曹冬梅

四川省內(nèi)江市東興區(qū)雙才鎮(zhèn)便民服務(wù)中心

當今時代是信息高速傳輸?shù)臅r代，全部依賴紙質(zhì)的時代已經(jīng)過去了，逐步采用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)格化來確保檔案資料的安全保管以及共享，人類因這種模式下在生活和工作的方式以及發(fā)生天翻地覆的變革。人類可以脫離紙質(zhì)資料管理，但是卻不能失去信息化下的檔案時代。因其有科學技術(shù)作支撐，在共享檔案數(shù)據(jù)上更加便捷。而受到互聯(lián)網(wǎng)的影響，電子化資料種類豐富，檔案管理變得尤為重要。但是，傳統(tǒng)模式下的檔案管理對其影響深遠，在受到新形勢下的檔案管理方式中出現(xiàn)眾多問題，只有解決好相關(guān)問題，才能確保檔案管理在信息時代走得更遠。

一、信息化檔案管理的重要性

從傳統(tǒng)檔案管理分析，只要全部依靠紙質(zhì)為主，很少采用電子化方式進行存儲資料，導致在實際工作的人員在對檔案資料進行整理和歸集中，只能依靠眾多重復性的體力運動，需要進行連續(xù)機械式的歸集，在整理檔案中要花費大量時間，還會浪費眾多物力和財力[1]。因其紙質(zhì)資料在存儲上需要大量的空間，而且在整理上面對的數(shù)量是龐大的，在實際效率上難以提升。而且，紙質(zhì)資料在保管中需要特點的環(huán)境，必須在干燥環(huán)境中，還要注意防火或防水等，直接受到環(huán)境的影響[2]。要避免類似的情況出現(xiàn)，管理者只能采取更多的人為措施進行預防，還需要經(jīng)常性的對相關(guān)紙質(zhì)資料進行維護等，在這期間有需要經(jīng)過很多工作日才能完成，造成人力的二次浪費。在后期資料共享中，僅僅通過分類后的目錄來尋找相關(guān)的資料，在查閱過程中速度極慢，阻礙實際的工作進展，在備份中也難以維系，不能經(jīng)常性地進行有效備份[3]。但是，一旦大規(guī)模采用信息化檔案管理手段，充分利用好計算機，將原有的檔案管理方式全部都用計算機經(jīng)常呈現(xiàn)，極大程度上避免了眾多物力和人力的重復使用，讓歸集和整理工作變得更加輕松，讓后期保管和借閱工作效率極大提升，便于各項檔案資料的備用，也讓檔案管理不受環(huán)境的制約。因此，信息化檔案管理是現(xiàn)有條件下最優(yōu)方式，也是促進檔案工作持續(xù)進步的有效措施。

二、信息化檔案管理存在的問題

（一）管理標準多樣化，未形成有效統(tǒng)一

檔案管理的主要目的是為后期服務(wù)的，方便之后查閱和分析資料的。但是，現(xiàn)有管理標準和制度上進行細分，可以輕易看到各企業(yè)以及機關(guān)事業(yè)單位在檔案分類相同的標準是不一致的，在從同行業(yè)看也是多樣化管理，未能形成完整統(tǒng)一的標準化管理模式，導致相較于傳統(tǒng)方式更加缺乏安全性和真實性。信息化檔案更易被人類所獲取，在借閱和查找上都相對于容易，但是缺乏有效管理制度，不能確保每一項資料的保管最終是保密的。因此，在一些涉及機密檔案的管理部門，在資料傳輸上還采用紙質(zhì)進行，造成這種現(xiàn)象的主要動因是檔案制度不明確，管理標準不統(tǒng)一。在來分析現(xiàn)有信息化檔案建設(shè)中，實際的檔案管理者缺乏對信息化的真實認識，將淺薄的理念直接進行應用，無法對現(xiàn)有檔案管理起到促進作用，甚至一阻礙檔案管理工作。而且，在落實信息化建設(shè)布局中，很多單位沒有根據(jù)實際業(yè)務(wù)和需要進行合理構(gòu)建，以至于現(xiàn)有的信息化模式相對于落后，基本無法滿足現(xiàn)實需求。因其缺乏統(tǒng)一標準，在不同地區(qū)之間進行傳遞中也是不容易的，相互之間包容性極低，無法確?，F(xiàn)有資料的有效轉(zhuǎn)移以及使用。

（二）共享管理缺乏有效控制

實現(xiàn)信息化管理之后的檔案，一般呈現(xiàn)為電子化和數(shù)據(jù)化的資料，管理人員需要運用特點的安全軟件和共享系統(tǒng)對其進行借閱管理和防盜管理。但是，一般情況下，管理者都是運用登錄和驗證信息進行實際操作，這種看似便捷化的方式只適用于大眾類型的檔案管理，卻不能運用于機密檔案的管理。運用這種方法，如果針對性的是涉密檔案，那對不法分子來說就是極大的便利。通過對其管理者的電能或者手機進行入侵，來獲取密碼以及驗證信息，并且會通過這樣的方式來將重要檔案進行泄露，有的甚至會胡亂修改檔案庫的資料，從而迫使這些資料失去真實價值性，嚴重會導致資料庫崩潰無法修復，導致這種現(xiàn)象的發(fā)生只是由于沒有對共享機制進行有效控制，沒有做到留痕和訪問管理。

（三）沒有完善的檔案管理法律

管理模式的突變，讓現(xiàn)有檔案管理法律措施不及，如果僅僅運用以前的法律難以調(diào)節(jié)二者之間的矛盾。因為現(xiàn)有的法律適用的層次是紙質(zhì)檔案，然而電子化檔案所呈現(xiàn)的方式具有多元化，難以用之前法律來衡量。沒有完善的法律對信息化下的檔案管理做支撐，就不能讓采用信息化管理的單位或者個人保護好權(quán)益，從而產(chǎn)生了現(xiàn)實和法律相違背的事實，極大制約現(xiàn)有檔案管理發(fā)展。信息化下本來就要求法律來做一個保護，需要依據(jù)現(xiàn)實情況來進一步優(yōu)化法律，制定出與現(xiàn)有環(huán)境相適應的規(guī)范制度，才能確保檔案管理有序進行。但是，現(xiàn)實中是缺乏的，沒有強大的制約力來要求檔案管理，沒有相應的法律來維護采取新模式的檔案管理受益者，是不能推動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的。

三、提升信息化檔案管理工作的辦法

（一）構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理標準

要想檔案管理走向信息化并能逐步完善，是需要制度做輔助的。只能通過構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理標準，才能促進現(xiàn)有檔案管理就業(yè)者依據(jù)制度標準進行合理工作。要密切關(guān)注現(xiàn)有市場環(huán)境信息化的發(fā)展情況，將適用于信息化的科學技術(shù)逐步納入檔案管理標準中，不能在標準建立后就一成不變，要隨著社會現(xiàn)狀逐步優(yōu)化進行創(chuàng)新。先對檔案管理標準進行統(tǒng)一細分，促進全國各地檔案傳輸有統(tǒng)一口徑和邏輯關(guān)系，確保檔案資料可流動性，并且不能只做制度要求，而忽視監(jiān)管。要持續(xù)增強檔案管理的監(jiān)管力度和懲處強度，要明確檔案管理各部門的工作職責，從而有序促進檔案管理有序開展。

（三）逐步增強檔案管理安全性

在加強檔案信息化建設(shè)中，不能忽視安全的重要性。要清楚認知當今環(huán)境是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展化，要切實增強檔案的安全可靠性以及保密強度，只能依靠信息化安全防護工具，要以網(wǎng)絡(luò)促進檔案管理安全性提升。通過健全檔案共享機制以及完善檔案管理系統(tǒng)防護系統(tǒng)，逐步加強對檔案管理者的監(jiān)督與考評。要明確信息化的雙重性，在加大信息化促進安全性的一方面，也要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)流通的便捷性和弊端。要持續(xù)落實好管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，并且常態(tài)化進行檔案管理系統(tǒng)的維護，增強對檔案管理者的培訓，從而便于提升檔案管理工作的安全性。

（四）建立健全檔案管理法律

沒有法律支撐的檔案管理工作，是失去監(jiān)督力與執(zhí)行力的手段。只有運用法律武器才能確保檔案管理的有序進行，要逐步從現(xiàn)實分析中找出信息化檔案管理的新變化，把握住新變化來促進法律的完善，從而為保障檔案管理提供堅實可靠的法律支撐。在法律規(guī)范中應該有更嚴格的要求，要持續(xù)關(guān)注信息化檔案管理的多元化趨勢，要確保法律在可變范圍內(nèi)有著不斷完善性，從而有效保障檔案管理者和權(quán)益者的利益。

四、結(jié)語

檔案管理對社會發(fā)展起著不可替代的作用，既是歷史資料的留存手段，又是未來持續(xù)創(chuàng)新的變革動力。不僅涉及到企業(yè)和國家，和社會每一個人的發(fā)展息息相關(guān)。信息化檔案管理的趨勢，是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是不斷使用社會新變化的有力舉措。因此，檔案管理工作中要不斷調(diào)整傳統(tǒng)模式不相容的內(nèi)容，要持續(xù)運用現(xiàn)有標準推動行業(yè)的整體變革，要在信息化中認識到網(wǎng)絡(luò)時代的多樣性，逐步增強信息化檔案管理安全意識，也要明確檔案管理的工作職責，切實提升檔案管理的人員素質(zhì)。要從現(xiàn)有法律法規(guī)清楚認知，逐步制定出適用于信息化檔案工作的法律，為檔案管理做好服務(wù)工作，從而有效促進檔案管理工作的有序開展。