杜愛(ài)玲

摘要：檔案計(jì)算機(jī)管理是政府機(jī)關(guān)工作中的重要組成部分，計(jì)算機(jī)運(yùn)行效率直接影響著政府機(jī)關(guān)檔案工作的效果，促進(jìn)檔案管理與計(jì)算機(jī)管理的相互融合，需要工作人員不斷提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用高水平，以適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要，才能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用。本文從在政府機(jī)關(guān)檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)用的必要性進(jìn)行分析，提出了相關(guān)應(yīng)用措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：政府機(jī)關(guān);檔案管理;計(jì)算機(jī);有效應(yīng)用

在政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)可以推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)提升政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率具有顯著作用。當(dāng)下時(shí)代是信息化的時(shí)代，提升檔案工作的運(yùn)行效率，便于政府機(jī)關(guān)增強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)職能，而計(jì)算機(jī)作為一種運(yùn)行工具，能夠優(yōu)化檔案管理的模式，根據(jù)實(shí)際的工作需求不斷調(diào)整檔案資料的運(yùn)行狀態(tài)，并對(duì)其運(yùn)行模式加以創(chuàng)新。

1.政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用的必要性

政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作模式較為固定，而且涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，關(guān)系到政府機(jī)關(guān)工作的各個(gè)方面，是將政府機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的資料收集起來(lái)，經(jīng)過(guò)詳細(xì)的分類與整理以后，再保存起來(lái)以備日后查用。所以政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作具有為其它部門提供資料查詢的服務(wù)職能，收集資料的效率及存檔的質(zhì)量，會(huì)對(duì)檔案管理提供的資料查詢功能形成影響。分析和整理資料的過(guò)程是相對(duì)繁瑣的，工作量也相對(duì)較大，政府機(jī)關(guān)的各個(gè)部門通常會(huì)派遣專人將資料交到檔案管理部門，而其它部門負(fù)責(zé)收集和移交資料的人員往往不是專業(yè)的檔案管理人員，所以在工作時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)資料不全或丟失的問(wèn)題。如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，檔案管理部門就可以隨時(shí)隨地的與其它部門進(jìn)行溝通，便于其它部門再產(chǎn)生資料時(shí)就可直接將信息傳輸于檔案管理部門。一方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了檔案資料的自動(dòng)化管理，另一方面計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用形式帶來(lái)了快節(jié)奏的工作思路，優(yōu)化了檔案管理工作的流程。

2.政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用策略

2.1加大計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣力度

政府機(jī)關(guān)在檔案管理工作中應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的便捷性，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)的程序完成檔案管理部門的工作。由于政府機(jī)關(guān)屬于國(guó)家管理部門，一些工作資料的內(nèi)容非常保密，那么在計(jì)算機(jī)程序的設(shè)計(jì)中，政府部門就要考慮其安全性與保密性是否符合實(shí)際要求，謹(jǐn)慎、安全的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)非常關(guān)鍵。除將檔案資料錄入計(jì)算機(jī)程序以外，還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)傳輸信息的形式加以創(chuàng)新，相關(guān)信息資料可以在云盤中備份，為檔案資料的使用者提供更加便捷、快速的服務(wù)，在當(dāng)下信息時(shí)代中，推行計(jì)算機(jī)技術(shù)形式的檔案資料管理，可以提升政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作效率，并且電子形式的資料比紙質(zhì)資料的儲(chǔ)存時(shí)間更長(zhǎng)，可備份的次數(shù)更多。而且計(jì)算機(jī)程序中包括搜索引擎，工作人員在查找資料時(shí)也非常方便，在錄入檔案資料時(shí)，把編目?jī)?nèi)容作為搜索內(nèi)容，就可以在檢索時(shí)輸入關(guān)鍵詞查找到對(duì)應(yīng)的資料，這種自動(dòng)化管理形式可以為檔案管理工作提供更多的便利。

2.2注重計(jì)算機(jī)技術(shù)的安全應(yīng)用

在政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作中，實(shí)施計(jì)算機(jī)工作的形式存在諸多明顯的優(yōu)勢(shì)，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)今時(shí)代的普及程度非常高，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放性為人們提供了諸多可以應(yīng)用的信息。但需要人們注意的是，電子形式的檔案資料極容易被篡改，若要長(zhǎng)期有效的保存資料信息，就需要對(duì)相關(guān)程序加設(shè)密碼，尤其是政府機(jī)關(guān)的檔案資料有些屬于絕密的資料，一旦泄露可能會(huì)給國(guó)家機(jī)關(guān)帶來(lái)危險(xiǎn)和難以預(yù)估的損失，為保證檔案資料的安全性，政府部門要對(duì)信息化應(yīng)用的形式加以重視，采取必要的保密措施提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用的安全性，避免資料泄露引發(fā)的一系列問(wèn)題。檔案管理人員在錄入資料和封存資料時(shí)，需要交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批示以后，才可以將其錄入到系統(tǒng)中，調(diào)取相關(guān)保密資料或重要資料時(shí)，也應(yīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，或是同賬號(hào)密碼登錄的方式，確認(rèn)無(wú)誤以后才可以調(diào)取。對(duì)于計(jì)算機(jī)程序的安全性也要加以提升，如可以通過(guò)設(shè)置防火墻或防病毒軟件的方式填補(bǔ)軟件中的漏洞，防止不法分子利用黑客手段攻擊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在傳輸資料時(shí)，工作人員也要做好備份工作，對(duì)于涉密的信息要禁止其他人訪問(wèn)，可以在資料程序中設(shè)置密鑰，政府機(jī)關(guān)也要對(duì)從事檔案管理的工作人員開展計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，以提升工作人員的信息技術(shù)水平。

2.3結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)與紙質(zhì)管理

政府機(jī)關(guān)在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)在原有紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，融入信息化技術(shù)的形式，而不是將信息化技術(shù)完全取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式。紙質(zhì)檔案始終是政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的核心，如果電子檔案出現(xiàn)問(wèn)題，紙質(zhì)檔案也是唯一的核對(duì)資料，可以為計(jì)算機(jī)管理形式提供基礎(chǔ)的保障。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用多以光盤的形式為主，而計(jì)算機(jī)設(shè)備也可能存在老化的問(wèn)題，所以信息化管理并不是“高枕無(wú)憂”的，如果完全將信息化的管理模式取代了紙質(zhì)檔案的管理形式，那么就容易在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)失去憑證。就目前的情況來(lái)看，信息化資料的原始性難以得到保證，這就說(shuō)明保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍然非常重要，兩種管理模式相互補(bǔ)足，可以建立雙重優(yōu)勢(shì)，完善政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的形式，建立起融匯共通的管理通道，使之保存方式更加多樣化，而資料也更加完全和豐富。

3.結(jié)束語(yǔ)

政府機(jī)關(guān)要想提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，就要從工作形式上加以創(chuàng)新，在信息化時(shí)代中，用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展非常重要，而檔案資料作為原始的資料，可以有效的記錄真實(shí)的數(shù)據(jù)。對(duì)此，政府機(jī)關(guān)在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)于檔案管理工作中時(shí)，要將紙質(zhì)檔案作為工作的基礎(chǔ)，加大對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣力度，注重對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的安全應(yīng)用，從計(jì)算機(jī)程序及工作人員能力方面加以強(qiáng)化，以求更加現(xiàn)代化的發(fā)展。