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        淺談高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理與開發(fā)利用

        2020-10-09 04:00:53周銀珠
        教育教學(xué)論壇 2020年37期
        關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案管理

        [摘 要] 教學(xué)檔案是衡量教學(xué)水平和教學(xué)管理質(zhì)量的重要標(biāo)志,是高校各類教學(xué)評(píng)估或認(rèn)證指標(biāo)體系的重要憑證。高校二級(jí)學(xué)院在教學(xué)檔案管理意識(shí)、管理制度、管理隊(duì)伍、開發(fā)利用上,仍存在一些不足之處。針對(duì)這些問題提出改進(jìn)意見,旨在提升二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理質(zhì)量和開發(fā)利用水平。

        [關(guān)鍵詞] 高校二級(jí)學(xué)院;教學(xué)檔案;管理

        [基金項(xiàng)目] 2016年度寧德師范學(xué)院校級(jí)科研項(xiàng)目“系級(jí)教學(xué)檔案及其數(shù)字管理體系構(gòu)建”(2016Q31)

        [作者簡介] 周銀珠(1986—),女,福建寧德人,碩士,寧德師范學(xué)院生命科學(xué)學(xué)院助理研究員,主要從事高校教學(xué)管理工作。

        [中圖分類號(hào)] G472.4? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A? ? [文章編號(hào)] 1674-9324(2020)37-0021-02? ? [收稿日期] 2020-04-02

        引言:教學(xué)檔案是指在教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理、教學(xué)改革與研究中,直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料的總和[1]。教學(xué)檔案是教學(xué)運(yùn)行、管理和建設(shè)的客觀記錄,真實(shí)地反映了二級(jí)學(xué)院教學(xué)的發(fā)展軌跡,是衡量教學(xué)水平和教學(xué)管理質(zhì)量的重要標(biāo)志;也是教育部普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作評(píng)估、學(xué)位點(diǎn)授權(quán)評(píng)估、中華工程教育學(xué)會(huì)(IEET)認(rèn)證、師范類專業(yè)認(rèn)證等各類評(píng)估認(rèn)證的重要憑證;管理好教學(xué)檔案還有助于二級(jí)學(xué)院從以往的教學(xué)工作中發(fā)現(xiàn)問題,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),有針對(duì)性地進(jìn)行教學(xué)監(jiān)控和改革,促進(jìn)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)和發(fā)展。高校實(shí)行二級(jí)管理后,教學(xué)檔案的管理重心放到了二級(jí)學(xué)院,教學(xué)檔案涉及環(huán)節(jié)多,來源分散,種類繁雜,因此二級(jí)學(xué)院必須重視教學(xué)檔案建設(shè),實(shí)行規(guī)范化管理,同時(shí)創(chuàng)新管理模式,促進(jìn)教學(xué)檔案的開發(fā)利用。

        一、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

        (一)缺乏管理意識(shí)

        隨著參與的評(píng)估、認(rèn)證的增加,二級(jí)學(xué)院對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)、利用在與日俱增。但從實(shí)際狀況來看,從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到教職員工普遍把教學(xué)工作放在第一位,忽略了日常工作中教學(xué)檔案的收集整理,檔案意識(shí)薄弱,規(guī)范管理教學(xué)檔案的概念很模糊,學(xué)院沒有專門教學(xué)檔案室或建設(shè)不全,日常教學(xué)工作產(chǎn)生的教學(xué)檔案沒能及時(shí)正確地進(jìn)行保存、收集,部分教學(xué)原始材料長時(shí)間分散在一線教師、各專業(yè)教研室、相關(guān)科室辦公室中。此外,伴隨數(shù)字化校園的建設(shè),大量的電子形式教學(xué)檔案,單個(gè)隨機(jī)地散存于辦公室或教師個(gè)人的電腦中,很容易隨著時(shí)間、人員調(diào)動(dòng)而導(dǎo)致資料丟失或不全。

        (二)缺失管理制度

        《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定教學(xué)類檔案按《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》[(87)教辦字016號(hào)]的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,而《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》中某些小類存在著指代不明、相對(duì)比較籠統(tǒng)、沒有明確規(guī)定到具體名稱等現(xiàn)象[2]。部分二級(jí)學(xué)院是通過教學(xué)評(píng)估或認(rèn)證來集中整理檔案資料,在實(shí)際管理中,對(duì)教學(xué)檔案的重要性、檔案管理人員的職責(zé)沒有明確的規(guī)定,同時(shí)對(duì)教學(xué)檔案管理工作怎樣開展,如何積累與收集,如何規(guī)范化分類與保存,如何管理與使用等缺乏相應(yīng)的制度做指導(dǎo)和保障。

        (三)缺乏專業(yè)管理人員

        受人員編制所限,二級(jí)學(xué)院大多沒有配備專職的教學(xué)檔案管理人員,教學(xué)檔案管理工作多由學(xué)院教學(xué)秘書兼任,教學(xué)檔案管理人員很少屬于檔案學(xué)或文秘專業(yè),缺乏檔案管理的培訓(xùn),隊(duì)伍不穩(wěn)定,業(yè)務(wù)水平低,加之本職工作任務(wù)繁重,工作比較被動(dòng),從而嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案收集與管理質(zhì)量。

        (四)開發(fā)利用不足

        教學(xué)檔案真實(shí)客觀地反映了教學(xué)情況,是以往教學(xué)和管理工作的重要憑證,它有助于了解二級(jí)學(xué)院的歷史,是二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作及各項(xiàng)決策的重要參考。目前多數(shù)二級(jí)學(xué)院僅將教學(xué)檔案作為一種資料保存,除教學(xué)評(píng)估外,僅為學(xué)生就業(yè)、留學(xué),教師職稱晉升等提供憑證,教學(xué)檔案開發(fā)處于原始狀態(tài),利用率很低;且檔案查找、數(shù)據(jù)檢索主要靠人工進(jìn)行,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,教學(xué)檔案管理和開發(fā)利用數(shù)字化建設(shè)意識(shí)淡薄。

        二、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施

        (一)強(qiáng)化檔案意識(shí),配齊設(shè)備及管理人員

        為了確保二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作有效開展,首要的就是強(qiáng)化全體教職員工檔案意識(shí),提升管理能力,在全體教師和工作人員中開展檔案業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和交流活動(dòng),加強(qiáng)理論水平和實(shí)踐能力。此外,建議學(xué)院加大經(jīng)費(fèi)投入,依據(jù)相關(guān)檔案管理要求,如檔案室要防止日光直射,溫度保持在14℃—24℃,濕度保持在45%RH—60%RH之間等[3],配齊設(shè)施設(shè)備,成立專門教學(xué)檔案室;盡可能配備專職教學(xué)檔案管理人員,負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、整理及管理工作,并多渠道提升教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

        (二)加強(qiáng)制度建設(shè),實(shí)施規(guī)范化管理

        二級(jí)學(xué)院需要結(jié)合自身實(shí)際情況,建立教學(xué)檔案管理制度,使教學(xué)檔案管理工作有章可循。建立二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的實(shí)體分類,科學(xué)地對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類管理、立卷歸檔;建立教學(xué)檔案管理辦法,明確責(zé)任分工,建立健全二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的長效機(jī)制。

        1.教學(xué)檔案實(shí)體分類。確定二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案范圍,建立教學(xué)檔案分類目錄是二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案制度建設(shè)的第一步??赏ㄟ^簡單易懂、指向明確的詞匯建立教學(xué)檔案分類目錄,對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行的標(biāo)簽化、規(guī)范化管理,以寧德師范學(xué)院為例,采用三級(jí)分類編目,分類編號(hào)采用四層隸屬編號(hào)法,并劃分不同的保存時(shí)間。

        一級(jí)類目為基本框架,用三個(gè)簡稱字母表示,可分為師資隊(duì)伍建設(shè)(JXT)、專業(yè)建設(shè)(JXS)、課程建設(shè)(JXC)、教材建設(shè)和選用(JXM)、實(shí)踐教學(xué)(JXP)、圖書資料建設(shè)(JXB)、教學(xué)管理(JXA)、教學(xué)評(píng)價(jià)和質(zhì)量監(jiān)控(JXE)、教學(xué)研究與教學(xué)改革(JXR)、學(xué)風(fēng)建設(shè)(JXL);第二級(jí)、三級(jí)類目可結(jié)合學(xué)院及專業(yè)特點(diǎn)依次展開設(shè)置,用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí);并用1位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)盒號(hào)。例如,某一教學(xué)檔案盒編號(hào)為JXA0102-3,其中“JXA”為一級(jí)類目代號(hào)(如教學(xué)管理),“01”為二級(jí)類目流水號(hào)(如教學(xué)運(yùn)行管理),“02”為三級(jí)類目流水號(hào)(如授課計(jì)劃),“3”為盒號(hào)流水號(hào)(范圍為1-N)。

        教學(xué)檔案的保存期限按檔案材料的利用價(jià)值來界定,分為永久保存和定期保存,定期保存分為長期和短期。有長期利用價(jià)值的如學(xué)院發(fā)展建設(shè)、師生名冊(cè)、學(xué)生成績、學(xué)位授予等應(yīng)永久保存;在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的如學(xué)院重大實(shí)踐成果、人才培養(yǎng)等應(yīng)長期保存;在現(xiàn)階段內(nèi)具有利用價(jià)值的如試卷、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)報(bào)告、課程表等作短期保存。

        2.教學(xué)檔案的收集、整理及規(guī)范化管理。為防止檔案資料的流失,保證教學(xué)檔案的完整、有效,二級(jí)學(xué)院要將教學(xué)檔案建設(shè)列入教學(xué)日常管理工作中,教學(xué)檔案的收集、整理做到“三納入”,即納入教師、工作人員的職責(zé)范圍,納入學(xué)院的規(guī)劃和計(jì)劃,納入管理制度;教學(xué)檔案的管理實(shí)行“四同步”,即開展教學(xué)安排、檢查、分析及驗(yàn)收相關(guān)工作時(shí)同步開展安排、檢查、分析及驗(yàn)收教學(xué)檔案工作[4];并建立管理人員的考核評(píng)價(jià)制度和激勵(lì)機(jī)制。

        3.加快信息化進(jìn)程,加強(qiáng)教學(xué)檔案的開發(fā)利用。教學(xué)檔案工作的目的是開發(fā)、利用檔案,以便更好地服務(wù)于師生員工,服務(wù)于教學(xué)活動(dòng)和人才培養(yǎng)。隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,高校的教育和管理技術(shù)也隨之不斷提升和創(chuàng)新,這就要求二級(jí)學(xué)院不斷創(chuàng)新教學(xué)檔案管理模式,重視數(shù)字化教學(xué)檔案的收集,建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫,引入教學(xué)檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,且可與學(xué)校其他教學(xué)信息管理系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)校內(nèi)多種信息資源共建共享,進(jìn)一步提升教學(xué)檔案的檢索和有效利用[5]。

        教學(xué)檔案在提升高校二級(jí)學(xué)院管理水平、教學(xué)質(zhì)量中有著不可或缺的重要作用,是二級(jí)學(xué)院建設(shè)的重要內(nèi)容。二級(jí)學(xué)院應(yīng)不斷創(chuàng)新教學(xué)檔案管理理念,引進(jìn)先進(jìn)管理模式,采取各種措施,提高教學(xué)檔案的管理水平和利用價(jià)值。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉蕊,等.關(guān)于教學(xué)檔案規(guī)范化管理的探索[J].榆林學(xué)院學(xué)報(bào),2012(4):79-80.

        [2]李斌兵.高校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案管理探討[J].大學(xué)教育,2018(8):192-194.

        [3]王雅新.高校二級(jí)學(xué)院電子與紙質(zhì)教學(xué)檔案管理規(guī)范化研究[J].中國管理信息化,2016(14):166-167.

        [4]荊振勤,賈樹梅.論高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理中存在的問題與對(duì)策[J].晉中學(xué)院學(xué)報(bào),2010(06):118-120.

        [5]徐春曉.高校二級(jí)學(xué)院教育教學(xué)檔案管理模式分析與探索[J].教育文化,2018(31):91-92.

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