孫麗麗

摘 要：一個企業(yè)的檔案管理工作在很大程度上對企業(yè)的發(fā)展以及企業(yè)內(nèi)部的管理有著非常重要的作用。有條理的、規(guī)范的、科學(xué)的檔案管理能夠進(jìn)一步提高工作效率。在新時期背景下，企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了很大變化，高水平的檔案管理工作必須是建立在完善的檔案管理規(guī)范基礎(chǔ)之上的。文秘工作與檔案管理的主要銜接載體是檔案公文，特別是在現(xiàn)當(dāng)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，很多企業(yè)的檔案管理工作都已經(jīng)用電子歸檔，所以這就為文秘工作與檔案管理工作的有效銜接提供了更多可能性，將文秘工作與檔案工作進(jìn)行有機融合能夠減少檔案管理的復(fù)雜程序。所以本篇文章主要針對現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接進(jìn)行相應(yīng)探究，通過兩者的有效銜接，進(jìn)一步推動企業(yè)檔案管理工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：文秘工作;檔案管理;工作銜接;銜接措施

現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的融合載體主要是相關(guān)的檔案和公文，傳統(tǒng)的檔案管理都需要設(shè)立專門的檔案管理部門，并且有專門人員進(jìn)行檔案的收納整理和保管。但是隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前也提出了文檔一體化的管理模式，立足于文秘和檔案管理工作的全局出發(fā)，在企業(yè)公文生成到歸檔的過程，使用信息技術(shù)將文檔進(jìn)行電子錄入。通過這樣的方式方法使公文的管理以及文檔的調(diào)取更加方便快捷，也實現(xiàn)文秘工作和檔案工作的共享，使兩個工作能夠做到有效銜接。

一、當(dāng)前文秘工作與檔案管理工作銜接存在的問題分析

由于文秘工作和檔案管理工作有著較長“各自為政”的歷史，因此在短時間內(nèi)要想使兩個工作實現(xiàn)規(guī)范銜接，不可避免的會存在一些問題，包括文秘工作和檔案工作的本質(zhì)差距以及相關(guān)人員的職業(yè)素養(yǎng)、意識等等，都會導(dǎo)致二者在銜接過程當(dāng)中會存在一些阻礙。

（一）版記欠缺，附件不規(guī)范

文書部門和檔案部門的重要銜接紐帶就是版記，版記也是實現(xiàn)新時期文檔一體化的重要標(biāo)志。但是在文秘工作工作過程當(dāng)中版記往往會被忽略，特別是對一些主題詞的選用不準(zhǔn)確，這為文件的歸檔和調(diào)閱造成了極大困難，增加了文檔管理的難度。除此之外，由于《格式》對公文的附件也有明確的標(biāo)準(zhǔn)，但是在當(dāng)前現(xiàn)行的公文執(zhí)法中，有的公文附件標(biāo)志，從而導(dǎo)致附件和正文的序號名稱有出入，這就會使得當(dāng)附件單獨裝訂的時候沒有標(biāo)注正文的排列序號。而有的只有正文不存在附件，這又會導(dǎo)致兩個工種在銜接過程當(dāng)中非?；靵y，也嚴(yán)重的影響著公文的規(guī)范和文檔歸檔[1]。

（二）缺乏規(guī)范的編號以及完整的原稿

眾所周知，公文的原稿是公文處理的重要依據(jù)，即便是相關(guān)大文的過程很規(guī)范科學(xué)，但如果缺乏完整的原稿也會導(dǎo)致分類不準(zhǔn)確，而且缺乏原稿還會使得公文的編號不規(guī)范，造成漏號、重號的現(xiàn)象，不僅嚴(yán)重影響了功能的質(zhì)量，而且也不符合現(xiàn)當(dāng)代立卷歸檔的要求。所以缺乏規(guī)范的編號以及完整的原稿，都是當(dāng)前文秘工作與檔案管理工作規(guī)范銜接的負(fù)面影響因素。

二、現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作規(guī)范銜接措施

要了解到當(dāng)前文檔管理存在的問題之后，相關(guān)工作人員就必須要制定有效的措施，實現(xiàn)文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接，通過兩個工種的有效銜接共同對文檔實施更加科學(xué)和合理的管理，促成文檔一體化的管理局面。

（一）加強相關(guān)員工的文檔一體化意識

從本質(zhì)上來說，所謂的文檔一體化就是將文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體的工作流程真正的實現(xiàn)有機融合。通過文檔一體化的實現(xiàn)，加強檔案部門對文件管理的控制，從而保證檔案的質(zhì)量，也讓檔案部門繁雜的工作程序簡潔化，提高工作效率，保證文檔工作的合理化和科學(xué)化。所以必須要加強對相關(guān)人員文檔一體化意識的培養(yǎng)，讓每一個文秘工作具有較高的檔案意識，要有“今日事今日畢”的工作態(tài)度和理念，充分理解文秘工作除了要為當(dāng)前的工作服務(wù)，還要對歷史工作負(fù)責(zé)，對未來工作提出要求，這是做好文檔一體化的基礎(chǔ)和必要前提，也是規(guī)范每一份公文的有效條件[2]。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的現(xiàn)代文秘隊伍

由于文秘工作和檔案管理工作都具有較強的專業(yè)性，因此從業(yè)人員必須要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力。因此打造一支業(yè)務(wù)能力高素質(zhì)強的文檔管理隊伍就顯得至關(guān)重要。比如對當(dāng)前的管理人員加強培訓(xùn)，注重文檔管理人員的晉升和專業(yè)培養(yǎng)，立足于現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)，讓相關(guān)管理人員能夠具備較高的信息素養(yǎng)，用信息技術(shù)實現(xiàn)文秘工作和檔案工作的規(guī)范銜接，滿足新時期背景下現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的需要，做到文檔管理的現(xiàn)代化。只有在相關(guān)管理人員具備較高的工作能力之后，才能夠根據(jù)實際的文檔管理需求，采取針對性的措施，并通過性能優(yōu)良的設(shè)備和自身較高的職業(yè)素養(yǎng)實現(xiàn)文秘工作和檔案工作的規(guī)范銜接。

結(jié)語

總而言之，現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接是一個非常重要的課題，相關(guān)人員必須要針對當(dāng)前文檔管理中存在的問題，對這些問題進(jìn)行深入的分析，立足于文檔管理一體化的要求，加強對相關(guān)人員文檔一體化意識的培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)的現(xiàn)代文秘隊伍，從而保證文秘工作和檔案工作的規(guī)范文件。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇娟.規(guī)范與統(tǒng)一——文秘工作與檔案管理的銜接[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：106-107.

[2]張春有.淺談現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].檔案學(xué)研究，2001（04）：26-28.