周磊

摘? ? 要：信息時代下，文書檔案管理的數(shù)據(jù)化進程在不斷加快，信息化管理方式也在逐漸取代傳統(tǒng)的人工管理，大數(shù)據(jù)下的文書檔案管理無論是質量還是效率，都有顯著提升。隨著計算機技術的發(fā)展，文書檔案管理信息化成為了主要趨勢，共享也更為方便。本文分析了大數(shù)據(jù)前提下文書檔案管理的新模式和文書檔案管理的常見問題，并提出了文書檔案管理創(chuàng)新策略，旨在優(yōu)化文書檔案管理信息化。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;文書檔案管理;信息化應用

文書檔案，是第一手的文書記錄資料，它是單位在管理過程中形成的有參考意義的重要載體，它的存在支持著單位的有序、穩(wěn)定發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術可以將文書檔案管理中的信息高效歸納總結，提煉出有效信息，保證資源的合理安排，優(yōu)化單位資源配置，在信息科技和計算機技術的快速發(fā)展下，大數(shù)據(jù)技術給文書檔案提供了數(shù)據(jù)化、高效跨越式的優(yōu)化平臺，對單位發(fā)展更有力。

一、什么是大數(shù)據(jù)

隨著計算機技術的不斷發(fā)展和網絡的更新迭代及國家政策的影響，大數(shù)據(jù)的應用已經越來越普及。大數(shù)據(jù)，又稱巨量資料，大數(shù)據(jù)形容的是有價值的多樣化的信息資產，這些信息資產由新型的信息技術處理后更利于決策、洞察，并具有與之對應的流程優(yōu)化能力。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，大部分用戶操作數(shù)據(jù)的方式比較簡單，查詢和文件檢索是多數(shù)用戶采取的操作方式，而這樣的操作相對比較繁瑣，不利于數(shù)據(jù)后續(xù)管理。與此同時，隨著信息化進度的加快，信息的載體、形式日趨多樣化，復雜的信息構成加大了信息獲取和篩選的難度。大數(shù)據(jù)技術的存在，優(yōu)化數(shù)據(jù)源獲取，提升了信息的利用率，發(fā)掘信息的潛在價值。而隨著網絡用戶的增長，大數(shù)據(jù)的應用會更加專業(yè)和高效。

二、大數(shù)據(jù)背景下文書檔案的信息化管理的基本要求

（一）安全化

文書檔案是單位發(fā)展和計劃制定的基礎，大數(shù)據(jù)背景下，單位的文書檔案采用多媒體數(shù)據(jù)的儲存形式，易于儲存、共享，相比傳統(tǒng)的文書檔案，損壞更少，信息儲存年限也更長。但是大數(shù)據(jù)系統(tǒng)在帶來便利的同時，也增加了信息泄露的風險，信息安全問題一直是大數(shù)據(jù)時代的常見弊端。因此，在進行數(shù)據(jù)操作時，一定要結合具體情況具體分析，靈活優(yōu)化管理方式，加強安全技術創(chuàng)新，積極引入新技術，優(yōu)化管理信息系統(tǒng)，規(guī)范信息安全體系，最大限度減少人為因素造成的損失，保證信息安全。

（二）數(shù)字化

在傳統(tǒng)辦公環(huán)境下，文書檔案主要的載體是紙質，紙質的文書檔案記錄了較多信息，因此，需要信息錄入員耐心錄入，因此對檔案管理人員的耐心和責任感提出了考驗，與此同時，人工錄入出錯的現(xiàn)象難以避免，在需要錄入的信息量加大的同時，錄入出錯的概率就會更高，這樣直接增加了工作難度。隨著信息技術的發(fā)展，目前大部分單位都開始了無紙化辦公、信息化辦公，減少了人工錄入的工作量，降低了工作難度，保證了檔案信息的準確度，數(shù)字化辦公形成信息化時代的辦公新潮。

（三）網絡化

信息技術不斷發(fā)展，網絡越來越普及，數(shù)字化檔案基本取代紙質檔案，為了更好地管理電子檔案，可以借助互聯(lián)網技術隨時辦公的靈活特點，保證電子檔案的便攜性和合理性，體現(xiàn)新時代辦公的高效性和便攜性，同時，需要注意增加文書檔案的實際易操作性和應用性，便于用戶辦公。

三、文書檔案信息化管理中存在的弊端

（一）管理制度不完善

管理制度不完善是我國文書檔案的常見問題，文書檔案在我國管理中缺乏統(tǒng)一量化的標準，導致文書檔案登記、轉移時，出現(xiàn)由于版本過多，錄入過慢的現(xiàn)象，最終使得文書檔案的作用沒有發(fā)揮出來。

（二）管理人員對文書檔案工作的重視度不夠

文書檔案是一個綜合性的工作，不僅是管理部門，其他部門也有幫助歸納整理的義務，因為文書檔案是單位參考和決策的基礎資料，這些信息資產的重要性不言而喻，所以各部門領導一定要重視文書檔案的管理工作，各部門互相配合，專業(yè)人士主動解答難題，保證文檔整理的速度。

（三）信息技術的作用未能完全發(fā)揮

目前雖然是大數(shù)據(jù)時代，但是文書檔案歸納整理的信息化的程度仍然沒有全面普及，半數(shù)字化和半紙質化的檔案管理方式仍然占絕大部分，部分單位目前仍然是紙質辦公。此外，紙質資料因為經歷的年代較遠，原件侵蝕損壞，也是阻礙文書檔案信息化的原因之一。

（四）管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不足

大數(shù)據(jù)時代，新技術層出不窮，這就對管理人員的操作經驗和上手能力提出了相應的要求，而我國目前文書檔案的管理人員年齡偏大，接受新事物的能力相對較弱，學習技術速度相對較慢，此外，部分管理人員是兼職，在管理時往往力不從心，這也是造成文書檔案管理信息化普及不到位的原因。

四、大數(shù)據(jù)時代文書檔案信息化管理的新策略

（一）建立完善文書檔案獎懲機制

為了保證管理人員的專業(yè)性，單位可以定期對文書檔案管理人員進行技術考核，并設立具體的考核類目，考核內容需要包含新型信息技術應用，檔案管理基礎操作、檔案整理進階操作等，設立考核分數(shù)評判規(guī)則，獎勵得分高的管理人員，帶動管理人員提升自身的積極性。同時，各部門可以建立獎懲機制，提升不同部門的積極性和配合度。

（二）建立完善信息化文書檔案管理模式

信息化管理環(huán)境下，需要探索完善檔案信息化管理制度，創(chuàng)新管理模式，清華工作人員的責任心和安全意識，積極應對信息化管理中的不同問題?？梢越⒁幌盗械囊?guī)范流程，確保用戶在查詢、下載、借閱資料時都遵循固定的模式，并設置相應的限制條件和使用人群，使用的許可等，在確保檔案得到有效利用的同時，保證檔案的安全性和保密性。

五、結束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下，信息化進程加快，對文書檔案管理也提出了相應的要求，各單位都應當高度重視文書檔案的重要性，優(yōu)化管理模式，加強人員培訓，建立相應的獎懲制度，保證文書檔案的信息化管理，充分發(fā)揮檔案在單位發(fā)展中的重要作用。

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