謝巖

摘 要：基于新形勢背景之下，文書檔案管理工作逐步受到相關(guān)工作人員的高度重視，文書檔案記錄了一個單位或是組織詳細的工作情況，這些資料能夠為該組織長期發(fā)展提供有價值的參考意義。因而，采取相關(guān)措施來有效做好文書檔案管理工作十分有必要?；诖耍疚膶⒔Y(jié)合新形勢、新技術(shù)背景下來探究文書檔案管理工作創(chuàng)新路徑，以期促進文書檔案管理工作順利開展。

關(guān)鍵詞：新形勢;文書檔案管理;創(chuàng)新路徑

文書檔案記錄著一個單位或是集體的珍貴信息，既包含工作歷程、有價值的項目參考信息等。因此，基于新形勢背景之下，更應(yīng)當(dāng)就傳統(tǒng)文書管理工作進行分析，來有效采取創(chuàng)新路徑彌補以往傳統(tǒng)文書檔案管理工作所存在的弊端。進而，有效提升文書檔案管理工作質(zhì)量，為企業(yè)或是集體獲得可持續(xù)長遠發(fā)展提供更有價值的參考意義。

1 新形勢下文書檔案管理工作創(chuàng)新重要意義及必要性

在以往傳統(tǒng)文書檔案管理過程之中，通常借助紙質(zhì)文書檔案進行匯總分析，根據(jù)檔案內(nèi)容的時間、內(nèi)容、項目、單位等要素分門別類存放，設(shè)定保管期限表，當(dāng)查找某個文書時，需要根據(jù)文書所屬的類目人工進行找尋查閱與分析。因此，傳統(tǒng)文書檔案需要耗費較多的人力、物力，并且存在工作效率較慢的情況?；谛聲r代背景之下，大數(shù)據(jù)技術(shù)以及其他現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用為當(dāng)前的文書檔案管理工作提供了必要的技術(shù)支撐。對于各大單位以及集體而言，更應(yīng)當(dāng)抓住新形勢之下的各種契機，來有效開展信息化文書檔案管理工作，規(guī)范單位或是集體的文書檔案管理工作，借助電子檢索等高效率、高質(zhì)量的方式來開展管理工作，進一步發(fā)揮文書檔案管理在工作當(dāng)中的重要意義。

因此，在新形勢之下，為更好發(fā)揮文書檔案在單位中的重要意義，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極結(jié)合新技術(shù)來將人事、財務(wù)、行政、合同等多種文書類檔案進行有效規(guī)制，來為公司更好的做決策提供有價值的參考意見以及發(fā)揮文書檔案本身的重要價值。除此之外，面對各單位文書檔案數(shù)量的逐步繁多以及難度的逐步增大，檔單管理人員也應(yīng)當(dāng)借助更為豐富的載體以及創(chuàng)新的管理手段來提升檔案管理效率，在先進科學(xué)知識以及技術(shù)操作技能加持之下，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)，為社會和單位發(fā)展提供必要的信息支撐?；诖?，可以看到積極開展檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展而言十分有必要。

2 新形勢下文書檔案管理工作具體創(chuàng)新路徑

2.1 前期：建立文書檔案管理系統(tǒng)

基于新形勢背景下，為有效開展文書檔案管理工作，需要建立更加科學(xué)、系統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)。在辦公自動化普及的今天，單位或是集體更應(yīng)當(dāng)加大電子文書檔案的比重來做好單位文書檔案管理工作。因而，相關(guān)工作人員有必要借助信息化的設(shè)備在歸檔、資源查詢以及借用等方面來構(gòu)建系統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)，來在短時間內(nèi)做好文件的生成、輸入、存儲等各項工作，確保單位的紙質(zhì)文書檔案能夠借助電子文書的形式進行整理。而通過雙系統(tǒng)管理的建立與完善，也能夠進一步保證該單位文書檔案信息資源的安全性，為市場經(jīng)濟和社會發(fā)展提供更有價值的信息資源服務(wù)。在文書檔案管理前期工作中，可以根據(jù)年度保管期限等進行編號及分類，來有效做好前期的檢索工作，為后續(xù)文書檔案管理保密性以及工作人員查詢提供便利。

其次，相關(guān)工作人員也應(yīng)當(dāng)做好企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)銜接工作，加快企業(yè)文書電子檔案的建立，進而使得專業(yè)性的人才為文書檔案管理工作提供更加有效的幫助，提升檔案文書管理工作水平。最后，相關(guān)檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)優(yōu)化文書檔案利用服務(wù)，借助數(shù)字檔案館的建設(shè)來進一步提高文書檔案的利用效率，通過軟件、硬件設(shè)備的保障來為資源庫的擴展提供技術(shù)支撐，并借助培訓(xùn)專業(yè)知識過硬的管理人才來有效提高檔案管理效率，做好目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫及電子文檔的收集及歸檔的前期工作。

2.2 中期：創(chuàng)新文書檔案管理模式

在文書檔案管理中應(yīng)當(dāng)將創(chuàng)新管理模式常態(tài)化，來積極借助信息技術(shù)提高文書管理效能，并且借助管理模式的創(chuàng)新來提升文書檔案管理質(zhì)量與效率。具體而言，檔案管理部門可以借助區(qū)域網(wǎng)來創(chuàng)建自身的文書檔案網(wǎng)站，通過開放式的系統(tǒng)來讓工作人員及時上傳文書檔案相關(guān)的信息，為更多公司員工提供更加便利的搜索體驗;之后，在創(chuàng)新文書檔案管理模式過程之中，也應(yīng)當(dāng)是使得人員培訓(xùn)常態(tài)化，通過創(chuàng)新方式的開展來讓工作人員掌握更多的文書檔案管理的新手段、新模式，來減輕文書檔案管理負擔(dān)以及提升文書檔案管理的完整及精確性。而主管部門也應(yīng)當(dāng)將檔案進行細致分類，借助排序、編碼等工作來使得文書檔案更加具有條理性;還可實行檔案負責(zé)制，對于文書檔案的每一個崗位都應(yīng)當(dāng)明確其工作職責(zé)。

除此之外，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的實際情況來加強數(shù)字檔案資料建設(shè)以及檔案信息安全管理，并且充分開發(fā)和利用文書檔案資料為更多單位人員進行信息查詢提供便利，也為公司領(lǐng)導(dǎo)層做決策提供有價值的參考。比如，在本單位人工立卷過程中，立卷人需要根據(jù)自身的理解對各類文件進行有序分類，但是由于個人主觀性的差異，會使得同一個文件的分類不盡相同，影響檔案案卷管理的質(zhì)量，為今后工作帶來不便。因此，可以借助新的《歸檔文件整理規(guī)則》來借助計算機檢索軟件有效降低人為因素，在檔案管理過程中既能夠充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)管理優(yōu)勢，也能夠真正實現(xiàn)簡化檔案管理手段、深化檢索的檔案管理目的。

2.3 后期：融入文書檔案風(fēng)險意識

在新形勢下文書檔案管理與建設(shè)過程之中，也應(yīng)在管理后期融入風(fēng)險管理意識，使得文書檔案工作能夠?qū)嵭谐B(tài)化、持續(xù)化發(fā)展。具體而言，在文書檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況加大對于檔案管理安全性的執(zhí)行力度，借助細節(jié)管理來加強文書的檔案查閱與登記工作強度，同時根據(jù)文書檔案的細節(jié)管理來編制文書檔案統(tǒng)計簡表，通過電子形式記錄登記表和檔案借出歸還情況來保證文書檔案的規(guī)范管理。除此之外，例如，在目前單位構(gòu)建文書系統(tǒng)過程之中，還可以借助網(wǎng)絡(luò)防火墻等網(wǎng)絡(luò)保護模式來構(gòu)建綠色網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，降低網(wǎng)絡(luò)不安全性所帶來的文書檔案泄露以及惡意刪改等情況，而通過防火墻隔離模式等的應(yīng)用，也能夠?qū)τ诟黝愇臅鴻n案信息的安全性提供保障。

例如，可以借助微縮等技術(shù)手段來將文書的關(guān)鍵字跡模糊掉，把手寫印記或是有印章的文書檔案轉(zhuǎn)化成具有圖像性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)電子文件，來有借助電子方式減少文檔儲存空間，并通過驗證以及備份等模式來防止文件失真，進一步增強文檔的保密性。除了技術(shù)的加入之外，也應(yīng)當(dāng)通過人為干預(yù)來做好文書檔案后續(xù)的風(fēng)險管理工作，當(dāng)文書檔案管理過程中出現(xiàn)失誤，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)及時發(fā)現(xiàn)問題、整改問題，并讓工作人員按照嚴(yán)格的獎懲以及值班制度來有效提高工作效率。例如，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的方式來區(qū)分密級與非密級文件，按照一定分類依據(jù)進行規(guī)制，通過登記庫的使用來有效進行區(qū)分與保管，并且在機關(guān)密集文書檔案管理工作過程之中，更應(yīng)當(dāng)借助高度保密等相關(guān)的原則來取得檔案服務(wù)機構(gòu)備案證書，并采取專人全程監(jiān)督執(zhí)行保密協(xié)議等做好登記交接手續(xù)，真正保證密級文書檔案的完整與安全。

3 結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理工作較為復(fù)雜、專業(yè)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備更強的責(zé)任感與過硬的專業(yè)知識?；谛滦蝿荼尘爸拢鲉挝还芾砣藛T也應(yīng)當(dāng)積極借助現(xiàn)代化技術(shù)來助力文書檔案管理工作的開展，通過創(chuàng)新與優(yōu)化目前的管理模式，對以往文書管理過程中存在的問題進行有效改進，來進一步提升檔案管理質(zhì)量以及效率。進而，為單位或是集體后續(xù)發(fā)展提供有價值的信息資源支撐。

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