高毓謙

摘 要：在新環(huán)境的背景下，醫(yī)院文書檔案管理工作非常重要。特別是當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展以及無(wú)紙化辦公的嚴(yán)峻考驗(yàn)下，提升醫(yī)院文書檔案管理工作水平，促進(jìn)文書檔案有序存檔，更好滿足醫(yī)院檔案管理與衛(wèi)生管理體制變化的矛盾需求，發(fā)揮檔案無(wú)可替代的作用是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理者亟須思考的問題。

關(guān)鍵詞：文書檔案;檔案管理;對(duì)策

引言

當(dāng)今社會(huì)，文書檔案管理是一個(gè)企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的核心，具有較強(qiáng)的技術(shù)性、服務(wù)性以及監(jiān)督性。在實(shí)際生產(chǎn)管理中，所有企業(yè)發(fā)展都會(huì)涉及文書檔案管理工作。該部分內(nèi)容可以使企業(yè)單位的文書檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。尤其是新時(shí)期發(fā)展背景下，文書檔案管理不僅可以提高企業(yè)管理水平，同時(shí)現(xiàn)代化的管理手段也可以使企業(yè)檔案管理更具合理性與時(shí)效性，是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要條件。

1 醫(yī)院文書檔案管理在新時(shí)期呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)

眾所周知，文書檔案管理有兩大特點(diǎn)：其一是收集和保存資料;其二是其載體呈現(xiàn)出豐富的多樣性特點(diǎn)。就現(xiàn)階段醫(yī)院現(xiàn)狀來(lái)看，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)、醫(yī)療衛(wèi)生和科學(xué)研究工作，占據(jù)了醫(yī)院工作的絕大部分時(shí)間。然而，醫(yī)院文書檔案管理，并沒有放在重要的位置上。醫(yī)院對(duì)文書檔案的管理工作支持力度不大，缺乏有效的資金投入，文書檔案管理的信息化設(shè)施、設(shè)備等也不夠健全和完善，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院文書檔案的管理工作。從人才引進(jìn)來(lái)看，現(xiàn)在的醫(yī)院往往高度重視高技能人才的引進(jìn)，但對(duì)檔案管理方面的人才缺少引進(jìn)的力度。很多醫(yī)院沒有設(shè)立專職的檔案管理員，導(dǎo)致文書檔案管理工作效率低下且水平不高。這些因素都嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院文書檔案管理的建設(shè)和發(fā)展。進(jìn)入新時(shí)期，隨著信息化建設(shè)的不斷增強(qiáng)，尤其是伴隨大數(shù)據(jù)的發(fā)展和應(yīng)用，醫(yī)院文書檔案為領(lǐng)導(dǎo)提供各項(xiàng)重大決策參考依據(jù)的職能越來(lái)越明顯。但是由于檔案系統(tǒng)長(zhǎng)期處于停滯不前的不完善狀態(tài)，文書檔案管理已經(jīng)與新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的步伐完全不相適應(yīng)。

2 醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

2.1醫(yī)院整體檔案管理意識(shí)淡薄

在醫(yī)院各種類型的檔案中，現(xiàn)階段就整個(gè)衛(wèi)生行業(yè)來(lái)說，醫(yī)院更加重視病例檔案的存檔管理工作，同時(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子病歷檔案也得到了推廣。但是，這就造成了對(duì)于醫(yī)院文書檔案的管理工作的重視程度不夠，醫(yī)院整體檔案管理意識(shí)淡薄的情況。根據(jù)現(xiàn)階段施行的《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》，當(dāng)醫(yī)院面對(duì)醫(yī)療事故案件處理時(shí)，能夠起到舉證作用的不僅僅包括病歷檔案，同時(shí)也包括了文書檔案。當(dāng)處理醫(yī)院相關(guān)醫(yī)療事故時(shí)，往往還需要參考文書檔案中有關(guān)醫(yī)院紅頭文件的記載、規(guī)章制度的制定、各種下設(shè)委員會(huì)小組的職能、人事任免制度、財(cái)務(wù)審計(jì)檔案以及物資設(shè)備采購(gòu)等相關(guān)規(guī)章檔案文件等。隨著醫(yī)院日常經(jīng)營(yíng)管理中的事務(wù)越來(lái)越繁雜，這就導(dǎo)致醫(yī)院管理者檔案意識(shí)淡薄與文書檔案需求增長(zhǎng)之間不平衡的矛盾。

2.2文書檔案收集與歸檔管理人員的素質(zhì)不高

（1）工作人員安于現(xiàn)狀，沒有工作目標(biāo)。在工作中，工作人員對(duì)待文書檔案收集和歸檔工作沒有責(zé)任心，聽之任之，對(duì)許多文件隨處擺放，沒有分門別類予以歸檔。（2）工作人員對(duì)文書檔案收集和歸檔工作存在偏見。許多工作人員對(duì)待檔案管理工作存在偏見，認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的整理文件。這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致其在工作中往往缺乏上進(jìn)心。

2.3檔案管理制度不具體

第一，部分醫(yī)院并未意識(shí)到檔案管理工作的重要性，即使設(shè)立了相應(yīng)的管理機(jī)制，但未針對(duì)其中細(xì)節(jié)問題予以闡述，僅僅簡(jiǎn)單予以概括說明。第二，在構(gòu)建檔案管理機(jī)制的過程中，沒有從醫(yī)院實(shí)際情況來(lái)出發(fā)，導(dǎo)致所構(gòu)建的機(jī)制與實(shí)際管理相差甚遠(yuǎn)。第三，由于醫(yī)院在構(gòu)建管理機(jī)制時(shí)，沒有專門針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范，使得部分管理人員出現(xiàn)懈怠的情況，這使得醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣。

3 完善醫(yī)院文書檔案管理的對(duì)策與建議

3.1增強(qiáng)醫(yī)院整體的檔案管理意識(shí)

檔案管理規(guī)章制度的貫徹落實(shí)離不開醫(yī)院每位職工檔案管理意識(shí)的提高，這就需要做好檔案管理工作的宣傳工作。在醫(yī)院日常管理過程中，要采用多種形式的檔案工作宣傳方式?？梢酝ㄟ^采取講座的形式，以個(gè)別醫(yī)療事故案例為樣本，講述醫(yī)院文書檔案在處理醫(yī)療事故糾紛時(shí)發(fā)揮的財(cái)務(wù)、績(jī)效、法律效力作用等。同時(shí)，加大對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期召開檔案管理技能知識(shí)的學(xué)術(shù)性講座，通過建立相應(yīng)的溝通平臺(tái)，及時(shí)解答檔案管理過程中產(chǎn)生的問題。

3.2完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

工作人員的專業(yè)素質(zhì)，是保證文書檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵。一方面，醫(yī)院要不斷加強(qiáng)對(duì)專業(yè)文書檔案管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，形成合理、有梯度的人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)以及科學(xué)、完善的知識(shí)體系。與此同時(shí)，醫(yī)院要注重加強(qiáng)文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，從檔案的收集、歸類、梳理、登記、存儲(chǔ)、借閱流程等諸多方面進(jìn)行系統(tǒng)、完善的組織培訓(xùn)，切實(shí)提升文書檔案管理人員自身的專業(yè)能力和工作水平。另一方面，醫(yī)院要全面實(shí)施“走出去”的培訓(xùn)發(fā)展戰(zhàn)略，積極組織各單位、各部門的文書檔案管理人員參加社會(huì)組織的相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷健全和完善相關(guān)的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷增強(qiáng)檔案管理的新技能。

3.3創(chuàng)新文書檔案管理制度

首先，企業(yè)要將現(xiàn)代化的發(fā)展要求與國(guó)家相關(guān)法律制度進(jìn)行結(jié)合。其次，要對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新與修改，使文書檔案更加規(guī)范化、科學(xué)化、靈活化，改善傳統(tǒng)文書檔案繁瑣、不及時(shí)等管理現(xiàn)狀。最后，要構(gòu)建現(xiàn)代化的管理制度，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展不斷創(chuàng)新文書檔案管理方式，要有計(jì)劃、有目的地對(duì)現(xiàn)有文書檔案進(jìn)行分類、修編、保存，從而有效推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理制度的創(chuàng)新與實(shí)施。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作雖然面臨著種種問題和嚴(yán)峻復(fù)雜的衛(wèi)生事業(yè)環(huán)境挑戰(zhàn)，但是檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展和管理水平的直接體現(xiàn)，因此要努力提高檔案管理工作的質(zhì)量，創(chuàng)新檔案管理工作方法，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案發(fā)揮不可替代的作用，為醫(yī)院的衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)一分力量。

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（作者單位：榆林市第一醫(yī)院）