摘 要：檔案記錄著科研院所的各項業(yè)務工作，同時對科研院所的發(fā)展方向有重要的指導作用?？蒲性核臋n案主體是科研課題全過程形成的文件材料。新形勢下，課題的類型和開展形式多樣，跨領域、跨學科、跨機構成為科研活動開展主要方式，有效開展管理檔案，探索新的管理方法迫在眉睫。本文就新時期下科研院所檔案管理工作的構建與優(yōu)化方法進行探究，希望能夠提高科研院所檔案管理的效率和質(zhì)量。

關鍵詞：新時期;科研院所;檔案管理工作;優(yōu)化方法

基金項目：中國科學院檔案館專項課題“分院系統(tǒng)檔案工作管理體系的構建與優(yōu)化”（項目編號：2017-02-001）。

新時期下科研院所檔案管理的數(shù)量與難度呈現(xiàn)爆炸性增長，為檔案工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)?？蒲性旱臋n案工作必須順應時代發(fā)展的需求，采取有效的保障措施和切實可行的對策進行構建和優(yōu)化，以滿足科研工作的需求?，F(xiàn)階段信息技術發(fā)展高速發(fā)展，檔案信息化建設是檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，雙套制成為新時期檔案管理工作的主流模式。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗以及專業(yè)知識，就新時期下科研院所檔案管理工作的構建與優(yōu)化展開分析，提出新時期檔案管理工作中遇到的問題與困難，探究數(shù)字化與檔案管理融合的方法。

1 檔案管理工作構建與優(yōu)化的意義

1.1 提升檔案管理水平

科研院所檔案資源豐富、門類眾多。數(shù)字檔案建設是新形勢檔案工作發(fā)展的趨勢，“雙套制”的出現(xiàn)為檔案管理提供了雙重保障。數(shù)字檔案建設需要有良好的檔案環(huán)境，包括健全的檔案管理機制，牢固的檔案安全體系、良好的檔案工作網(wǎng)絡，以及恪守職責兼職檔案員等。數(shù)字檔案建設將更好地理順和解決影響科研院所檔案工作的一系列問題，進一步提升檔案管理水平。

1.2 加大檔案資源建設力度

檔案資源建設是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一?？蒲泄芾砉ぷ靼l(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里?？蒲性核_展課題的類型和形式多樣，跨領域、跨學科、跨機構成為科研活動開展主要方式。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)的形式存在，而現(xiàn)代科研數(shù)據(jù)存在的形式多樣，如業(yè)務系統(tǒng)或應用平臺中存在大量的電子檔案數(shù)據(jù)。以傳統(tǒng)紙質(zhì)收集保存的方式，存在電子數(shù)據(jù)難以收集的問題。檔案管理工作優(yōu)化之后，管理人員改善檔案管理環(huán)境，強化檔案數(shù)字資源管理模式，加強對特殊載體檔案和科研過程中的原生電子文件歸檔管理，實現(xiàn)對跨領域、跨學科、跨機構的科研項目數(shù)據(jù)資源共享。

1.3 推動檔案規(guī)范化管理

檔案管理規(guī)范化是新時期檔案管理的要求。傳統(tǒng)檔案管理存在后端管理的弊病，嚴重影響研究所檔案收集的完整性。通過前端介入，制定規(guī)范化的業(yè)務管理流程和操作程序，并對歸檔工作流程和標準進行有效的監(jiān)督和檢查，尤其加強科研課題開展過程中形成的實驗數(shù)據(jù)和實驗記錄的監(jiān)管，才能確保檔案管理工作規(guī)范、科學有序地開展。

1.4 為科研誠信保駕護航

檔案資源的開發(fā)利用是檔案工作存在的意義所在。最近中辦國辦印發(fā)《關于進一步加強科研誠信建設的若干意見》。該意見明確，嚴肅查處嚴重違背科研誠信的行為，并要求完善科研誠信管理工作機制和責任體系、加強科研活動全流程誠信管理。科技檔案是科研課題、科技成果全過程的反映，是真實的記錄。規(guī)范科研檔案管理，健全原始實驗數(shù)據(jù)記錄是建立科研誠信的重要保障。

2 科研院所檔案管理工作存在的問題

2.1 缺少健全的檔案管理體系

缺少健全完善的檔案管理體系是影響當前科研院所檔案管理質(zhì)量的重要因素。檔案工作管理流程不明確，檔案工作網(wǎng)絡運行呆滯，檔案主管機構和專兼職檔案員工作不遵照檔案管理體系開展工作;檔案制度執(zhí)行力度不夠，沒有貫穿和納入科研院所的各項管理制度中，如科研項目管理制度、基本建設項目管理制度、會計管理制度等，與外單位簽定的合同和協(xié)議無寫入對完成工作的歸檔要求;沒有建立配套的監(jiān)督檢查辦法，對歸檔的要求沒有納入職工的考核體系，對歸檔是否完成沒有相關的獎懲制度。

2.2 歸檔意識薄弱

科研院所發(fā)展的重點工作是科研工作，因此科研課題檔案是科研院所檔案工作的主體。大部分科研院所的科技檔案管理管理工作存在項目課題研究過程性材料、原始性材料歸檔較少;紙質(zhì)材料多，其他載體材料少，以及檔案材料分散在組長和科技人員手里等問題?？蒲腥藛T的檔案意識不強，沒有認識到歸檔工作是對國家負責、對單位負責和對個人負責應盡的義務;或者為了對所開展研究領域成果的保密，或者認為檔案工作就是簡單的文件保管工作，對學術研究沒有太大的幫助等原因，拒絕向檔案室移交材料，尤其是核心技術文件材料和工藝技術材料。另外，部分科研院所沒有足夠的資金用于支撐檔案管理的開支，整體的不重視導致檔案管理人員在工作中不能盡職盡責。

2.3 檔案信息化建設滯后

信息化技術作為當今社會最發(fā)達的技術之一，其出現(xiàn)改變了我們的生產(chǎn)生活方式，各個行業(yè)都在借助信息技術實現(xiàn)行業(yè)革新與轉(zhuǎn)型，檔案工作也不例外。新時期下科研院所開展課題的類型和形式多樣，存儲的形式也不僅限于紙質(zhì)形式，電子數(shù)據(jù)廣泛存在。檔案信息化建設滯后直接影響電子數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和妥善保存，造成檔案電子數(shù)據(jù)流失。同時，檔案信息化建設滯后影響檔案的利用，無法做到便捷查閱和高效共享。

2.4 管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

檔案工作橫跨百業(yè)，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)決定著檔案管理的質(zhì)量及效率。管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足體現(xiàn)在缺乏檔案專業(yè)知識，沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓;不了解科研院所工作的工作職能和流程，對檔案的監(jiān)督和指導到位;對計算機和網(wǎng)絡等信息技術存在知識漏洞;身兼數(shù)職，沒有足夠時間和精力管理各類檔案;缺乏主動服務意識，無奉獻精神等等。

3 新時期下科研院所檔案管理工作的構建與優(yōu)化方法

3.1 構建完善的檔案資源體系

“收得齊”是科研院所檔案管理資源體系建設主要內(nèi)容。覆蓋科研院所各項工作而形成檔案應做到“應收盡收、應歸盡歸”，真實記錄科研院所的發(fā)展歷程?？蒲性核訌妼n案工作的重視，充分認識到檔案資源建設對科研院所未來可持續(xù)發(fā)展的信息服務和保障。建立健全檔案管理機制，制定檔案管理規(guī)章制度，組織完善檔案工作網(wǎng)絡，建立預立卷制度，保證檔案內(nèi)容的完整性、準確性和系統(tǒng)性。專兼職檔案管理員樹立參與觀念和超前意識，從源頭抓起，熟悉科研院所的各項工作管理流程以及可能產(chǎn)生的各類文件材料，加強對各類檔案的過程材料收集。對于檔案不明確的活動，尤其檔案管理模式發(fā)生變化的科研活動，更需要與業(yè)務部門開展溝通和交接，確保檔案收集齊全。同時要保障檔案室內(nèi)部環(huán)境符合存儲要求，定期對檔案進行檢查，損毀以及污染的檔案給予修復，保障檔案的完整性。

3.2 構建有效的檔案利用體系

“用得好”是科研院檔案利用體系建設的核心所在。檔案源于工作，用于工作。管理人員要以堅持全面、歷史、發(fā)展的原則綜合考慮，對檔案的價值進行鑒定。鑒定檔案價值的目的 是為了更加科學、妥善的保管檔案，因此檔案管理人員要提升專業(yè)素養(yǎng)，以免出現(xiàn)鑒定誤判，影響檔案的價值。科院院所檔案部門要創(chuàng)新服務機制，改變被動服務、利用方式單一的狀態(tài)，豐富檔案服務內(nèi)容，完善服務手段，構建檔案信息服務新體系，充分開發(fā)利用檔案信息資源，滿足科研院所檔案利用的需求，滿足科研人員對不同類型檔案的需求。比如對檔案信息進行分析和研究，建立具有特色的信息數(shù)據(jù)庫和科研成果數(shù)據(jù)庫，輔助科研院所的科學研究和科學決策;利用庫藏檔案，結(jié)合需求，開展檔案編研工作，不僅發(fā)揮檔案價值，還能起到保護檔案的作用，尤其是對珍藏的孤本，可以更好地保護原件。

3.3 構建牢固的檔案安全體系

檔案是為歷史服務，科研院所應把檔案安全體系建設提升到戰(zhàn)略的高度來認識，把“管得住”作為檔案安全體系建設的底線。檔案安全建設是一項系統(tǒng)工程，涉及檔案管理的收管存用每個環(huán)節(jié)，包括存貯環(huán)境安全、利用環(huán)節(jié)安全、管理過程安全、保護技術安全、網(wǎng)絡環(huán)境安全等一系列整體措施?？蒲性核臋n案內(nèi)容涉及科研領域和科技成果，安全保密意識更要警鐘長鳴、長抓不懈，對涉密檔案保存和利用要履行嚴格的審批手續(xù)。另外，檔案的信息化建設過程中，尤其要注意檔案數(shù)字資源長期保存和安全災備。

3.4 構建前瞻的檔案信息化管理平臺

信息化建設能力的提高是科研院所檔案管理水平提升的重要措施?？蒲性核鶓罅Τ珜畔⒒夹g在檔案管理中的運用，將檔案信息化建設納入科研院所的信息化建設規(guī)劃中，同步部署和實施。數(shù)字檔案室的建設是檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級的必由之路。科研院所應結(jié)合檔案管理工作實際，根據(jù)數(shù)字檔案室的構建要求，健全規(guī)范檔案管理制度和工作流程;從數(shù)字檔案建設的角度，梳理研究所現(xiàn)有的各類辦公平臺或應用系統(tǒng)，理清數(shù)字檔案室建設的技術路線、功能需求與融合點。同時數(shù)字檔案室建設是一項實踐性很強和探索性的工作，不可能一步到位，要統(tǒng)籌謀劃，分步實施。如紙質(zhì)歸檔管理的制度規(guī)范與工作流程;運行系統(tǒng)的選擇與研發(fā);線上線下并行試點推進;系統(tǒng)建設與業(yè)務管理系統(tǒng)的融合等。當前，運行系統(tǒng)的選擇與經(jīng)費投入、技術人員與技術研發(fā)力量薄弱仍是檔案信息化難以推進的主要原因。

3.5 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

新時期的檔案管理人員應該復合型人才，具備檔案專業(yè)技能，熟知檔案管理制度的同時，還需全面了解科研院所的整體情況，對科研院所的各項管理工作基本流程和對所涉及的科研領域的基本知識有所了解，才能從全局考慮歸檔文件材料的收集與整理，做好各類檔案管理工作，并提供優(yōu)質(zhì)服務，滿足科研院所對檔案的需求。優(yōu)秀的檔案管理人員會利用自身的知識規(guī)范各類檔案的歸檔流程，研究改進措施，完善科研院所的檔案管理，積極探索適合本研究所的檔案管理方法。隨著檔案信息化的建設，檔案管理人員要努力掌握信息管理技術以及計算機領域的新知識，與信息時代接軌。

4 結(jié)束語

檔案管理工作改革是順應當前社會發(fā)展需求的必然舉措，但是改革不是一蹴而就的，是一個循序漸進的過程，需要充分認識到檔案管理改革的重要性，并制定出合理的構建優(yōu)化方案。科研院所的檔案管理任務重、意義大，改革優(yōu)化勢在必行，要以創(chuàng)新檔案管理模式，運用更科學、更高效、更便捷的形式來開展檔案管理，提升效率和質(zhì)量，為科研院所的發(fā)展提供支撐和服務。本文對新時期下科研院所檔案管理工作的構建與優(yōu)化方法的分析存在很多不足之處，將在實踐中持續(xù)改進。

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作者簡介

苗碧蕓（1970-），女，漢，廣東，高級業(yè)務主管，館員，大學本科，中國科學院廣州分院，檔案管理。