趙哲

【摘要】本文從檔案的精細化管理模式構(gòu)建意義展開分析，并以此為依據(jù)，提出創(chuàng)新精細化管理理念、明確崗位設(shè)計與流程設(shè)計、建立數(shù)據(jù)庫、提升檔案管理人員的綜合能力等措施。希望事業(yè)單位能夠編制長遠的發(fā)展目標(biāo)，加強檔案的精細化管理和人員約束力，以提升檔案管理效率。

【關(guān)鍵詞】檔案;精細化管理;數(shù)據(jù)庫;崗位設(shè)計

事業(yè)單位檔案是在生產(chǎn)運行過程中，形成的資料、信息與數(shù)據(jù)記錄，能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀展現(xiàn)出來。對于檔案管理工作來說，其不僅能夠記錄單位的各方面工作情況，還能夠為經(jīng)營決策提供依據(jù)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員要摒除傳統(tǒng)的管理理念，構(gòu)建精細化的檔案管理模式。在融入先進信息化技術(shù)手段的同時，加快數(shù)據(jù)的傳遞與共享速度，避免不必要的風(fēng)險問題發(fā)生，進而推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

一、檔案的精細化管理模式構(gòu)建意義

（一）實現(xiàn)單位服務(wù)效能最大化。首先，精細化管理屬于現(xiàn)代化的管理理念，對事業(yè)單位的發(fā)展有重要的促進作用。但是，要想將精細化管理思想落到實處，就要利用事業(yè)單位的文化進行引導(dǎo)，保證單位內(nèi)部思想與價值觀的統(tǒng)一。在強化文化建設(shè)工作的同時，建立高素質(zhì)的人才隊伍，并且創(chuàng)設(shè)良好的工作氛圍，使員工能夠直觀了解自身的不足之處，明確檔案管理工作的使命，并且遵循和認同精細化管理思想，以不斷提升自身的綜合素質(zhì)，積極將精細化管理思想融入其中，增強單位的向心力。

（二）促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位在開展各項經(jīng)營活動的同時，效益不僅僅是事業(yè)單位生存的關(guān)鍵部分，也是許多事業(yè)單位發(fā)展的核心。在競爭環(huán)境愈發(fā)激烈的背景下，事業(yè)單位要想獲得更多的發(fā)展機遇，就要從內(nèi)部管理工作入手，逐步引入、強化精細化的運作模式，以提升檔案管理的效率。在事業(yè)單位的檔案建立和完善過程中，對事業(yè)單位的發(fā)展過程進行了客觀翔實的記錄，包括了大量的原始文件或過程性資料。因此，檔案管理人員能從檔案資料中獲取有價值的信息，并通過檔案價值理念進行解讀，服務(wù)于單位發(fā)展實際，從而進一步明確自身基本職責(zé)，最大限度地發(fā)揮檔案管理工作效能。

二、檔案的精細化管理模式構(gòu)建思路

（一）創(chuàng)新精細化管理理念，明確崗位設(shè)計與流程設(shè)計。從事業(yè)單位的檔案管理工作分析，每一個管理環(huán)節(jié)都需要創(chuàng)新。因此，在事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新過程中，要將精細化管理置于首要位置，并保證檔案管理創(chuàng)新工作的實施。現(xiàn)階段，事業(yè)單位在開展傳統(tǒng)檔案管理工作的同時，逐步向著網(wǎng)絡(luò)化與知識化的方向發(fā)展，體現(xiàn)著現(xiàn)代化、精細化的管理理念。我們通過對檔案管理精細化理論進行探究，還可以搭建具有鮮明特色的工作經(jīng)驗交流平臺，從中發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題。此外，由于事業(yè)單位檔案管理的業(yè)務(wù)流程比較復(fù)雜，檔案管理人員需要做大量的收集、整理、分類與編目、核對等工作。在形成檔案之后，逐步加強安全管理力度，為后續(xù)的檔案查詢提供方便。所以，應(yīng)根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，做好崗位與流程設(shè)計工作。結(jié)合各個崗位的設(shè)計角色與任務(wù)，賦予員工相應(yīng)的工作職責(zé)，并實施合理的績效評價。流程設(shè)計的主要含義就是將制度形式作為基礎(chǔ)內(nèi)容，并利用信息化的管理模式，對各個檔案崗位的關(guān)系進行評估，強化過程控制工作，實行多個崗位之間的交流與溝通，逐步規(guī)范化檔案管理工作。

（二）創(chuàng)新管理模式，建立數(shù)據(jù)庫。事業(yè)單位在創(chuàng)新精細化檔案管理模式的同時，應(yīng)當(dāng)將建立檔案室作為核心內(nèi)容，并且建立資料庫與治理庫等，實現(xiàn)電子檔案與實物檔案的融合。單位要明確檔案管理重點，采取多元化的管理方式。如組織檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可以邀請行業(yè)專家舉辦講座或集中上網(wǎng)課，還可以采取集體專訪、培訓(xùn)等形式，借鑒其他單位的優(yōu)秀經(jīng)驗和管理理念。在建立信息化檔案管理平臺的同時，要更加注重信息資源與材料的獲取，并且對檔案資源進行合理的利用，避免本末倒置，逐步實現(xiàn)規(guī)范化的管理目標(biāo)。要創(chuàng)新檔案檢查評價機制，嚴(yán)格評估制度，設(shè)計專門量表，及時推廣先進的做法，把檔案管理中存在的問題上報單位領(lǐng)導(dǎo)，解決管理制度中的某些關(guān)鍵問題。在促進檔案管理模式創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，需要將重心放在規(guī)范化檔案管理的過程中，結(jié)合現(xiàn)代化管理制度的需求，保障必要的管理資金。只有將必要的資金投入到檔案的數(shù)據(jù)完善與信息化研發(fā)過程中，才能有效發(fā)揮事業(yè)單位資金使用效益，逐步規(guī)范檔案管理制度。

（三）提升檔案管理人員的綜合能力，實現(xiàn)檔案信息資源精細化管理。事業(yè)單位的服務(wù)性、公益性屬性決定了它日常業(yè)務(wù)的非商業(yè)化運行模式，但作為社會主義市場經(jīng)濟中的經(jīng)營活動單元，必然反映市場經(jīng)濟發(fā)展的基本特點和規(guī)律，集中體現(xiàn)社會發(fā)展過程中某領(lǐng)域內(nèi)的內(nèi)容。首先，為了凸顯檔案價值、實現(xiàn)單位職能市場化運行目標(biāo)，需要在單位運營的價值體系中有計劃地將檔案信息進行透明化處理，通過各類媒體渠道合作，使更多受眾能夠了解社會進步與發(fā)展的情況，逐步實現(xiàn)事業(yè)單位的基本服務(wù)職能。實現(xiàn)此目標(biāo)，就必須重視提升檔案管理人員的綜合能力，開發(fā)檔案應(yīng)用課題，不斷拓展檔案管理人員的職業(yè)視界。其次，對事業(yè)單位的檔案管理工作進行研究分析，檔案管理人員就可以結(jié)合信息化檔案管理的內(nèi)容，合理利用信息化技術(shù)與傳播技術(shù)，了解不同檔案管理崗位的基本工作特點。在此基礎(chǔ)上，了解檔案信息化管理的重心，明確各個崗位的基本職責(zé)，實現(xiàn)對員工工作行為的約束，并貫徹精細化的管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員要不斷提升綜合能力，還要定期開展專項培訓(xùn)，并明確員工的日常工作表現(xiàn)力。此外，還可以開展網(wǎng)絡(luò)安全管理能力、硬件監(jiān)督與監(jiān)察能力等方面的研究。最后，通過在事業(yè)單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)的形式，合理利用檔案信息化資源，可以使系統(tǒng)更加完善，突破各個部門之間各自為政的局限。還能增強業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通與聯(lián)系，實現(xiàn)資源的共享互補與精細化管理，有效提升工作效率。

三、結(jié)束語

總而言之，新時代背景下，檔案的精細化管理工作逐漸成為事業(yè)單位的檔案管理需求。因此，相關(guān)的檔案管理人員要更加注重檔案精細化管理，提升自身的管理與服務(wù)意識，根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)特點，做好崗位設(shè)計與流程設(shè)計工作，并立足于事業(yè)單位的實際發(fā)展情況，全面開展分析與調(diào)研工作，并形成健全的檔案管理體系。只有將事業(yè)單位檔案信息資源的效用發(fā)揮出來，才能為經(jīng)營決策提供依據(jù)，進而提升事業(yè)單位的核心競爭力，使其能夠在多變的市場環(huán)境中站穩(wěn)腳跟。

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