【摘要】新形勢下，高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時，還存在許多難點問題需要解決，具體包括檔案管理人員沒有意識到自身工作的重要作用，存在工作態(tài)度不積極的情況。同時，個別高校沒有定期對檔案管理人員進(jìn)行工作培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員不具備操作先進(jìn)技術(shù)手段完成新時期檔案資料收集、整理以及管理、開發(fā)利用等一系列工作的能力。另外，檔案的真實性和完整性問題也是目前高校需要解決的基本問題。而這就對檔案管理人員的專業(yè)工作能力及創(chuàng)新意識有了較高的要求，高校必須要結(jié)合現(xiàn)階段的實際工作情況，積極開展對人事檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。

【關(guān)鍵詞】高等院校；人事檔案；管理創(chuàng)新

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

人事檔案當(dāng)中存儲的是一個人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獎懲情況等基礎(chǔ)內(nèi)容，通常直接決定人才的工資待遇。因此，各行各業(yè)都需要意識到對內(nèi)部人事檔案進(jìn)行管理的重要性。本文主要以高校的人事檔案管理工作現(xiàn)狀為例展開分析，明確影響檔案管理工作效果的關(guān)鍵因素，研究合理創(chuàng)新工作內(nèi)容和形式的可行措施。

一、新時期高校人事檔案管理工作的難點問題

從實際工作情況來看，目前，有許多高校人事檔案的管理工作存在一定的不足之處，直接影響著管理工作的質(zhì)量和效率。主要問題可以從以下兩個角度來展開分析：

（一）工作態(tài)度及能力問題

與其他企業(yè)的人事檔案管理工作內(nèi)容不同，高校的檔案管理工作需要分別管理教職人員以及學(xué)生的檔案。這就在一定程度上增加了人事檔案管理人員的工作壓力。同時，現(xiàn)階段許多人事檔案管理人員都沒有意識到自身工作的重要性，存在有工作馬虎的情況。由于新形勢下高校在不斷的擴(kuò)招擴(kuò)建，需要管理的學(xué)生檔案及教師檔案資料不斷增多。而目前仍然有許多檔案管理人員不具備操作先進(jìn)的信息技術(shù)完成電子檔案管理工作的能力，還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。另外，檔案管理人員只注重管理，沒有對檔案資料進(jìn)行有效的開發(fā)和利用，也影響了檔案價值的充分發(fā)揮。

（二）材料真實性的問題

材料真實是人事檔案的生命，是體現(xiàn)人事檔案有效作用的前提。檔案內(nèi)容失真將會給人事檔案管理和使用造成嚴(yán)重后果，可能會為人事部門計算工齡、核準(zhǔn)退休時間、晉升工資及組織部門選拔干部帶來很多問題，也使人事檔案管理失去了意義。其次，人事檔案管理的時效性功能較弱。人事檔案的形成涉及面寬、來源廣泛、歷史漫長。因此，經(jīng)常會由于人為因素造成檔案記錄不完全的情況，這些都是新時期高校在開展人事檔案管理工作時需要解決的基本問題，需要高校從人才管理的角度進(jìn)行科學(xué)的管理。

二、新形勢下高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新方案

高校在新時期開展人事檔案管理工作時，必須要充分意識到信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，并將檔案管理工作與內(nèi)部監(jiān)管機(jī)制有機(jī)融合起來，健全管理結(jié)構(gòu)體系，開展人才教育培訓(xùn)工作，從而為檔案管理工作的有序運(yùn)行提供支持與保障。

（一）信息技術(shù)的合理應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢就在于可以便捷的整理檔案數(shù)據(jù)資料，降低員工的工作壓力，提高工作效率。在智能化、自動化的工作模式下，人事檔案資料的真實性和完整性受到人為因素的影響比較小，可以確保新時期檔案管理工作的穩(wěn)步運(yùn)行。基于此，各個高校都應(yīng)當(dāng)具備創(chuàng)新檔案管理工作內(nèi)容及形式的意識，加大資金技術(shù)投入，引進(jìn)計算機(jī)工作設(shè)備。積極地將人事檔案的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子版資料，并構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作平臺，對不同專業(yè)的教師及學(xué)生的檔案進(jìn)行合理的分類，為后續(xù)查找檔案資料提供便利。

（二）健全檔案管理工作機(jī)制

目前，在國家相關(guān)政策的支持下，人才在高校間的流動成為了促進(jìn)高校發(fā)展的主要因素，“人與檔案流動相一致”的原則能在很大程度上保證檔案的完整性與安全性。高校對人事檔案管理的根本目的是為人才的聘用、調(diào)動、培養(yǎng)提供依據(jù)，人事檔案作為反映人才工作經(jīng)歷的主要形式，對高校管理人才有著非常重要的作用。基于此，高校必須要建立健全的檔案管理工作機(jī)制，并結(jié)合人才管理制度的內(nèi)容對工作人員的行為進(jìn)行有效的約束，避免由于檔案管理人員自身工作馬虎或者工作態(tài)度不積極，而導(dǎo)致教職人員在人事調(diào)動時檔案沒有及時調(diào)入或調(diào)出，這將會影響教職人員參與高校的評優(yōu)評獎活動，影響教職人員對高校人事管理工作的滿意度。目前，在高校內(nèi)部管理工作中，比較常見的管理工作形式就是設(shè)置責(zé)任監(jiān)督機(jī)制，根據(jù)員工的工作崗位職能要求分配工作任務(wù)，并定期結(jié)合員工的工作完成情況，給予獎勵和懲罰。在這個環(huán)節(jié)中，對于不符合高校在新時期對人事檔案管理工作要求的員工必須要及時予以淘汰。

（三）人才的教育培訓(xùn)環(huán)節(jié)

人才是新形勢下高校人事檔案管理工作有序運(yùn)行的基礎(chǔ)前提，基于此，高校必須要意識到開展人才教育培訓(xùn)工作的重要性。定期對員工的工作能力及工作素質(zhì)進(jìn)行考核，以思想教育為主，安排領(lǐng)導(dǎo)人員與檔案管理人才進(jìn)行面對面的溝通交流，從中了解員工的工作優(yōu)勢及不足，了解員工在工作中遇到的難題，及時幫助員工解決問題。提高員工對高校的歸屬感和認(rèn)同感，引導(dǎo)員工自覺規(guī)范自身的工作行為，減輕管理部門的工作壓力。同時，高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)先進(jìn)的人事檔案管理技術(shù)的發(fā)展情況，安排專家為檔案管理人才傳授工作經(jīng)驗，并面向社會招聘高技術(shù)、高素質(zhì)的人才，從而組建一支專業(yè)的人事檔案管理工作團(tuán)隊，提高整體團(tuán)隊的工作質(zhì)量和效率，有效解決目前高校檔案管理工作存在的難題。

三、高校創(chuàng)新人事檔案管理工作時的注意事項

高校在實際對人事檔案管理工作的內(nèi)容及形式展開創(chuàng)新研究工作時，還有一些注意事項需要遵守，具體包括以下幾個方面。

（一）以人為本原則

高校在新時期的發(fā)展過程中，必須要以科學(xué)的發(fā)展觀作為創(chuàng)新高校人事檔案管理制度和模式的指導(dǎo)原則。在這個環(huán)節(jié)的核心要求就是要以檔案管理工作人員為基礎(chǔ)，從政工教育的角度出發(fā)，結(jié)合黨和國家的思想政治方針，對員工進(jìn)行教育。引導(dǎo)檔案管理人員不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，對目前的管理工作內(nèi)容及形式提出修改意見，結(jié)合高校發(fā)展的實際情況進(jìn)行有針對性的調(diào)整，為提高員工的工作積極性奠定基礎(chǔ)。同時，管理工作應(yīng)當(dāng)與文化建設(shè)結(jié)合起來，利用校園文化定期組織員工開展文化交流活動，將活動的主題與思想教育工作的基本內(nèi)容融合在一起。在活動當(dāng)中潛移默化地影響檔案管理人員的思維意識，從而達(dá)到創(chuàng)新發(fā)展的基本要求，促進(jìn)員工個人和院校的共同發(fā)展進(jìn)步。

（二）公平性的原則

在進(jìn)行人事檔案管理工作時，必須要遵循公平性和規(guī)范性的原則。比如，在涉及到對教職人員或者對學(xué)生進(jìn)行評優(yōu)評獎工作時，高校應(yīng)當(dāng)將評選標(biāo)準(zhǔn)公示出來，并應(yīng)當(dāng)將參與評選的人員名單也公示出來，讓全體師生都參與到評選環(huán)節(jié)當(dāng)中，從評選人員的日常表現(xiàn)以及檔案資料兩個方面進(jìn)行綜合分析，發(fā)揮出人事檔案的應(yīng)用價值，確保高校評優(yōu)評獎工作的客觀公正。這些都是新形勢下高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則。

（三）安全管理工作

檔案資料的安全性問題是高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時需要關(guān)注的重點問題，基于目前檔案管理工作形式主要以電子檔案為主，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存放管理不同，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有復(fù)雜多變的特點，這就給安全管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。針對這個問題，檔案管理人員必須要做好信息安全防護(hù)工作。首先，應(yīng)當(dāng)從人事檔案管理平臺的安全設(shè)置角度出發(fā)，設(shè)置每位員工登錄平臺的權(quán)限，一般來說，教職人員及學(xué)生只能查看個人資料，而且不具備修改的權(quán)利，只有檔案管理人員才能在后臺對資料內(nèi)容進(jìn)行修改；其次，高校要為系統(tǒng)安裝相應(yīng)的安全防御軟件，避免系統(tǒng)平臺受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊而陷入癱瘓。同時，還要避免不法分子入侵系統(tǒng)盜取人事檔案資料。

四、結(jié)論

在新形勢下開展高校人事檔案管理工作，必須要從加大資金技術(shù)投入，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺的角度入手，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，降低管理人員的工作壓力。同時，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校內(nèi)部的人才管理制度完善人事檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，避免由于人為因素影響檔案的應(yīng)用價值。另外，高校應(yīng)當(dāng)積極開展人才教育培訓(xùn)工作，從思想教育和工作能力兩個方面培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。人事檔案創(chuàng)新改革環(huán)節(jié)中，遵循以人為本的工作原則，做好檔案安全管理工作，為高校各項工作的穩(wěn)步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者簡介：尚紅玉（1987-），女，漢族，河南省鄲城縣，碩士研究生，高校從事人事檔案管理工作。