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        新時期加強檔案管理與服務創(chuàng)新的思考

        2020-10-21 10:32:51田建玲
        大東方 2020年3期
        關鍵詞:服務創(chuàng)新檔案標準化

        田建玲

        摘 要:檔案工作要想適應時代和社會的發(fā)展,必須加強信息化條件下的管理和服務創(chuàng)新,這是檔案管理現(xiàn)代化的必然選擇本文簡單敘述檔案管理信息化的內(nèi)涵,探討和分析信息化條件下檔案管理服務創(chuàng)新的策略。

        關鍵詞:信息化;檔案;標準化;管理;服務創(chuàng)新

        要提高檔案管理工作的水平,必須首先建立起主動服務的意識,同時還要強調(diào)大膽創(chuàng)新,這樣便可以提升我國信息化條件下的檔案管理水平。

        一、信息化條件下的檔案管理的意義

        在信息化條件下,檔案管理工作應當從根本上認識到檔案信息化管理的重要作用,建立起正確的檔案信息化管理的理念,要認識到檔案信息化管理工作的完成不僅需要依靠計算機網(wǎng)絡技術(shù),同時還要依靠許多相關部門之間的協(xié)作和交流。信息化條件下管理人員在進行檔案管理工作的過程中,要注意對工作的反思和總結(jié),從而能夠獲得寶貴的經(jīng)驗,幫助從事檔案管理工作人員建立起正確的信息化管理理念,改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式,使信息化管理工作的機制更加完善,使檔案管理工作人員具備更高的從業(yè)素質(zhì),確保人們能夠得到優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作服務。

        二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問題

        (一)檔案工作方面

        由于檔案工作對專業(yè)化和標準化的要求,為了更好地實現(xiàn)信息化條件下的檔案管理,需要對檔案整體進行分類統(tǒng)計。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質(zhì)和人工的方式進行,同時還有歷史遺留下來的問題,基于這些影響因素的影響,檔案室的管理工作不能條理清晰地進行,檔案的存檔和檔案目錄工作完成質(zhì)量不理想,對信息系統(tǒng)軟件安裝有著一定的阻礙作用,檔案的信息化和自動化管理較難實現(xiàn)統(tǒng)一,一些檔案館和檔案室僅實現(xiàn)半信息化的管理,這對全面實現(xiàn)檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上,檔案工作方面存在的問題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展。

        (二)檔案管理的信息化特點

        信息化技術(shù)的發(fā)展速度較快,因此在檔案管理工作方面,常遇到信息化管理技術(shù)滯后的問題。大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結(jié)合檔案管理程序的標準性和信息技術(shù)的特點,大量檔案在歸檔時利用磁盤或光盤存儲,這種方式存在許多不足,使得檔案管理工作難以跟上現(xiàn)代化高速發(fā)展的步伐。

        (三)檔案信息系統(tǒng)

        在信息化條件下,旨在將檔案信息系統(tǒng)建設為能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機讀的目錄檔案系統(tǒng)。當下我國的檔案信息系統(tǒng)有很多層次,但是大多都達不到檔案信息管理系統(tǒng)對規(guī)范性、專業(yè)性和開放性的要求。

        三、信息化條件下檔案管理的問題和對策

        (一)數(shù)字信息的檔案管理

        數(shù)字信息量較大,其中一些數(shù)據(jù)被積累儲存在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中,一些被定期銷毀,還有一些被轉(zhuǎn)移到臨時載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統(tǒng),可能會造成較大的損失。在以往的檔案管理過程中,已經(jīng)形成了以紙質(zhì)文件形式進行檔案管理的管理體系和業(yè)務流程,在文件歸檔到檔案系統(tǒng)當中的時候,數(shù)字信息不能歸納到一般的檔案管理系統(tǒng)當中,因為數(shù)字信息容易在周轉(zhuǎn)過程中缺失,導致電子文件在檔案管理過程中缺失。因此,為了解決數(shù)字信息的檔案管理過程中所出現(xiàn)的問題,可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲存量較大且能夠快速查找。因此充分考慮到電子檔案和紙質(zhì)檔案均為優(yōu)缺點并存的記錄方式,“雙套制”的檔案管理方式較符合現(xiàn)代信息化條件下檔案管理工作的要求。

        (二)電子檔案的管理與存儲

        信息化時代的到來,讓電子文件的數(shù)量也大大地增加,對非文本數(shù)據(jù)的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內(nèi)容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統(tǒng)的手動式管理模式,減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動量,同時提高了檔案管理工作的搜索效率,給人們帶來了極大的便捷,但是,檔案管理的電子文件真實性、存儲時期和規(guī)范性還需進一步加強。在建設檔案目錄中心和檔案數(shù)據(jù)庫的過程中,要利用法規(guī)對電子文件的格式進行規(guī)范化管理,盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時應當對電子文件進行篩選,篩選出關鍵的信息進行歸檔,這樣可以避免人力和物力的浪費,收集一些不必要的信息。

        四、信息化條件下的服務創(chuàng)新

        (一)在網(wǎng)絡上建立起檔案信息查詢網(wǎng)站

        目前,為了能夠讓人們更多地了解到企業(yè)和單位的最新發(fā)展情況,許多單位、企業(yè)等都開通了自己的網(wǎng)站;一些高校也利用網(wǎng)絡建立了本校的網(wǎng)站,將本校的師資信息、校園環(huán)境信息等發(fā)布在網(wǎng)站上,方便學生等對高校的了解。與此同時,這些網(wǎng)站不僅發(fā)布信息,還建立了專業(yè)的團隊對網(wǎng)站進行定期維護和更新,確保信息能夠更好地向人們展示。檔案館或者檔案室也應該學習這種現(xiàn)代化的手段,積極地開通網(wǎng)站服務,使得檔案信息具備快速搜索查找功能,能夠給客戶提供更加便捷的服務。檔案管理工作可以借助網(wǎng)站實現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。

        (二)開展檔案工作在線服務

        當今時代下,人們越來越注重時效性,因此,人們在利用檔案信息的過程中,也對時效性提出了要求。傳統(tǒng)的檔案信息的利用方式有許多不足之處,比如人們需要檔案管理工作人員查找某些信息的過程中,檔案管理工作人員往往需要在檔案室進行查找,再將檔案復印或者拍照,這種傳統(tǒng)的查找方式在時間和空間上有一定的限制,不具備較高的時效性,因此無法滿足人們的需求。此時,檔案管理工作必須改變查找手段,例如通過郵箱、郵件和窗口問答等方式為檔案信息查詢者提供網(wǎng)絡在線服務,提高檔案信息的時效性。

        (三)創(chuàng)新服務

        人們對檔案信息的需求日益增加,檔案室要根據(jù)時代的發(fā)展需要,對檔案服務機構(gòu)和網(wǎng)絡服務系統(tǒng)要進行相應地創(chuàng)新,為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。

        五、結(jié)束語

        在信息化條件下,檔案管理工作可以適當借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系,同時結(jié)合自身需求,建設出符合我國國情的檔案信息化管理體系,使檔案管理更科學,從而實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享,為人們提供更好的服務。

        (作者單位:山東省單縣高韋莊鎮(zhèn)人民政府社會服務中心)

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