郭瑾琳

近些年來，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來越快，人民在滿足了基本的生活需求之外，對(duì)于文化層次的需求越來越強(qiáng)烈。為了加快我國(guó)物質(zhì)文明建設(shè)的步伐，在各種文化媒介領(lǐng)域中都有了不同程度的變革。其中，美術(shù)館作為文化藝術(shù)氛圍極強(qiáng)的一個(gè)平臺(tái)，在美術(shù)展覽過程中既能夠陶冶參觀者的情操，也能夠促進(jìn)文化的復(fù)興，與此同時(shí)，在美術(shù)展覽過程中還會(huì)出現(xiàn)大量的檔案資料，本文針對(duì)這些檔案資料的收集和歸檔進(jìn)行探討，希望能夠促進(jìn)美術(shù)展覽檔案資料的規(guī)范化。

本文主要結(jié)合呼和浩特市美術(shù)館，該館位于呼和浩特市，是進(jìn)行群眾性文化活動(dòng)的高雅藝術(shù)展覽、活動(dòng)中心。呼和浩特市美術(shù)館歷經(jīng)多年的演變，舉辦了多種多樣的展覽活動(dòng)，因此也在展覽過程中獲取了繁雜的檔案資料。所以呼和浩特市美術(shù)館在新時(shí)期的首要任務(wù)就是如何針對(duì)這些檔案資料進(jìn)行收集與歸檔，促進(jìn)自身的高效工作，切切實(shí)實(shí)的服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于國(guó)家。在以下內(nèi)容中，結(jié)合信息化時(shí)代的檔案資料收集歸檔模式以及具體的收集與歸檔實(shí)踐措施進(jìn)行論述。

一、美術(shù)館展覽檔案資料收集與歸檔在信息化時(shí)代的重要性

（一）有利于提高檔案資料管理的效率

新時(shí)期我國(guó)的科學(xué)技術(shù)水平越來越高，在各項(xiàng)工作當(dāng)中都開始追求高效率的工作目標(biāo)，因此美術(shù)館展覽檔案資料的收集與歸檔也應(yīng)順應(yīng)這一趨勢(shì)。在以往的美術(shù)館展覽檔案資料查找與利用當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)受限于各種因素，同時(shí)現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展也給美術(shù)館展覽檔案資料的管理帶來了沖擊，所以目前的美術(shù)館展覽檔案資料已經(jīng)被迫由傳統(tǒng)的模式步入信息化模式。在這個(gè)過程中，著重要求的就是檔案資料管理的效率，而信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用則恰好滿足了這一需求，既提高了美術(shù)館展覽檔案資料管理的效率，也提高了收集與歸檔工作的科學(xué)性[1]。

（二）有利于順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)

隨著各行各業(yè)信息化步伐的加快，有關(guān)美術(shù)館展覽檔案資料管理的工作也被提上了日程。在這個(gè)信息化時(shí)代，任何信息資源首先應(yīng)當(dāng)具備的功能就是共享性，而傳統(tǒng)的檔案信息獲取模式已經(jīng)無法滿足越來越龐大的受眾群體，他們也早已經(jīng)將目光由傳統(tǒng)的美術(shù)館展覽檔案資料管理模式轉(zhuǎn)移到了數(shù)字化互聯(lián)網(wǎng)之上。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)逐漸演化為電子數(shù)據(jù)、信息平臺(tái)等數(shù)字化設(shè)備的形式，由此可以看出這也是社會(huì)的實(shí)際發(fā)展趨勢(shì)，因此美術(shù)館必須要順應(yīng)這種趨勢(shì)，積極向信息化轉(zhuǎn)變，提高自身美術(shù)展覽檔案資料收集與歸檔的質(zhì)量，避免以往的損壞、丟失等情況出現(xiàn)。本人從事近6年時(shí)間美術(shù)展覽檔案資料的收集整理歸檔，形成了展覽的圖文影像等多媒體資料，其中以數(shù)字媒體資料為主。

（三）有利于滿足社會(huì)市場(chǎng)的基本需求

在這個(gè)“快節(jié)奏”的社會(huì)當(dāng)中，人們?cè)絹碓阶⒅刈非蠓奖阈?，而社?huì)的主要發(fā)展趨勢(shì)也正在朝著這個(gè)方向轉(zhuǎn)變，力求所有事情都近乎“完美”，即便可能性較小，社會(huì)市場(chǎng)依然要滿足人們的各種方便性需求。其中在檔案信息的獲取方面更是如此，面對(duì)復(fù)雜多變的檔案信息，人們迫切需求一個(gè)方便的收集與歸檔方式。因此美術(shù)館檔案資料的信息化發(fā)展是滿足社會(huì)市場(chǎng)基本需求的體現(xiàn)，同時(shí)也要求檔案信息資料的全面性、便捷性、新穎性以及及時(shí)性，從而促進(jìn)檔案信息的高效率共享[2]。在為美術(shù)展覽寫簡(jiǎn)報(bào)這項(xiàng)工作中深深體會(huì)到這一點(diǎn)，從前幾年僅上報(bào)上級(jí)單位到后來發(fā)展出自己的公眾平臺(tái)，社會(huì)市場(chǎng)需求在不斷快速的變化，這就要求我們不斷的調(diào)整不斷的創(chuàng)新以跟得上變化。

二、美術(shù)館檔案資料收集與歸檔的原則

（一）要結(jié)合展覽主題收集檔案資料

通常情況下，美術(shù)館在展覽時(shí)所有的檔案資料都與展覽主題息息相關(guān)，是服務(wù)于展覽主題的，所以在美術(shù)展覽檔案資料的收集過程中，一個(gè)最基本的前提就是要結(jié)合展覽的主題進(jìn)行資料收集。但是具體的檔案資料收集工作往往是比較困難的，在遇到一些展覽主題過大、展覽時(shí)間過長(zhǎng)或者是展覽內(nèi)容過多的展覽活動(dòng)時(shí)，往往無法結(jié)合主題收集更加全面的資料，所以在這時(shí)就需要結(jié)合展覽主題中的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行收集，進(jìn)行層次分明的檔案資料收集工作，確保資料收集的范圍與內(nèi)容符合展覽實(shí)際，從而提高美術(shù)館檔案資料收集的科學(xué)性[3]。

（二）檔案資料的收集要全面

在現(xiàn)代化的美術(shù)展覽當(dāng)中，除了基本的實(shí)體美術(shù)展覽之外，往往還會(huì)借助于圖片、影像以及音頻等資料來突出展覽主題，向參觀者清晰的表達(dá)展覽意圖。所以就要求我們?cè)诿佬g(shù)展覽檔案資料收集與歸檔工作中，首先要確保檔案資料收集的全面性，但是要注意也不是一味地收集全部檔案資料，而是要契合展覽主題。具體可以分為兩點(diǎn)全面性：第一就是確保檔案資料內(nèi)容的全面性，要確保有頭有尾、有始有終，體現(xiàn)檔案資料的連續(xù)性;第二就是確保檔案資料形式的全面性，除了收集紙質(zhì)檔案之外，還需要注重音頻檔案資料、圖像檔案資料等形式。

（三）檔案資料的收集要真實(shí)

除了美術(shù)館展覽檔案資料收集的全面性之外，還要確保收集的檔案資料絕對(duì)準(zhǔn)確、絕對(duì)真實(shí)，為后續(xù)的歸檔工作打好基礎(chǔ)。只有真實(shí)的檔案資料，才能夠讓人信服，也只有真實(shí)的檔案資料，才更加便于管理，更加具有價(jià)值。所以就需要相關(guān)工作人員在收集檔案資料時(shí)始終堅(jiān)持真實(shí)性的原則，并且對(duì)收集完成的檔案資料進(jìn)行二次審核，要通過不同的渠道、不同的手段進(jìn)行取證，盡最大可能提高檔案資料的真實(shí)性。對(duì)此，可以采用內(nèi)部和外部?jī)煞N檔案資料收集方式，在內(nèi)部確保檔案資料收集的完整性，在外部確保檔案資料收集的公平性[4]。

三、美術(shù)館檔案資料收集與歸檔的具體措施

（一）美術(shù)館領(lǐng)導(dǎo)人員的重視

歷經(jīng)多年的發(fā)展與變革，美術(shù)館的領(lǐng)導(dǎo)人員越來越重視展覽檔案資料的收集與歸檔工作，將這些基礎(chǔ)的工作內(nèi)容作為重點(diǎn)目標(biāo)，加大了展覽檔案資料的收集與歸檔工作力度。與此同時(shí)，為了讓美術(shù)展覽檔案資料收集和歸檔工作更好的開展，領(lǐng)導(dǎo)人員不斷的走訪，積極主動(dòng)的與當(dāng)?shù)夭煌佬g(shù)館進(jìn)行溝通。除此之外，還要加強(qiáng)政府的引導(dǎo)作用，制定相關(guān)的政策來保障展覽檔案資料都能夠進(jìn)行統(tǒng)一的收集與歸檔。

（二）主動(dòng)參與展覽活動(dòng)提高資料收集全面性

除了領(lǐng)導(dǎo)人員的高度重視之外，還需要在一些大型美術(shù)展覽開展的時(shí)候主動(dòng)委派一些檔案資料的收集人員參加到活動(dòng)中來，并且在活動(dòng)過程中要時(shí)刻關(guān)注檔案資料的狀態(tài)，在展覽活動(dòng)結(jié)束之后，保障本次展覽的所有檔案資料都能夠收集到美術(shù)館當(dāng)中。與此同時(shí)，還需要這些收集人員從展覽活動(dòng)一開始就要參與到活動(dòng)中來，確保從檔案資料的起點(diǎn)開始收集，避免由于重復(fù)利用或者其他因素導(dǎo)致的檔案資料遺漏等情況，從而提高檔案資料收集的全面性。在展覽活動(dòng)結(jié)束之后，還需要將展覽的主題、內(nèi)容以及形式等與檔案資料歸檔到一起，進(jìn)一步確保資料的完整性[5]。

（三）借助于美術(shù)館館藏優(yōu)勢(shì)提升自身知名度

由于美術(shù)館中包含了各種展覽的全部檔案資料，所以為了進(jìn)一步提高美術(shù)館資料收集的能力與影響力，就可以充分借助于自身的館藏優(yōu)勢(shì)來提升知名度。對(duì)此，就需要美術(shù)館時(shí)刻關(guān)注各種各樣的展覽活動(dòng)，積極參與其中，并且能夠?yàn)檫@些展覽活動(dòng)提供他們所需的檔案資料，以此來為展覽活動(dòng)提供便利。久而久之，不論哪種展覽活動(dòng)，在開始之前就會(huì)想到美術(shù)館的優(yōu)勢(shì)資源，從而提高了美術(shù)館的社會(huì)認(rèn)同度以及自身的知名度，對(duì)于美術(shù)館檔案資料的收集與歸檔來說有百利而無一害。

（四）規(guī)范檔案整理歸檔工作

一般來說，美術(shù)館需要面對(duì)各種形式的展覽檔案資料，所以檔案資料的內(nèi)容各不相同，在歸檔工作中會(huì)十分復(fù)雜，在美術(shù)館檔案資料歸檔過程中，要在確保檔案資料完整、合理的同時(shí)，方便后期的檔案利用，同時(shí)還要及時(shí)發(fā)現(xiàn)不同展覽活動(dòng)當(dāng)中的相同之處，從而避免檔案資料歸檔重復(fù)等情況發(fā)生。另外，還要加強(qiáng)對(duì)美術(shù)館檔案資料歸檔人員的培訓(xùn)工作，提高他們的工作能力，從而避免由于工作失誤而導(dǎo)致的檔案資料歸檔混亂等現(xiàn)象，提高美術(shù)館檔案資料歸檔工作的規(guī)范性[6]。

四、總結(jié)

在新時(shí)期的美術(shù)館檔案資料收集與歸檔工作當(dāng)中，需要充分結(jié)合社會(huì)發(fā)展實(shí)際，不斷提升收集與歸檔能力，真實(shí)的服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于國(guó)家。

參考文獻(xiàn)：

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[3]齊曉磊.新時(shí)期檔案資料收集工作初探[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（21）：45-46.

[4]呂元亨.把“死檔案”變?yōu)榛罱滩模河涐娇h檔案局檔案資料美術(shù)館[J].陜西檔案，2017（6）：48-49.

[5]朱海林.從建設(shè)規(guī)劃美術(shù)館的經(jīng)歷談檔案的重要性[J].城建檔案，2017（10）：88-89.

[6]徐華妹.如何做好檔案資料的收集與有效管理[J].科技資訊，2017，15（11）：161-162.