劉露

摘? 要：我國(guó)各級(jí)檔案館允許公眾承擔(dān)檔案錄入、校對(duì)、檔案展覽等工作，但參與度和積極性不高。為了解國(guó)外社會(huì)力量在檔案事業(yè)的參與情況，以NARA公民檔案員項(xiàng)目為基礎(chǔ)，從任務(wù)選題、任務(wù)設(shè)置、任務(wù)講解等方面分析項(xiàng)目的主要特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上結(jié)合我國(guó)檔案工作實(shí)際情況，從加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)、建立激勵(lì)機(jī)制等方面為我國(guó)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)公眾有效參與提供借鑒。

關(guān)鍵詞：公眾參與;公民檔案員;美國(guó)

Abstract： Archives at all levels in our country allow the public to undertake such tasks as record entry， proofreading， and archive exhibition， but their participation and enthusiasm are not high. In order to understand the participation of social forces in foreign archival work， based on the NARA citizen archivist project， the main characteristics of the project are analyzed from the aspects of task selection， task setting， and task explanation. On this basis， combined with the actual situation of my country's archival work， it provides references for my country's archival undertakings to achieve effective public participation in terms of strengthening archival resource development and establishing incentive mechanisms.

Keywords： Public participation; Citizen Archivists; USA

1 美國(guó)“公民檔案員”項(xiàng)目概況（American Citizen Archivist）

在美國(guó)NARA的檔案管理實(shí)踐中，公眾可以參與到檔案著錄、整理、內(nèi)容補(bǔ)充、數(shù)字化等事務(wù)中，其中最具有代表性的就是公民檔案工作者（Citizen archivist）項(xiàng)目。[1]“Citizen archivist”是根據(jù)美國(guó)國(guó)家航空航天局（NASA）“Citizen scientists”（公民科學(xué)家）的提法而提出的。[2]NASA鼓勵(lì)科學(xué)愛(ài)好者或其他外部非專(zhuān)業(yè)科學(xué)家廣泛參與科學(xué)研究活動(dòng)，鼓勵(lì)他們參與收集、分析、處理數(shù)據(jù)，分享鳥(niǎo)類(lèi)觀(guān)察日記等任務(wù)，幫助科學(xué)研究破解難題。[3]2010年4月時(shí)任美國(guó)國(guó)家檔案館館長(zhǎng)David S. Ferriero在博客上提到“公民檔案工作者”概念，并表達(dá)了對(duì)“公民檔案工作者”項(xiàng)目的期待，北美鳥(niǎo)類(lèi)物候?qū)W計(jì)劃在公民科學(xué)家的參與下，完成了228479只鳥(niǎo)類(lèi)遷徙卡的轉(zhuǎn)錄，為開(kāi)展“公民檔案工作者”項(xiàng)目提供了借鑒。

2010年7月，美國(guó)國(guó)家檔案館開(kāi)通“our Archives”維基網(wǎng)站[4]，2010年10月至2011年6月總點(diǎn)擊量為115312次，公眾參與編輯數(shù)量總共達(dá)1863次。公眾通過(guò)網(wǎng)絡(luò)相簿分享檔案的次數(shù)每月不斷增加，2010年10月僅上傳9張照片，到2011年6月僅一個(gè)月就上傳332張照片。[5]2011年美國(guó)國(guó)家檔案館開(kāi)通Citizen archivist Dashboard平臺(tái)，公眾在兩周內(nèi)為1000多頁(yè)手稿添加注釋和標(biāo)簽。[6]

2012年1月公眾對(duì)歷史手稿進(jìn)行謄錄，僅兩周就收到1000多頁(yè)謄錄副本，其中包括奴隸逃跑事件記錄、總統(tǒng)記錄、選舉請(qǐng)?jiān)笗?shū)等檔案。[7]該項(xiàng)目于2012年獲得“年度政府最佳創(chuàng)新實(shí)踐獎(jiǎng)”。

2 美國(guó)公民檔案員項(xiàng)目中公眾參與的特點(diǎn)

2.1 任務(wù)選題大眾化

公民檔案員項(xiàng)目將資源分為三個(gè)部分并定期更新。一是按照專(zhuān)題分布。截至2020年5月10日，該項(xiàng)目開(kāi)設(shè)了總統(tǒng)圖書(shū)館之旅、富蘭克林·羅斯福1898-1945年演講稿記錄、康涅狄格巡回法院和地方法院對(duì)阿米斯塔德號(hào)案件的數(shù)字化記錄、1958年在伊拉克革命中喪生的國(guó)王費(fèi)薩爾二世在紐約的資產(chǎn)檔案、1937至1948年受田納西河流域管理局水電開(kāi)發(fā)項(xiàng)目影響的移民家庭調(diào)查和人口調(diào)整記錄材料、阿拉斯加公路委員會(huì)材料、1942-1963美國(guó)杰出飛行十字勛章等榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)索引卡片、1861-1867在費(fèi)城斯庫(kù)爾基爾工作的信件等專(zhuān)題。

二是利用文件資源管理器以可視化方式呈現(xiàn)。截至2020年4月，共有103，683，462份數(shù)字掃描件、11，472，232，108個(gè)文本頁(yè)面。該工具對(duì)館藏檔案進(jìn)行編號(hào)后以列表或視圖形式呈現(xiàn)并每月更新一次。

三是美國(guó)歷史事件相關(guān)的特色文件，包括總統(tǒng)哈里·杜魯門(mén)日常工作表、1964年8月東京灣事件總統(tǒng)決議、奧斯瓦爾德的筆記等。NARA將這些任務(wù)分為初級(jí)、中級(jí)和高級(jí)難度，并以可視化方式呈現(xiàn)給參與者，方便參與者結(jié)合自身實(shí)際情況選擇活動(dòng)形式。

該項(xiàng)目發(fā)布的任務(wù)多與社會(huì)熱點(diǎn)結(jié)合，比如名人演講、總統(tǒng)圖書(shū)館等，能夠激發(fā)群眾興趣，吸引更多的社會(huì)公民參與到項(xiàng)目中任務(wù)中來(lái)。

2.2 參與渠道和任務(wù)設(shè)置多樣化

參與渠道方面，公眾除了可以通過(guò)NARA網(wǎng)站的公民檔案工作者入口參與以外，還可以通過(guò)其他相關(guān)檔案網(wǎng)站、政府挑戰(zhàn)賽網(wǎng)站、臉書(shū)、網(wǎng)絡(luò)相簿、微博客、維基百科等渠道參與。任務(wù)分散在官方網(wǎng)站和不同社交媒體平臺(tái)，允許公眾選擇自己喜歡或熟悉的渠道進(jìn)入，不局限于國(guó)家檔案館網(wǎng)站，選擇多樣化。

任務(wù)設(shè)置方面，NARA提供添加標(biāo)簽、轉(zhuǎn)錄、翻譯視頻影像、編輯檔案條目等方式。參與前需要在網(wǎng)站或?qū)?yīng)社交媒體上注冊(cè)賬戶(hù)，登錄后即可參與。對(duì)參與者能力的要求由具體任務(wù)的性質(zhì)和難度決定，參與者可以根據(jù)自身水平和能力選擇合適的任務(wù)。主要類(lèi)型有：

第一，貼標(biāo)簽。即為某份文本文件或圖片添加關(guān)鍵詞、術(shù)語(yǔ)、標(biāo)簽等描述信息，為視頻添加人名、位置或其他視頻中可見(jiàn)的細(xì)節(jié)信息，增加信息完整性，方便下一個(gè)用戶(hù)檢索。

第二，轉(zhuǎn)錄。文字識(shí)別（OCR）技術(shù)對(duì)手寫(xiě)體很難識(shí)別，公民檔案員項(xiàng)目鼓勵(lì)普通民眾對(duì)包含郵票、表格、圖表的文檔或帶有手寫(xiě)簽名、意見(jiàn)的信件、備忘錄、報(bào)告等歷史文件進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。

第三，通過(guò)阿馬拉（Amara）字幕編輯器為音頻、視頻文件添加字幕翻譯。

第四，編輯檔案條目和內(nèi)容。

第五，分享檔案資源。國(guó)家檔案館工作人員每天都在掃描國(guó)家檔案館的紙質(zhì)檔案，但其實(shí)許多用戶(hù)為了查閱利用可能已經(jīng)掃描或復(fù)制了某些檔案文件，如果他們能夠把這些數(shù)字化的檔案分享出來(lái)，就可以減少一部分的數(shù)字化開(kāi)支。

美國(guó)公民檔案員項(xiàng)目在Flickr上創(chuàng)建了一個(gè)賬戶(hù)，公眾只需要上傳圖片并添加圖片的基本信息，就可以為館藏檔案數(shù)字化貢獻(xiàn)力量。

2.3 任務(wù)講解人性化

一方面，為規(guī)范和指引公眾有效參與，項(xiàng)目制定了《公民貢獻(xiàn)政策》，對(duì)參與者的權(quán)利和義務(wù)、注意事項(xiàng)、版權(quán)問(wèn)題等進(jìn)行規(guī)定，對(duì)參與過(guò)程起到良好的向?qū)ё饔?。如：不得添加辱罵、威脅、攻擊性、誹謗、淫穢、虛假標(biāo)簽或評(píng)論;不得添加與主題無(wú)關(guān)的廣告宣傳、投票宣言等內(nèi)容;所提交貢獻(xiàn)對(duì)所有用戶(hù)可見(jiàn)，允許其他參與者編輯等。除了《公民貢獻(xiàn)政策》，該網(wǎng)站還發(fā)布《使用Web 2.0和社交媒體網(wǎng)站的行為規(guī)則以及內(nèi)容管理的責(zé)任》《社交媒體使用指南》《社交媒體文件管理指南》等，明確各社交媒體工具的使用規(guī)則，一定程度上有效規(guī)范了參與行為。

另一方面，NARA公民檔案員項(xiàng)目對(duì)如何參與提供了詳細(xì)的入門(mén)操作指南、步驟講解、任務(wù)介紹和案例示范，對(duì)如何注冊(cè)、如何查找數(shù)字資源、如何轉(zhuǎn)錄、如何添加標(biāo)簽、如何提交貢獻(xiàn)等問(wèn)題給予詳盡說(shuō)明和解答，幫助和引導(dǎo)公眾有序、有效參與各項(xiàng)工作。目前關(guān)于任務(wù)的講解信息包括公民檔案員簡(jiǎn)介，檔案著錄信息解說(shuō)，做標(biāo)簽、轉(zhuǎn)錄、編輯條目的技巧和實(shí)例講解;查找和下載數(shù)字化檔案資源的方法。如轉(zhuǎn)錄時(shí)盡可能按照原始順序和布局進(jìn)行，包括字母大小寫(xiě)、縮寫(xiě)、名稱(chēng)、日期等;當(dāng)出現(xiàn)無(wú)法辨認(rèn)的字詞時(shí)，可以根據(jù)檔案內(nèi)容的上下文來(lái)尋找線(xiàn)索，沒(méi)有線(xiàn)索時(shí)可以在該字詞之后用方括號(hào)“[難以辨認(rèn)]”來(lái)說(shuō)明;當(dāng)出現(xiàn)單詞拼寫(xiě)錯(cuò)誤時(shí)，可以在單詞之后用方括號(hào)給出正確拼寫(xiě);當(dāng)遇到圖表、郵票、地圖等難以轉(zhuǎn)錄的格式時(shí)，可以用方括號(hào)“[藍(lán)色印章]/[郵票顯示……，在它下面寫(xiě)著……]”來(lái)描述其特征;轉(zhuǎn)錄時(shí)如果有疑問(wèn)或者意見(jiàn)，可以在注釋一欄注明等。

同時(shí)，人性化還體現(xiàn)在為參與者開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)交流區(qū)供交流、討論、互動(dòng)，及時(shí)了解參與者感受，有利于及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)工作。

美國(guó)還開(kāi)展了投票活動(dòng)了解一定時(shí)間內(nèi)公民感興趣的數(shù)字化記錄，并有針對(duì)性更新轉(zhuǎn)錄任務(wù)。美國(guó)公民檔案員項(xiàng)目不管是提交的內(nèi)容還是公眾的評(píng)論、疑問(wèn)（如系統(tǒng)出現(xiàn)故障的問(wèn)題）大部分都能在一個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)，展現(xiàn)了對(duì)參與者的尊重。

3 公民檔案員項(xiàng)目對(duì)我國(guó)公眾參與檔案事業(yè)的啟示

3.1 結(jié)合社會(huì)熱點(diǎn)，加強(qiáng)檔案資源開(kāi)放和開(kāi)發(fā)力度

據(jù)統(tǒng)計(jì)，西方國(guó)家檔案開(kāi)放率高達(dá)70%～90%。尤其美國(guó)先后出臺(tái)《聯(lián)邦登記法》《行政程序法》《信息自由法》，形成“以公開(kāi)為原則，不公開(kāi)為例外”的理念，除個(gè)別文件不公開(kāi)，美國(guó)政府機(jī)關(guān)和政府檔案部門(mén)對(duì)開(kāi)放檔案一直保持積極態(tài)度，為公眾參與檔案活動(dòng)創(chuàng)造了條件。[8]

目前我國(guó)主要停留在檔案征集、局館長(zhǎng)信箱民意調(diào)查等互動(dòng)階段。2019年10月21日十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十四次會(huì)議初次審議檔案法修訂草案，我國(guó)檔案封閉期擬由30年縮短為25年。[9]

檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)已開(kāi)放檔案資源的開(kāi)發(fā)和未開(kāi)放檔案的研究、鑒定。在網(wǎng)絡(luò)信息充斥的新時(shí)代，結(jié)合社會(huì)熱點(diǎn)成為提高檔案部門(mén)參與關(guān)注度的有效途徑。

“911”事件結(jié)束后不久，“911”數(shù)字檔案館鼓勵(lì)人們分享與事件相關(guān)的故事、圖片、視頻、音頻等，多方面、多要素記錄歷史，為“911”事件保留數(shù)字記憶。[10]

我國(guó)民眾對(duì)日軍侵華事件頗為關(guān)注，南京大屠殺幸存者越來(lái)越少，二史館、南京市檔案館、上海市檔案館、遼寧省檔案館和侵華日軍南京大屠殺遇難同胞紀(jì)念館可以聯(lián)合開(kāi)展活動(dòng)，吸引人們共同完善日軍侵華檔案，幫助檔案部門(mén)記錄、留存這段歷史。

3.2 開(kāi)通多種參與渠道，合理設(shè)置任務(wù)難度

目前我國(guó)主要開(kāi)通檔案網(wǎng)站、微信來(lái)鼓勵(lì)社會(huì)公民參與檔案事務(wù)，微博、手機(jī)app等方式也有使用，但相對(duì)較少。檔案機(jī)構(gòu)除了提供分享的方式，可以創(chuàng)建諸如添加標(biāo)簽、轉(zhuǎn)錄照片、為視頻檔案添加字幕、創(chuàng)建索引等方式，設(shè)置不同類(lèi)型的活動(dòng)，減少因重復(fù)而產(chǎn)生的疲勞感和厭煩心理。

同時(shí)，要合理設(shè)置任務(wù)難度。開(kāi)展任務(wù)前及時(shí)了解公眾需求、對(duì)現(xiàn)有任務(wù)的參與感受，根據(jù)參與者不同群體類(lèi)型、興趣愛(ài)好、能力水平，設(shè)置不同難度的參與任務(wù)。任務(wù)復(fù)雜程度會(huì)影響參與意愿和參與連續(xù)性，當(dāng)任務(wù)比較簡(jiǎn)單、容易完成時(shí)，參與者可以從中獲得滿(mǎn)足感和成就感，參與積極性會(huì)提高;如果任務(wù)比較復(fù)雜，很難完成，公眾參與意愿會(huì)下降。

實(shí)施者應(yīng)該將參與任務(wù)按難度分級(jí)設(shè)置，難易均衡，對(duì)于簡(jiǎn)單或難度適中的任務(wù)適當(dāng)增加，難度較大的任務(wù)可適當(dāng)減少，讓公眾在自己能力范圍內(nèi)選擇合適的任務(wù)。同時(shí)要及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整任務(wù)難度。參與之后要及時(shí)反饋信息，了解現(xiàn)有任務(wù)設(shè)置情況及公眾實(shí)際參與情況是否達(dá)到預(yù)期，以便后期工作持續(xù)改進(jìn)。

3.3 提供全程指導(dǎo)和培訓(xùn)

目前，我國(guó)大部分實(shí)體檔案館會(huì)提供參考咨詢(xún)服務(wù)，在網(wǎng)站設(shè)有留言區(qū)，公眾可進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢(xún)和建言獻(xiàn)策，也有網(wǎng)站并未設(shè)置留言區(qū)，也未提供諸如電話(huà)、郵箱等任何反饋渠道，對(duì)于初次參與者來(lái)說(shuō)無(wú)法及時(shí)解答參與中出現(xiàn)的問(wèn)題。

為規(guī)范公眾參與行為，檔案機(jī)構(gòu)要制定參與規(guī)則，明確參與者權(quán)利和義務(wù)，保證公眾有效參與。此外，還要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，讓公眾在短期內(nèi)理解并順利完成相應(yīng)任務(wù)。

比起文字說(shuō)明，視頻操作講解更為直觀(guān)便捷，業(yè)余愛(ài)好者都可以一目了然，以此提高參與效率和質(zhì)量。對(duì)參與結(jié)果和留言及時(shí)回復(fù)。如需延遲回復(fù)，應(yīng)將其清楚地傳達(dá)給參與者。如設(shè)置統(tǒng)一回復(fù)，表明會(huì)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)或者統(tǒng)一解釋延遲回復(fù)的原因;在某項(xiàng)參與活動(dòng)結(jié)束的幾天內(nèi)向參與者發(fā)送電子郵件，通知貢獻(xiàn)者編輯成果正在審核，以顯示對(duì)參與者的尊重。

3.4 建立激勵(lì)機(jī)制，提高參與積極性和連續(xù)性

公眾是否參與及參與度如何與參與動(dòng)機(jī)有密切關(guān)系。參與動(dòng)機(jī)分為內(nèi)在動(dòng)機(jī)和外在動(dòng)機(jī)。內(nèi)在動(dòng)機(jī)包括：興趣愛(ài)好、職業(yè)發(fā)展、求知欲、好奇心、休閑娛樂(lè)、追求成就感等方面。[11]

興趣愛(ài)好對(duì)公眾是否參與具有顯著影響，由于參與者大多數(shù)利用業(yè)余時(shí)間，所以興趣愛(ài)好成為激勵(lì)參與者參與的主要?jiǎng)恿?。外在?dòng)機(jī)主要包括物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、組織機(jī)構(gòu)聲望、任務(wù)復(fù)雜程度等。[12]

物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)是最主要的外在激勵(lì)因素，反映了公眾對(duì)自我價(jià)值的肯定，也反映了組織者對(duì)參與者的肯定。組織機(jī)構(gòu)的知名度會(huì)影響參與者的信任感，知名度越高信任感越強(qiáng)，人們?cè)皆敢鈪⑴c其中。

檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)從大眾角度出發(fā)，明確參與動(dòng)機(jī)，采取適當(dāng)措施鼓勵(lì)和吸引民眾參與檔案工作。

第一，結(jié)合活動(dòng)規(guī)模、資金投入合理設(shè)置話(huà)費(fèi)充值券、流量充值券、外賣(mài)優(yōu)惠券等物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。如完成20個(gè)詞條編輯任務(wù)給予5元話(huà)費(fèi)充值券獎(jiǎng)勵(lì);完成50張圖片加標(biāo)簽任務(wù)給予10元淘寶優(yōu)惠券。

第二，可在參與平臺(tái)上設(shè)置積分商城兌換，適當(dāng)給予積分獎(jiǎng)勵(lì)。荷蘭阿姆斯特丹檔案館為了吸引更多用戶(hù)參與，建立了積分制度，獲得的積分可以?xún)稉Q商品，取得了良好的效果。[13]我國(guó)檔案部門(mén)可在檔案網(wǎng)站、微信、手機(jī)APP等參與平臺(tái)上設(shè)置積分商城，完成不同任務(wù)給予不同積分獎(jiǎng)勵(lì)。如針對(duì)已經(jīng)提交的貢獻(xiàn)，鼓勵(lì)其他參與者對(duì)貢獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行檢查和糾錯(cuò)，對(duì)核查結(jié)果給予一定的積分獎(jiǎng)勵(lì)。積分累加到一定數(shù)量可以?xún)稉Q商品或服務(wù)，如兌換百度文庫(kù)免費(fèi)下載機(jī)會(huì)，允許查閱部分收費(fèi)的檔案資源、免費(fèi)利用某關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)等。

第三，根據(jù)參與結(jié)果設(shè)置貢獻(xiàn)榮譽(yù)榜。將每項(xiàng)任務(wù)貢獻(xiàn)最多的前幾名參與者在榜單上公布，并給予獎(jiǎng)勵(lì)，從物質(zhì)和精神上肯定參與者的成果。

第四，推送熱門(mén)活動(dòng)或參與者感興趣的活動(dòng)。在參與者提交結(jié)果以后，系統(tǒng)按照參與者以往的貢獻(xiàn)和任務(wù)分類(lèi)及時(shí)推送目前比較熱門(mén)的活動(dòng)，或最新更新的活動(dòng)，或是參與者經(jīng)常參與的任務(wù)，方便參與者找到自己感興趣的活動(dòng)，也能提高公眾參與的連續(xù)性等。

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（作者單位：鹽城師范學(xué)院公共管理學(xué)院 來(lái)稿日期：2020-06-07）