摘要：本文介紹了廣鋼林德K/3-Cloud系統(tǒng)升級建設的背景和歷程，結合系統(tǒng)升級推動信息化建設的應用與啟示，其中銷售模塊和全局庫存管理模塊是業(yè)財融合最有特色的模塊。在此基礎上，本文分析了企業(yè)信息化建設的廣鋼林德模式和底層思維特點，研究了公司結合業(yè)務特點推動信息化建設的構建特色，以期為企業(yè)信息化建設提供有益借鑒。

關鍵詞：系統(tǒng)升級;流程優(yōu)化;信息化建設

一、項目背景

隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，市場在快速發(fā)生變化，公司面臨的經(jīng)營環(huán)境更加復雜、多變，廣鋼林德在工業(yè)氣體行業(yè)尤其是現(xiàn)場制氣、電子特殊氣體等專業(yè)領域發(fā)展迅猛，廣鋼林德原單體企業(yè)版的K/3 Wise核算系統(tǒng)和獨立開發(fā)的銷售統(tǒng)一平臺與新業(yè)務發(fā)展不匹配、財務管理與業(yè)務工作脫節(jié)問題凸顯，為了改善各部門之間的溝通障礙以及各職能模塊之間信息不能共享的局面，將原來各個職能分別管理的碎片化數(shù)據(jù)歸集到同一個系統(tǒng)中并進行集成管理與分析，提升非財務業(yè)務信息與財務信息相互協(xié)同的效率和效果，廣鋼林德通過升級K/3-Cloud系統(tǒng)來提升企業(yè)管控和運營效率。

二、需求梳理

（一）信息化核心管理需求：建立多組織信息化平臺和集團化財務管理

1.統(tǒng)一基礎資料，統(tǒng)一流程規(guī)范，建立多組織、提供全局共享

各單體企業(yè)成立的歷史時期、背景不同，科目編碼規(guī)則、科目級次、物料編碼規(guī)則、固定資產(chǎn)卡片編號設置等都不同，供應鏈的銷售流程、采購流程、出/入庫流程等也不同，導致集團層面無法方便、快捷合并基本的財務信息。

2.多組織核算體系，建立利潤中心、成本中心、精細化財務核算體系

各單體企業(yè)使用K3-Wise財務軟件局限于一個企業(yè)一個賬套，財務人員要來回切換賬套做單、從不同賬套導出數(shù)據(jù)分拆/匯總做報表合并、分析，數(shù)據(jù)時效性、可比性、合理性、對管理/決策的指導作用時常受到挑戰(zhàn)，精細化管理難以推行。

3.建立財務業(yè)務一體化的完整流程

單體企業(yè)核算體系的總賬、供應鏈脫節(jié)，很多業(yè)務數(shù)據(jù)要重復錄入，業(yè)務流程不能形成閉環(huán)，影響了財務輸出數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可追溯性。

4.建立集團化財務管理：合并報表管理，預算管理

從單體企業(yè)賬套導出報表來做合并既費時費力，也難以保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑的一致性，在同一系統(tǒng)下生成合并會計報表、合并管理報表的需求日益突出。

5.建立資產(chǎn)管理、集團全局庫存管理模式

隨著業(yè)務的不斷拓展，集團內(nèi)企業(yè)的業(yè)務交叉越來越多，內(nèi)部往來交易錯綜復雜，單靠人工和分組織的資產(chǎn)管理模式滿足不了業(yè)務發(fā)展的需求，需要從集團層面設計實物流、單據(jù)流、信息流的有機統(tǒng)一。

（二）信息化關鍵業(yè)務需求：關聯(lián)交易和系統(tǒng)對接

需要從集團層面輸出精細化的財務報表、管理報表，就要優(yōu)先解決在同一個平臺上完成各個組織的數(shù)據(jù)錄入、信息共享即一個窗口對外、一次錄入、后續(xù)環(huán)節(jié)系統(tǒng)自動集成。選擇主系統(tǒng)解決基本的數(shù)據(jù)集成要求，必須用輔助系統(tǒng)增加接口軟件。

三、項目實施與主要功能模塊逐步建立

按照金蝶公司推薦的實施方法，制定實施方案、目標與計劃。廣鋼林德公司信息化建設項目在總體規(guī)劃、設計的基礎上分階段實施，每個階段的實施都將采用項目準備、藍圖設計、系統(tǒng)實現(xiàn)、驗收交付四個步驟進行，并在一、二、三步驟進行中，在具體業(yè)務層面上針對廣鋼林德公司做信息化“流程優(yōu)化”，包括擴展性培訓、業(yè)務流程分析與優(yōu)化、規(guī)范編制等。

在實施過程中，四步實施法中的每一步都會做目標細分，再對每一個具體的細分目標進行定義、確定工作內(nèi)容、實施時間、實現(xiàn)方式、責任人、工作結果等。

（一）集團化、精細化財務管控

規(guī)范流程，財務集中。廣鋼林德包含6個獨立企業(yè)法人，公司規(guī)模不大，業(yè)務相對單一，6個獨立企業(yè)法人都是生產(chǎn)、經(jīng)營工業(yè)氣體業(yè)務，業(yè)務類型有重疊、也有交叉?；跉v史原因，6個企業(yè)從獨立經(jīng)營管理逐步整合成一個團隊經(jīng)營管理，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一流程、規(guī)范操作、集中控制，業(yè)務與財務高度融合的需求日益凸顯。廣鋼林德通過建立集團架構的ERP系統(tǒng)體系，在集團上層定義、設定基礎資料信息，設定標準的銷售、采購、庫存管理、配送等業(yè)務組織流程，下層的核算組織依據(jù)自身的業(yè)務組織類型直接引用上層的基礎資料信息和業(yè)務組織流程，從而實現(xiàn)基礎資料的統(tǒng)一，流程規(guī)范的統(tǒng)一。

（二）完善的銷售流程

銷售活動是企業(yè)一切經(jīng)營活動的起點，廣鋼林德將銷售系統(tǒng)的設計放在最突出的位置，首先分析廣鋼林德的業(yè)務特點，鑒于大多數(shù)客戶是中長期戰(zhàn)略合作客戶，完善的客戶檔案管理尤為重要，把商業(yè)模式系統(tǒng)化，抽出銷售合同中的關鍵信息集成在系統(tǒng)里實現(xiàn)表、單化，客戶業(yè)務通過系統(tǒng)支撐獲得了更精細化的客戶管理。根據(jù)合同審批表，確認合同相關重要信息（產(chǎn)品名稱、規(guī)格、價格、調(diào)價周期/公式、賬齡、信用額度、最低用量、基本收費、押金、租金、包裝物、商業(yè)折扣等）并錄入系統(tǒng)，以便業(yè)務運營時可以借助合同維度進行更有效的監(jiān)控。另外，在銷售模塊增加運維需要的客戶屬性、業(yè)務單元、客戶分類、客戶經(jīng)理等基礎業(yè)務信息化，保證了銷售業(yè)務數(shù)據(jù)整體的完整性。

銷售業(yè)務流程說明如下：

1.根據(jù)與客戶簽訂的銷售合同（協(xié)議），將客戶的基礎檔案信息、合同關鍵商務信息錄入K/3-Cloud系統(tǒng)，銷售合同作為附件保存在指定路線的文件夾;

2.接線員接到客戶電話后，Avaya系統(tǒng)可觸發(fā)K/3-Cloud系統(tǒng)的銷售訂單，帶出客戶名稱，送貨地址、客戶信用等級等信息，接線員補充訂單信息后，審核、確認銷售訂單;

3.調(diào)配人員根據(jù)訂單情況，進行配送派單，生成配送匯總表和配送單。配送匯總表和配送單包含客戶地址、貨品、發(fā)貨、發(fā)貨倉庫、應發(fā)數(shù)量、司機、車號、運輸方式等信息。

4.貨物送至客戶處后，客戶在送貨單上確認收貨數(shù)量，以及退回瓶的數(shù)量。后勤人員將實際發(fā)貨數(shù)量錄入系統(tǒng)并審核配送單，將回瓶數(shù)通過新增鋼瓶的其他入庫單進行記錄。

5.月末客服人員根據(jù)銷售出庫單以及租賃報表與客戶對賬，完成對賬后進行開票，收款。

（三）全局庫存管理流程

庫存管理是市場主體正常生產(chǎn)經(jīng)營的基礎和核心，支撐著市場主體有效開展銷售活動、采購活動、生產(chǎn)活動。完善和有效的庫存管理系統(tǒng)可以為市場主體提供準確的庫存信息，同時將庫存量控制在合理水平，既為市場主體滿足市場需求提供有力保證，也為市場主體降低營運資金、節(jié)約資金成本。

K/3-Cloud系統(tǒng)庫存管理環(huán)節(jié)包括庫房/庫位管理環(huán)節(jié)、原材料/產(chǎn)成品的流通環(huán)節(jié)、安全庫存控制環(huán)節(jié)，通過簡單生產(chǎn)入庫、采購入庫、銷售出庫、內(nèi)部調(diào)撥、組裝拆卸、庫存調(diào)整等功能。結合生產(chǎn)批次、采購批次管理、實施庫存盤點等環(huán)節(jié)的綜合運用，對倉庫存貨的資金占用成本和流通成本的管理進行有效控制和跟蹤，實現(xiàn)在線實時查詢、分析倉庫存貨變動情況信息。

內(nèi)部關聯(lián)交易即“集團內(nèi)組織間實物往來后相互交易結算”的設定：任意兩個業(yè)務單元之間發(fā)生的實物往來，不一定構成集團內(nèi)部關聯(lián)交易的結算，只有在兩個獨立核算的核算組織之間發(fā)生實物往來才會產(chǎn)生內(nèi)部關聯(lián)交易結算，即系統(tǒng)會自動記錄實物在集團內(nèi)部的流轉環(huán)節(jié)并生成內(nèi)部交易單據(jù)、在集團內(nèi)完成對等的內(nèi)部關聯(lián)交易記賬處理;同一個核算組織下的業(yè)務單元之間的實物往來，不產(chǎn)生集團內(nèi)部關聯(lián)交易但會在組織內(nèi)的業(yè)務單元之間生成內(nèi)部交易記賬處理。

（四）銀企直聯(lián)

K/3-Cloud網(wǎng)上銀行系統(tǒng)直接與中國銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)對接，在K/3-Cloud系統(tǒng)應付模塊通過應付賬齡表過濾出到期應付賬款單據(jù)經(jīng)審核后傳遞到出納模塊，在出納模塊審核批復后款項就經(jīng)銀企直聯(lián)系統(tǒng)支付出去，既縮短了支付流程，也避免了二次輸入，提高了支付工作效率和準確性。同時出納模塊還可以下載銀行的交易明細、電子對賬單，以及實時查詢銀行賬戶的交易流水明細及銀行賬戶余額。另外，K/3-Cloud系統(tǒng)應收模塊的收款單定時與網(wǎng)銀下載的收款記錄比對，將比對結果相符的收款信息進行自動收款核銷;對未能自動核銷的銀行收款單與分拆后的應收單手動核銷，然后批量完成收款單過賬和賬務處理。通過銀企直聯(lián)避免了銀行收款信息逐條輸入K/3-Cloud系統(tǒng)的環(huán)節(jié)，通過在應收模塊植入收款信息的自動比對核銷功能，收款核銷可以追蹤到銷售發(fā)票，為應收賬款賬齡分析表分析客戶的付款對應到具體單據(jù)業(yè)務創(chuàng)造了基礎條件，大大提高了客戶賬齡分析的及時性和準確性，為應收賬款的對賬、追收提供及時、有針對性的管理，既減輕了相關崗位的工作量也提升了應收賬款對賬、追收工作的效率和效果。

（五）云之家移動應用

云之家作為移動辦公平臺，豐富的應用是實現(xiàn)企業(yè)價值的加速器。云之家應用中心提供了適用于各種業(yè)務模式、各個崗位的海量應用，管理員可以依據(jù)企業(yè)需求給全體員工的云之家App首頁設置合適的卡片布局、應用以及頭部文案?；诮M織通訊錄的即時消息、簽到、請假、文件、公告及應用接入服務，通過移動辦公與團隊協(xié)作App應用，幫助企業(yè)打破部門與地域限制，提升了溝通便利、工作效率也大大提高。

四、系統(tǒng)上線遇到的挑戰(zhàn)舉例

雖然項目整體進展較為順利、可控，但在實施過程中也遇到一些問題與挑戰(zhàn)，未來工作中更應該從長計議、周全布局爭取做得更好。

（一）需加強項目培訓、宣傳、輔導工作。系統(tǒng)設置、流程規(guī)范易于統(tǒng)一，但實施參與人員的意識難以統(tǒng)一，操作人員的認知水平難以統(tǒng)一。操作人員的認知水平差異，往往會以自己的工作習慣或潛意識處理業(yè)務單據(jù)，導致同一業(yè)務類型出現(xiàn)多種處理方式，或單據(jù)處理過程忽視了公司的內(nèi)部控制制度，或稅收法律法規(guī)的相關規(guī)定。比如外協(xié)服務采購，有些做了外購入庫、有些沒做外購入庫，導致倉存模塊有外協(xié)服務的庫存。

（二）需加強一些問題的提前預警與監(jiān)控。全局庫存管理流程涉及多個職能崗位，多個業(yè)務流程交叉組合，原始單據(jù)輸入的信息正確與否、直接影響到庫存信息的流向、內(nèi)部關聯(lián)交易結算的交互進行，時常出現(xiàn)一個信息輸入錯誤導致幾個關聯(lián)庫存數(shù)據(jù)都是錯誤的且觸發(fā)系統(tǒng)產(chǎn)生重復的內(nèi)部關聯(lián)交易結算，容易產(chǎn)生稅務、審計風險隱患。比如做配送計劃或錄入送貨單時選錯了倉庫，系統(tǒng)會依據(jù)庫存組織、結算組織、車輛組織的不同自動產(chǎn)生內(nèi)部關聯(lián)交易結算單，導致組織間來回開票結算。

（三）需加強項目需求調(diào)研和實施過程中的及時溝通與配合。實施顧問、開發(fā)顧問對公司項目需求、業(yè)務模式的理解程度也會引起系統(tǒng)流程設計出來的結果千差萬別，甚至出現(xiàn)“流程怪胎”。比如個性化管理報表的輸出，實施顧問、開發(fā)顧問各自工作，在設計一些業(yè)務流程節(jié)點、業(yè)務單據(jù)字段等時未全面考慮到輸出管理報表的要求，導致系統(tǒng)自動生成的一些管理報表數(shù)據(jù)錯誤。

（四）需加強項目管理、項目控制。項目組雙方的信息是不對稱的，甲方熟悉自己業(yè)務，對系統(tǒng)目標需求有一定的理解;乙方有自己的標準系統(tǒng)產(chǎn)品。基于不對稱的信息簽訂的項目服務合同難于管控到所有項目需求，也無法面面俱到地約定驗收信息，項目實施過程中難免會出現(xiàn)諸多分歧。雙方項目經(jīng)理應以項目核心目標為導向，甲方應該應用管理手段實現(xiàn)需求目標，要強化管理，推動和完善新的業(yè)務流程順利落地;乙方能夠通過IT功能幫助甲方優(yōu)化流程、提升效率，也應該盡量提供切實可行的解決方案，促進合同目標的順利實現(xiàn)。

五、K/3-Cloud系統(tǒng)升級帶來的啟示

廣鋼林德最早使用金蝶系統(tǒng)的K/3Wise9.0版本，后來升級到K/3Wise12.2版本和啟用了供應鏈流程，并通過二次開發(fā)完善了訂單功能，但隨著公司規(guī)模的擴大、業(yè)務的多元化，以及“財務服務共享中心”模式的流行應用，公司信息系統(tǒng)的升級、完善變得迫在眉睫。廣鋼林德K/3-Cloud系統(tǒng)升級的本質(zhì)是企業(yè)信息化建設的重要組成部分，通過升級財務系統(tǒng)來整合業(yè)務系統(tǒng)，由系統(tǒng)輸出單體企業(yè)的財務報表、報告過渡到系統(tǒng)輸出合并報表、報告，為管理會計縱向、橫向拓展提供基礎數(shù)據(jù)支持，為公司推動精細化管理提供信息保障，也逐步實現(xiàn)了企業(yè)信息化建設降本增效、加強管控的目的。云平臺的推廣和應用助力企業(yè)降低了成本，提升了效率、提高日常生產(chǎn)經(jīng)營管理水平。廣鋼林德在升級K/3-Cloud系統(tǒng)的同時，選擇了K/3 Cloud云租賃模式，按年交租賃費，云部署于亞馬遜云，無需額外投入服務器、網(wǎng)絡、機房、數(shù)據(jù)庫等IT投入，軟件后續(xù)的在線服務、補丁升級、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)安全都免費。利用云平臺既能大大降低信息系統(tǒng)建設的成本，也獲得了良好的效果。科技進步日新月異，隨著5G技術的推廣應用，企業(yè)的信息化建設都會“一直在路上”，實現(xiàn)信息化建設目標的途徑也會越來越多，選擇什么樣的信息化建設目標、思路和工具，將取決于企業(yè)的經(jīng)營管理需要、信息化的軟件和硬件基礎以及洞察未來的敏銳性。

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作者簡介：袁洪盛（1974—），男，廣東梅縣人，注冊會計師，本科，主要從事企業(yè)財務精細化管理研究。