王文靜
摘要:由于綜合部工作觸及范圍比較廣,接觸的人員多而雜,這就對辦公人員提出了更高要求。本文對辦文、辦會、辦事這三個專有名詞做了簡單的介紹,在此基礎上,針對如何提高辦文、辦會、辦事這三方面的能力給出了相應的解決措施。
關(guān)鍵詞:綜合部;辦文;辦會;辦事能力
辦文、辦會、辦事能力不僅是黨和政府工作人員需要具備的技能,也是新時代要求下每一位綜合部人員都應該擁有的專業(yè)素養(yǎng)。綜合部是一個需要承上啟下、協(xié)調(diào)各部門、綜合性較強的中樞機關(guān)。因此,綜合部人員需要具備較高的能力水平,才能更好地發(fā)揮其職能。
一、概述辦文、辦會、辦事
辦文是綜合部人員工作的基礎。辦文,展開來說就是綜合部文字,即撰擬文書、起草文件等。辦公人員需要把各單位、部門的工作進展向上級匯報,把優(yōu)秀的文案整理出來供大家參考借鑒。還需要傳達領導的指示、要求,但這不是簡單的復制粘貼,綜合部人員需要把領導交代的任務吸收內(nèi)化,從而給出符合不同部門的可操作的方案。
辦會是考驗辦公人員能力的指標。會議很重要,會議是各部門匯報工作、領導下達指示的重要載體。會議中每個人都會提出自己的見解、看法,有時會因意見不一致造成會議現(xiàn)場尷尬局面。這時,秘書人員不但要把大家發(fā)表的言論整合在一起,整理成冊,而且要適當?shù)恼{(diào)節(jié)現(xiàn)場氣氛。秘書在會議前能否做到精心策劃、細致安排、落實到位,對會議的順利進行有很大影響。
辦事是體現(xiàn)個人能力的途徑。事情有簡單有復雜,并非都是一帆風順的,辦事需要方法。同一件事在不同的角度可以有不同的方法解決,事情的成功解決需要從集體利益出發(fā),堅定地站在本公司的立場上,以領導的要求為核心,這樣才能稱之為高質(zhì)量的辦事。
二、提高辦文、辦會、辦事能力的舉措
(一)辦文能力的提升
1.編寫材料
寫材料不是一件簡單的事,因此,在寫材料的過程中不可盲目進行,需要一定的方法。第一,要有針對性。比如:為開會的領導草擬講話稿,寫材料之前,不僅要了解聆聽領導講話的人員有哪些,而且要明白聽眾的意愿是什么。結(jié)合聽眾的訴求以及此次會議的目的去起草講話稿,為寫出成功的講話稿奠定了基礎。第二,調(diào)整文章布局。簡單說就是圍繞“是什么”“為什么”“怎么做”這三點來展開的。在文件中要清晰展示出此項工作的內(nèi)容是什么,這項工作的開展有什么意義、為完成這項工作需要采取哪些措施,有什么要求。第三,材料和觀點的有機結(jié)合。如果在材料中,只有空洞的數(shù)字,沒有明確的觀點,不夠直觀明了?;蛘撸挥杏^點卻沒有用來佐證的材料,不能使人信服。因此,在編寫的材料中必須將兩者結(jié)合起來,融會貫通。第四,注意語言表達。在語言文字的表達方面,切忌套話、空話、大話等,一切從實際出發(fā),實事求是[1]。
2.辦公文
(1)政治關(guān)。辦理公文的過程中不可出現(xiàn)政治錯誤。第一,所發(fā)公文,不能與國家和黨的法律法規(guī)相排斥。第二,如果涉及到領導人出現(xiàn),不可混淆姓名、職務,排序必須正確。第三,對于公文涉及到的權(quán)限問題,不能一筆帶過,簡單處理。
(2)政策關(guān)。政策的制定適用于所有人,前后左右要一致,不應特立獨行。政策不是一成不變的,可以調(diào)整。但是,在調(diào)整之后必須進一步明確,確保所有人員對新政策的了解。如果政策不一致,可能會造成一部分人利益上的損失,甚至影響社會穩(wěn)定。
(3)事實關(guān)
事實勝于雄辯。把握事實的重要性。對于已經(jīng)確證過的數(shù)字、人名、地名等,都要嚴格把控,不能隨意切換或者更改。特別是公文中涉及的事件,必須要查清來龍去脈。
(4)格式關(guān)。公文有固定的格式,在這里我們要嚴格按照國家行政機關(guān)公文標準來處理。第一,公文的受文對象。紅頭文件的抬頭要與下面的蓋章一致。第二,文種不可混用。比如:請示和報告是不同的,不能把請示和報告連起來,也不能給上級機關(guān)發(fā)送通知。第三,上行文的主送機關(guān)不能是多個,下行文必須是下一級的管轄機關(guān),不能是下兩級。比如:需要請示報告,若給多個領導請示,就會出現(xiàn)不同的執(zhí)行標準,以致造成上級領導機關(guān)之間的矛盾。
(5)語言關(guān)。公文語言要做到間接、直觀、準確。把復雜問題簡單化,不可重復啰嗦。
(二)辦會能力的提高
1.設計方案
準備會議前的方案是辦會前期的重要工作。制定方案時要有仔細詳密的思考,方案要全面,不能遺漏其中某一個環(huán)節(jié),對每個環(huán)節(jié)進行現(xiàn)場模擬。要做到責任到頭。每項環(huán)節(jié)都有專門的負責人員,若某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯,領導檢查,以便找到相對應的負責人[2]。
2.抓住重點
會議前要明確辦會重點。對于參會領導的接待服務,要明確哪些領導會參加會議,在舉辦會議前期給參會領導發(fā)送邀請通知和請柬,并告知會議流程。還要注意會場的準備。不同的會議現(xiàn)場布置是不一樣的,應該根據(jù)實際情況進行調(diào)整,做好基礎的布置之后,要檢查話筒能否正常使用,會議所用內(nèi)容是否完整等。
3.把控細節(jié)
細節(jié)決定成敗,要注重細節(jié)。會議開始之前應該做好檢查工作,比如:座椅擺放順序是否正確、邀請的每位領導可否正常出席、領導所用的講話稿有無缺失等。做好這些工作,為會議的成功舉行奠定了堅實的基礎。
(三)辦事能力的培養(yǎng)
正所謂沒有規(guī)矩不成方圓,做事不可觸犯他人的底線。堅持自己的辦事原則,可以在很大程度上贏得別人的尊重,能被人信服。做事也要堅持,不可半途而廢。遇到不能輕易解決的、復雜的事情,不能懼怕,要迎難而上,堅持到底,克服難關(guān)。在一次次的挫折中,總結(jié)經(jīng)驗教訓,使自身的綜合素質(zhì)得以提高,進而在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟。
結(jié)論:面對新時期、新形勢、新要求,綜合部人員應該努力挖掘自身潛力,腳踏實地、愛崗敬業(yè)、以身作則,不斷在提升自身專業(yè)素養(yǎng)上苦下功夫,自覺提高辦文、辦會、辦事能力,做到領導認可,自己滿意。
參考文獻:
[1]林勇.對提高辦公室人員辦文辦會辦事能力的一點認識[J].科教導刊(電子版),2019,000(007):272.
[2]楊聰娟.辦公室工作人員應注重提高的四種能力[J].綜合部業(yè)務,2018(23):157