宋正會

摘 要：文檔一體化管理模式能夠使檔案及文件的管理更加高效，優(yōu)化了管理的效果，中職學校檔案信息化建設是當前的重要任務，能夠為文檔管理帶來幫助。本文闡述了中職學校檔案信息化建設的重要性，分析了中職學校檔案信息化建設中的問題。提出了文檔一體化管理模式下中職學校檔案信息化建設的措施，能夠為文檔管理工作提供相應的支持，使學校管理工作的開展更加順利。

關(guān)鍵詞：中職學校;文檔一體化;檔案管理;信息化

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，文檔一體化管理體系逐漸完善，在中職學校中檔案管理發(fā)揮了重要的作用，這也對檔案管理提出了更多的要求。實現(xiàn)文檔一體化管理能夠使檔案管理的水平提升，為中職學校檔案管理工作者帶來幫助，使檔案的收集、整理以及儲存等環(huán)節(jié)得到優(yōu)化。應對檔案管理進行信息化建設，利用有效的技術(shù)改善檔案管理工作，使檔案管理能夠符合時代發(fā)展需求，促進中職學校的全面發(fā)展。

1 中職學校檔案信息化建設的重要性

1）符合時代發(fā)展的需求。在信息化改革的推進下，網(wǎng)絡基礎建設水平得到了提高，信息化技術(shù)得到了廣泛應用，中職學校在招生以及學生管理等方面開始應用OA系統(tǒng)開展工作，為了更好地實現(xiàn)信息化建設目標，需要對文字以及影像等檔案資料進行數(shù)字化管理，使繁多的紙質(zhì)檔案資料能夠通過編碼以及存儲的方式實現(xiàn)數(shù)字化存檔，使檔案管理更加具有數(shù)字化特點，順應時代發(fā)展的要求，為檔案管理工作帶來發(fā)展動力。

2）為學校的發(fā)展帶來了良好條件。中職學校檔案管理信息化建設能夠使資源庫資源更加豐富，使校內(nèi)外資源實現(xiàn)互通。采用信息化檔案管理能夠使檔案占有空間減小，節(jié)省管理的成本。學生和教師可使用信息系統(tǒng)查詢到自己所需的信息，快速獲取相關(guān)資料，這種方式能夠為學校的管理運行帶來更好的條件。教師可通過數(shù)據(jù)庫獲得相應的資源，使教學工作順利開展，對學校有著重要的意義。

3）實現(xiàn)檔案管理人員的自我能力提升。檔案管理人員作為學校管理工作中的重要部分，通過信息化建設能夠使檔案管理人員的工作效率提升，帶來更加便捷的條件，為管理人員提供了幫助。應用信息化管理模式，可使管理人員的工作壓力和工作量減少，使其有充足的時間提升自身的素質(zhì)能力，不斷完善自己，能夠在工作中得到進一步發(fā)展，為學校的建設管理貢獻出自己的力量，因此對管理人員有著積極的影響。

2 中職學校檔案信息化建設存在的問題

1）學校對檔案工作的重視程度不足。中職學校在檔案建設管理中缺少重視，沒有意識到學校檔案管理的重要性，同時沒有認識到檔案管理能夠為學校各項工作的開展帶來幫助。由于檔案管理缺乏重視，學校缺少完善的管理規(guī)范，在實際的檔案管理工作中存在著一些問題，例如檔案歸檔立卷不及時，資料沒有明確分類，難以及時找到所需的資料，查詢不便利。這些問題影響了學校檔案管理及利用的效果，難以發(fā)揮出檔案資料的參考作用，同時也會對學校的科研和教學工作開展產(chǎn)生影響。

2）檔案管理人員的素質(zhì)能力不足。檔案管理人員在工作中具有重要的作用，其素質(zhì)水平影響著管理工作的質(zhì)量，然而在中職學校中檔案管理工作缺少專業(yè)人員，對檔案管理缺少深入了解，在工作中容易出現(xiàn)問題，同時對檔案管理工作缺乏重視，這使檔案管理工作的開展受到了影響，難以保證管理的效果。管理人員對計算機使用不夠熟練，缺乏對信息化技術(shù)的了解，這使檔案信息化建設遇到了阻礙，檔案管理模式比較落后，檔案存儲的質(zhì)量較低。

3）信息化設施不完善。在檔案信息化建設中，需要相應的基礎設施，引進相應的軟件及硬件設備，還應使用具有高容量的服務器。然而在當前的中職學校檔案管理中，基礎設施沒有完善，在檔案管理中投入的資金比較少，信息化水平比較低，缺少相應的設備技術(shù)，這使檔案管理的水平得不到提升，難以發(fā)揮出檔案管理工作的作用，對學校的其他工作開展也帶來了影響。

3 文檔一體化管理模式下中職學校檔案信息化建設的措施

1）加強檔案管理規(guī)范性。在文檔一體化管理模式下，檔案與文件之間的聯(lián)系能夠加強，為管理帶來了相應的條件，兩種檔案互相產(chǎn)生影響，文件管理工作決定了檔案管理工作的效果。在當前的時代背景下，中職學校需要重視對文檔一體化管理模式推進，使檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新，能夠體現(xiàn)出文檔的內(nèi)涵，檔案信息化建設順利開展。應加強對檔案信息化建設的重視程度，通過文檔一體化管理工作來優(yōu)化檔案管理，使檔案管理工作得到改善。系統(tǒng)建設工作涉及了較多的內(nèi)容，檔案管理部門應加大管理力度，建立完善的管理規(guī)范制度，使檔案信息化建設的進程加快。在制定管理制度的時候，需要考慮到中職學校的發(fā)展情況以及檔案建設需求，根據(jù)國家的要求對檔案建設工作各項規(guī)定明確。中職學校檔案建設及管理中，需要具備相應的職責體系，使相關(guān)人員的崗位任務和要求更加明確，為檔案信息化建設及管理工作的開展帶來有效的保障，使學校檔案管理工作能夠全面開展。

2）全面開展檔案信息化人才隊伍建設。中職學校開展檔案信息化建設是促進社會信息技術(shù)發(fā)展的重要內(nèi)容，檔案人員作為其中的關(guān)鍵部分，對檔案管理工作的開展有著直接的影響，應加強人才隊伍建設，為學校文檔一體化管理提供更多的人力資源，使檔案信息化建設目標得以實現(xiàn)。學校應重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，采取有效的措施來提升檔案管理人員的素質(zhì)水平，使檔案建設有更多的專業(yè)人員。學?？蓪n案管理人員進行專業(yè)培訓，使其能夠在培訓中學習檔案管理以及信息化技術(shù)相關(guān)的知識，提升自己的技能水平，能夠熟練運用計算機以及多種軟件，使檔案信息化建設具有更加完善的條件。學校還應制定獎懲措施，對人員進行激勵，使其能夠在檔案管理工作發(fā)揮出自己的能力。另外，學校還應舉行檔案管理工作人員討論會，對人員培訓情況進行分析，對培訓計劃進行調(diào)整，使檔案管理人員的自身水平能夠得到提升。

3）完善檔案管理信息化設施。在中職學校文檔一體化管理模式下，應對檔案信息化建設投入充足的資金，對學校的設施進行完善，使檔案信息化建設具備相應的條件，為文檔管理工作帶來有效的幫助，使檔案信息化建設能夠發(fā)揮出良好的作用。應利用信息化軟件開展文檔管理工作，提升文檔管理的水平，減少人為錯誤問題，為檔案資料的查找使用提供更好的平臺。應將辦公自動化水平提高，由于檔案與文件的形式種類逐漸增多，這使利用范圍得到了擴大，通過辦公自動化系統(tǒng)的應用，能夠使文檔管理工作更加高效，使檔案工作順利開展，能夠使各個部門的需求得到滿足，還能夠節(jié)省辦公的時間。通過引進先進的技術(shù)設備，可使中職學校的檔案管理工作得到改善，提升了工作的質(zhì)量，使檔案信息化建設目標得以實現(xiàn)。

4 結(jié)語

文檔一體化管理模式下，中職學校要想提升檔案管理的水平，需要加強信息化建設，結(jié)合文檔管理工作的需求以及實際情況，進一步推進檔案信息化建設，使檔案管理效率提升，減少管理問題。學校應加強檔案管理規(guī)范性，全面開展檔案信息化人才隊伍建設，并且完善檔案管理信息化設施，使檔案管理得到改善，為檔案管理人員提供相應的條件，使檔案管理能夠符合實際的要求，實現(xiàn)中職學校檔案管理工作的開展。

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