摘要：企業(yè)的檔案是企業(yè)寶貴的資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，檔案管理工作的好壞能夠直接影響企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營活動。對企業(yè)檔案的合理利用，可以幫助企業(yè)提高經(jīng)濟效益，但是，目前很多企業(yè)在檔案管理的工作中仍存在一些不足，這些問題會阻礙企業(yè)的進一步發(fā)展，本文淺析了企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題給出了解決的建議，期望幫助企業(yè)更規(guī)范的管理企業(yè)檔案，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理;建議

引言：就目前的企業(yè)發(fā)展形勢來看，檔案管理工作是企業(yè)工作的重要組成部分，可以幫助企業(yè)提高工作質(zhì)量，促進工作效率。但是相對于企業(yè)發(fā)展的速度，企業(yè)的檔案管理卻較為落后。本文闡述了企業(yè)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題，以及對如何解決這些問題提出了一些建議，幫助提高企業(yè)檔案管理工作更好地適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)地發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）管理者對檔案管理工作不重視

企業(yè)的管理者更多地關(guān)注都放在如何提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，很容易忽視企業(yè)的檔案管理工作，而有些檔案管理部門人員也沒有對檔案管理工作給予高度的重視，對自身工作認(rèn)識不深入，缺乏積極探索的精神，認(rèn)為這是“邊緣崗位”，得過且過的工作態(tài)度，缺乏責(zé)任感。在這種情況下，企業(yè)是很難真正發(fā)揮出檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用的。

（二）檔案管理方式較落后

企業(yè)的檔案管理工作一般用的都是比較陳舊的設(shè)備和一套軟件，檔案的錄入和管理手段都無法滿足企業(yè)日益增長的管理需求。造成的這種現(xiàn)象的原因有以下幾個：首先，高層管理人員和檔案管理人員沒有投入一定的人力、物力和財力，導(dǎo)致管理工作得不到更多的支持;其次，檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)無法完全勝任該工作崗位，工作中缺乏敬業(yè)精神，不懂學(xué)習(xí);最后，企業(yè)自身缺乏完善的檔案管理體系和運營機制，造成很多企業(yè)的檔案管理工作只是擺設(shè)，并沒有可參考性。

（三）檔案管理信息化水平低

大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作停留在簡單的收集、歸納和整理階段，沒有人專門負(fù)責(zé)看管和借閱等事宜，這種傳統(tǒng)的管理檔案的方式，無法發(fā)揮出當(dāng)前的數(shù)字化信息時代的管理優(yōu)勢，在不斷信息化的今天，如果企業(yè)還沿用之前的管理手段，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案越來越多的情況下，將使企業(yè)的檔案管理工作變得越來越繁雜，不利于企業(yè)朝著信息化的方向發(fā)展，而且由于管理手段的原因，造成檔案信息的閉塞，在各部門之間無法流通，加重了管理者使用企業(yè)檔案的難度。

二、做好企業(yè)檔案管理工作的建議

（一）樹立檔案管理創(chuàng)新觀念

企業(yè)的檔案真實的記錄了企業(yè)的發(fā)展和運營過程，通過企業(yè)檔案可以了解企業(yè)在發(fā)展過程中遇到的問題和取得的成就，對于企業(yè)管理者制定企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃具有指導(dǎo)作用[1]。對于檔案管理部門，首先，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變對該工作的傳統(tǒng)觀念，用科學(xué)的態(tài)度度對待檔案管理的問題，積極主動的做好檔案管理的工作。其次，要多向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理的工作，加強與各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，做好檔案宣傳工作，使各部門了解有關(guān)檔案的形成、積累和歸檔，該如何使用等，從而使檔案管理工作企業(yè)各部門工作之間協(xié)同發(fā)展。

（二）完善檔案的基礎(chǔ)建立工作

隨著企業(yè)不斷地經(jīng)營發(fā)展，企業(yè)的檔案內(nèi)容也是不斷更新，并且日益增多。對于企業(yè)檔案管理部門來說，要不斷做好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，第一，要擴大檔案信息的收集范圍，不斷完善檔案歸檔制度，做好各類型、各載體的檔案材料收集，防止原始材料和文件的流失;第二，做好檔案材料的鑒定工作，可以成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對企業(yè)各類檔案的真實性、完整性和是否具有價值進行鑒定，同時也包括對各類超期保管的檔案的鑒定和銷毀工作，從而不斷優(yōu)化檔案室的檔案資源;第三，做好檔案的歸納整理工作，企業(yè)的檔案需要按照一定的分類方法進行分類、排列、組合和編目，并完善檔案檢索工具和服務(wù)模式，便于對檔案進行管理和查找。

（三）提高企業(yè)檔案管理信息化水平

企業(yè)的檔案管理是一個相對比較復(fù)雜的工作，需要工作人員收集、整理、統(tǒng)計和編制的工作，每個環(huán)節(jié)的工作量都是比較大的，要想更高效率的處理好這些工作，必須要利用好現(xiàn)代的信息系統(tǒng)進行輔助[2]。首先，檔案管理部門在起始檔案資源收集的時候，應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)據(jù)庫，并加強檔案資源的多元化發(fā)展，將原始檔案信息進行數(shù)字化存儲，建立電子文件以滿足企業(yè)的內(nèi)部管理需求。與此同時，將企業(yè)文檔管理系統(tǒng)擴展到文件生成系統(tǒng)，使文件材料在初始編寫的過程中能在系統(tǒng)平臺上規(guī)范化錄入，使文件格式更加規(guī)范并且歸檔更加系統(tǒng)。除此之外，企業(yè)要定期更新檔案管理的設(shè)備和系統(tǒng)，并且將其他業(yè)務(wù)部門的信息化系統(tǒng)也接入進文檔管理系統(tǒng)中，有利于實現(xiàn)企業(yè)檔案及時順利的歸檔。

（四）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，目前的一些企業(yè)中的檔案管理人員多是員工兼職管理，特別是在一些中小企業(yè)中，很多員工是身兼數(shù)職，造成了“兼而不管”的現(xiàn)象。對此，企業(yè)檔案管理創(chuàng)新過程中，需要關(guān)注檔案管理人員的素質(zhì)的提升，第一，需要對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，針對性的舉辦短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力，建設(shè)復(fù)合型人才隊伍;第二，對檔案管理部門設(shè)定工作中的自查和互監(jiān)機制，確保企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量;第三，適當(dāng)提高檔案管理員工的薪資待遇，引入專業(yè)化人才和掌握一定網(wǎng)絡(luò)知識和信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)完全無法適應(yīng)現(xiàn)代的企業(yè)的發(fā)展需求了。企業(yè)的檔案管理工作可以反映一個企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和管理水平，是企業(yè)必須要加以重視的管理環(huán)節(jié)。因此，企業(yè)在改革檔案管理工作的過程中，要改變原來的傳統(tǒng)觀念，一步步建立和完善企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)工作，并引進科學(xué)的檔案管理技術(shù)，不斷提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，才能使企業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮出最大的作用，為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展提供戰(zhàn)略上的參考價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]范海斌.知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式研究[J].科技風(fēng)，2018（27）：244+248.

[2]陳紅.創(chuàng)建企業(yè)檔案管理新模式的思路探討[J].企業(yè)改革與管理，2019（05）：46+57.

作者簡介：于艷菊（1982年10月-），性別：女，民族，漢族，廣東省深圳市人，學(xué)歷：本科學(xué)歷，單位：深圳市科智管理咨詢有限公司，單位郵編：518000。