翟穎

摘要：鐵路建設項目檔案管理是鐵路建設的一項基礎工作，鐵路建設項目檔案是鐵路工程建設的真實記錄，是鐵路企業(yè)基本面貌和工程建設全過程的綜合反映，如何做好鐵路建設項目檔案資料的管理工作，是實現(xiàn)工程順利交驗的重要保障，對工程項目建成后的運行、發(fā)展，都具有十分重要的意義。本文針對目前鐵路建設項目檔案收集整理過程中存在的問題，進行了分析并闡述了解決的方法。對于鐵路建設項目檔案管理工作，單位領導要高度重視，檔案管理制度應健全，管理工作應規(guī)范。應加強對工程技術(shù)及檔案管理技術(shù)的培訓，提高管理人員自身的業(yè)務水平，創(chuàng)新工作手段，不斷提高鐵路建設項目檔案的管理水平。

關鍵詞：項目檔案;檔案管理;檔案資料

在鐵路建設的過程中，涉及的項目檔案是十分重要的，其對整體工程的建設流程做了詳盡、真實的記錄，可全面反映出鐵路企業(yè)基本面貌以及全過程。工程項目是否能正常開展，檔案資料是否完整，以及管理水平是否先進，均有一定影響，同時對之后的工程維護、工程擴建、工程改建等，均起到十分重要的作用。因而如何做好鐵路建設項目檔案資料的管理工作，是工程順利交驗的重要保障，更是項目在完工后發(fā)展及運行的重要基礎。

一、鐵路建設項目檔案的重要性

在鐵路建設的過程中，其建設中涉及的項目檔案是十分重要的，也是一項非?；A的工作。項目檔案涉及的內(nèi)容非常多，從項目評估立項階段開始記錄，包括之后一系列與之有關的設計、勘察、施工等工作，以形成的文字、圖表、聲像等記錄資料的文件形式。所記錄的內(nèi)容非常多，如記錄了各地下和地上的建筑物，也包括了一些隱蔽的工程，可有效迪地反映出工程項目的全流程，能為之后的質(zhì)量責任追溯提供條件，是項目未來審計、監(jiān)督、驗收的重要證據(jù)。當項目完成并投入運營后，若要開展養(yǎng)護、改造等工作時，檔案資料又可成為其工作開展的基礎及文字材料。

由于鐵路建設管理中，檔案管理是其非常重要的構(gòu)成。所以做好檔案資料的整理、收集以及保存工作就顯得特別有必要，這對于提升項目的管理水平以及項目的質(zhì)量建設均起到非常重要的作用。在管理工作中必須堅持統(tǒng)一領導、分級管理、分級指導為原則，維護檔案的完全、完整，推進檔案的開發(fā)以及利用，為服務經(jīng)濟社會發(fā)展和公司經(jīng)營管理提供參考和決策。

二、目前鐵路建設項目檔案收集過程中存在的問題

（一）單位檔案管理意識不足，不重視檔案的工作

因為鐵路的建設周期比較長且規(guī)模大，項目的檔案復雜、多元，而且是成套的。在開展項目竣工資料的整理收集、轉(zhuǎn)交等工作方面，需要和工作進度同步進行，包括任務的安排、工程驗收等工作，均需要和檔案管理工作一起開展。但是，部分單位 只是重視項目實體過程的管理，未能意識項目檔案根據(jù)以及憑證的重要性，因此該工作未有專人來負責、管理，組織機構(gòu)不完善且管理制度未能落到實處，檔案管理人員未能專職開展工作，基本是由技術(shù)人員所兼顧擔任的，所以專業(yè)性不強。鐵路建筑項目的任務繁重而且工期緊張，技術(shù)人員在工作方面除了應付技術(shù)又要分精力來處理檔案資源方面的工作，所以容易導致項目本身已完成了實體施工，但有關技術(shù)的資料卻未能完善，甚至出現(xiàn)了憑記憶編制或是杜撰資料的情況，這對于項目檔案的原始性、完整性、準確性有一定的影響。

（二）未建立健全鐵路建設項目的檔案管理制度，缺少對應的管理

鐵路工程項目的檔案資料整理收集和文書檔案整理完成不一樣，具有更強的專業(yè)性，而且數(shù)量龐大，所耗費的時間長，有一定科技含金量，再加上施工地點以及人員具有流動性，使得鐵路工程項目檔案管理工作更為復雜。目前，絕大多數(shù)施工單位只重視經(jīng)濟效益、工程質(zhì)量、工程進度，忽視了項目檔案管理工作，既沒有設立工程項目檔案管理機構(gòu)，也沒有將檔案管理工作納入項目管理的程序當中，檔案管理制度不健全，未指定專人負責檔案資料收集整理工作，崗位職責落實不到位，這些都使鐵路工程項目檔案受到了一定影響。

（三）鐵路建設項目檔案資料完整性不足

根據(jù)鐵路的檔案管理標準，只要是在項目管理以及建設中所形成的，可反映施工過程以及工程項目的實際情況，有一定的保存、利用價值各形式和階段的所有資料，均要整理并立卷后移交至檔案的管理部門。

但是，當前施工單位 對于建設前、中，對于資料的歸檔未能重視，導致檔案的歸檔內(nèi)容不完整以及系統(tǒng)性不足，各階段，如設計階段、勘測等資料的歸檔效率比較低。而且歸檔材料未有原件、蓋章手續(xù)不齊備。同時，現(xiàn)場施工記錄的資料完整度不足，有的表格規(guī)范性不足，在表格中出現(xiàn)了錯、漏的情況。同時，在文件變更時，其形成人員以及歸檔人員是相互具有獨立性的，導致一部分文件未能及時歸檔處理，故檔案的真實、準確性無法得到保障，造成案卷的質(zhì)量低，未能起到憑證的作用。

（四）項目檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理水平普遍較差

鐵路工程建設施工單位多，檔案管理人員少，項目的檔案管理人員一般為新員工，專業(yè)技術(shù)水平較低，有關工程技術(shù)相關知識未能了解，不清楚需要收集哪些資料，未能明確資料是否可反映出工程項目的實際情況以及施工的過程，導致檔案資料在收集方面不完整，內(nèi)容欠真實，影響了檔案的準確性，均未為后期的利用提供服務。部分施工單位未能重視有關檔案的工作，檔案管理人員換得也比較多，在交接時，責任不清楚，導致項目檔案資料的錯、漏、損壞等情況。

三、解決問題的措施和對策

（一）提升認識，加強項目檔案管理組織的建設

對于施工單位而言，一定要十分重視檔案的管理工作，明確國家在檔案工作中所規(guī)定的法則。項目檔案資料應視為鐵路建設項目中的一部分，是整個項目管理中不可缺少的環(huán)節(jié)，加強項目的檔案管理工作，構(gòu)建全面的管理以及工程程序。項目文件的收集、整理，應貫穿于工程的全過程，與工程進度同步進行。落實項目的檔案工作的領導責任，特別是分管檔案的工作，將項目歸檔材料的收集整理工作計入主要日程中，納入專業(yè)技術(shù)人員的崗位職責。把業(yè)主對需歸檔材料的質(zhì)量要求、對案卷的卷內(nèi)文件的排列、軟封面的編制、內(nèi)容的填寫、案卷裝訂等要求，在工程項目檔案管理制度中體現(xiàn)出來，并形成具體的指導性文件，印發(fā)給各參建單位，以便大家共同執(zhí)行。

（二）健全制度，是做好鐵路工程項目檔案工作的關鍵

有序開展項目各個階段的檔案資料以及收集的工作，務必讓檔案真實完整、準確。首先要構(gòu)建項目檔案資料以及竣工文件的編制和管理的制度。在專業(yè)的機構(gòu)內(nèi)，設定專業(yè)人員來負責、指導并檢查歸檔文件的收集整理工作。項目檔案資料的產(chǎn)生來源于項目部不同的部門，在施工過程中，以“做工程的那位來負責編制、提交檔案”為原則，各部門根據(jù)合同承擔自己的工作內(nèi)容、職責，做好項目檔案的分類、收集、整理、移交的工作。檔案管理人員要按照歸檔文件的種類進行分工，這樣環(huán)環(huán)相扣，才能保證檔案資料的管理系統(tǒng)化。

（三）及時做好歸檔文件的記錄和收集

鐵路建設檔案分成：準備、施工、驗收三個階段，這三個階段緊緊相扣，與工程項目進度統(tǒng)一。鐵路建設項目檔案資料涵蓋項目實施過程中所有前期研究、項目審批、設計規(guī)劃、工程管理、竣工驗收形成的文件、證書、圖紙、圖片、簽證、報告等全部原始和正式的檔案資料，記載工程記載過程、現(xiàn)狀，而且是可進行保存的資料。歸檔的技術(shù)資料是工程施工質(zhì)量情況的真實反映，歸檔文件必須按照工程進度及時記錄、整理。要認真執(zhí)行“三同步”的要求。即：布置施工任務與布置竣工文件的管理工作同步進行;竣工文件的形成、積累、編制工作要與工程建設同步進行;工程驗收交接與竣工文件的驗收、移交同步進行。防止在編制竣工文件過程中的“追憶、補記、寫回憶錄”現(xiàn)象，保證編制移交的竣工文件齊全、完整、準確。所以需要特別做好項目檔案管理的工作，由設計立項起，將工程各個階段部門所形成檔案資料連在一起，技術(shù)文件根據(jù)記錄、管理、評定來排列，竣工圖需要根據(jù)里程、專業(yè)進行排列來編制。歸檔文件資料需要根據(jù)單位、分部、分項的工程，一步一步分類、整理。明確項目檔案資料的準確與完整，確保工程質(zhì)量，以及竣工之后檔案的系統(tǒng)性。

（四）加強項目檔案管理人員的業(yè)務培訓工作，提高檔案人員素質(zhì)

專業(yè)的檔案管理人員一定要有良好的職業(yè)道德和素養(yǎng)，以及高度的事業(yè)心和責任心，在實際工作中不斷學習、創(chuàng)新，能發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題并解決它，完善檔案資源的理論、方法，打開管理工作的局面。鐵路建設項目檔案是一個復雜的系統(tǒng)工程，點多線長、涉及的專業(yè)領域較多。每一個施工環(huán)節(jié)都會形成相應的文件資料，工程檔案工作煩瑣細致。檔案管理人員工作認真細致，具有較高的業(yè)務素質(zhì)。既要有工程技術(shù)水平，又要熟悉檔案管理辦法，掌握資料收集、歸檔要點，明確資料收集要求，及時發(fā)現(xiàn)問題，提出整改要求，積極主動，系統(tǒng)地開展項目檔案收集工作，確保文件歸檔資料的完整性。

目前，在國家保增長、擴內(nèi)需的新形勢下，鐵路建設迎來了前所未有的黃金期，鐵路建設規(guī)?？涨?，鐵路工程建設速度驚人。而對這種形勢，傳統(tǒng)的檔案管理方法已難以適應新形勢下鐵路建設的需求，項目檔案管理工作應用新的思維，開拓新的局面。鐵路工程檔案管理要引起建設單位領導的高度重視，健全檔案管理制度，規(guī)范管理工作。同時，檔案管理人員應加強對工程技術(shù)及檔案管理技術(shù)的培訓，提高自身的業(yè)務水平，創(chuàng)新工作手段，加大對計算機及網(wǎng)絡技術(shù)的開發(fā)應用力度，除了紙質(zhì)檔案編制外，還應編制相應的電子檔案，采取正確而清晰的歸檔方法，使檔案文件資料完整、準確、清晰，不斷提高鐵路建設項目檔案的管理水平。

參考文獻

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