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        辦公室自動化中計算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用探索

        2020-10-12 13:02:38楊作才
        科學(xué)與信息化 2020年20期
        關(guān)鍵詞:信息處理技術(shù)應(yīng)用探索計算機(jī)

        楊作才

        摘 要 計算機(jī)信息技術(shù)已成為人們生產(chǎn)和生活中不可缺少的重要技術(shù),對于我國企業(yè)單位的辦公自動化發(fā)展具有重要作用。本文探討計算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動化中的具體應(yīng)用,并研究其未來的發(fā)展趨勢,推動辦公室自動化進(jìn)一步發(fā)展。

        關(guān)鍵詞 辦公室自動化;計算機(jī);信息處理技術(shù);應(yīng)用探索

        隨著現(xiàn)代社會信息交流頻率的增加,辦公室信息處理方式也由傳統(tǒng)向新型的方向升級。傳統(tǒng)的信息處理方式難以處理龐大冗雜的信息,通過計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)等手段可以有效處理數(shù)據(jù),避免出現(xiàn)信息記錄錯誤的失誤,從而提高工作效率和工作質(zhì)量,減少人工操作消耗的人力、物力。辦公自動化和數(shù)字化的普及使計算機(jī)技術(shù)在其中也得到廣泛的發(fā)展,并在辦公室自動化信息處理中發(fā)揮高效的作用。

        1計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公室自動化中的應(yīng)用

        1.1 健全辦公自動化管理體制

        現(xiàn)代企業(yè)單位在計算機(jī)軟件技術(shù)方面的資金投入較小,最主要的原因是辦公自動化計算機(jī)信息處理技術(shù)無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,從多數(shù)單位對計算機(jī)硬件和軟件的投入可以看出,計算機(jī)操作者掌握的計算機(jī)信息處理技術(shù)無法就難點(diǎn)問題進(jìn)行處理,從而導(dǎo)致降低了工作效率。企業(yè)單位不夠重視計算機(jī)信息處理技術(shù),內(nèi)部計算機(jī)操作人員計算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用水平較低,對計算機(jī)技術(shù)的重要程度認(rèn)識不夠,在計算機(jī)應(yīng)用軟件的選擇中,對計算機(jī)在國內(nèi)的實際需求不夠了解,而且由于國內(nèi)的研發(fā)軟件較為昂貴,導(dǎo)致大多數(shù)管理者僅關(guān)注價格而忽視軟件的實際應(yīng)用。企業(yè)單位管理者必須充分認(rèn)識到計算機(jī)處理技術(shù)的重要性,從實際出發(fā),選擇合適的應(yīng)用軟件推動辦公自動化的進(jìn)程。

        1.2 強(qiáng)化辦公自動化管理

        企業(yè)單位計算機(jī)信息技術(shù)的相關(guān)人員的綜合素質(zhì)有待提升,相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)通過定期的培訓(xùn)縮小基礎(chǔ)差異。企業(yè)單位計算機(jī)辦公人員普遍存在計算機(jī)水平不夠的問題,極大程度阻礙了辦公室自動化進(jìn)程。為了轉(zhuǎn)化辦公室自動化的成果,實現(xiàn)企業(yè)單位辦公自動化的有利發(fā)展環(huán)境,需要辦公室計算機(jī)相關(guān)人員與時俱進(jìn),提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。傳統(tǒng)的辦公模式難以長期保存積累的資料,無法有效利用相關(guān)的信息,造成資源的浪費(fèi)和工作效率的降低,采用計算機(jī)辦公軟件實現(xiàn)企業(yè)相關(guān)信息的搜集、存儲,可以幫助工作人員更快、更高效地獲取相關(guān)信息,為公司辦公進(jìn)程的發(fā)展提供有力支持。

        1.3 實現(xiàn)文檔自動化管理

        通過計算機(jī)信息技術(shù)對各類信息進(jìn)行收發(fā)整理,極大程度提供工作效率和簡化工作流程。就單位辦公檔案管理而言,檔案管理人員通過計算機(jī)信息處理技術(shù)根據(jù)實際的工作需求設(shè)置工作流程,對于檔案的使用情況和使用后出現(xiàn)的變動進(jìn)行技術(shù)的保存,為下次使用提供方便。檔案管理人員收到檔案后,要在計算機(jī)做好相關(guān)檔案信息登記表,并將其發(fā)送給相關(guān)人員,并對保密級別文件設(shè)置查詢權(quán)限,確保文檔信息不會被盜用。在整個文檔管理過程中,計算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)了文檔自動化管理,由于傳統(tǒng)的辦公模式受到一定條件的局限,使用計算機(jī)技術(shù)可以取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔,構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺以優(yōu)化辦公環(huán)境,形成高效的信息交流中心,提高辦公業(yè)務(wù)、信息交流的效率[1]。

        1.4 加快工作流程自動化進(jìn)度

        大多數(shù)企業(yè)單位對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)較為熟悉,而且在實際工作中大力推動計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用,這是現(xiàn)代企業(yè)單位為了自身發(fā)展需求對社會發(fā)展的適應(yīng)。企業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建信息交流平臺為了幫助企業(yè)單位內(nèi)部員工及時了解單位動態(tài),并協(xié)調(diào)各部門資源,實時監(jiān)控整體辦公流程,確保辦公整體流程處于穩(wěn)定狀態(tài),使企業(yè)單位建立良好的形象。企業(yè)借助計算機(jī)軟件技術(shù)可以實時掌握最新的有價值性的信息,及時了解行業(yè)的最新動態(tài),為企業(yè)單位進(jìn)行決策提供相關(guān)參考依據(jù),提高企業(yè)單位內(nèi)部的辦公效率。

        1.5 實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻辦公

        為了滿足企業(yè)單位各項工作的實際需求,辦公自動化系統(tǒng)結(jié)合信息處理技術(shù)、視頻技術(shù)可以降低企業(yè)單位員工與領(lǐng)導(dǎo)交流的難度,增強(qiáng)雙方互動的需求。員工可以在平臺上結(jié)合自身的工作狀況、工作難題將自身的想法向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行交流,領(lǐng)導(dǎo)人員及時反饋意見,從而提高企業(yè)單位員工的工作效率。在線視頻技術(shù)的應(yīng)用,可以減少資源的浪費(fèi),避免出現(xiàn)信息流失的問題,使得信息操作和信息技術(shù)使用價值的提高,有利于企業(yè)單位辦公自動化發(fā)展進(jìn)程進(jìn)一步加快。

        1.6 RIA技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

        企業(yè)單位員工在RIA技術(shù)的應(yīng)用中,根據(jù)自身的工作內(nèi)容選擇操作身份,登錄并注冊系統(tǒng)。辦公處理模塊的設(shè)計一般會設(shè)定公文處理系統(tǒng),通過單獨(dú)操作和審批補(bǔ)充,對各項任務(wù)進(jìn)行審批處理,從而提高工作效率。公文審批模塊需要相關(guān)人員完成操作文件填寫后,按照公文的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理,并根據(jù)實際的需求進(jìn)行文件資源審批,促進(jìn)員工工作效率的提高。RIA技術(shù)的融入可以幫助員工通過反饋模板反饋處理各類信息,提高系統(tǒng)處理的效率,滿足員工和領(lǐng)導(dǎo)處理各項工作的需求。

        2辦公自動化的發(fā)展方向

        2.1 實現(xiàn)無線辦公環(huán)境

        網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋提升了網(wǎng)絡(luò)的利用效率,使網(wǎng)絡(luò)辦公的新型辦公模式取代傳統(tǒng)的辦公模式,進(jìn)一步提高了企業(yè)單位辦公效率。員工隨時隨地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公,不受時間、地點(diǎn)的約束。為了企業(yè)單位辦公信息的安全,技術(shù)部門應(yīng)該根據(jù)使用權(quán)限設(shè)置應(yīng)用等級,提高企業(yè)單位辦公效率的同時,保證網(wǎng)絡(luò)辦公的安全性,為優(yōu)化辦公環(huán)境提高有利條件。

        2.2 辦公軟件的個性化

        目前的計算機(jī)處理技術(shù)在企業(yè)單位的辦公應(yīng)用中還存在一定的問題,最大的問題就是個性化不足。由于辦公軟件在功能上大致相同,但公司對辦公軟件的需求是不同的,公司采購軟件后,無法有效利用軟件的大部分功能。因此,在對辦公軟件進(jìn)行設(shè)計時,應(yīng)該實行軟件的個性化,提高不同企業(yè)單位對自動化辦公軟件的使用價值,根據(jù)不同客戶的實際需求進(jìn)行軟件設(shè)計,確保軟件的應(yīng)用滿足企業(yè)單位是實際需求[2]。

        3結(jié)束語

        計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用,可以為企業(yè)單位實現(xiàn)信息管理的完善提供有力支持。充分發(fā)揮計算機(jī)信息技術(shù)的使用效率,構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺,實時掌握行業(yè)的最新動態(tài),為企業(yè)單位決策提供可供參考的依據(jù),推動企業(yè)單位辦公自動化效率進(jìn)一步的提高。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 李菲.計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公室自動化中的應(yīng)用[J].數(shù)字通信世界,2018(11):173.

        [2] 楊威.試論辦公室自動化中計算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用[J].數(shù)碼世界,2020(2):37.

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