范瑋

摘? 要：會計電算化也叫計算機會計。它是指以電子計算機為主體的信息技術(shù)在會計工作中的應用。具體地說，是指利用會計軟件，用各種計算機設備來指導手工完成或難以手工完成的會計工作過程。會計電算化是現(xiàn)代電子技術(shù)和以電子計算機為基礎的信息技術(shù)在會計中的應用。它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，提高了會計工作人員的效率，保證了會計處理信息的準確性與及時性，使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)向電算化會計信息系統(tǒng)發(fā)展。會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大革命。它既是會計發(fā)展的需要，也是經(jīng)濟、科技對會計工作的要求。然而，會計電算化在帶來高效數(shù)據(jù)處理的同時，其風險性也對財務管理內(nèi)部控制提出了新的要求。本文就會計電算化對財務管理內(nèi)部控制的影響以及提出的新要求做出論述。

關鍵詞：會計電算化;財務管理;內(nèi)部控制;要求

內(nèi)部控制關系到企業(yè)財產(chǎn)資料的安全、完整，關系到會計制度能否正確反映企業(yè)經(jīng)濟活動。為了實現(xiàn)管理目標，企業(yè)必須建立一套內(nèi)部控制制度，保證企業(yè)健康有序發(fā)展。會計電算化是指用計算機代替手工記賬、報賬，部分代替大腦完成會計信息的分析、預測和決策的過程。財務電算化的內(nèi)部控制不僅包括原始的手工會計處理過程，還包括程序設計和會計電算化處理的過程。然而，會計處理高度集中在計算機上，其處理自動化程度高。會計信息的重要載體已成為一種磁性媒介，因此，在會計電算化條件下，原來行之有效的人工條件下內(nèi)部控制系統(tǒng)已難以發(fā)揮其作用。

一、會計電算化對財務管理內(nèi)部控制的影響

會計電算化導致會計內(nèi)部控制形式、自身稽核機制、存儲方式等發(fā)生了很大程度上的改變，造成原來運行正常的內(nèi)部控制系統(tǒng)已經(jīng)落伍。

（一）處理過程自動化導致內(nèi)部控制形式發(fā)生變化

在手工會計業(yè)務處理系統(tǒng)中，會計處理工作是很多人協(xié)作完成的，人員之間存在著“互相監(jiān)督，互相制約”的關系。當前面的財務人員發(fā)生錯誤與紕漏時，后面的財務人員較容易發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的錯誤從而進行及時的補救。但會計電算化使得這種人員之間的聯(lián)系變成人與電腦之間的聯(lián)系，原有的建立在崗位職責分工基礎上的內(nèi)部控制及制度失去了作用，處理過程已成為在程序控制下完成數(shù)據(jù)錄入、計算、匯總和形成賬簿的過程，就會出現(xiàn)當計算機錄入的原始數(shù)據(jù)一旦發(fā)生錯誤，計算機發(fā)現(xiàn)不了原始數(shù)據(jù)的錯誤，就會根據(jù)輸入的原始數(shù)據(jù)得到錯誤的報表?？梢钥闯鎏幚碜詣踊鋵嵤且话央p刃劍，可以提高工作效率，但其缺點也成為財務管理的一大隱患。

（二）授權(quán)方式的改變導致內(nèi)部控制稽核機制被削弱

在手工會計業(yè)務處理系統(tǒng)中，處理每一筆經(jīng)濟業(yè)務都要經(jīng)過對應的審批手續(xù)以及得到相應人員的簽字與印章，財務管理內(nèi)部人員職責分明，權(quán)限眾多，相互牽制，從而形成了把關嚴格的內(nèi)部稽核機制。會計電算化里，各種手續(xù)通過計算機統(tǒng)一處理，原來手工會計業(yè)務處理系統(tǒng)的崗位分工、授權(quán)方式發(fā)生了很大程度的改變，業(yè)務處理被簡化為用戶名與密碼登錄的工作模塊，內(nèi)部牽制、審查、稽核機制無法進行;甚至會出現(xiàn)用戶名與密碼被非法盜竊，造成不必要的財務損失。

（三）存儲方式的改變導致內(nèi)部控制嚴肅性降低

在手工會計業(yè)務處理系統(tǒng)中，配備完善蓋章制度的紙質(zhì)存儲用來存儲各種憑證。會計電算化電子存儲代替紙質(zhì)存儲，雖然減少了存儲空間與工作負擔，但是降低了財務管理內(nèi)部控制的嚴肅性，具體表現(xiàn)在：

1、會計電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，存儲在磁（光）介質(zhì)上，不法分子便于下手，數(shù)據(jù)丟失和賬實不符現(xiàn)象層出不窮。

2、以電子數(shù)據(jù)的形式存儲會計信息，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)可以復制、共享使得會計信息的安全威脅更嚴峻。

3、手工情況下錯賬劃線的更正方法不再適用。會計電算化中使用反記賬或清算功能，對會計賬簿安全性影響較大。

（四）財務內(nèi)部控制范圍變大導致內(nèi)部控制難度增加

在手工會計業(yè)務處理系統(tǒng)中，會計的業(yè)務與財務管理內(nèi)部控制主要針對于交易處理，會計人員只需要掌握專業(yè)的會計知識。會計電算化的應用，給傳統(tǒng)手工會計業(yè)務工作里增加很多新的工作內(nèi)容，造成財務管理內(nèi)部控制的范圍增加。同時電算化系統(tǒng)的構(gòu)建與運行比較復雜，所以在掌握會計專業(yè)知識的前提下，會計人員還必須掌握相關的計算機、程序、網(wǎng)絡等知識，這就增加了財務管理內(nèi)部控制的難度。

綜上，會計電算化的實現(xiàn)給財務管理內(nèi)部控制體系造成了一些影響，使得原有內(nèi)部控制不能滿足會計電算化的要求，在會計電算化系統(tǒng)下原有內(nèi)部控制會出現(xiàn)一些問題，如工作分工的喪失、權(quán)限的降低;由于主觀或技術(shù)因素導致的非法操作或操作錯誤;會計軟件的安全性和保密性較低等。因此，有必要加強會計電算化管理，建立嚴格的財務管理內(nèi)部控制制度。

二、會計電算化對財務管理內(nèi)部控制的要求

傳統(tǒng)的財務管理內(nèi)部控制已經(jīng)不具備滿足電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制的條件，要想利用會計電算化帶來的便利并規(guī)避其帶來的風險，就必須實行高要求的財務管理內(nèi)部控制系統(tǒng)，在這給出幾點滿足會計電算化對財務管理內(nèi)部控制的新要求：

（一）加強組織管理

加強組織管理就要建立新型崗位責任制度，對財務部門的崗位進行明確分工;建立合理的系統(tǒng)的會計電算化管理制度，規(guī)定操作規(guī)范與業(yè)務處理流程。在這給出一條分工思路：將財務管理部門劃分為三大塊，一部分是原有的會計崗位，主要負責會計入賬、出賬、驗算、稽核等;第二部分是專門的會計電算化崗位，其主要負責系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)收集等。最后一部分是電算化系統(tǒng)維護崗位，電算化系統(tǒng)維護工作也是一個很重要的部分。在確定各崗位人員的工作時，各崗位人員既要定期輪換又得保持相對穩(wěn)定，在輪換中尋求一個穩(wěn)定的狀態(tài);同時維護電算化系統(tǒng)的人員與操作電算化系統(tǒng)的人員應該嚴格分離;審核記賬崗位與出賬崗位由不同人員擔任，并且審核崗位人員不能審核自己賬單的憑證。加強組織管理可以確保在工作中互相監(jiān)查，降低因粗心導致的工作錯誤現(xiàn)象的發(fā)生概率。

（二）加強權(quán)限控制

上文說授權(quán)方式的改變導致內(nèi)部控制稽核機制被削弱，那么會計電算化普及下就必須加強財務管理內(nèi)部的權(quán)限控制。按照每個工作崗位的職責與機制，合理授予崗位職工相應的權(quán)限，保證接觸電算化系統(tǒng)的財務人員有一定的權(quán)限但又得在系統(tǒng)管理員的管理下，在系統(tǒng)管理員的分工與授權(quán)下，在限定時間內(nèi)注冊登記自己崗位的用戶名和密碼，這樣可以明確每個崗位的責任并能提高密碼安全性。在這給出一條加強權(quán)限控制的思路：系統(tǒng)管理員崗位最起碼需要兩個人配合起來工作，在系統(tǒng)管理員下設各崗位的管理員，定期更換各崗位管理員的登錄密碼，同時建立電算化上機記錄制度，用日志記錄下每個會計職員的計算機機號、上機時間與操作記錄等信息，設立獨立崗位定期對這些日志檢查，檢查是否有異常操作境況。

（三）加強檔案管理

在會計電算化背景下，加強檔案管理的有效措施如下：首先，為了保證會計數(shù)據(jù)的安全，必須建立有條有理地的檔案管理機制。例如，在歸檔紙質(zhì)會計檔案時，檔案管理人員先按不同類型檔案的時間線進行分冊，然后經(jīng)由會計主管、系統(tǒng)管理員、檔案管理員審核并取得簽字蓋章后，才能錄入檔案。保存電子版會計檔案時，需要選擇安全的保存場所，并安排相關人員定期檢查電子會計檔案。其次，備份好多份會計檔案。會計電算化系統(tǒng)需要經(jīng)常升級來保持與時俱進，在這個過程里電子會計檔案容易收到修改和丟失，因此必須做好會計檔案備份工作。值得注意的是會計檔案電子版的存儲經(jīng)常在U盤，或者計算機硬盤里， 這就要保證電子版存儲介質(zhì)所處環(huán)境必須適宜，紙質(zhì)版的會計檔案存儲環(huán)境應該注意防潮且防火。最后一點對于會計檔案的借閱，要有相關完善規(guī)定來保證借閱的安全問題。

（四）提高財務人員的綜合素質(zhì)

會計電算化要求財務人員具有更高的綜合素質(zhì)，涉及財務會計知識、計算機應用等方面的知識。為了達到這一要求，第一可以積極組織會計人員培訓活動，學習計算機相關知識。第二可以采用招聘來吸納具有相關知識的員工，為企業(yè)注入新鮮血液。這兩點可以使得財務人員的綜合素質(zhì)不斷提高，推動企業(yè)手工會計系統(tǒng)一步步向智能型會計系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。

（五）優(yōu)化電算化系統(tǒng)的軟、硬件系統(tǒng)

選擇較好的應用軟件和硬件來優(yōu)化電算化系統(tǒng)的軟硬件系統(tǒng)。會計電算化應用軟件缺陷帶來的隱患對財務內(nèi)部管理影響巨大。因此，為了保證其應用的可靠性和安全性，必須把選擇優(yōu)良的電算化系統(tǒng)里的軟、硬件系統(tǒng)。軟件是程序運行的環(huán)境，盡量選擇口碑好，品牌大，售后服務周到的財務軟件。硬件是保障軟件能運行的前提，是一切電算化實行的基礎。財務部的機房應該專門設立，機房設置在安靜、不濕、不干的環(huán)境里。機房內(nèi)的計算機必須性能優(yōu)良以便導致因為計算機性能差影響工作效率，每個人員配備自己專門的計算機，在重要系統(tǒng)要配備備用計算機或雙機系統(tǒng)。對所有設備進行病毒檢測，配備防病毒系統(tǒng)防止病毒侵入造成財務損失。

（六）加強財務內(nèi)部的審計監(jiān)督

內(nèi)部的審計監(jiān)督是內(nèi)部控制制度的重要一環(huán)，發(fā)揮著至關重要的作用，在會計電算化里更要加強財務內(nèi)部的實際監(jiān)督。會計電算化中如何加強財務內(nèi)部設計監(jiān)督，最重要的就是滿足內(nèi)部審計崗位與金融機構(gòu)相獨立的原則，兩個崗位人員相互獨立，不可以使得員工即從事審計監(jiān)督又參與金融業(yè)務，兩個部門管理者之間可以相互制約。在堅持這個原則的大前提下，建立內(nèi)部審計監(jiān)督制度，保證職工在處理會計數(shù)據(jù)時下一級處理人員可以對上一級人員的會計數(shù)據(jù)進行監(jiān)督審查，保證了數(shù)據(jù)的準確性，最終防止產(chǎn)生較大的會計漏洞。

三、結(jié)語

計算機技術(shù)的高速發(fā)展為我們的生產(chǎn)生活帶來了很大的便利，在這種情況下會計電算化技術(shù)應運而生，為財務處理帶來了便利，但是電算化的風險性也給財務帶來了隱患，這就對財務管理內(nèi)部控制提出了更高的要求，使用必須重視電算化的風險，加強電算化管理從而更好的發(fā)揮電算化在財務管理中的作用。

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作者簡介：

范? 瑋（1982.12-）;性別：女;民族：漢;籍貫：安徽省無為市;學歷：本科;職稱：助教;研究方向：會計教學。