范文華

摘要：若要落實(shí)檔案信息資源管理工作，使檔案利用率與安全性得到保障。一方面需積極引入信息化平臺(tái)，推動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型進(jìn)程，構(gòu)建更專(zhuān)業(yè)的檔案管控平臺(tái);另一方面，還需結(jié)合檔案管理需求提供適宜的管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理流程的監(jiān)督，并做好安全防護(hù)措施，以便使檔案信息資源管理效果得到保障。本文基于檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)展開(kāi)分析，在明確管理問(wèn)題與解決對(duì)策同時(shí)，期望能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案信息資源管理體系的構(gòu)建提供良好參照。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;信息資源;管控對(duì)策

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展與完善，城市檔案體系也得到了越來(lái)越多行業(yè)與部門(mén)的關(guān)注。其中，若是檔案信息資源管理存在缺陷，不但會(huì)嚴(yán)重影響檔案管控的效率性，使檔案資源的利用率難以提高，使檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值難以體現(xiàn)，而且受保護(hù)機(jī)制的欠缺，也極易造成檔案資料泄露與損壞等風(fēng)險(xiǎn)，使相關(guān)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)權(quán)益難以保障。因此，如何加強(qiáng)檔案信息資源管理，使檔案運(yùn)用效果更可控，便需要得到管理人員的著重關(guān)注。

一、檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)

首先，信息化平臺(tái)能夠借助計(jì)算機(jī)軟件提供更便于操控的數(shù)據(jù)平臺(tái)，通過(guò)關(guān)鍵詞與索引系統(tǒng)的運(yùn)用，能夠顯著提高檔案管理效率;其次，基于網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，也能提供集成化的檔案資源共享渠道，使檔案資源的利用率得到顯著提升，充分發(fā)揮檔案潛在價(jià)值，同時(shí)通過(guò)信息傳遞渠道，也能夠使檔案?jìng)鬏數(shù)男市耘c安全性得到提升。

二、檔案信息資源管理現(xiàn)狀

1.? 信息歸檔存在問(wèn)題

從檔案管理歷史角度來(lái)看，紙質(zhì)檔案信息資源管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)要求雖然相對(duì)完善，能夠保證基本的檔案管理需求，但是在現(xiàn)代檔案管理環(huán)境下，紙質(zhì)檔案的管控效率與容量卻遠(yuǎn)不及要求水準(zhǔn)。因此，目前我國(guó)傳統(tǒng)檔案信息資源正在逐漸向信息化轉(zhuǎn)型，但受到管理流程與模式的改變，多數(shù)檔案信息資源歸檔在管控方面都存在缺陷，極易造成以下問(wèn)題：（1）檔案不及時(shí)。受專(zhuān)業(yè)局限性的影響，多數(shù)技術(shù)人員在技術(shù)資料存檔過(guò)程中，并不會(huì)重視檔案內(nèi)容的歸類(lèi)問(wèn)題，而管理人員在技術(shù)檔案知識(shí)欠缺的情況下，也極易造成檔案管理缺失等問(wèn)題，使檔案后續(xù)使用不便;（2）價(jià)值認(rèn)識(shí)不清。信息化平臺(tái)為檔案管理工作提供了資源更豐富從采集渠道，但受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、檔案渠道等因素影響，檔案在價(jià)值性方面存在明顯差異，這導(dǎo)致許多無(wú)價(jià)值的檔案極易混入檔案系統(tǒng)內(nèi);（3）歸檔不規(guī)范：目前電子檔案管理對(duì)檔案格式、內(nèi)容、名稱(chēng)、文件夾等設(shè)置方面都欠缺統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，這導(dǎo)致檔案管理水準(zhǔn)很難得到應(yīng)有的保障，也極易造成檔案資源管理混亂等問(wèn)題出現(xiàn)。

2.? 信息安全面臨挑戰(zhàn)

信息化平臺(tái)雖然能夠?yàn)闄n案管理人員提供更便于操作平臺(tái)，使檔案整體管理效率與利用率得到顯著提升，但是受外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等因素影響，也極易受到黑客或病毒的襲擊，最終使檔案資源受損或泄露，對(duì)相關(guān)產(chǎn)業(yè)造成極為惡劣的影響。而從安全防護(hù)角度來(lái)看，我國(guó)目前檔案管理平臺(tái)普遍存在防護(hù)體系缺失與事后補(bǔ)救能力不足等問(wèn)題。

三、檔案信息資源管理對(duì)策

1.? 加強(qiáng)檔案資源的整合

針對(duì)科技檔案管理中存在的歸檔問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)借助信息化的技術(shù)和硬件加強(qiáng)檔案資源的系統(tǒng)化整合，推動(dòng)檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。首先，著力進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，從價(jià)值、時(shí)效、保存期限等多個(gè)維度對(duì)科技檔案進(jìn)行分類(lèi)，有針對(duì)性的進(jìn)行數(shù)字化工作，為科技檔案的歸檔和整理打下基礎(chǔ);其次，結(jié)合檔案信息化建設(shè)不斷完善科技檔案資源庫(kù)，根據(jù)科技檔案的數(shù)字化完成度制定歸檔計(jì)劃，保障價(jià)值高、時(shí)效短的檔案資源能夠第一時(shí)間歸檔到資源庫(kù)內(nèi)，保證其后續(xù)的開(kāi)發(fā)和利用;最后，管理人員需站在檔案管理角度判斷適宜的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范，在文件名、存儲(chǔ)格式、存儲(chǔ)位置、關(guān)鍵詞、檔案價(jià)值等內(nèi)容的管控上持續(xù)細(xì)化，確保所有檔案類(lèi)型都能夠在短時(shí)間內(nèi)存儲(chǔ)至合理的位置，并能夠便于后續(xù)檔案調(diào)用與使用，以便使檔案資源管理水準(zhǔn)得到應(yīng)有保障。

2.? 融入統(tǒng)籌管理意識(shí)

提高檔案資源管理的有效性，還要形成完善的檔案管理體系，創(chuàng)新應(yīng)用科學(xué)化的檔案管理方法，強(qiáng)調(diào)在相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)下，構(gòu)建檔案資源管理的豐富內(nèi)涵，能夠從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度對(duì)檔案資源進(jìn)行規(guī)劃，并且形成第三方檔案管理體系。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化檔案資源管理人才的建設(shè)，注重提供優(yōu)質(zhì)的信息化檔案管理人才，有效組織開(kāi)展具體的信息資源管理業(yè)務(wù)。其次，注重健全檔案管理設(shè)施設(shè)備，開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)的信息資源管理系統(tǒng)，全面加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施的配置，明確檔案管理設(shè)備的更新計(jì)劃，按照現(xiàn)階段檔案管理需要和中長(zhǎng)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行專(zhuān)業(yè)數(shù)字化設(shè)備的配制，圍繞著分布式數(shù)據(jù)信息管理進(jìn)行專(zhuān)業(yè)檔案設(shè)備的更新，從而滿足基層單位開(kāi)展信息化檔案信息資源管理的業(yè)務(wù)需要，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3.? 構(gòu)建信息支撐平臺(tái)

軟、硬件相互支持是做好檔案信息化管理的一個(gè)先決條件，使用性能優(yōu)良、質(zhì)量可靠的配套設(shè)備和硬件設(shè)備的同時(shí)，自行開(kāi)發(fā)或引進(jìn)設(shè)計(jì)通用的信息管理軟件，把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案信息化管理結(jié)合起來(lái)，同時(shí)還要增加信息的儲(chǔ)存量和檔案的儲(chǔ)存量，提高綜合的開(kāi)發(fā)能力，實(shí)現(xiàn)一體化，形成信息管理網(wǎng)絡(luò)，以此來(lái)保證信息的完整性。

4.? 完善檔案安全管控平臺(tái)

在檔案的信息化過(guò)程當(dāng)中，隨著電子技術(shù)的參與，越來(lái)越多的工作可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，因此注重檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全性是十分必要的。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)安全措施，檔案管理人員也應(yīng)該提高警惕，采取防范措施包括數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等，避免和減少黑客對(duì)信息系統(tǒng)的危害。落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。為了保證硬件設(shè)備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設(shè)備，檢查服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行狀態(tài)。完善數(shù)據(jù)備份，避免由于外界條件的變化而造成的數(shù)據(jù)的損失或者丟失。重視網(wǎng)絡(luò)安全，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上可以設(shè)置在線報(bào)警系統(tǒng)，并且及時(shí)處理網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，強(qiáng)化防火墻等措施來(lái)確保檔案信息應(yīng)用的安全性。相關(guān)的技術(shù)人員要設(shè)置用戶使用權(quán)限，避免用戶越權(quán)限的操作行為，落實(shí)身份認(rèn)證工作。

5.? 提升檔案信息服務(wù)水準(zhǔn)

在信息化背景下，科技檔案信息資源得以豐富，開(kāi)發(fā)和利用的渠道也進(jìn)一步拓展。針對(duì)科技檔案利用不足的問(wèn)題，應(yīng)首先運(yùn)用信息化建設(shè)的成果和新興技術(shù)創(chuàng)新傳統(tǒng)科技檔案的利用，扭轉(zhuǎn)“重保管輕利用”的思想，將傳統(tǒng)科技檔案的靜態(tài)服務(wù)逐漸發(fā)展住現(xiàn)代化的動(dòng)態(tài)服務(wù)。如在科技館設(shè)置終端設(shè)備，利用VR技術(shù)增強(qiáng)參觀者的視聽(tīng)體驗(yàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案信息資源管理工作的有效落實(shí)，既能夠根據(jù)我國(guó)檔案應(yīng)用需求提供適宜的管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息資源的管理水準(zhǔn)與效率得到提升，同時(shí)憑借信息化平臺(tái)，也能夠提高檔案共享效率性，使檔案管理規(guī)范化進(jìn)程更可控。故而，在論述如何加強(qiáng)檔案信息資源管理期間，必須明確檔案管理面臨的問(wèn)題，并提供有效的技術(shù)解決措施，以便使檔案信息資源管理水準(zhǔn)得到持續(xù)化的保障。

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