盧紅香

摘要：信息化平臺可以更加方便人力資源管理部門對人事檔案的管理，極大地節(jié)省了人力、物力，提高了服務(wù)水平，對人力資源管理和社會保障工作的效率也有很大提升。本文就如何建設(shè)人力資源與社會保障信息化平臺進(jìn)行分析，提出完善人事檔案管理和社會保障信息化的方法。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;社會保障管理;檔案管理;信息化平臺建設(shè)

1.基層人力資源與社會保障信息化建設(shè)的原因

人社部門工作繁多復(fù)雜，包括制定社保政策、建立公共就業(yè)服務(wù)體系、專業(yè)技術(shù)人才和技能人才的任免、事業(yè)單位人員招聘、各種職稱考試的評審等等，傳統(tǒng)的管理模式已無法滿足日常工作需要，應(yīng)加快建設(shè)人力資源與社會保障信息化平臺，來完善人事檔案管理工作。

2.人力資源信息化平臺建設(shè)

2.1人事材料收集歸檔系統(tǒng)

人事材料的收集歸檔是建立人力資源與社會保障信息化平臺的根本，只有能夠收集人事檔案并進(jìn)行歸檔整理，才能使后續(xù)工作的進(jìn)行有數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這需要人事材料收集歸檔系統(tǒng)具備人事材料送交、人事材料鑒別、人事材料歸檔以及材料送交、鑒別、歸檔的查詢功能，另外還應(yīng)具有人事材料送交還原功能呢，在送交錯誤材料時方便改正。

2.2人事檔案管理系統(tǒng)

收集完人事材料之后，平臺需要對人事材料進(jìn)行管理，對紙質(zhì)版人事材料的位置信息、人事檔案的基礎(chǔ)信息和檔案狀態(tài)等建立信息庫統(tǒng)一管理，信息庫的欄目應(yīng)包含檔案柜號、檔案標(biāo)號、人事姓名、性別、身份證號、籍貫、聯(lián)系方式、單位、職稱、級別、檔案狀態(tài)、備注等。并將信息庫與電子版人事檔案進(jìn)行鏈接，以便于之后的查詢統(tǒng)計(jì)工作。

2.3人事檔案傳遞系統(tǒng)

人事檔案傳遞系統(tǒng)具備人事檔案轉(zhuǎn)出、人事檔案轉(zhuǎn)入、傳遞申請、傳遞手續(xù)辦理等功能，并且人事檔案傳遞系統(tǒng)也要與人事檔案管理系統(tǒng)相連接，在傳遞過程中能隨時調(diào)取人事檔案詳細(xì)資料。

2.4人事檔案查借閱系統(tǒng)

人事檔案查借閱系統(tǒng)屬于人力資源與社會保障系統(tǒng)的窗口系統(tǒng)，主要為人力資源與社會保障系統(tǒng)提供搜索路徑，屬于開放性系統(tǒng)。在需要查詢?nèi)耸聶n案時，登錄人力資源管理信息化平臺，輸入身份證號查詢、借閱對應(yīng)的人事檔案信息。

2.5人事檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

人事檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)屬于人力資源與社會保障部門的內(nèi)部系統(tǒng)，不對社會公眾開放，由人社部門專員經(jīng)過授權(quán)后在后臺對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并對檔案調(diào)取情況、傳遞情況進(jìn)行修改記錄，方便進(jìn)行人事檔案統(tǒng)計(jì)工作。

3.社會保障信息化平臺建設(shè)

3.1社會保障宣傳系統(tǒng)

社會保障信息化平臺首頁應(yīng)具有宣傳欄，將社保政策和制度變化及時更新，讓更多的人民群眾了解社會保障政策法規(guī)，了解自身具備的權(quán)利和義務(wù)。

3.2社保資料數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

建立社保信息數(shù)據(jù)庫，將轄區(qū)內(nèi)的人員社保信息全面錄入，包括各類就業(yè)人員、下崗失業(yè)人員、離退休人員的詳細(xì)情況，方便上級部門在制定政策法規(guī)時可以直接調(diào)取相關(guān)統(tǒng)計(jì)報表，提供更全面、更具科學(xué)性的參考。同時，數(shù)據(jù)庫接口與人事檔案相連接，查詢對應(yīng)人員的人事檔案時可以直接點(diǎn)擊進(jìn)入社保信息界面，以便于查詢。

3.3社會保障統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

上一條所說，制定政策法規(guī)時參考的統(tǒng)計(jì)報表便是由統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)提供。統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)可以調(diào)取社保資料數(shù)據(jù)庫中各類人員的社保信息，進(jìn)行歸納整理，設(shè)定好需要參考的各項(xiàng)數(shù)據(jù)指標(biāo)，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的自動運(yùn)算可以全面評估地區(qū)內(nèi)人員社會保障的總體情況。一方面要統(tǒng)計(jì)區(qū)域內(nèi)各類失業(yè)人員，幫助社保工作人員做好失業(yè)人員管理服務(wù)工作，根據(jù)這類人員的職業(yè)技能與就業(yè)經(jīng)驗(yàn)以及社保繳納狀況等信息，有針對性的開發(fā)就業(yè)崗位，多渠道、多形式地幫助其實(shí)現(xiàn)再就業(yè);另一方面還需要統(tǒng)計(jì)退休人員的實(shí)際情況，從而按照相關(guān)文件精神，做好退休人員養(yǎng)老金發(fā)放工作，另外還要統(tǒng)計(jì)退休人員的生存狀況，對有困難的人員提供點(diǎn)對點(diǎn)幫扶政策。

3.4社會保障咨詢系統(tǒng)

社會保障咨詢系統(tǒng)要建立外部界面的咨詢服務(wù)窗口以及與數(shù)據(jù)庫的連接。廣大人民群眾可以通過平臺主界面的咨詢服務(wù)按鈕點(diǎn)擊進(jìn)入，選擇電子信息咨詢或者人工服務(wù)。電子信息咨詢模塊應(yīng)用AI機(jī)器人來幫助回答各類社保信息問題，作為人工繁忙時的補(bǔ)充;而人工服務(wù)窗口直接與社保工作人員主機(jī)相連，與群眾實(shí)現(xiàn)直接對話，解決各類社會保障問題。

4.完善人力資源與社會保障信息化的方法

4.1重視人力資源與社會保障信息化平臺建設(shè)

建立人力資源與社會保障信息化平臺，完善人事檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)社會保障信息化，需要職能部門加大重視。雖然傳統(tǒng)的人力資源與社會保障管理流程也相對完備，但隨著社會的不斷發(fā)展，信息化水平越來越高，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)新要求。只有建立信息化平臺，才能有效提升工作效率，提高服務(wù)水平。這需要各級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到人力資源與社會保障信息化平臺建設(shè)的重要性，批準(zhǔn)資金、配備相應(yīng)設(shè)備、聘用相關(guān)人才并建立合理、科學(xué)的人力資源與社會保障管理制度，確保制度具有簡潔性和雙向性，使信息化平臺充分發(fā)揮管理作用。

4.2規(guī)范人力資源檔案管理流程

依托人力資源與社會保障信息化平臺，完善人事檔案和社保發(fā)放管理信息化，需要規(guī)范檔案管理和社保發(fā)放的流程。一方面，加強(qiáng)人事檔案基礎(chǔ)信息管理和基本業(yè)務(wù)的管理，定期核實(shí)人事檔案材料，錯誤信息要及時糾正，對人事檔案材料進(jìn)行實(shí)時更新，保證材料的完整性和時效性;另一方面，人事檔案材料要根據(jù)基本業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理的歸檔進(jìn)行分類存放，避免出現(xiàn)無關(guān)人員修改、編造檔案的現(xiàn)象，保障人事檔案的真實(shí)性與安全。

4.3配備信息化設(shè)備

建立信息化管理平臺，是對人事檔案進(jìn)行管理最合理、最快捷的管理方法。這也需要在硬件設(shè)施上進(jìn)行調(diào)整，配備高配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀并租用服務(wù)器?；ヂ?lián)網(wǎng)公司之所以能夠迅速發(fā)展一方面是借了行業(yè)快速發(fā)展的東風(fēng)，另一方面也離不開本身硬件設(shè)施的先進(jìn)。雖然一些機(jī)關(guān)單位在主體工作內(nèi)容上可能不需要信息化設(shè)備，但在人力資源部門這種可以直接影響運(yùn)行效率的部門配備信息化設(shè)備，回報一定是遠(yuǎn)大于投入的。

4.4提高人力資源部門工作人員綜合素質(zhì)

人才是社會發(fā)展的最核心力量，在建立人力資源管理信息化平臺，完善人事檔案管理信息化的過程中，需要既具備專業(yè)人力資源管理技能，又具備熟練使用信息化設(shè)備能力的“雙料”人才。傳統(tǒng)的人力資源管理方法已經(jīng)被逐漸淘汰，“雙料”人才在保證人力資源工作正常進(jìn)行的同時，能夠幫助單位迅速建立信息化平臺并投入使用，進(jìn)一步完善人事檔案管理信息化。所以，提升人力資源部門工作人員的綜合素質(zhì)勢在必行。一方面可以積極引進(jìn)專業(yè)人才，另一方面對現(xiàn)有工作人員也要及時進(jìn)行技能培訓(xùn)，使其不斷提高業(yè)務(wù)水平和管理能力，盡快適應(yīng)信息化的人力資源工作。

5.總結(jié)

信息化時代，檔案管理和社保發(fā)放工作也要順應(yīng)時代的潮流。人社部門要重視人力資源與社會保障管理信息化的發(fā)展規(guī)律，規(guī)范檔案管理和社保發(fā)放流程，配備信息化設(shè)備并提高人力資源與社會保障部門工作人員的綜合素質(zhì)，建立起人力資源與社會保障管理信息化平臺，使單位能夠與時俱進(jìn)地發(fā)展。

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