管理建設(shè)的支持推動(dòng)力度不足,進(jìn)而導(dǎo)致了檔案工作質(zhì)量受到一定影響,出現(xiàn)了檔案收集困難、歸檔率偏低、檔案規(guī)范性差、檔案開發(fā)利用不夠深入等問題。4)檔案人員素質(zhì)水平不高。當(dāng)前部分單位中認(rèn)為檔案管理工作是較為清閑的部門,不少檔案管理人員是從其他崗位轉(zhuǎn)崗過來;或者部分部門由于人手缺乏檔案工作由其他人員兼職進(jìn)行。這些情況的出現(xiàn)導(dǎo)致了檔案人員整體素質(zhì)水平不高,部分人員對(duì)于檔案工作不夠了解,缺乏專業(yè)的檔案管理能力,對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)不到位,影響了檔案收集、整理、利用等工作的高效開展。
3 完善文書檔案現(xiàn)代化收集、整理和利用制度
當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題究其根本是由于相關(guān)制度不夠完善所造成的。因此,要想有效解決這些問題單位首先就要從檔案管理相關(guān)制度入手,可以從以下幾個(gè)方面采取措施。
1)完善文書檔案收集、整理相關(guān)制度。在單位文書檔案的管理工作中,檔案資料的收集和整理是所有檔案工作的重要基礎(chǔ),在相關(guān)制度的建設(shè)上,單位首先要對(duì)檔案收集、整理工作的相關(guān)流程進(jìn)行優(yōu)化,結(jié)合當(dāng)前單位工作實(shí)際情況和發(fā)展形勢對(duì)檔案的收集、整理工作流程提出詳細(xì)的要求,以制度力量為檔案工作開展提供保障。例如,在制度中落實(shí)檔案管理作為單位各部門的考核項(xiàng)、對(duì)檔案人員職責(zé)以及各部門檔案工作責(zé)任進(jìn)行明確、設(shè)置檔案資料上交時(shí)限等,從而提高單位各部門對(duì)檔案工作的配合,保障檔案實(shí)效性。其次,單位要針對(duì)檔案的收集、整理工作制定出精細(xì)化的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范,例如,對(duì)檔案資料的格式、行文、文件類型、裝訂等方面提出明確標(biāo)準(zhǔn);加強(qiáng)對(duì)檔案質(zhì)量的監(jiān)督審核等;檔案資料的收集、整理、歸檔相關(guān)工作流程要由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后再進(jìn)行下一項(xiàng)。從而有效的保障檔案資料質(zhì)量以及規(guī)范性。最后,單位要針對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)完善相關(guān)制度體系,對(duì)檔案信息化管理軟硬件設(shè)施管理、檔案管理方法創(chuàng)新、紙質(zhì)檔案數(shù)字化等相關(guān)工作提供有力的保障和推動(dòng)作用。例如,在檔案管理制度中明確檔案信息化建設(shè)的重要性,建立電子檔案的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)相關(guān)軟硬件設(shè)施的建設(shè)與維護(hù)提出明確要求,明確檔案管理信息化下的檔案安全責(zé)任等。2)完善文書檔案開發(fā)利用相關(guān)制度。在保證文書檔案良好收集、整理的基礎(chǔ)上,單位還要從檔案的開發(fā)利用方面完善相關(guān)制度,從而使檔案的價(jià)值能夠得到充分的發(fā)掘和發(fā)揮。首先,單位要在制度層面提高檔案資料在單位決策、管理中的應(yīng)用地位,例如,在單位決策中明確檔案資料分析環(huán)節(jié),建立專門的檔案資料分析報(bào)告會(huì)制度等。其次,單位要對(duì)檔案的開發(fā)利用效果加強(qiáng)關(guān)注,通過建設(shè)檔案利用的反饋制度,將檔案在單位工作中的實(shí)際利用效果反饋至檔案收集、整理、存儲(chǔ)保管、開發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié),找出當(dāng)前檔案管理中的問題以及影響檔案資料利用的因素,并提出措施進(jìn)行有效解決。3)完善文書檔案人員培訓(xùn)、管理以及績效考核制度。除了對(duì)文書檔案的收集、整理、利用等工作的管理制度進(jìn)行完善以外,單位要想提高檔案管理質(zhì)效還要加強(qiáng)相關(guān)檔案人員方面的制度建設(shè)。首先,單位要建立起完善的檔案人員培訓(xùn)制度,定期對(duì)其開展檔案管理理論、管理技術(shù)等相關(guān)培訓(xùn)工作,積極吸取先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn),做好培訓(xùn)后的考核工作,提高檔案管理人員素質(zhì)水平。其次,單位要對(duì)檔案人員加強(qiáng)監(jiān)督管理,保證其嚴(yán)格按照相關(guān)工作流程、規(guī)范開展檔案工作,對(duì)造成檔案損毀、丟失、內(nèi)容不規(guī)范等問題的人員嚴(yán)格追究責(zé)任。最后,單位要對(duì)檔案人員的績效考核制度進(jìn)行完善,針對(duì)檔案管理質(zhì)量、管理效率、檔案規(guī)范性、檔案利用效果等制定系統(tǒng)性的考核標(biāo)準(zhǔn),并將考核結(jié)果與其薪酬掛鉤。
4 結(jié)語
綜上所述,針對(duì)當(dāng)前在文書檔案管理中存在的一些問題,相關(guān)單位要積極采取有效措施,通過完善檔案管理制度,為文書檔案的收集、整理、利用等方面提供有力的支持和保障,實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)效的有效提升。
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作者簡介
楚中新(1985-),女,漢族,甘肅省武威市,本科,畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)法學(xué)本科,助理館員,現(xiàn)就職于新疆博州阿拉山口供水工程管理處,擔(dān)任檔案員,研究方向:檔案管理。