徐斌 程飛

摘 要：文章從管理模式變革與管理需求變化兩個角度入手，分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對醫(yī)院檔案管理的影響表現(xiàn);圍繞檔案管理工作機(jī)制創(chuàng)新、檔案管理工作要求創(chuàng)新兩個方面，研究了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新建議。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;醫(yī)院檔案管理;信息孤島;信息共享;大數(shù)據(jù)

引言

近年來，隨著各類信息技術(shù)、終端設(shè)備的普及應(yīng)用與迭代更新，人類社會逐漸進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。在此背景下，傳統(tǒng)人工化、實體化的工作模式已無法滿足實際需求，醫(yī)院檔案管理部門及人員必須致力尋找出更新的發(fā)展路徑。基于此，我們有必要對“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新展開探究討論。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對醫(yī)院檔案管理的影響表現(xiàn)

所謂“互聯(lián)網(wǎng)+”，即“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”，指現(xiàn)代行業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)思維、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。在新形勢下，醫(yī)療行業(yè)展開“互聯(lián)網(wǎng)+”的探索與實踐已是必然選擇，醫(yī)院檔案管理也隨之面臨著更新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。具體來講，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的變化主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.“互聯(lián)網(wǎng)+”推動了醫(yī)院檔案管理模式的變革

在傳統(tǒng)時期，醫(yī)院檔案管理工作主要圍繞行政文書、科教課題材料、病案資料、合同文書、照片、錄影帶等實體檔案展開，檔案信息的采集、記錄、管理與服務(wù)也傾向人工化。這樣一來，受制于醫(yī)療業(yè)務(wù)的多樣性與醫(yī)院結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，檔案管理人員往往背負(fù)有較大的工作壓力，且很容易發(fā)生檔案信息遺漏、檔案紀(jì)錄偏誤等問題，不利于醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理。同時，各類實體檔案載體也具有不同程度的易損耗特點，若檔案室的環(huán)境條件較差，或檔案資料受到頻繁借閱，檔案載體將很容易發(fā)生字跡模糊、紙張缺損、磁條老化等問題，繼而嚴(yán)重影響檔案的完整性與可靠性。

現(xiàn)階段，“互聯(lián)網(wǎng)+”為上述傳統(tǒng)問題提供出了更新且有效的解決思路。一方面，可通過構(gòu)建醫(yī)院檔案信息管理平臺、創(chuàng)設(shè)檔案服務(wù)APP等方式，實現(xiàn)檔案服務(wù)流程的充分簡化，從而在提高檔案工作效率的同時，實現(xiàn)相關(guān)人員工作壓力的有效緩解;另一方面，在推動檔案信息化轉(zhuǎn)型的同時，通過掃描技術(shù)、條碼技術(shù)、攝影技術(shù)等手段，對原有實體檔案進(jìn)行數(shù)字處理和微縮上傳，可達(dá)到永久化、完整化的檔案信息保存效果，避免實體檔案載體受到異常損耗。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”推動了醫(yī)院檔案管理需求的變化

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，醫(yī)院檔案管理的需求也發(fā)生了很大變化。一方面，在醫(yī)療體系信息化改革的推動之下，傳統(tǒng)檔案管理與服務(wù)模式已無法滿足海量大數(shù)據(jù)的處理要求。此時，為了獲得快捷、全面的工作成果，醫(yī)院檔案管理部門必須要立足創(chuàng)新、加快轉(zhuǎn)型。另一方面，互聯(lián)網(wǎng)將社會連成了一個有機(jī)整體，區(qū)域性、行業(yè)性的信息共享對資源整合、醫(yī)療發(fā)展具有重要意義。所以，醫(yī)院檔案管理工作必須要打破“孤島化”的工作狀態(tài)，開通網(wǎng)絡(luò)化、動態(tài)化的檔案信息共享渠道。

例如，新冠肺炎疫情期間，由于實體醫(yī)療服務(wù)難以開展，醫(yī)院為廣大人民群眾提供出了線上醫(yī)療服務(wù)項目，如線上問診、網(wǎng)絡(luò)咨詢、西醫(yī)服務(wù)、中醫(yī)服務(wù)、“新冠”知識普及等。在此背景下，醫(yī)療服務(wù)檔案信息在形成之初就是數(shù)據(jù)化的，進(jìn)而對醫(yī)院檔案管理提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”工作需求。同時，在眾志成城抗擊“新冠”的特殊時期，各地疫情防控檔案信息的廣泛共享顯得尤為重要。因此，為了推動新冠疫情“攻堅戰(zhàn)”的逐步勝利，醫(yī)院檔案管理也必須要踐行“互聯(lián)網(wǎng)+”的工作創(chuàng)新。

此外，信息化時代為醫(yī)院檔案管理工作帶來了新機(jī)遇，促進(jìn)了檔案整理質(zhì)量、檔案保存質(zhì)量、信息采集廣度、檔案服務(wù)效率等多方面的快速發(fā)展。但與此同時，新的風(fēng)險隱患也悄然而至。黑客、病毒等風(fēng)險源具有類型多樣、持續(xù)升級的特點，為人們的網(wǎng)絡(luò)使用安全構(gòu)成了極大威脅。若相關(guān)人員在搭建醫(yī)院檔案信息管理平臺、創(chuàng)設(shè)檔案服務(wù)客戶端時，未做好信息安全保障工作，將很可能遭遇檔案竊取、信息篡改、文件損毀、系統(tǒng)癱瘓等情況，進(jìn)而形成不同程度的工作事故。因此，面對“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境更加復(fù)雜的檔案保護(hù)需求，醫(yī)院檔案管理人員必須要對包括但不限于黑客、病毒的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險源提起重視。

3.提高了患者就診的效率

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)平臺，將病患信息、病癥資料、醫(yī)療器械使用情況、醫(yī)生檔案、護(hù)理檔案、醫(yī)院人事構(gòu)成資料等，通過電子掃描技術(shù)全面繪制成電子檔案，并統(tǒng)一儲存在數(shù)據(jù)庫中，從而在內(nèi)部形成了一個較為完善且清晰的檔案管理系統(tǒng)。在對患者進(jìn)行復(fù)診或其他治療時，醫(yī)生即可通過調(diào)取電子檔案迅速對患者情況進(jìn)行全面的了解，包括病歷、主治醫(yī)生、就醫(yī)詳情、護(hù)理情況等，從而實現(xiàn)對患者病情進(jìn)行及時診斷，盡最大限度的突破醫(yī)院職能部門上班時間、醫(yī)生輪崗等造成的就診限制，不僅可以縮短患者看病問診的時間，還可以提升病情診斷的精準(zhǔn)度，以此來全面提升患者就診的效率，提高其就醫(yī)滿意度與幸福感，這在一定程度上能夠幫助醫(yī)院切實提高服務(wù)性能。

4.推動著醫(yī)院檔案管理隊伍能力的提升

醫(yī)院檔案管理部門在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下升級檔案管理模式，在一定程度上需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的觀念，利用現(xiàn)代化管理方式開展相關(guān)工作，轉(zhuǎn)變這觀念，一方面需要引進(jìn)檔案信息化管理人才與技術(shù)人才，另一方面，需要全體檔案管理工作人員形成合力，才能切實提高轉(zhuǎn)型效率。這就需要醫(yī)院相關(guān)部門加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行信息化管理觀念的培養(yǎng)和檔案信息化管理技能的培訓(xùn)，促使相關(guān)人員不僅需要具有扎實的檔案管理基礎(chǔ)知識的積累，還需要具備現(xiàn)代化檔案管理的能力，在實際工作中，能夠熟練掌握相關(guān)設(shè)備、系統(tǒng)的使用方法，并嚴(yán)格按照檔案信息化管理流程進(jìn)行操作，從而有效推動醫(yī)院檔案管理工作的升級。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新建議

1.醫(yī)院檔案管理的工作機(jī)制創(chuàng)新

首先，在醫(yī)院檔案的采集整理階段，相關(guān)人員應(yīng)意識到“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案范疇的擴(kuò)大化，進(jìn)而在工作內(nèi)容上做出創(chuàng)新調(diào)整。例如，在新冠疫情期間，除了采集文本、圖像、聲音、影像等資料以外，相關(guān)人員還應(yīng)將醫(yī)院及疫情相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻、網(wǎng)址鏈接、醫(yī)療網(wǎng)課教學(xué)檔案等信息載體一并納入到檔案數(shù)據(jù)庫中，以便更加多角度、全面化地記錄醫(yī)療事務(wù)與重要事件。同時，面對信息量驟增的檔案工作“新常態(tài)”，檔案工作人員還應(yīng)在技術(shù)人員的支持下，實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與醫(yī)院其他部門終端、區(qū)域信息管理中心等系統(tǒng)的接口連通，以此滿足動態(tài)性、實時性的檔案信息自動采集需求，并將醫(yī)院檔案管理工作融入到區(qū)域信息服務(wù)共享中。

其次，在醫(yī)院檔案的存放管理階段，相關(guān)人員要做到“線上”與“線下”兩手抓。一方面，要靈活應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，及時對醫(yī)院實體檔案信息進(jìn)行采集、記錄和上傳，為檔案信息的永久保存、在線服務(wù)夯實基礎(chǔ);另一方面，也要對檔案原件進(jìn)行科學(xué)封存，并嚴(yán)格檢查實體檔案信息與電子檔案信息之間的一致性，從而在驗證網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用質(zhì)量的同時，保障云端數(shù)據(jù)庫中檔案資源的高質(zhì)可靠。

再次，做好信息化檔案人才隊伍的建設(shè)，并根據(jù)工作屬性與內(nèi)容，明確劃分檔案管理各職能部門與崗位職責(zé)，確保相關(guān)工作切實保質(zhì)保量的完成。醫(yī)院檔案信息門類復(fù)雜、數(shù)量較多，單純依靠檔案管理部門的建設(shè)不足以支撐整個醫(yī)院的檔案信息化系統(tǒng)搭建，需要集結(jié)全院各管理部門、科室的職工切實配合檔案管理部門的工作，有序配合檔案收集、儲存與管理，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供便捷。這就需要切實加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，突破信息傳播的一切阻礙，使相關(guān)信息在整個醫(yī)院形成上傳下達(dá)的良好環(huán)境，從而有效提升檔案信息化處理的效率，使醫(yī)院服務(wù)性能全面升級。

最后，在醫(yī)院檔案的借閱利用階段，相關(guān)人員可創(chuàng)新借助條碼識別技術(shù)，實現(xiàn)檔案借還碼的生成與使用。這樣一來，醫(yī)務(wù)人員在借閱檔案時，其整體信息便可錄入在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。當(dāng)醫(yī)務(wù)人員歸還檔案后，相關(guān)人員只需要利用掃碼槍對相關(guān)條碼進(jìn)行掃描處理，就能實現(xiàn)歸還人員、檔案編號等信息快速匹配，并促使數(shù)據(jù)庫中的檔案狀態(tài)自動由“待還”轉(zhuǎn)變?yōu)椤罢！薄?/p>

2.醫(yī)院檔案管理的工作要求創(chuàng)新

首先，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代下，醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)人員必須“擦亮雙眼”，對信息化檔案的真實性、全面性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并按需進(jìn)行技術(shù)處理。例如，對于照片、視頻等影像數(shù)據(jù)，一方面，要檢查文件有無畫面剪輯、細(xì)節(jié)PS、后期配音、聲效模糊等負(fù)面情況，并及時對存疑文件展開調(diào)查分析，以保障檔案信息還原事實的應(yīng)用價值。另一方面，也要在畫面、視頻中標(biāo)注出具體的時間、地點、人物、主題等信息，或添加帶有檔案編號、醫(yī)院名稱的片頭，以此強(qiáng)化檔案信息的實用性，為后續(xù)的檔案整理、檔案利用等提供便利。

其次，各類技術(shù)設(shè)備是“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理的運(yùn)行發(fā)展基礎(chǔ)，相關(guān)人員在日常工作中，必須要做好各類設(shè)備的合理應(yīng)用與科學(xué)保養(yǎng)。例如，在應(yīng)用醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)前后，相關(guān)人員必須要進(jìn)行病毒木馬的查殺處理，以確保計算機(jī)設(shè)備的軟件安全性，避免系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)庫受到影響;再如，在發(fā)現(xiàn)計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備存在線路破損、異常響動等故障情況時，應(yīng)及時向醫(yī)院信息管理部門進(jìn)行報備，并盡量避免使用故障設(shè)備，以防止其在檔案管理工作中發(fā)生死機(jī)、卡頓等問題，形成檔案數(shù)據(jù)的損壞、丟失等隱患。

再次，構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，健全檔案管理制度與規(guī)程，將與檔案管理相關(guān)的人員、部門切實統(tǒng)一結(jié)合在一起，使其切實按照相關(guān)章程規(guī)范自身工作行為，為信息化檔案管理工作的有效性和精準(zhǔn)度提供制度保障。可利用ERP集成系統(tǒng)，建立一個自上而下的管理系統(tǒng)，使部門之間的工作銜接更加流暢，并與檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，從而實現(xiàn)各部門檔案數(shù)據(jù)的自動化轉(zhuǎn)存，提高醫(yī)院管理的效率，給醫(yī)護(hù)人員和管理人員提供方便。

最后，檔案管理人員還要以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為主要手段，以檔案信息化管理促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展，從而改善就醫(yī)環(huán)境、優(yōu)化服務(wù)流程，為應(yīng)對突發(fā)、重大事件發(fā)揮作用。例如，新冠肺炎疫情期間，我院堅守院感底線，避免交叉感染，保障母嬰安全，通過大力推行線上預(yù)約掛號、引導(dǎo)分時段就診，門診繳費(fèi)、檢查檢驗報告查詢、病歷復(fù)印、開通智能問診、智能導(dǎo)航、物價查詢、產(chǎn)科孕醫(yī)通等服務(wù)，為配合現(xiàn)階段防控要求，提高了工作效率，在類似疫情防治等重大突發(fā)公共事件中，使得“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理應(yīng)用的科學(xué)性和優(yōu)越性得以凸顯。

3.完善醫(yī)院環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施

完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施搭建，是醫(yī)院檔案信息化管理的前提條件，因此，在進(jìn)行系統(tǒng)搭建前，醫(yī)院需積極完善內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的建設(shè)，加大資金與技術(shù)的投入，及時更替老舊電子設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)系統(tǒng)與軟件，保障醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)得以有序開展。

與此同時，應(yīng)在醫(yī)院增設(shè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施服務(wù)管理部門，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行實時監(jiān)控，并定期進(jìn)行故障排查、維修與保養(yǎng)，保證醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施得以正常運(yùn)行，確保患者就診期間檔案系統(tǒng)始終在線。必要時需要做好紙質(zhì)檔案出庫的準(zhǔn)備，避免突發(fā)事件發(fā)生，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭到破壞，無法執(zhí)行檔案調(diào)取的工作，給醫(yī)務(wù)人員的工作形成阻礙。

4.建立特殊群體檔案服務(wù)“熱線”

檔案的根本價值在于利用，開展信息化檔案管理一方面能夠全面服務(wù)于患者就醫(yī)，另一方面能夠?qū)σ呻y雜癥、公共衛(wèi)生突發(fā)事件等檔案資料進(jìn)行完善的管理，必要時能夠切實為醫(yī)務(wù)人員提供參考。

因此，檔案管理部門應(yīng)將檔案分類進(jìn)行管理，專設(shè)特殊檔案“熱線”，當(dāng)發(fā)生如“新冠肺炎疫情”或其他罕見病癥時，能夠為醫(yī)務(wù)人員迅速提供參考資料，使相關(guān)研究或?qū)嵺`更加精準(zhǔn)可靠、決策更加及時，從而在為醫(yī)護(hù)人員的生命安全提供保障的同時，也能夠?qū)⑵溲芯砍晒M(jìn)行完整的保存，為其個人晉升與醫(yī)院未來工作的需要奠定基礎(chǔ)。

5.加強(qiáng)信息化檔案管理與應(yīng)用的宣傳工作

當(dāng)前各級醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作人員的檔案信息化管理意識仍比較薄弱，面對工作形式的升級與調(diào)整，不可避免的會對管理信息系統(tǒng)的搭建形成一定阻礙，因此，醫(yī)院加強(qiáng)對各崗位人員進(jìn)行信息化檔案管理的宣傳與推廣十分重要。

檔案管理部門應(yīng)利用新媒體傳播、張貼海報、政策宣發(fā)等手段，對醫(yī)院全體員工進(jìn)行檔案信息化管理優(yōu)勢、方式等的推廣與普及，切實使其認(rèn)識到新時期醫(yī)院檔案管理升級的重要性，從而充分調(diào)動其主觀能動性，自覺配合檔案管理部門實施檔案信息化管理，為提升醫(yī)院服務(wù)品質(zhì)貢獻(xiàn)力量。

三、結(jié)論

總而言之，檔案管理是醫(yī)院管理體系中不可或缺的重要組成部分，其必須要緊隨醫(yī)療信息化改革與“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境變化實現(xiàn)同步發(fā)展。在工作實踐中，醫(yī)院檔案管理人員必須要明確認(rèn)清新時代的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并在積極利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺的同時，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的有效規(guī)避，以便發(fā)揮出檔案管理創(chuàng)新成果的最大價值。

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（作者單位：湖北省婦幼保健院）