摘要：在市場競爭日趨激烈的情況下，我國中小民營企業(yè)經(jīng)營發(fā)展更加艱難。而存貨是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展的一項重要流動資產(chǎn)。目前，大部分中小民營企業(yè)存貨管理制度不夠完善，內(nèi)部控制不夠健全，對存貨的采購、分類、盤點工作不夠重視，部門之間缺少溝通與交流，內(nèi)部信息共享不及時等問題，增加了企業(yè)的經(jīng)營管理成本。企業(yè)要想更好的持續(xù)經(jīng)營發(fā)展，必須加強(qiáng)企業(yè)存貨管理。本文分析了我國中小民營企業(yè)存貨管理存在的部分問題，并根據(jù)具體情況提出針對性解決對策。

關(guān)鍵詞：中小民營企業(yè);存貨管理;問題;改進(jìn)

一、引言

存貨是企業(yè)流動資產(chǎn)中一個重要項目，緊連接著企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售的紐帶，即要保證生產(chǎn)經(jīng)營過程中的持續(xù)供給，又要做到有計劃、有秩序的購入、生產(chǎn)、銷售存貨。而很多中小民營企業(yè)的管理者就是老板，因管理者不懂財務(wù)，對存貨管理意識淡薄，忽視了企業(yè)存貨控制和管理是生產(chǎn)經(jīng)營過程中一大重要環(huán)節(jié)，沒有制定一套規(guī)范有效的管理程序，導(dǎo)致管理混亂，影響著企業(yè)的利潤空間，因此，對存貨進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理有利于企業(yè)的發(fā)展。

二、中小民營企業(yè)的存貨管理的現(xiàn)狀

（一）存貨內(nèi)控管理制度不健全

許多中小民營企業(yè)存貨管理制度不完善，內(nèi)部控制制度不健全，在材料采購及儲存管理環(huán)節(jié)雜亂無章，工作職責(zé)含糊不清。甚至沒有對存貨進(jìn)行科學(xué)有效的分類及擺放。部門與部門之間缺少有效的溝通導(dǎo)致各流程環(huán)節(jié)配合脫節(jié)，無法做到互相監(jiān)督。有些企業(yè)雖然有存貨內(nèi)部管理相關(guān)方面的規(guī)定，但僅僅是個形式，未按存貨的收、發(fā)、存與供、產(chǎn)、銷各環(huán)節(jié)的特點來認(rèn)真執(zhí)行。存貨管理不規(guī)范，無法保證庫存材料數(shù)據(jù)的真實、完整。造成賬實不符，會計信息失真。從而影響財務(wù)報表數(shù)據(jù)的真實情況。

1、崗位職責(zé)混亂

我國大多數(shù)中小民營企業(yè)對存貨的保管僅限于庫存材料，對于生產(chǎn)、安裝現(xiàn)場使用后的剩余材料疏于管理，有些需要現(xiàn)場購買安裝的材料，未經(jīng)過采購、入庫、出庫這一環(huán)節(jié)，而是工作人員現(xiàn)場直接購買安裝使用到該項目上，無法統(tǒng)計到該項目實際耗用的材料成本。職責(zé)分工和授權(quán)批準(zhǔn)不明確，出現(xiàn)一人身兼數(shù)個崗位的現(xiàn)象普遍存在，忽略了崗位相互分離、制約和監(jiān)督的作用。

2、存貨保管及日常盤點不夠完善

中小民營企業(yè)有些老板注冊多家企業(yè)的現(xiàn)象大有存在，物資材料領(lǐng)用隨意性很大，當(dāng)一個企業(yè)的庫存物資緊缺時，直接從另一個企業(yè)運(yùn)送到該企業(yè)倉庫。在無任何記錄下，時間一長或者更換保管員時就會模糊不清，使企業(yè)庫存物資數(shù)據(jù)不真實，造成企業(yè)賬面數(shù)與實際庫存數(shù)不一致。企業(yè)日常庫存盤點工作實行程度較少，即使盤點也是弄虛作假的現(xiàn)象較普遍，因為企業(yè)的材料種類多、數(shù)量大以及收、發(fā)料頻繁等，極可能產(chǎn)生錯發(fā)、漏發(fā)現(xiàn)象等，導(dǎo)致其實際數(shù)量與賬面記載不相同。但是在實際工作中，大多數(shù)企業(yè)都會使用不正當(dāng)?shù)姆椒ㄌ幚泶尕洰a(chǎn)生的盈虧，少數(shù)企業(yè)為了應(yīng)對檢查工作，通過偽造出庫單或賬單來覆蓋問題庫存。

（二）對存貨管理不重視

中小民營企業(yè)管理者大多直接就是老板不懂財務(wù)，缺乏對存貨管理的重視，沒有一個周密的采購計劃，經(jīng)常會出現(xiàn)庫存短缺或庫存積壓過剩的現(xiàn)象。庫存短缺企業(yè)生產(chǎn)的及時性下降，給企業(yè)的銷售利潤及信譽(yù)造成影響，庫存積壓過多，資金占用就比較大，對企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)帶來困難。加上庫房里各種材料擺放雜亂無序，整理清點不及時，無形的加大管理成本，影響工作效率。

1、 缺少合理的采購計劃

在很多中小民營企業(yè)中，采購部未按自身情況來制定符合本企業(yè)的一個采購計劃，負(fù)責(zé)專門采購的人員未根據(jù)企業(yè)的銷售訂單情況來確定所需材料的采購計劃，而是單憑庫存保管部門的某種材料短缺或某種庫存材料用量超多就迫不及待地下采購訂單，在這種盲目采購情況下，導(dǎo)致庫存材料不符合企業(yè)的實際經(jīng)營要求，致使企業(yè)部分庫存大量積壓。甚至材料供應(yīng)商比較單一，一旦新的銷售訂單比以往訂單在設(shè)計技術(shù)上有所突破，涉及所用材料規(guī)格有所變化時，而現(xiàn)有的供應(yīng)商的材料達(dá)不到要求時，采購人員臨時再去尋找新的供應(yīng)商，這時因材料無法及時滿足生產(chǎn)供應(yīng)，導(dǎo)致生產(chǎn)延期交貨，使得企業(yè)收入受損。

2、缺少對庫存材料的分類管理

一個企業(yè)的各種生產(chǎn)材料都集中在庫存保管部門，由于品種、型號、數(shù)量多，對庫存材料未按其批次、類別、用途分類存放，導(dǎo)致各種各樣的材料混合在一起，在生產(chǎn)領(lǐng)料時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)找不到料，影響生產(chǎn)效率，加大了庫存監(jiān)管力度，導(dǎo)致清點一次材料需要找遍整個倉庫，加大了存貨盤點工作的難度，然而，對于一個企業(yè)的庫存由于其種類、規(guī)格的不同，其價值是存在著很大區(qū)別的，缺乏對價值大小的考慮，若對所有庫存物資進(jìn)行同等控制勢必造成對應(yīng)該重視的存貨管理不足、產(chǎn)生損失，而對其他不重要的存貨過度關(guān)注則會造成管理成本浪費(fèi)。

（三）各個部門間缺少溝通與交流

企業(yè)庫存管理部門橫向聯(lián)系著多個部門，如采購、生產(chǎn)、財務(wù)部門等，若部門與部門之間缺乏溝通交流，阻礙企業(yè)向前發(fā)展。比如當(dāng)銷售合同訂單下來，生產(chǎn)部門需備用生產(chǎn)所用的材料，這時發(fā)現(xiàn)相關(guān)材料庫存短缺，造成材料采購不及時，導(dǎo)致生產(chǎn)延期交貨，使企業(yè)信譽(yù)嚴(yán)重受損。

（四）管理核算模式落后

雖然當(dāng)前大部分中小企業(yè)存貨管理在基礎(chǔ)核算方面已經(jīng)逐步采用了信息化的操作方式，但也僅限于會計的核算環(huán)節(jié)以及基礎(chǔ)的采購入庫記錄及庫存領(lǐng)用發(fā)出的數(shù)字錄入環(huán)節(jié)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)以及基層員工單純地認(rèn)為存貨管理就是將出入庫數(shù)據(jù)初步采集擺在計算機(jī)上。由于庫存管理是單獨管理核算的，這樣就會缺乏實時數(shù)據(jù)的共享。在這種管理模式下，對存貨種類多、數(shù)量大，收、發(fā)、領(lǐng)、退料頻繁核算庫存信息時，需要進(jìn)行仔細(xì)核算，不僅費(fèi)時，而且容易出錯。使得庫存記錄與實際庫存數(shù)量經(jīng)常出現(xiàn)不一致。需通過及時盤點工作來糾正差錯，無形中又增大了工作量。

三、加強(qiáng)中小民營企業(yè)的存貨管理的建議

（一）建立健全企業(yè)存貨管理制度

每個企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展來制定符合本企業(yè)存貨管理制度，以規(guī)范化的制度來約束和指導(dǎo)存貨管理，并應(yīng)有相應(yīng)的管理人員對企業(yè)的庫存實施監(jiān)督，從存貨采購、驗收入庫、保管、領(lǐng)用、發(fā)出等方面進(jìn)行具體規(guī)定。建立起企業(yè)存貨管理的責(zé)任制，逐步地實現(xiàn)企業(yè)的庫存管理與企業(yè)的發(fā)展相結(jié)合。

1、 明確崗位職責(zé)權(quán)限

明確內(nèi)部相關(guān)部門的崗位職責(zé)權(quán)限，發(fā)揮存貨內(nèi)部控制制度的相互制約作用。存貨的請購、審批與執(zhí)行;存貨的采購、驗收與付款;存貨的保管與記錄等這些崗位都不能相容。其次，根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營要求，加強(qiáng)存貨發(fā)出申請與審批、盤點計數(shù)與點數(shù)、處置與審批權(quán)限控制等，規(guī)范設(shè)計好操作權(quán)限流程，杜絕營私舞弊的可能性。

2、及時盤點庫存做到庫存最小化

通過定期盤點可發(fā)現(xiàn)材料盈虧原因，發(fā)現(xiàn)庫存管理中是否存在的問題，并做出相應(yīng)的措施，從而提高庫存管理水平。一般來說，盤點做出的內(nèi)容主要有以下幾項：貨物數(shù)量通過點數(shù)計數(shù)查明商品在庫的實際數(shù)量，核對庫存賬面數(shù)與實際庫存數(shù)量是否一致，不一致的情況下，分析差異產(chǎn)生的原因，將盤點情況及時反饋給相關(guān)部門;有效了解相關(guān)貨物在一定時期內(nèi)的運(yùn)營情況如何，確定采購數(shù)量，有利于物流成本的控制;企業(yè)定期及時盤點可以檢討物料管理部門的工作績效，呆料、廢料、材料的周轉(zhuǎn)率等，經(jīng)過盤點認(rèn)定后可以采取措施加以改進(jìn)。

（二）存貨管理實行科學(xué)的管理機(jī)制

存貨管理控制的好壞不僅能保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需材料正常供應(yīng)，而且還可以降低企業(yè)的庫存管理成本。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，制定一個科學(xué)合理的采購計劃，防止庫存材料積壓或短缺。同時完善庫存日常管理工作，對各種入庫材料做好分類、區(qū)分放到指定存放地點，以防止在領(lǐng)用過程出現(xiàn)錯誤，降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險。

1、科學(xué)合理進(jìn)行采購

采購部門根據(jù)庫存管理部門及銷售訂單上提供的材料需要量，考慮庫存能力，不同材料的生產(chǎn)周期，合理的編制材料采購計劃。對材料用量計劃庫存管理部門應(yīng)結(jié)合現(xiàn)有庫存信息及日常所耗用材料用量的情況，經(jīng)過嚴(yán)格審核后再向采購部門申請所需采購的材料用量，做到層層把控，既保證采購的材料滿足生產(chǎn)需要又防止庫存積壓或短缺。同時采購人員應(yīng)廣泛搜集供應(yīng)商信息，做好詢價比價工作，可以有效節(jié)約采購成本，避免資金浪費(fèi)。

2、做好庫存物資的分類管理

材料到倉庫后庫存管理員依據(jù)清單上所列的名稱、數(shù)量進(jìn)行核對、清點，對入庫材料核對、清點后，需按不同類別、特點和用途或材料的大和小，貴重與否，常用和不常用分類分區(qū)放回倉庫，做到"二齊、三清、四定位"。物資擺放整齊、庫房干凈整齊;材料清、數(shù)量清、規(guī)格型號清;按區(qū)、按排、按架、按位定點放好。以便發(fā)出領(lǐng)用時按相關(guān)順序登記領(lǐng)用，最重要的一點，帳一定要做好，進(jìn)多少、出多少、還有多少。

（三）各部門多溝通與交流

企業(yè)部門之間的有效溝通是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，各部門之間多進(jìn)行溝通，預(yù)防工作中傳遞脫節(jié)。尤其是采購部門、庫存保管部門與生產(chǎn)部門之間的溝通，因為庫存管理者要根據(jù)實際庫存及時與各部門進(jìn)行溝通，以便應(yīng)付各種突發(fā)狀況，提前報告各物資的用量，給到一個緩沖期限。

1、與采購部門的溝通交流

采購部門需要庫存管理部門提供需要訂購的材料名稱和數(shù)量方面的信息，通過這些信息，采購部門才能圍繞采購材料的種類、時間和數(shù)量實施采購。這樣一方面可以避免庫存不足或積壓狀況的出現(xiàn)，另一方面可以節(jié)省采購費(fèi)用，還可以提升雙方的工作效率。

2、與生產(chǎn)部門的溝通交流

庫存管理部門要根據(jù)生產(chǎn)所需材料的多少來備好各材料的供應(yīng)量，及時了解生產(chǎn)所需材料是否備齊全，如有欠缺材料，及時向庫存管理部門匯報，庫存管理部門再向采購部提出材料生產(chǎn)、發(fā)貨進(jìn)度及需到貨時間。

3、全體員工參與溝通交流

庫存管理不只是企業(yè)采購、倉儲、生產(chǎn)的問題，與的企業(yè)銷售、運(yùn)輸物流及企業(yè)文化組織密切相關(guān)。比如銷售市場預(yù)測不準(zhǔn)確，企業(yè)老總對庫存管理意識淡泊等，都會對企業(yè)庫存物造成一定的影響。庫存管理是企業(yè)的一大死點。所以企業(yè)的庫存有問題，應(yīng)該從上到下全員參與溝通，為存貨管理制造一個良好愉快的工作氛圍。

（四）充分利用ERP等先進(jìn)的管理模式

社會進(jìn)步大，企業(yè)要發(fā)展，選擇先進(jìn)合理的進(jìn)銷存軟件，可為企業(yè)降低資源投入，提高企業(yè)經(jīng)營效益。管理者可根據(jù)ERP系統(tǒng)跟蹤到業(yè)務(wù)的每一步操作，隨時可得到任何時間和任何時段的庫存信息，在信息系統(tǒng)中對采購訂單進(jìn)行收、發(fā)操作，系統(tǒng)自動計算庫存及收、發(fā)存金額，自動形成收、發(fā)、存報表。讓管理人員充分了解現(xiàn)有庫存狀態(tài)的情況下，編制出合理的采購計劃，管理信息越來越精細(xì)，使存貨管理更上一個新臺階。

四、結(jié)束語

建立適合企業(yè)自身發(fā)展需要的存貨管理系統(tǒng)，逐步完善內(nèi)部管理流程，提高管理者的意識，部門之間多溝通與協(xié)調(diào)，制定周密的采購計劃，將庫存量降低到最小，減少資金占用。同時借助信息化軟件的管控與分析功能，達(dá)到采購、生產(chǎn)、銷售各環(huán)節(jié)有機(jī)融合，實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

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作者簡介：

李霞，湖南袁氏科技發(fā)展有限公司。