盧瑾

[摘 要] 進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們的生產(chǎn)和生活都發(fā)生了巨大的變化，各個(gè)領(lǐng)域在習(xí)慣了傳統(tǒng)方式的情況下，都面臨極大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理方式也受到較大的沖擊，同樣也得到前所未有的發(fā)展機(jī)遇。如今，檔案資料普遍應(yīng)用電子設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，增強(qiáng)了檔案資料保護(hù)和保管的便捷性。但是，從電子信息檔案管理的現(xiàn)狀還看，還存在諸多問題。所以，文章分析了大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的現(xiàn)存問題，并提出了針對(duì)性的管理措施，希望對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作提供一定的參考。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù) 電子信息檔案 管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，云計(jì)算更加普及，大數(shù)據(jù)經(jīng)歷巨大變革，并迅速滲透到各個(gè)行業(yè)中。大數(shù)據(jù)是具有大規(guī)模、多類型、更新快等特征的數(shù)據(jù)集合?？梢杂行?duì)檔案記錄人員信息、企業(yè)財(cái)務(wù)信息、各部門業(yè)務(wù)信息等進(jìn)行管理。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)管理人事檔案，能夠更加準(zhǔn)確、高效，為人才提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的意義

科技在創(chuàng)新，云計(jì)算技術(shù)也在不斷得到廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為檔案管理的重要平臺(tái)。檔案管理模式正在由傳統(tǒng)人工模式向電子信息化模式轉(zhuǎn)變，智能化程度不斷加深，對(duì)檔案管理的效率和質(zhì)量也有極大的推動(dòng)作用，對(duì)企事業(yè)單位的未來發(fā)展提供的依據(jù)也更加全面和準(zhǔn)確。

（一）大力提升檔案管理工作效率

應(yīng)用電子信息檔案在檔案管理工作中，能夠大大提高工作效率。利用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，能夠減輕檔案管理人員的工作量，有效提升工作效率，也是當(dāng)前檔案管理發(fā)展的必然要求，引導(dǎo)檔案管理未來的發(fā)展方向[1]。

（二）增強(qiáng)檔案資料的安全性

應(yīng)用電子信息檔案在檔案保存過程中，能夠通過信息技術(shù)增強(qiáng)檔案資料的保密性。在保存檔案時(shí)，可以通過設(shè)置檔案密碼，來增加檔案資料的安全系數(shù)。在查閱檔案資料時(shí)，可以通過智能檢索工具，在大量檔案資料中，快速找出目標(biāo)檔案，既減少了其他檔案資料的曝光度，而且也提升了查閱檔案資料的速度。

（三）便于對(duì)檔案資料查漏補(bǔ)缺

便于對(duì)電子信息檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。以往傳統(tǒng)的檔案管理，在核查過程中，需要人工裝卷、拆卷、查閱、核實(shí)等工作，由于工作人員責(zé)任心不強(qiáng)、操作不規(guī)范，容易出現(xiàn)遺漏。通過應(yīng)用電子信息檔案，能夠通過搜索，調(diào)閱出相關(guān)的檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的修改，便利高效，有效提升了檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

二、當(dāng)前電子信息檔案管理過程中存在的問題

電子信息檔案已經(jīng)成為當(dāng)前檔案的主要形式，但是電子信息檔案作為新興事物，由于在有些企事業(yè)單位的應(yīng)用率不高，即使應(yīng)用電子信息檔案，然而其應(yīng)用的范圍、應(yīng)用的深度不理想，不能最大限度發(fā)揮電子信息檔案的作用，而且在電子信息檔案管理過程中也存在諸多如下問題。

（一）檔案管理技術(shù)和設(shè)備陳舊落后

無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，以往對(duì)檔案管理的重視程度不夠，隨著電子信息檔案重要性的凸顯，暴露出檔案管理專業(yè)技術(shù)匱乏、專業(yè)技術(shù)人才匱乏等問題。企事業(yè)單位在應(yīng)用信息化管理檔案時(shí)，都要以計(jì)算技術(shù)作為支撐?，F(xiàn)在，雖然很多企事業(yè)單位引進(jìn)了檔案管理信息系統(tǒng)，但是由于投入資金不足，使用的檔案管理設(shè)備落后，相應(yīng)的管理技術(shù)也較為落后。甚至，有的企事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子信息檔案的技術(shù)優(yōu)勢(shì)無法顯現(xiàn)出來，給企事業(yè)單位的持續(xù)高效發(fā)展造成了阻礙[3]。

（二）檔案管理制度不完善

健全的管理制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的有效保障，而很多企事業(yè)單位的檔案管理意識(shí)淡薄，相關(guān)的管理制度并未建立，處于空白狀態(tài)。電子信息檔案管理內(nèi)容繁多、事無巨細(xì)，從檔案資料的采集、核實(shí)、保存、管理等，都需要嚴(yán)格明確的管理制度。當(dāng)前，檔案資料管理的部分環(huán)節(jié)還未建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如在收集、保存、管理等，檔案信息不完整、檔案丟失等現(xiàn)象頻發(fā)。另外，企事業(yè)單位在檔案資料的使用中，也未充分挖掘檔案的價(jià)值，對(duì)檔案更是未進(jìn)行必要的評(píng)估，無法根據(jù)檔案的等級(jí)對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，充分體現(xiàn)其價(jià)值。

（三）檔案管理人員技能不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子信息檔案呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)，而且電子信息檔案向更大、更廣、更多元的方向發(fā)展，相應(yīng)地對(duì)電子信息檔案管理人員也提出了更高的要求。目前來看，部分企事業(yè)單位檔案管理人員尚未做到專職，有的兼做其他方面的工作，在時(shí)間、精力上投入不足，使得檔案管理工作效率不高、質(zhì)量不佳。除此之外，一些從業(yè)者學(xué)歷較低、觀念陳舊、年齡較大，也影響了檔案管理工作的實(shí)效。因此，面對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，更是暴露出對(duì)新興事物的不敏感、接受能力不足等問題。另外，企事業(yè)單位很少開展針對(duì)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致其專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能不足[4]。

三、提升大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理水平的建議

大數(shù)據(jù)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的技術(shù)產(chǎn)物，電子信息檔案是依托大數(shù)據(jù)的重要資料，為了改變傳統(tǒng)檔案管理的模式，深度應(yīng)用電子信息檔案，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，企事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，從實(shí)際工作出發(fā)，探索有效的電子信息檔案管理措施。

（一）加大檔案管理技術(shù)和設(shè)備的投入力度

大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，企事業(yè)單位為了解決當(dāng)前的檔案管理問題，突破檔案資料價(jià)值不足的瓶頸，就要加大對(duì)檔案管理硬件和軟件設(shè)施的投入力度，采用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備、開發(fā)應(yīng)用最新的檔案管理軟件程序。同時(shí)，還要積極引入電子信息檔案管理人員和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，只有配備強(qiáng)大的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)力量，才能將電子信息檔案管理深度應(yīng)用，提升電子信息檔案資料的價(jià)值[5]。

（二）健全檔案管理相關(guān)制度

企事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，為了保證質(zhì)量和實(shí)效，必須通過嚴(yán)格周詳?shù)墓芾碇贫扔枰钥刂?，同時(shí)，還要建立相應(yīng)的考核制度，對(duì)每個(gè)崗位的工作人員都要進(jìn)行相應(yīng)的考核。尤其是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員要不斷充電，更新自身的檔案管理知識(shí)和技能，才能適應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理工作要求。另外，要嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作人員獎(jiǎng)懲制度，對(duì)工作積極、責(zé)任心強(qiáng)、方法創(chuàng)新等工作人員給予精神表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作懶怠、責(zé)任感差等工作人員給予處罰，以激勵(lì)檔案管理人員提高工作積極性、增強(qiáng)責(zé)任感。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人員的素質(zhì)在很大程度上決定了檔案管理工作的水平，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中應(yīng)用這一新的技術(shù)已經(jīng)成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，應(yīng)當(dāng)通過提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作的管理水平。這就要求企事業(yè)單位重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，從思想上、能力上全面提升檔案管理人員的水平，使其不斷適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的需要。不僅要培訓(xùn)檔案管理技能，而且還要對(duì)其培訓(xùn)大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷挖掘檔案管理技術(shù)，更好地開發(fā)和利用檔案數(shù)據(jù)，為檔案的價(jià)值不斷擴(kuò)大空間。

（四）提高檔案管理數(shù)據(jù)的安全性

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，通過檔案信息化管理，能夠充分利用和發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)。企事業(yè)單位要聯(lián)合軟件公司，開發(fā)和構(gòu)建符合自身檔案管理需要的軟件系統(tǒng)，便于檔案管理人員的操作，提高檔案管理的效率。同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，能夠?qū)n案資料進(jìn)行相應(yīng)的分類、分級(jí)，減少其他檔案資料的曝光，也提高了檔案管理數(shù)據(jù)的安全性。另外，還要充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)與檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，使各業(yè)務(wù)之間能夠及時(shí)準(zhǔn)確查詢目標(biāo)檔案資料，促進(jìn)各業(yè)務(wù)之間合作，推動(dòng)整體工作的效率[6]。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作的重要性不斷凸顯，傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)，也為檔案管理工作帶來了更多的機(jī)遇。所以，企事業(yè)單位要立足自身情況，分析檔案管理存在的問題，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能，豐富和更新專業(yè)知識(shí)，不斷提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為檔案管理工作的開展貢獻(xiàn)更多的力量。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王艷.新形勢(shì)下電子信息檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理，2020（01）：46-47.

[4]楊杰.淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題和對(duì)策[J].中外企業(yè)家，2020（01）：129.

[5]李從衛(wèi)，傅艷華.企業(yè)電子文件歸檔和電子信息檔案管理問題及對(duì)策研究[J].機(jī)電兵船檔案，2020（01）：73-75.

[6]董金宇.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新思路[J].才智，2020（03）：205.