張曉文

泰安市泰山區(qū)融媒體中心

關(guān)鍵字：信息時(shí)代；基層電視臺(tái)；檔案管理工作

在信息化加快發(fā)展的今天，對(duì)傳統(tǒng)的工作管理模式形成了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，很多領(lǐng)域也都要利用信息化技術(shù)取得了很大的成果，為企業(yè)的發(fā)展帶來了機(jī)遇，但是在某些看似不重要的領(lǐng)域還未真正發(fā)揮其良好的作用，就以檔案管理領(lǐng)域?yàn)槔?，在電視臺(tái)的檔案管理工作上來說，這份工作一直是電視臺(tái)最基礎(chǔ)性的后勤類工作，看著不起眼的工作卻承載著電視臺(tái)最多的信息資源，它卻包含著一個(gè)電視臺(tái)的“成長史”，也記錄著它的一路走來的“點(diǎn)點(diǎn)滴滴”。所以在這樣的一個(gè)大環(huán)境之下，不得不建立和信息技術(shù)相配套的檔案管理工作模式，因此才要真正明白它對(duì)于一個(gè)基層電視臺(tái)的重要性。

一、檔案管理工作的對(duì)電視臺(tái)的重要性

（一）電視臺(tái)檔案管理工作的參考價(jià)值

檔案對(duì)于電視臺(tái)的發(fā)展有重要的參考價(jià)值。它能夠在電視臺(tái)的重大決策或者戰(zhàn)略規(guī)劃中根據(jù)它的資料價(jià)值把控方向，也能夠在電視臺(tái)的重大會(huì)議日程和工作計(jì)劃中出現(xiàn)，根據(jù)往日會(huì)議的資料信息價(jià)值和本次會(huì)議作對(duì)比，依據(jù)這兩點(diǎn)來說明檔案管理工作給電視臺(tái)的發(fā)展提供了一個(gè)框架和可以上升的平臺(tái)。

（二）電視臺(tái)檔案管理工作的判斷審查價(jià)值

平日里感覺不起眼的檔案，在關(guān)鍵的時(shí)候總能體現(xiàn)它的作用。檔案不僅有法律效力，他還有客觀性、真實(shí)性、保密性等固有的特點(diǎn)，這些都使得檔案不論在何時(shí)何地都能具有說服力。越是時(shí)間越久的檔案只要在管理工作做得好的基礎(chǔ)之上都體現(xiàn)它的重要價(jià)值。

（三）電視臺(tái)檔案管理工作的維護(hù)合法權(quán)益價(jià)值

隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，企業(yè)檔案的項(xiàng)目也會(huì)越來越多，這些越來越多的項(xiàng)目使得都會(huì)成為企業(yè)最寶貴的信息資源，也是在關(guān)鍵時(shí)候維護(hù)電視臺(tái)基本權(quán)益的重要來源和角色。

（四）電視臺(tái)檔案管理工作的市場營銷價(jià)值

隨著新媒體的出現(xiàn)，電視臺(tái)與新媒體以及電視臺(tái)之間的競爭越來越激烈，那么電視臺(tái)必須順應(yīng)市場發(fā)展，適當(dāng)?shù)貐⑴c到市場的競爭中去，同時(shí)還要加強(qiáng)電視臺(tái)節(jié)目的宣傳力度，運(yùn)用一切合法的手段方法向全社會(huì)展現(xiàn)電視臺(tái)形象和節(jié)目品質(zhì)，提高電視臺(tái)自身的知名度想方設(shè)法的要得到市場的認(rèn)可，來幫助電視臺(tái)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。

二、基層電視臺(tái)檔案管理存在的問題

（一）電視臺(tái)忽略了檔案管理工作

對(duì)于一個(gè)電視臺(tái)來說，電視臺(tái)的形象、知名度或者節(jié)目的好壞才是最重要的，要取得這些成果，就要對(duì)節(jié)目的策劃或者廣告宣傳以及招商方面下功夫，那么這樣一來整個(gè)電視臺(tái)的重點(diǎn)就不在檔案管理工作上了，總會(huì)認(rèn)為它可以有也可以沒有，就是因?yàn)檫@樣的忽視導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)很多問題，比如說檔案管理人員玩忽職守、不認(rèn)真對(duì)待本職工作、心態(tài)越來越放松，即便做得再好也不出成績得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可導(dǎo)致對(duì)工作的積極性消失殆盡，工作的規(guī)章制度形同虛設(shè)，這樣一來檔案管理工作的效率也難以提高，在一定程度上會(huì)影響電視臺(tái)的整體發(fā)展。

（二）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備相對(duì)落后

由于時(shí)代和企業(yè)本身?xiàng)l件的限制，以往都是通過紙質(zhì)版的形式管理檔案，這樣的管理方式是對(duì)于檔案工作來說本身就談不上能提高效率?，F(xiàn)在隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，大多都通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作，也叫做電子化檔案。這樣的檔案工作管理模式就對(duì)電腦這樣的硬件基礎(chǔ)設(shè)施要求高。但現(xiàn)實(shí)中由于電視臺(tái)對(duì)檔案工作的不重視，不管在資金還是人力上都投入的很少，導(dǎo)致檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施比較陳舊落后，更是沒有專門的檔案管理部門?；A(chǔ)設(shè)施太差的情況下在工作過程中會(huì)出現(xiàn)很多意想不到的問題，比如很多珍貴的資料因?yàn)殡娔X出現(xiàn)問題而突然丟失、電子檔案管理不慎就會(huì)出現(xiàn)偷盜等類似問題，有些資料管理上不嚴(yán)謹(jǐn)就會(huì)失去它原本的參考價(jià)值，這都會(huì)給電視臺(tái)帶來不小的損失或者影響。

（三）檔案管理部門人員缺乏專業(yè)知識(shí)

被經(jīng)常忽略的檔案管理工作想象中或者表面上覺得是一件很簡單的工作，其實(shí)則不然，它不僅要求專業(yè)性強(qiáng)，還具有高度重復(fù)性、枯燥無味等特性，所以在這份工作崗位上的人往往由于這樣的工作性質(zhì)流動(dòng)性就比較大，更重要的是缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，一方面是電視臺(tái)對(duì)檔案管理工作的忽視所以缺乏專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，另一方面來說在工作崗位上受工作性質(zhì)的影響而產(chǎn)生敷衍的現(xiàn)象導(dǎo)致缺乏專業(yè)性。這兩者結(jié)合起來就給電視臺(tái)的檔案管理工作造成了很深的不良影響。

三、電視臺(tái)檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

當(dāng)前信息化技術(shù)的發(fā)展與檔案管理的實(shí)際管理工作還有一定的距離，在對(duì)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)之上必須做到電子信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合的統(tǒng)一模式，利用好信息技術(shù)來管理檔案工作，有效地提高基層電視臺(tái)檔案管理工作效率實(shí)現(xiàn)電視臺(tái)創(chuàng)新與發(fā)展，因此，結(jié)合以上電視臺(tái)檔案管理工作的問題來從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討在信息時(shí)代如何做好基層電視臺(tái)檔案管理工作

（一）管理上規(guī)范化提高信息化水平

現(xiàn)如今，信息化技術(shù)運(yùn)用在各方面，包括在日?！澳瑹o聞”的檔案管理工作都要運(yùn)用電子信息技術(shù)來開展。因此，作為基層電視臺(tái)必須先要在規(guī)范管理模式的基礎(chǔ)之上來提高信息技術(shù)水平。

首先要將信息化技術(shù)作為檔案管理工作當(dāng)中去作為一個(gè)規(guī)范管理的突破口。一直以來，基層電視臺(tái)由于沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，所以就沒有將電子信息化技術(shù)建設(shè)成為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，更沒有及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)資源庫，導(dǎo)致無法發(fā)揮檔案信息資源的實(shí)用價(jià)值。正因?yàn)槿绱?，作為基層電視臺(tái)必須要統(tǒng)一規(guī)范信息化技術(shù)管理的標(biāo)準(zhǔn)模式，健全檔案的信息化系統(tǒng)，及時(shí)將分散的檔案資料整理記錄然后錄入檔案數(shù)據(jù)資料庫來完善整個(gè)資料庫的信息資源，為日后檔案資料能夠及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的查詢而奠定基礎(chǔ)。

其次，在完善統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的信息化技術(shù)過程中，還要運(yùn)用具備先進(jìn)技術(shù)的檔案管理軟件來加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，要隨時(shí)確保電子檔案資料的真實(shí)、完整。

最后，在運(yùn)用電子信息技術(shù)管理檔案過程中，務(wù)必建立信息資源的安全機(jī)制，從建檔、查檔、歸檔、調(diào)檔這一系列的程序中，都要提高安全防范意識(shí)，比如在建立檔案的時(shí)候就設(shè)置信息資源專用目錄，還可以使用加密方法，在此基礎(chǔ)之上還要做好數(shù)據(jù)備份，確保檔案信息的安全。

（二）在系統(tǒng)化管理基礎(chǔ)上做好檔案的分類

工作內(nèi)容的分類在檔案管理工作中最為顯著，無論是過去紙質(zhì)版的檔案還是如今利用電子化檔案都不能缺少分類這一環(huán)節(jié)?；鶎与娨暸_(tái)的檔案管理工作就要考慮到實(shí)際的工作需求，在根據(jù)檔案管理的流程和制度必須建立信息化檔案管理系統(tǒng)，這樣能方便檔案管理各個(gè)功能的使用，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享體制，同時(shí)也能提高檔案的使用效率。

對(duì)于基層電視臺(tái)檔案管理系統(tǒng)化的建設(shè)本質(zhì)上也就是在電視臺(tái)各個(gè)部門之間建立一個(gè)完善的信息框架，比如說電視臺(tái)的編輯部、欄目組、廣宣部等能夠通過這樣一個(gè)完善的檔案信息系統(tǒng)框架進(jìn)行檔案信息的溝通交流和有效利用，能夠進(jìn)一步提高基層電視臺(tái)的整體工作效率。

在傳統(tǒng)的人工管理檔案時(shí)，由于工作量很大很多檔案資料沒有進(jìn)行分類整理導(dǎo)致檔案工作越來越不受歡迎。那么在如今的信息技術(shù)支持下必須做好檔案的分類，因?yàn)閷?duì)于基層電視臺(tái)來說工作面比較廣，涉及到的檔案資料也會(huì)很多，比如說走視頻資料、音像資料、照片資料還有紙質(zhì)資料等，還要根據(jù)檔案內(nèi)容分為素材檔案、新聞檔案、節(jié)目檔案等，在將分類好的檔案儲(chǔ)存在檔案的數(shù)據(jù)資源庫里面，便于電視臺(tái)內(nèi)部人員能夠在需要的時(shí)候查閱。

（三）提升現(xiàn)代化管理和自動(dòng)化程度

既然處于這樣一個(gè)信息化技術(shù)的時(shí)代，那么肯定對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化和自動(dòng)化程度的要求就更高了。首先，電視臺(tái)要在重視檔案管理工作的基礎(chǔ)之上必須給檔案管理配備現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)備，還要將它作為發(fā)展過程中重要的項(xiàng)目規(guī)劃來滿足信息化時(shí)代檔案管理中的物質(zhì)條件。比如說在信息化管理檔案過程中要及時(shí)將落后、損壞的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及掃描設(shè)備這樣的硬件設(shè)備進(jìn)行更新，同時(shí)必須給這些和檔案管理有關(guān)的硬件設(shè)備安裝最先進(jìn)的自動(dòng)化管理軟件確保檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及自動(dòng)化發(fā)展。其次，在配備好硬件設(shè)施的基礎(chǔ)之上還要給配備相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)。要確保軟件系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)在使用過程中沒有任何障礙。還要使用自動(dòng)編目檢索、自動(dòng)標(biāo)引、計(jì)算機(jī)輔助立卷等這樣的現(xiàn)代化管理手段來提高檔案管理的自動(dòng)化手段。其次還要不斷的更新優(yōu)化電子檔案，電子檔案在使用上有粘貼、復(fù)制的功能，所以要比紙質(zhì)檔案用起來更加便捷。所以基層電視臺(tái)的檔案管理部門應(yīng)該利用信息技術(shù)手段將紙質(zhì)版檔案及時(shí)通過掃描、拍照的手段轉(zhuǎn)化成電子檔案來完善檔案庫的數(shù)據(jù)信息。最后，基層電視臺(tái)所有的電子檔案應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)資料做好檢驗(yàn)和審核保證它的真實(shí)性，還要在現(xiàn)代信息技術(shù)將重要的檔案資料上傳做好備份工作。

（四）著重培養(yǎng)信息化人才實(shí)現(xiàn)人性化管理

信息化的人才對(duì)于基層檔案管理有著重要的意義，所以在采用先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施同時(shí)還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)確保檔案管理人員的信息化技術(shù)水平。同時(shí)檔案管理人員也要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷突破自身知識(shí)局限性。電視臺(tái)平常的管理工作中要主動(dòng)地關(guān)心、鼓勵(lì)檔案管理工作者。

四、結(jié)語

本文就電視臺(tái)檔案管理工作的重要意義、目前存在的問題以及應(yīng)對(duì)的方法來闡述說明基層電視臺(tái)檔案管理工作的內(nèi)容，因?yàn)樗莆罩麄€(gè)電視臺(tái)的信息數(shù)據(jù)資源，所以在這樣一個(gè)信息化時(shí)代也要讓檔案信息數(shù)據(jù)庫發(fā)揮著它本就有的信息使用價(jià)值，為基層電視臺(tái)的發(fā)展“保駕護(hù)航”，更進(jìn)一步要讓基層電視臺(tái)檔案管理工作更加具備完善性、規(guī)范性、科學(xué)性和安全有效性，最后就必須結(jié)合基層電視臺(tái)的實(shí)際問題利用信息技術(shù)手段創(chuàng)新管理模式、完善管理機(jī)制、從而讓檔案管理工作更加有效。