李振華

摘要：近日，隨著新型冠狀病毒肺炎傳染范圍的擴(kuò)大和確診人數(shù)的激增，為了有效控制疫情的蔓延、縮小疫情的傳播途徑，保障人民的生命和財(cái)產(chǎn)安全，國(guó)務(wù)院針對(duì)年后復(fù)工復(fù)課的時(shí)間一延再延，我國(guó)各地區(qū)、各企業(yè)響應(yīng)國(guó)家政策，除部分民生必需品相關(guān)的企業(yè)職員正常到崗上班外，其余企事業(yè)單位均將復(fù)工時(shí)間后延，由此帶來(lái)的如何辦公、如何運(yùn)轉(zhuǎn)企業(yè)成為諸多企事業(yè)單位面臨的關(guān)鍵性問題。遠(yuǎn)程辦公作為可“遠(yuǎn)程”，即不必拘泥于在公司的辦公室進(jìn)行辦公的方法，成為各企事業(yè)單位優(yōu)先選擇的方案。對(duì)此，筆者針對(duì)如何在疫情防控期間進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公，如何做好對(duì)遠(yuǎn)程辦公的管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要的討論，希望可以為企事業(yè)單位做好有效的辦公和管理提可參考和可操作的建議。

關(guān)鍵詞：疫情防控;遠(yuǎn)程辦公;辦公管理;措施方法

疫情防控時(shí)期縮小疫情的傳播渠道和范圍是每個(gè)人的責(zé)任和義務(wù)，減少人與人之間的接觸，通過遠(yuǎn)程辦公的方法避免引擎的傳播無(wú)疑是一種有效的方案。疫情防控時(shí)期的遠(yuǎn)程辦公應(yīng)著重考慮到辦公的靈活性、執(zhí)行的時(shí)效性以及工作文件和信息的保密性，其次是遠(yuǎn)程辦公的成本問題，疫情防控時(shí)期相較于日常辦公其發(fā)生時(shí)間更多，所以較日常辦公而言成本問題也是企事業(yè)單位需要考慮的因素[1]?，F(xiàn)階段比較適合疫情防控時(shí)期的常用的遠(yuǎn)程辦公的途徑主要有三種：一是采用專業(yè)的遠(yuǎn)程辦公軟件、二是利用簡(jiǎn)單的可支持遠(yuǎn)程辦公的工具、三是利用微信、QQ等支持線上文件傳輸?shù)纳缃卉浖?，企事業(yè)單位可以根據(jù)自己的實(shí)際需要以及企業(yè)規(guī)模、實(shí)際經(jīng)營(yíng)的情況選擇適當(dāng)?shù)那馈?/p>

一、疫情防控時(shí)期遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)勢(shì)

疫情防控時(shí)期采用遠(yuǎn)程辦公的方式主要有三方面的優(yōu)勢(shì)：一是減少疫情通過人與人集中辦公頻繁接觸傳播的概率和機(jī)會(huì)，限制疫情外延;二是支持企事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)，保障企業(yè)基礎(chǔ)性工作得以開展，減少因疫情造成的經(jīng)濟(jì)損失;第三，對(duì)于部分涉及民生和社會(huì)公益事業(yè)的企事業(yè)單位而言，遠(yuǎn)程辦公更是為了更好的維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定和和諧，降低因疫情帶來(lái)的社會(huì)恐慌和民眾對(duì)未知危險(xiǎn)的恐懼，保障民生事業(yè)的平穩(wěn)進(jìn)行。

二、采用遠(yuǎn)程辦公存在的問題

遠(yuǎn)程辦公在帶來(lái)工作靈活和便利的優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，也為企事業(yè)單位增加了管理和應(yīng)用上的難度。

首先，疫情防控時(shí)期采用遠(yuǎn)程辦公會(huì)增加管理的難度，最突出的難點(diǎn)在于領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)不能實(shí)現(xiàn)對(duì)下級(jí)進(jìn)行直接的管理，對(duì)于員工的表現(xiàn)、工作方法不能進(jìn)行有效的掌控，就部分現(xiàn)有考核制度參考工作表現(xiàn)的企事業(yè)單位而言，遠(yuǎn)程辦公給人力資源部門的薪酬核算工作帶來(lái)了新的困難，疫情防控時(shí)期這一方式的轉(zhuǎn)變對(duì)企事業(yè)單位的績(jī)效考核和薪酬管理提出了提的要求。

其次，疫情防控時(shí)期采用遠(yuǎn)程辦公會(huì)增加公司和個(gè)人的成本。如果采用專業(yè)的遠(yuǎn)程辦公軟件，雖然會(huì)在一定程度上加強(qiáng)企業(yè)信息的保密性，有助于公司對(duì)個(gè)人工作行為進(jìn)行管控，但對(duì)于此前不具備專業(yè)遠(yuǎn)程辦公條件的企事業(yè)單位而言，新設(shè)備的購(gòu)進(jìn)和引入勢(shì)必會(huì)增加企業(yè)的成本，如果采用非專業(yè)的遠(yuǎn)程辦公軟件，只利用簡(jiǎn)單的可支持遠(yuǎn)程辦公的工具，則會(huì)在一定程度上增加員工的個(gè)人成本，如為了滿足視頻會(huì)議需要而購(gòu)買的投放設(shè)備和遠(yuǎn)程辦公軟件的客戶端。

第三，疫情防控時(shí)期采用的遠(yuǎn)程辦公對(duì)員工和企業(yè)信息的管控和保密相對(duì)而言并不完善和健全，有可能會(huì)發(fā)生企業(yè)信息、重要材料外泄的情況，給企業(yè)造成不同程度的經(jīng)濟(jì)損失[2]。對(duì)于員個(gè)人來(lái)說，遠(yuǎn)程辦公也會(huì)給員工的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保障帶來(lái)困難，一旦造成數(shù)據(jù)丟失，于公司于個(gè)人都是一種無(wú)可挽回的災(zāi)難。

三、疫情防控時(shí)期遠(yuǎn)程辦公及管理應(yīng)用

特殊時(shí)期特殊對(duì)待，疫情防控面前每個(gè)人都有義務(wù)通過自己的努力支持防控建設(shè)，采用遠(yuǎn)程辦公的方式既是對(duì)社會(huì)、企業(yè)及他人的負(fù)責(zé)，也是對(duì)自己的負(fù)責(zé)。對(duì)此，筆者認(rèn)為應(yīng)從如下幾方面著手管理和推進(jìn)。

（一）選擇適合公司規(guī)模的、滿足公司需要的遠(yuǎn)程辦公手段

遠(yuǎn)程辦公的手段和方式眾多，不同的遠(yuǎn)程辦公方式帶來(lái)的成本和風(fēng)險(xiǎn)也是不同的，企業(yè)應(yīng)審視自身的實(shí)際情況，在不過多增加企業(yè)成本的前提下選擇最能滿足公司需要的遠(yuǎn)程辦公手段[3]。如果是大型企業(yè)、互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)軍企業(yè)或者財(cái)務(wù)預(yù)算較高的企業(yè)，且對(duì)公司信息的保密具有嚴(yán)格要求，可以選擇專業(yè)的遠(yuǎn)程辦公設(shè)備，建立專業(yè)的虛擬專用網(wǎng)，這種方式可以滿足獲取公司內(nèi)部郵件、訪問局域網(wǎng)中的文件服務(wù)器、內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)、CRM、ERP等企業(yè)的全方位的日常辦公需求;如果是小型企業(yè)，或者是日常辦公僅局限于簡(jiǎn)單的表格匯總、文檔書寫等業(yè)務(wù)，則可以選擇節(jié)約成本、方便快捷、可支持多人辦公的遠(yuǎn)程辦公軟件，如用友、微信、網(wǎng)絡(luò)郵箱等，既可以保留業(yè)務(wù)往來(lái)痕跡，同時(shí)還不需要特別高難度的操作。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督和管控，確保企業(yè)信息的安全

疫情防控期間的遠(yuǎn)程辦公應(yīng)做好對(duì)企業(yè)信息的保密工作，在確保員工正常工作的同時(shí)減少企業(yè)信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)。首先，可以利用攝像頭等監(jiān)控設(shè)備，一方面可以在不違反法律保障員工個(gè)人隱私的前提下管控員工的個(gè)人工作狀態(tài)，另一方面也有利于滿足召開視頻會(huì)議和多人辦公的需要;其次，及時(shí)建立疫情防控期間的保密制度，組織員工簽訂保密協(xié)議，減少企業(yè)信息和重要商業(yè)機(jī)密泄露的風(fēng)險(xiǎn);第三，做好對(duì)員工保密意識(shí)的宣傳和培育，利用視頻會(huì)議的機(jī)會(huì)多次強(qiáng)調(diào)職業(yè)操守的重要性，讓員工自覺養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)。

（三）特殊情況下改善薪酬考核制度

與常規(guī)情況下不同，疫情防護(hù)時(shí)期遠(yuǎn)程辦公給員工日常在崗表現(xiàn)的薪酬計(jì)算部分帶來(lái)了新的困難[4]。對(duì)此，薪酬核算部門可以適當(dāng)改善薪酬考核制度，并將工作的反饋和執(zhí)行的及時(shí)性納入考核范圍，以此來(lái)激發(fā)和保證員工遠(yuǎn)程辦公的效率和執(zhí)行力。

四、結(jié)語(yǔ)

疫情防控時(shí)期采用遠(yuǎn)程辦公對(duì)于阻止疫情蔓延傳播具有重要作用，雖然臨時(shí)性的遠(yuǎn)程辦公在應(yīng)用和管理過程中會(huì)存在一些問題，但是我們可以通過采用合理的工作管理方式、薪酬考核方式和應(yīng)用軟件等手段，利用合理的管理和應(yīng)對(duì)手段減少這些問題所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

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