佟麗麗

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）06-112-01

摘 要 大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展開啟了一個(gè)新時(shí)代，變革著人們的生活、工作和思維方式，也推動(dòng)了檔案管理模式的革命性變化。本文主要以呼倫貝爾市精神衛(wèi)中心為切入點(diǎn)，通過分析電子檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，提出有針對(duì)性的對(duì)策建議，是對(duì)醫(yī)院電子檔案管理領(lǐng)域的有益探索。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 檔案管理 應(yīng)用

呼倫貝爾市精神衛(wèi)中心信息系統(tǒng)建設(shè)適應(yīng)醫(yī)改的需求，努力向深層次方向發(fā)展，建設(shè)面向臨床一線的數(shù)字化醫(yī)院，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源共享，利用信息技術(shù)進(jìn)一步簡化患者的就醫(yī)流程、降低醫(yī)療成本、提高工作效率、方便患者就醫(yī)，切實(shí)解決患者看病難、看病貴的實(shí)際問題。該院的電子檔案外圍建設(shè)主要是通過電子醫(yī)務(wù)建設(shè)實(shí)現(xiàn)的，電子醫(yī)務(wù)幾乎涵蓋了醫(yī)院日常工作的各個(gè)方面，建設(shè)了包括門診預(yù)約、掛號(hào)收費(fèi)、病案管理、移動(dòng)護(hù)理系統(tǒng)、微信“智慧醫(yī)院”平臺(tái)、固定資產(chǎn)管理、OA 自動(dòng)化辦公系統(tǒng)等83個(gè)信息管理系統(tǒng)，這些計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子檔案。

一、電子檔案管理存在的問題及原因分析

（一）電子檔案管理工作權(quán)責(zé)不清，管理部門多且分散

醫(yī)院的電子檔案主要由以下幾部分組成：文書類檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等由行政科室保存；圖片、影像等宣傳類的媒體資料由宣傳信息科保存；患者的醫(yī)療病例由病案室保存；醫(yī)技科室的X光片檔案、檢查化驗(yàn)類的檔案由負(fù)責(zé)檢查的科室保存；日常辦公產(chǎn)生的電子類的文檔分散在個(gè)人辦公電腦里；文獻(xiàn)、資料類科研電子文檔存儲(chǔ)于圖書館的電子文檔系統(tǒng)中。這些眾多種類的電子文檔分別在醫(yī)院的不同部門進(jìn)行管理，而這些文檔又具有交集，很難明確劃分這些部門在電子文檔管理工作中的各自權(quán)限，而且這些部門之間很多時(shí)候缺乏有效的溝通。一旦出現(xiàn)問題，往往會(huì)出現(xiàn)誰都有權(quán)力管，誰又都不管的局面。

（二）電子檔案管理制度不健全

醫(yī)院電子檔案管理制度的不健全對(duì)醫(yī)院電子檔案的安全性來說是一個(gè)很大的威脅，沒有一個(gè)行之有效的工作制度，權(quán)限不明確，造成了電子檔案管理工作的混亂。

（三）資金投入不夠，電子檔案存在安全隱患

醫(yī)院建立了電子檔案室之后缺乏持續(xù)性的資金支持，如防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)設(shè)備沒有固定的資金維護(hù)，這些看不見、摸不著的威脅，不像傳統(tǒng)檔案室的安全威脅那么明顯，這也是產(chǎn)生安全隱患的主要原因。此外，電子檔案管理需要大量數(shù)字化的硬件設(shè)備，這些設(shè)備需要耗費(fèi)大量的資金進(jìn)行購買安裝和日常維護(hù)，致使目前電子檔案管理工作的硬件不能滿足日益發(fā)展的電子檔案工作需求。

（四）檔案管理人員水平不高

由于醫(yī)院電子檔案管理部門眾多，導(dǎo)致電子檔案管理者也較多，這些管理者分散在不同的崗位，且大多是身兼數(shù)職，有很大一部分人對(duì)電子檔案管理不是十分了解，在日常工作中對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、電子檔案使用權(quán)限、電子檔案歸檔等工作存在各種不合理的現(xiàn)象。同時(shí)精神衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的專業(yè)性很強(qiáng)，如果沒有一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，很多電子檔案是很難看明白的，這也給電子檔案的管理人員提出了更高的要求。

二、建立和完善醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策

（一）建立協(xié)同機(jī)制，整合檔案資源

以規(guī)范各科室的電子檔案為切入點(diǎn)，以網(wǎng)絡(luò)資源共享為紐帶，規(guī)范全院的檔案管理行為與服務(wù)模式。拆除一個(gè)個(gè)以科室為單位的“信息孤島”，形成全院整體的電子檔案管理系統(tǒng)。由專業(yè)人員對(duì)行政、醫(yī)療、醫(yī)技、護(hù)理等部門的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)分類目錄、案卷目錄、專題目錄的共享，掌握基本的信息資源和檔案查詢方法。以便迅速、全面地調(diào)閱所需檔案信息，為工作提供便利，從而更好地服務(wù)于患者。

（二）建立健全電子檔案管理機(jī)制

以法律為準(zhǔn)繩建立一套有效的電子檔案管理機(jī)制，最大限度地使電子檔案管理工作流程化、便捷化。所有電子檔案管理工作都要遵守法律法規(guī)，杜絕一切有意或無意的電子檔案破壞活動(dòng)，同時(shí)也對(duì)故意實(shí)施電子檔案信息破壞的不法分子產(chǎn)生震懾作用。另外，合理的電子檔案管理機(jī)制還可以有效地預(yù)防和解決醫(yī)患糾紛、醫(yī)患矛盾。

（三）加大資金投入，加強(qiáng)電子檔案的安全保護(hù)

大力加強(qiáng)防火墻安全防護(hù)建設(shè)，除了在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間使用，還應(yīng)在內(nèi)網(wǎng)不同安全等級(jí)的系統(tǒng)之間設(shè)置防火墻；加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御系統(tǒng)建設(shè)，在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)之前設(shè)置網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御系統(tǒng)，這樣如果有網(wǎng)絡(luò)入侵，不論源頭在哪都可以有效保護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)。為網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備配備專門的硬件設(shè)施，以確保高速的處理性能。另外，網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御系統(tǒng)不但要對(duì)外來信息進(jìn)行檢測(cè)防范，還要對(duì)自身保護(hù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)，以確保進(jìn)入和出去的數(shù)據(jù)都是安全的，做到雙向保護(hù)。

（四）提高電子檔案管理者的綜合素質(zhì)

因?yàn)殡娮訖n案管理者是醫(yī)院電子檔案工作的主體，所以必須加強(qiáng)管理者的主體意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、業(yè)務(wù)水平、文化技術(shù)水平和實(shí)際操作能力。要求檔案管理者必須掌握一些基本的醫(yī)學(xué)、法律和行政管理知識(shí)，這樣才能夠保證原文件的真實(shí)性和可靠性。在熟練使用數(shù)字化設(shè)備的同時(shí)還需要具備扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)功底。此外還應(yīng)該具備良好的溝通能力，因?yàn)樵谌粘９ぷ髦行枰?jīng)常與電子檔案的提供者和使用者打交道，行之有效的溝通方式可以讓電子檔案的歸檔和管理工作變得更加順暢。