趙新倩

摘要：學校的中心工作是教學，教學檔案在學校檔案體系中占據(jù)著舉足輕重的地位，要對其進行科學規(guī)范化管理。本文通過明確教學檔案的地位作用，加強對教學檔案的重視，再以此為契機，提出科學管理體系構建的方法。

關鍵詞：教學檔案;科學管理體系;學校

學校是培養(yǎng)人才的搖籃，是國家建設的奠基石，是社會進步的加油站。不同類型的學校在教育教學和其他各項活動中會形成大量的檔案資料，這些檔案是對學校辦學歷史的真實記錄，反映著學校教學、科研、建設、管理、人事等不同方面的發(fā)展歷程，既是學校不可缺少的寶貴財富，又是國家檔案全宗的重要組成部分。本文以學校檔案中的教學檔案為主體，談一下科學管理體系建設的幾點思考。

一、學校教學檔案的地位與作用

教學檔案，就是學校在教學實踐活動中形成的反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，在日后學校教學工作中有一定參考利用價值的文件材料。主要包括教務工作、學籍管理工作、教研（改）工作以及教師培訓（養(yǎng)）工作等方面的文書材料。教學工作是學校的中心工作，教學檔案在學校整個檔案體系中占據(jù)著舉足輕重的地位。它反映著學校履行職能、建設發(fā)展的基本情況，記錄著學校發(fā)展歷史、教育變遷的真實信息，為學校教學改革、創(chuàng)新成果起到推動作用。

（一）憑證作用

從古代的結繩、刻契、摩崖刻畫到現(xiàn)在的聲像圖表、紙質材料、電子文件等，任何時期都反映著檔案的最原始職能、最本質屬性，即為記錄，且是真實客觀記錄，是一個組織或者個人維護自身權益的重要工具。學校的教學檔案同樣是維護學校教育教學歷史真實面貌的重要依據(jù)，對學校發(fā)展和建設起著不可或缺的作用。比如，北方某師范大學的前身是一所師專，建校初期，該校有三屆畢業(yè)生由于學歷問題沒有解決好，導致這些畢業(yè)生雖從教三十余年，卻在評職稱、調工資中受到不同程度的影響。該校檔案室在查閱了大量檔案資料后，終于在1951年的案卷中發(fā)現(xiàn)了原師專學校創(chuàng)校初期的招生簡章。在招生簡章中，對當時錄取學生的培養(yǎng)目標、學制等都有明確的表述。據(jù)此證明，根據(jù)原國家教委有關文件精神，為這三屆530余名畢業(yè)生補發(fā)了大專畢業(yè)證書，落實了黨的政策，解決了歷史遺留問題。類似這樣利用教學檔案、解決現(xiàn)實問題的例子還有很多，通過這些真實案例，我們可以了解學校的過去、了解教師的經(jīng)歷、了解學生的成長，對學校教育發(fā)展和安全穩(wěn)定提供強有力的支持。

（二）參考作用

教學檔案的第二個作用就是參考作用，它與憑證作用息息相關，相輔相成。教學檔案不僅記錄著學校教育教學活動的事實和經(jīng)過，也記錄著該所學校每個時期的辦學理念、辦學特色、人才培養(yǎng)模式等思想演變發(fā)展過程。通過從這些教學檔案中總結經(jīng)驗、改進工作，能夠為提高教學質量和管理水平、培養(yǎng)人才和創(chuàng)新成果起著有力的促進和推動作用。

二、構建學校教學檔案科學管理體系的措施

一所學校教學檔案如何管理，其作用發(fā)揮得如何，在很大程度上取決于學校本身的檔案意識。檔案意識強的學校，必然重視教學檔案的科學管理，確保教學檔案作用發(fā)揮的良性循環(huán)。

（一）提高政治站位，加強頂層設計

學校教學檔案管理工作是學校培育人才、傳承文化的基礎性工作，只有學校領導提高政治站位，加強頂層設計，牢固樹立“教學檔案事關學校的發(fā)展走向”的思想，高度重視教學檔案建設，將教學檔案科學規(guī)范化管理體系的構建列入學?？傮w籌劃、分步建設發(fā)展的任務之一，以身垂范，才能增強全校教職員工對檔案的認識和保護意識，形成人人重視、人人維護、人人支持的良好風氣。

（二）加強制度建設，強化制度執(zhí)行

將教學檔案科學管理體系納入學校規(guī)章制度建設是學校檔案事業(yè)發(fā)展和進步的標志?！吨腥A人民共和國檔案法》是對檔案工作全面指導的國家法規(guī)，《高等學校檔案管理辦法》是國家教育主管部門制定的全國性規(guī)范。各學校在以此為標桿的基礎上還應該按照本校發(fā)展實際，合理規(guī)劃本校檔案工作，擬定和落實學校檔案工作制度。比如制定《教學檔案室管理規(guī)定》、《教學檔案室工作職責》、《教學檔案借閱管理規(guī)定》、《教學檔案保密制度》等，使歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫房保管有措施、開發(fā)利用有目標、安全問題有依據(jù)，促使管理人員落實到位、執(zhí)行到位，保障教學檔案科學管理體系建設有章可依、有章可循。

（三）加大基礎設施建設，改善庫房環(huán)境

教學檔案的保管必須有一定的物質條件：堅固適用的檔案庫房、規(guī)范耐用的檔案裝具等。其中，檔案庫房是保存檔案的重要基地，檔案庫房環(huán)境的好壞，直接影響到檔案的保管壽命。加大基礎設施建設，按照檔案庫房“八防”，配備溫濕度調控、技術保護、信息處理等設施設備，對不利于檔案保存壽命的溫濕度、紫外線照射、空氣粉塵、有害生物等因素進行監(jiān)測與治理，使環(huán)境數(shù)據(jù)維持在最適合檔案保管的范圍，延長檔案保管壽命。

（四）運用安全監(jiān)控，提高防范能力

采用先進的安全防控技術，可以有效的提高防范能力，最大限度的保護檔案實體和信息安全，不丟失、不失泄密，防止人員管理懈怠出現(xiàn)安全漏洞。外圍采用紅外微波對庫房整體監(jiān)控，內(nèi)部實行對庫房密集架的視頻監(jiān)控，出入設置門禁監(jiān)控，三位一體保障庫房安全。同時，聯(lián)合自動滅火報警裝置、漏水聯(lián)動等安全管理系統(tǒng)，對教學檔案實現(xiàn)防災減災，促進教學檔案安全長久保存。

（五）重視思想教育，增強安全意識

教學檔案的最終管理還是依靠人，人才是檔案管理的決定性因素。因此，要加強教學檔案管理人員政治思想教育、職業(yè)道德教育和專業(yè)教育，首先要求教學檔案人員具有較高的政治素質，堅持正確的政治方向，在思想上行動上與黨中央保持高度一致;其次，明確道德標準，具備良好的職業(yè)道德素質，樹立大局意識、全局意識、責任意識、保密意識和參與意識，愛檔如珍、視檔如寶，維護學校教學檔案的完整與安全;第三，要加強業(yè)務培訓和考核，設立專人進行教學檔案的收集鑒定保管等基礎性工作，做到收集完整、科學鑒定、標準立卷、安全保管、有效利用。