摘 要：檔案記錄著科研院所的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，同時(shí)對(duì)科研院所的發(fā)展方向有重要的指導(dǎo)作用。科研院所的檔案主體是科研課題全過程形成的文件材料。新形勢(shì)下，課題的類型和開展形式多樣，跨領(lǐng)域、跨學(xué)科、跨機(jī)構(gòu)成為科研活動(dòng)開展主要方式，有效開展管理檔案，探索新的管理方法迫在眉睫。本文就新時(shí)期下科研院所檔案管理工作的構(gòu)建與優(yōu)化方法進(jìn)行探究，希望能夠提高科研院所檔案管理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;科研院所;檔案管理工作;優(yōu)化方法

基金項(xiàng)目：中國科學(xué)院檔案館專項(xiàng)課題“分院系統(tǒng)檔案工作管理體系的構(gòu)建與優(yōu)化”（項(xiàng)目編號(hào)：2017-02-001）。

新時(shí)期下科研院所檔案管理的數(shù)量與難度呈現(xiàn)爆炸性增長(zhǎng)，為檔案工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。科研院的檔案工作必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，采取有效的保障措施和切實(shí)可行的對(duì)策進(jìn)行構(gòu)建和優(yōu)化，以滿足科研工作的需求?，F(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展高速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，雙套制成為新時(shí)期檔案管理工作的主流模式。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)知識(shí)，就新時(shí)期下科研院所檔案管理工作的構(gòu)建與優(yōu)化展開分析，提出新時(shí)期檔案管理工作中遇到的問題與困難，探究數(shù)字化與檔案管理融合的方法。

1 檔案管理工作構(gòu)建與優(yōu)化的意義

1.1 提升檔案管理水平

科研院所檔案資源豐富、門類眾多。數(shù)字檔案建設(shè)是新形勢(shì)檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)，“雙套制”的出現(xiàn)為檔案管理提供了雙重保障。數(shù)字檔案建設(shè)需要有良好的檔案環(huán)境，包括健全的檔案管理機(jī)制，牢固的檔案安全體系、良好的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，以及恪守職責(zé)兼職檔案員等。數(shù)字檔案建設(shè)將更好地理順和解決影響科研院所檔案工作的一系列問題，進(jìn)一步提升檔案管理水平。

1.2 加大檔案資源建設(shè)力度

檔案資源建設(shè)是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一?？蒲泄芾砉ぷ靼l(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里?？蒲性核_展課題的類型和形式多樣，跨領(lǐng)域、跨學(xué)科、跨機(jī)構(gòu)成為科研活動(dòng)開展主要方式。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)的形式存在，而現(xiàn)代科研數(shù)據(jù)存在的形式多樣，如業(yè)務(wù)系統(tǒng)或應(yīng)用平臺(tái)中存在大量的電子檔案數(shù)據(jù)。以傳統(tǒng)紙質(zhì)收集保存的方式，存在電子數(shù)據(jù)難以收集的問題。檔案管理工作優(yōu)化之后，管理人員改善檔案管理環(huán)境，強(qiáng)化檔案數(shù)字資源管理模式，加強(qiáng)對(duì)特殊載體檔案和科研過程中的原生電子文件歸檔管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)跨領(lǐng)域、跨學(xué)科、跨機(jī)構(gòu)的科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)資源共享。

1.3 推動(dòng)檔案規(guī)范化管理

檔案管理規(guī)范化是新時(shí)期檔案管理的要求。傳統(tǒng)檔案管理存在后端管理的弊病，嚴(yán)重影響研究所檔案收集的完整性。通過前端介入，制定規(guī)范化的業(yè)務(wù)管理流程和操作程序，并對(duì)歸檔工作流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效的監(jiān)督和檢查，尤其加強(qiáng)科研課題開展過程中形成的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和實(shí)驗(yàn)記錄的監(jiān)管，才能確保檔案管理工作規(guī)范、科學(xué)有序地開展。

1.4 為科研誠信保駕護(hù)航

檔案資源的開發(fā)利用是檔案工作存在的意義所在。最近中辦國辦印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)科研誠信建設(shè)的若干意見》。該意見明確，嚴(yán)肅查處嚴(yán)重違背科研誠信的行為，并要求完善科研誠信管理工作機(jī)制和責(zé)任體系、加強(qiáng)科研活動(dòng)全流程誠信管理。科技檔案是科研課題、科技成果全過程的反映，是真實(shí)的記錄。規(guī)范科研檔案管理，健全原始實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄是建立科研誠信的重要保障。

2 科研院所檔案管理工作存在的問題

2.1 缺少健全的檔案管理體系

缺少健全完善的檔案管理體系是影響當(dāng)前科研院所檔案管理質(zhì)量的重要因素。檔案工作管理流程不明確，檔案工作網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行呆滯，檔案主管機(jī)構(gòu)和專兼職檔案員工作不遵照檔案管理體系開展工作;檔案制度執(zhí)行力度不夠，沒有貫穿和納入科研院所的各項(xiàng)管理制度中，如科研項(xiàng)目管理制度、基本建設(shè)項(xiàng)目管理制度、會(huì)計(jì)管理制度等，與外單位簽定的合同和協(xié)議無寫入對(duì)完成工作的歸檔要求;沒有建立配套的監(jiān)督檢查辦法，對(duì)歸檔的要求沒有納入職工的考核體系，對(duì)歸檔是否完成沒有相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度。

2.2 歸檔意識(shí)薄弱

科研院所發(fā)展的重點(diǎn)工作是科研工作，因此科研課題檔案是科研院所檔案工作的主體。大部分科研院所的科技檔案管理管理工作存在項(xiàng)目課題研究過程性材料、原始性材料歸檔較少;紙質(zhì)材料多，其他載體材料少，以及檔案材料分散在組長(zhǎng)和科技人員手里等問題。科研人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒有認(rèn)識(shí)到歸檔工作是對(duì)國家負(fù)責(zé)、對(duì)單位負(fù)責(zé)和對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)應(yīng)盡的義務(wù);或者為了對(duì)所開展研究領(lǐng)域成果的保密，或者認(rèn)為檔案工作就是簡(jiǎn)單的文件保管工作，對(duì)學(xué)術(shù)研究沒有太大的幫助等原因，拒絕向檔案室移交材料，尤其是核心技術(shù)文件材料和工藝技術(shù)材料。另外，部分科研院所沒有足夠的資金用于支撐檔案管理的開支，整體的不重視導(dǎo)致檔案管理人員在工作中不能盡職盡責(zé)。

2.3 檔案信息化建設(shè)滯后

信息化技術(shù)作為當(dāng)今社會(huì)最發(fā)達(dá)的技術(shù)之一，其出現(xiàn)改變了我們的生產(chǎn)生活方式，各個(gè)行業(yè)都在借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)行業(yè)革新與轉(zhuǎn)型，檔案工作也不例外。新時(shí)期下科研院所開展課題的類型和形式多樣，存儲(chǔ)的形式也不僅限于紙質(zhì)形式，電子數(shù)據(jù)廣泛存在。檔案信息化建設(shè)滯后直接影響電子數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和妥善保存，造成檔案電子數(shù)據(jù)流失。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)滯后影響檔案的利用，無法做到便捷查閱和高效共享。

2.4 管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

檔案工作橫跨百業(yè)，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)決定著檔案管理的質(zhì)量及效率。管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足體現(xiàn)在缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn);不了解科研院所工作的工作職能和流程，對(duì)檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)到位;對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)存在知識(shí)漏洞;身兼數(shù)職，沒有足夠時(shí)間和精力管理各類檔案;缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，無奉獻(xiàn)精神等等。

3 新時(shí)期下科研院所檔案管理工作的構(gòu)建與優(yōu)化方法

3.1 構(gòu)建完善的檔案資源體系

“收得齊”是科研院所檔案管理資源體系建設(shè)主要內(nèi)容。覆蓋科研院所各項(xiàng)工作而形成檔案應(yīng)做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”，真實(shí)記錄科研院所的發(fā)展歷程?？蒲性核訌?qiáng)對(duì)檔案工作的重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案資源建設(shè)對(duì)科研院所未來可持續(xù)發(fā)展的信息服務(wù)和保障。建立健全檔案管理機(jī)制，制定檔案管理規(guī)章制度，組織完善檔案工作網(wǎng)絡(luò)，建立預(yù)立卷制度，保證檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。專兼職檔案管理員樹立參與觀念和超前意識(shí)，從源頭抓起，熟悉科研院所的各項(xiàng)工作管理流程以及可能產(chǎn)生的各類文件材料，加強(qiáng)對(duì)各類檔案的過程材料收集。對(duì)于檔案不明確的活動(dòng)，尤其檔案管理模式發(fā)生變化的科研活動(dòng)，更需要與業(yè)務(wù)部門開展溝通和交接，確保檔案收集齊全。同時(shí)要保障檔案室內(nèi)部環(huán)境符合存儲(chǔ)要求，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，損毀以及污染的檔案給予修復(fù)，保障檔案的完整性。

3.2 構(gòu)建有效的檔案利用體系

“用得好”是科研院檔案利用體系建設(shè)的核心所在。檔案源于工作，用于工作。管理人員要以堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的原則綜合考慮，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。鑒定檔案價(jià)值的目的 是為了更加科學(xué)、妥善的保管檔案，因此檔案管理人員要提升專業(yè)素養(yǎng)，以免出現(xiàn)鑒定誤判，影響檔案的價(jià)值。科院院所檔案部門要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)機(jī)制，改變被動(dòng)服務(wù)、利用方式單一的狀態(tài)，豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，完善服務(wù)手段，構(gòu)建檔案信息服務(wù)新體系，充分開發(fā)利用檔案信息資源，滿足科研院所檔案利用的需求，滿足科研人員對(duì)不同類型檔案的需求。比如對(duì)檔案信息進(jìn)行分析和研究，建立具有特色的信息數(shù)據(jù)庫和科研成果數(shù)據(jù)庫，輔助科研院所的科學(xué)研究和科學(xué)決策;利用庫藏檔案，結(jié)合需求，開展檔案編研工作，不僅發(fā)揮檔案價(jià)值，還能起到保護(hù)檔案的作用，尤其是對(duì)珍藏的孤本，可以更好地保護(hù)原件。

3.3 構(gòu)建牢固的檔案安全體系

檔案是為歷史服務(wù)，科研院所應(yīng)把檔案安全體系建設(shè)提升到戰(zhàn)略的高度來認(rèn)識(shí)，把“管得住”作為檔案安全體系建設(shè)的底線。檔案安全建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及檔案管理的收管存用每個(gè)環(huán)節(jié)，包括存貯環(huán)境安全、利用環(huán)節(jié)安全、管理過程安全、保護(hù)技術(shù)安全、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全等一系列整體措施?？蒲性核臋n案內(nèi)容涉及科研領(lǐng)域和科技成果，安全保密意識(shí)更要警鐘長(zhǎng)鳴、長(zhǎng)抓不懈，對(duì)涉密檔案保存和利用要履行嚴(yán)格的審批手續(xù)。另外，檔案的信息化建設(shè)過程中，尤其要注意檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存和安全災(zāi)備。

3.4 構(gòu)建前瞻的檔案信息化管理平臺(tái)

信息化建設(shè)能力的提高是科研院所檔案管理水平提升的重要措施?？蒲性核鶓?yīng)大力倡導(dǎo)信息化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，將檔案信息化建設(shè)納入科研院所的信息化建設(shè)規(guī)劃中，同步部署和實(shí)施。數(shù)字檔案室的建設(shè)是檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的必由之路。科研院所應(yīng)結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，根據(jù)數(shù)字檔案室的構(gòu)建要求，健全規(guī)范檔案管理制度和工作流程;從數(shù)字檔案建設(shè)的角度，梳理研究所現(xiàn)有的各類辦公平臺(tái)或應(yīng)用系統(tǒng)，理清數(shù)字檔案室建設(shè)的技術(shù)路線、功能需求與融合點(diǎn)。同時(shí)數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)和探索性的工作，不可能一步到位，要統(tǒng)籌謀劃，分步實(shí)施。如紙質(zhì)歸檔管理的制度規(guī)范與工作流程;運(yùn)行系統(tǒng)的選擇與研發(fā);線上線下并行試點(diǎn)推進(jìn);系統(tǒng)建設(shè)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的融合等。當(dāng)前，運(yùn)行系統(tǒng)的選擇與經(jīng)費(fèi)投入、技術(shù)人員與技術(shù)研發(fā)力量薄弱仍是檔案信息化難以推進(jìn)的主要原因。

3.5 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

新時(shí)期的檔案管理人員應(yīng)該復(fù)合型人才，具備檔案專業(yè)技能，熟知檔案管理制度的同時(shí)，還需全面了解科研院所的整體情況，對(duì)科研院所的各項(xiàng)管理工作基本流程和對(duì)所涉及的科研領(lǐng)域的基本知識(shí)有所了解，才能從全局考慮歸檔文件材料的收集與整理，做好各類檔案管理工作，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足科研院所對(duì)檔案的需求。優(yōu)秀的檔案管理人員會(huì)利用自身的知識(shí)規(guī)范各類檔案的歸檔流程，研究改進(jìn)措施，完善科研院所的檔案管理，積極探索適合本研究所的檔案管理方法。隨著檔案信息化的建設(shè)，檔案管理人員要努力掌握信息管理技術(shù)以及計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的新知識(shí)，與信息時(shí)代接軌。

4 結(jié)束語

檔案管理工作改革是順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求的必然舉措，但是改革不是一蹴而就的，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理改革的重要性，并制定出合理的構(gòu)建優(yōu)化方案?？蒲性核臋n案管理任務(wù)重、意義大，改革優(yōu)化勢(shì)在必行，要以創(chuàng)新檔案管理模式，運(yùn)用更科學(xué)、更高效、更便捷的形式來開展檔案管理，提升效率和質(zhì)量，為科研院所的發(fā)展提供支撐和服務(wù)。本文對(duì)新時(shí)期下科研院所檔案管理工作的構(gòu)建與優(yōu)化方法的分析存在很多不足之處，將在實(shí)踐中持續(xù)改進(jìn)。

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作者簡(jiǎn)介

苗碧蕓（1970-），女，漢，廣東，高級(jí)業(yè)務(wù)主管，館員，大學(xué)本科，中國科學(xué)院廣州分院，檔案管理。