摘 要：隨著21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用，信息與知識(shí)的更新也越來(lái)越快，在此背景下的事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)壓力也逐漸增大，而歸根結(jié)底則是人才的競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)各類(lèi)人才為了提高自身能力也要時(shí)刻對(duì)自身儲(chǔ)備知識(shí)進(jìn)行更新。人力資源管理部門(mén)在事業(yè)單位中可謂是比較重要的部門(mén)，負(fù)責(zé)單位人員招聘、績(jī)效考核、人事檔案管理等業(yè)務(wù)，在這些工作中人事檔案管理是核心業(yè)務(wù)之一，為了確保單位能夠平穩(wěn)健康的發(fā)展，人力資源部門(mén)務(wù)必要把人事檔案管理工作做好。基于此，文章首先針對(duì)人力資源管理與人事檔案管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要的概述，然后針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理中存在的問(wèn)題與不足展開(kāi)詳細(xì)分析，最后結(jié)合現(xiàn)代人力資源管理針對(duì)如何提高人事檔案管理提出了幾點(diǎn)措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代;人力資源;人事檔案;管理

1 引言

人事檔案管理工作對(duì)一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)尤為重要，因?yàn)槿耸聶n案管理可以對(duì)人員的基礎(chǔ)信息進(jìn)行采集、分類(lèi)、整理，從而根據(jù)崗位需要來(lái)進(jìn)行最優(yōu)化的人員配置，最大程度上避免了人才浪費(fèi)。本文將從人事檔案管理工作的基本定義及現(xiàn)狀入手，對(duì)目前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題與進(jìn)行詳細(xì)分析，希望對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的改進(jìn)能夠提供一定程度的幫助。

2 人力資源管理與人事檔案管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代事業(yè)單位的職能日益精細(xì)化，工作內(nèi)容也越來(lái)越復(fù)雜，而工作崗位與工作人員能力的匹配程度直接影響著事業(yè)單位的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。為了保證事業(yè)單位高品質(zhì)、高效率的運(yùn)行，人力資源部門(mén)的工作則顯得尤為重要。強(qiáng)化人力資源管理工作，對(duì)人才進(jìn)行合理劃分、管理從而進(jìn)行合理的崗位匹配，實(shí)現(xiàn)人才配置的最優(yōu)化從而提升事業(yè)單位的運(yùn)行效率。人事檔案管理工作是對(duì)員工的基礎(chǔ)信息進(jìn)行采集、對(duì)其工作進(jìn)行記錄和保存，對(duì)員工日后的晉升、調(diào)動(dòng)及離職再就業(yè)等都有很大影響，人事檔案管理對(duì)人力資源管理中人員配置模塊提供相關(guān)人員信息，對(duì)事業(yè)單位平穩(wěn)有序運(yùn)營(yíng)起到至關(guān)重要的

作用。

3 人事檔案管理存在的不足

1）管理整體水平有待提高。當(dāng)前階段，我國(guó)的事業(yè)單位管理雖然取得了重大進(jìn)步，但是一些方面仍然存在不足之處。例如人事檔案管理工作仍然在管理機(jī)制及管理方法等方面存在欠缺，整體管理水平有待提高。很多事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)及專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行負(fù)責(zé)，由于對(duì)檔案管理工作不夠?qū)I(yè)從而造成對(duì)檔案材料的收集及入檔管理難以令人滿(mǎn)意，還有就是檔案的保密意識(shí)不強(qiáng)，在辨別材料真實(shí)性上經(jīng)驗(yàn)不足。另外，一些事業(yè)單位的人事檔案管理延續(xù)著傳統(tǒng)模式，設(shè)備老舊，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)材料收集重視不夠，導(dǎo)致人事檔案管理良莠不齊。

2）規(guī)范性與完善性有待提升。通過(guò)對(duì)部分事業(yè)單位人事檔案管理工作的考察研究，發(fā)現(xiàn)人事檔案規(guī)范性和完善性的缺失是人事檔案管理工作水平不高的重要影響因素。第一，雖然大部分事業(yè)單位都完善了人事檔案管理工作，但是絕大多數(shù)事業(yè)單位都沒(méi)有制定人事檔案管理規(guī)章制度，缺乏規(guī)范的工作守則，從而造成人事檔案管理工作不夠規(guī)范;第二，隨著單位的不斷壯大，人員越來(lái)越多，檔案信息收集工作量越來(lái)越大，部分管理人員因不夠?qū)I(yè)，有可能只收集了部分信息，造成檔案材料不夠全面;最后，因管理漏洞，存在人事檔案管理人員對(duì)員工上報(bào)的信息材料未進(jìn)行逐一核實(shí)便入檔，使得人事檔案信息中存在部分虛假信息未被及時(shí)剔除，從而造成人事檔案的參考價(jià)值不能完全發(fā)揮。

3）其作用未能全面發(fā)揮。目前，尚有部分事業(yè)單位并未意識(shí)到人事檔案管理的重要性和必要性，只是對(duì)人事檔案進(jìn)行了簡(jiǎn)單的信息整合，此舉很大程度上影響了人事檔案發(fā)揮其作用。首先，某些檔案管理人員在首次信息收集完畢之后，就將人事檔案封袋存放庫(kù)房。之后的工作中也并未對(duì)信息材料及時(shí)進(jìn)行整理完善，造成檔案信息資料混亂，對(duì)后續(xù)參考價(jià)值不大;其次，在人員崗位變動(dòng)時(shí)沒(méi)能對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱借鑒，對(duì)員工的認(rèn)知不夠明確，沒(méi)有將人才配置實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化，從而給單位帶來(lái)了隱形損失，人事檔案沒(méi)有發(fā)揮出其參考作用。

4）管理人員能力有待提高?，F(xiàn)階段，由于我國(guó)事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，國(guó)家及事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作投入不足，許多學(xué)生并不想學(xué)習(xí)相關(guān)專(zhuān)業(yè)，這就造成了人事檔案管理工作專(zhuān)業(yè)人才的缺乏。第一，事業(yè)單位為了確保單位能夠正常運(yùn)行，不得不進(jìn)行人事檔案管理工作，但是相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才的缺乏使得事業(yè)單位從事人事檔案管理的人員多為兼職，不夠?qū)I(yè)，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)知，政策意識(shí)不強(qiáng)，造成人事檔案管理工作差強(qiáng)人意，拉低了工作效率;第二，許多事業(yè)單位由于考核機(jī)制不夠完善，缺乏全面的考核培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)人事檔案管理人員工作表現(xiàn)無(wú)法進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的考核，人事檔案管理人員的工作能力沒(méi)能得到正確評(píng)估，也因此不能進(jìn)行更有效的培訓(xùn)。

4 人事檔案管理的措施

1）完善相關(guān)管理制度。為了促進(jìn)人事檔案管理工作的規(guī)范化，各事業(yè)單位應(yīng)該在《檔案法》的基礎(chǔ)之上，根據(jù)實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的人事檔案管理制度。從檔案整理、檔案管理、檔案服務(wù)與開(kāi)發(fā)幾個(gè)方面進(jìn)行細(xì)化與改革，進(jìn)而對(duì)人事管理工作中人員配置提供更加真實(shí)有效的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人員配置的最優(yōu)化。所以，國(guó)家層面上，應(yīng)該對(duì)檔案管理人員的從業(yè)資格進(jìn)行認(rèn)定，沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)或者尚未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)者不給予從業(yè)資格認(rèn)定。另外，還要制定具體的更加完善的審核制度，對(duì)已經(jīng)從事人事檔案管理工作的人員依照考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行定期考核。在事業(yè)單位層面而言，對(duì)于人事檔案管理工作應(yīng)該責(zé)任到人，職責(zé)分明，既不能違反國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)，又要最大程度的為事業(yè)單位提供真實(shí)有效的人事檔案信息。

2）進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。在人事檔案管理工作中，需要對(duì)人事檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理，避免資料混亂無(wú)序。目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，事業(yè)單位人員流動(dòng)性較強(qiáng)，這就需要檔案管理人員及時(shí)對(duì)人員檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充、歸類(lèi)，妥善保管及規(guī)范查閱，同時(shí)對(duì)入檔材料的真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)，以確保入檔資料的真實(shí)有效。不僅如此，當(dāng)前人事檔案管理人員的管理觀(guān)念也要及時(shí)更新轉(zhuǎn)換，建立線(xiàn)上人才數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案信息資料做到實(shí)時(shí)更新，以便為人才招聘、開(kāi)發(fā)提供及時(shí)有效的

數(shù)據(jù)。

3）構(gòu)建信息管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是采用紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行保存管理，這在查找、統(tǒng)計(jì)及分析時(shí)非常不便，隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位可以建立線(xiàn)上人才檔案管理程序，既可以有序管理人員檔案又能方便對(duì)檔案資料信息進(jìn)行及時(shí)的更新整合，大大提升了人事檔案管理的工作效率。在人事檔案管理系統(tǒng)中，可以讓信息技術(shù)部門(mén)對(duì)檔案管理人員開(kāi)通工作權(quán)限，將管理人員與用戶(hù)加以區(qū)分，這樣不僅管理人員可以對(duì)人事檔案相關(guān)信息進(jìn)行錄入，員工也可以以個(gè)人名義登錄系統(tǒng)，將個(gè)人信息進(jìn)行更新或查閱人事信息。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著現(xiàn)代人力資源管理理念不斷深化，人事檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題與不足逐漸顯露出來(lái)。為了更好地利用人事檔案，則必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，對(duì)人事檔案管理工作加以?xún)?yōu)化，進(jìn)行積極的創(chuàng)新與完善，從而使人事檔案管理工作更好地為人力資源管理工作進(jìn)行服務(wù)，進(jìn)一步推動(dòng)人力資源優(yōu)化配置。

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作者簡(jiǎn)介

馬汝芳（1971-），女，山東濱州人，本科，研究方向：檔案管理。