房立坤

摘要：近年來，隨著國家經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級以及質(zhì)量提升的戰(zhàn)略部署，企業(yè)不斷追求高質(zhì)量發(fā)展，產(chǎn)品質(zhì)量在企業(yè)競爭中的作用非常突出，計量業(yè)務(wù)需求呈現(xiàn)出不斷多樣化、專業(yè)化的趨勢，檢定機構(gòu)的業(yè)務(wù)量逐年遞增，為降低客戶的時間成本，減少業(yè)務(wù)人員的工作量，提高檢定人員工作效率，為客戶提供更好的服務(wù)體驗，必須合理優(yōu)化系統(tǒng)的功能設(shè)置。

關(guān)鍵詞：計量;效率;設(shè)置;管理

計量檢定業(yè)務(wù)是一項細致而復(fù)雜的工作，是法定計量檢定機構(gòu)計量管理的重要組成部分，直接體現(xiàn)了計量檢定機構(gòu)的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。近年來，隨著國家經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級以及質(zhì)量提升的戰(zhàn)略部署，企業(yè)不斷追求高質(zhì)量發(fā)展，產(chǎn)品質(zhì)量在企業(yè)競爭中的作用非常突出，這樣的背景下，計量業(yè)務(wù)需求呈現(xiàn)出不斷多樣化、專業(yè)化的趨勢，檢定機構(gòu)的業(yè)務(wù)量逐年遞增，就筆者所在中部省份的地級城市漯河市來說，2018年，漯河市檢測中心共檢定各類計量器具6萬余臺件，出具各類檢定、校準、檢測證書28500份，龐大的工作量對管理規(guī)范化提出了更高的要求，為降低客戶的時間成本，減少業(yè)務(wù)人員的工作量，提高檢定人員工作效率，為客戶提供更好的服務(wù)體驗，必須合理優(yōu)化系統(tǒng)的功能設(shè)置，現(xiàn)從三個主要方面介紹下計量信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化方法。

一、業(yè)務(wù)接待管理方面

業(yè)務(wù)接待處于整個計量檢定工作流程的起點，良好的開端是成功的一半，同樣，規(guī)范高效的樣品接收流轉(zhuǎn)給整個檢定工作的順利完成奠定了基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)收發(fā)部門接到客戶送檢的樣品后，要根據(jù)客戶提供的樣品信息錄入系統(tǒng)，分配檢測部門、打印流轉(zhuǎn)卡、樣品標識和正式的委托單，還要核對樣品信息是否有誤，粘貼樣品標識，程序繁瑣又缺一不可，在人員緊缺的基層計量檢定機構(gòu)，勢必會占用過多時間，造成效率低下，客戶滿意度不高的情況發(fā)生，這里重點分析下耗時較長的信息錄入環(huán)節(jié)，如果根據(jù)情況適當(dāng)簡化錄入程序，減少不必要的輸入信息，就會大大提高接待效率，可以根據(jù)信息的重要程度和證書的格式要求，設(shè)置錄入信息菜單為不同的顏色，把“委托單位”、“器具名稱”、“證書類型”“委托人電話”等必填選項設(shè)置為紅色菜單，不輸入或輸入有誤無法進行下一步操作，樣品接收人員一定要認真仔細核對，確保錄入信息準確無誤。把“規(guī)格型號”、“出廠編號”、“準確度等級”“附件”等選項設(shè)置為黃色菜單，作為一般狀態(tài)下的必填項，如果遇到大批量的樣品送檢，時間比較緊張或排隊等待的客戶較多，可以在征求承檢科室的意見后，適當(dāng)減少或靈活把握此類信息的輸入，由檢定科室在檢定過程中詳細記錄。剩下的信息不設(shè)置顏色，諸如“受理日期”、“完成時限”、“檢定科室”、“郵編”等信息，可以設(shè)置為自動生成或者默認，也可以根據(jù)客戶要求自由選擇，使用這種根據(jù)信息的重要程度設(shè)置不同顏色菜單的方法，極大的提高了樣品受理環(huán)節(jié)的效率，為整個檢定工作騰出更多時間。

二、檢定工作管理方面

樣品檢定完畢，檢定人員開始編輯檢定證書，因為檢定原始記錄的信息更全面，證書內(nèi)容來源于原始記錄，檢定員怎么才能快速準確地編輯證書并提交審核就與系統(tǒng)的設(shè)置有很大關(guān)系了。由于絕大部分信息已經(jīng)在樣品接收時錄入了系統(tǒng)，檢定員只需要輸入“檢定類型”、“檢定依據(jù)”、“有效期至”、“檢定所用標準器”等信息，如果每次檢定都要逐項輸入，勢必會帶來較大的工作量，由于此類信息內(nèi)容短時期內(nèi)不會變化，截止有效期也可以根據(jù)有效期長短自動顯示，此時可以設(shè)置一個“授權(quán)器具名稱”選項，提前在這個選項里設(shè)置好以上信息內(nèi)容，編輯過程中，檢定員只需要選中對應(yīng)的“授權(quán)器具名稱”，以上的信息就會自動顯示在輸入欄，這樣就縮短了信息輸入時間，提高了證書編輯效率，值得注意的是，如果標準器或者規(guī)程有變更，一定要及時更新對應(yīng)信息，防止出現(xiàn)批量證書錯誤。

三、模板和權(quán)限管理方面設(shè)置

“證書模板設(shè)置”，證書模板決定了證書內(nèi)容頁的內(nèi)容和格式，最能體現(xiàn)證書格式內(nèi)容的規(guī)范程度。通過參觀其他計量檢定機構(gòu)的信息管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)有些地方的信息管理系統(tǒng)用的是系統(tǒng)自帶的編輯軟件，軟件的操作界面和主流的辦公軟件差別較大，功能菜單設(shè)置過于簡單。對于檢定項目較少、證書內(nèi)容格式不復(fù)雜的檢定機構(gòu)，這樣的設(shè)置完全可以滿足工作要求，而且，在熟練掌握操作界面后，由于是自帶系統(tǒng)，模板內(nèi)容的編輯還會更穩(wěn)定流暢，但在業(yè)務(wù)量較大、項目較多的檢定機構(gòu)，這樣系統(tǒng)設(shè)置的弊端就很明顯了，因為在模板內(nèi)容里需要插入不同類型的表格、特殊符號、公式等，系統(tǒng)自帶的編輯功能往往無法滿足需要，只有使用辦公軟件來輔助輸入，首先在MicrosoftOffice或者wps文檔里編輯好內(nèi)容，然后復(fù)制到系統(tǒng)模板設(shè)置里，再做一些細節(jié)方面的調(diào)整即可，這里建議在信息管理系統(tǒng)里加入一些常用辦公軟件的兼容包，實現(xiàn)系統(tǒng)編輯頁面和辦公軟件的完全兼容。系統(tǒng)設(shè)置功能可以細分為“權(quán)限管理”、“用戶管理”和“密碼修改”3個模塊。比較關(guān)鍵的是“權(quán)限管理”的功能設(shè)置，機構(gòu)可以根據(jù)人員的管理職責(zé)和權(quán)限設(shè)置相應(yīng)角色，包括但不限于機構(gòu)負責(zé)人、系統(tǒng)管理員、質(zhì)量負責(zé)人、技術(shù)負責(zé)人、檢定員、證書簽發(fā)人、計量標準負責(zé)人、設(shè)備管理員、監(jiān)督員、內(nèi)審員、資料管理員等角色。系統(tǒng)管理員根據(jù)機構(gòu)管理體系的運行情況，為各角色分配相應(yīng)的權(quán)限。

四、結(jié)語

綜上所述，計量信息管理系統(tǒng)在整個計量檢定過程中起著舉足輕重的作用，決定了計量檢定機構(gòu)的工作效率和質(zhì)量，而系統(tǒng)功能的合理設(shè)置為檢定工作的準確高效開展提供了必備條件?，F(xiàn)實中，各地計量檢定機構(gòu)還有很多不同的設(shè)置方法，希望本文能引起更多專家學(xué)者對計量業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的研究和關(guān)注。

參考文獻：

[1]藺昕，麻勇.軌道衡分站計量業(yè)務(wù)信息化管理系統(tǒng)設(shè)計[J].鐵道技術(shù)監(jiān)督，47（9）.

[2]李娜，胡敏，周熹麗，吳德林.計量自助業(yè)務(wù)平臺設(shè)計[J].輕工標準與質(zhì)量，2019，（03）：70-71.