韓雪

【摘 ?要】近年來，經(jīng)濟的發(fā)展，促進我國科技水平的提升。我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和進步，以及人類知識儲備量的大大提高，使人工智能被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中。作為互聯(lián)網(wǎng)移動時代的核心基礎(chǔ)，人工智能將成為我國未來科學(xué)發(fā)展的重要方向。目前，我國的人工智能已經(jīng)廣泛運用于檔案工作中，但由于檔案工作的特殊性，其應(yīng)用范圍和服務(wù)內(nèi)容必須進行規(guī)范，必須嚴(yán)格按照相關(guān)要求進行。人工智能技術(shù)可以很好地豐富檔案的應(yīng)用價值，給檔案管理工作提供不同的管理方式，進一步提升檔案管理的效率，打破傳統(tǒng)中檔案管理的局限，實現(xiàn)了檔案管理資源共享的應(yīng)用價值，給現(xiàn)代檔案管理事業(yè)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。本文就人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用展開探討。

【關(guān)鍵詞】人工智能;檔案工作;應(yīng)用

引言

人工智能技術(shù)在各行各業(yè)都已經(jīng)有了廣泛的運用，無論是生產(chǎn)的自動化還是日常辦公的信息化，都是對人工智能技術(shù)的一次充分應(yīng)用。目前更需要考慮如何將人工智能技術(shù)廣泛的應(yīng)用在檔案管理的信息化工作當(dāng)中，力求保障檔案管理工作的高效性、安全性以及低成本性，使檔案管理人員能夠從繁雜的檔案抄寫和檔案管理工作當(dāng)中解脫出來。

1.人工智能應(yīng)用

人工智能是將計算機與智能管理理論、管理方法、應(yīng)用技術(shù)及相關(guān)的研發(fā)系統(tǒng)相結(jié)合的信息技術(shù)學(xué)科。人工智能作為信息技術(shù)科學(xué)的重要組成部分，通過對智能的深入挖掘與擴展，研發(fā)出能夠模仿人類工作，且能夠協(xié)助人類完成相關(guān)工作的計算機程序與操作方式。通過智能機器人、自然語言的編輯、圖像的智能識別、語言的智能識別等來實現(xiàn)科學(xué)技術(shù)及人類各項工作的智能化。從人工智能技術(shù)的出發(fā)點及特點上看，人工智能主要是通過研究并模仿人的意識、思維方式等協(xié)助人類開展各項工作。

2.人工智能技術(shù)的行業(yè)應(yīng)用能力

從技術(shù)實現(xiàn)角度，人工智能技術(shù)應(yīng)用于智慧檔案管理和服務(wù)實際上已經(jīng)具備較強的可行性，尤其我國一些代表性科技發(fā)展企業(yè)在相關(guān)產(chǎn)品研發(fā)水平上已經(jīng)達到世界領(lǐng)先水平，在人工智能技術(shù)方面逐漸發(fā)展成熟，具備了一定的解決檔案工作實際問題、革新工作效率的能力。2018年12月20日，國際數(shù)據(jù)公司（IDC）與百度AI產(chǎn)業(yè)研究中心（BACC）聯(lián)合發(fā)布《百度大腦領(lǐng)導(dǎo)力白皮書》，預(yù)測2019年中國人工智能市場的發(fā)展趨勢及落地實施計劃，指出未來1～3年內(nèi)人工智能將應(yīng)用到企業(yè)的各項應(yīng)用程序和業(yè)務(wù)場景，包括深度學(xué)習(xí)廣泛應(yīng)用于圖像、音頻、文本等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理，業(yè)務(wù)流程智能化和應(yīng)用程序高度簡化、人機交互界面趨向智能化等。此外，人工智能技術(shù)在機器視覺、語音識別、數(shù)據(jù)挖掘、自動駕駛等應(yīng)用場景，也接連突破了人們可以接受的心理閾值，實現(xiàn)了與眾多行業(yè)結(jié)合的“落地”應(yīng)用，發(fā)揮并創(chuàng)造出了真正的價值。

3.人工智能在檔案工作中的相關(guān)應(yīng)用

3.1人工智能將檔案中的信息資源共享

人工智能可以將檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、社會化，可以讓檔案管理者更快的找到所在檔案的位置。與此同時，也需要根據(jù)我國的檔案分類法中的規(guī)則來進行檔案的分類整理，相關(guān)的檔案操作者需要熟悉中國檔案分類法中的細則。同時，基于人工智能技術(shù)的智能檢索，進行相關(guān)的分類參考，了解其重要性。除此之外，還需要采取個字段加權(quán)混合索引的方式，使獲得的排序結(jié)果更為準(zhǔn)確。檔案管理者可以把最為相關(guān)的信息排列在列表前，以此來提高檢索數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性。除此之外，還可以將人工智能加上自動語言加工系統(tǒng)，允許用戶使用語言提問，根據(jù)語言在存儲的信息庫里找到相應(yīng)的答案。因此，人工智能改變了傳統(tǒng)的搜索方式，它由環(huán)境、學(xué)習(xí)系統(tǒng)和執(zhí)行系統(tǒng)三個部分構(gòu)成。利用相關(guān)的環(huán)境，將信息提取到學(xué)習(xí)系統(tǒng)中，在學(xué)習(xí)系統(tǒng)中的信息修改執(zhí)行系統(tǒng)的知識庫，根據(jù)知識庫已有的信息進行檢索任務(wù)，最終完成反饋信息，實現(xiàn)人們的需求。這樣一來，可以將答案信息更好地進行推送、搜索，進而促進檔案信息的共享。

3.2智能檢索

人工智能的應(yīng)用在收集電子檔案時，能快速智能檢查其真實性、完整性、可靠性和可用性。檔案管理工作中應(yīng)用人工智能技術(shù)、知識圖譜技術(shù)，依托館藏資源將搜索功能智能化，方便用戶更好地查詢自己需要的信息。利用Agent技術(shù)，根據(jù)用戶過往的檢索記錄、借閱習(xí)慣、愛好等數(shù)據(jù)，與數(shù)據(jù)庫中的信息進行匹配，選取匹配度較高的檔案信息向用戶推薦個性化檔案資源，提升檔案管理工作的智能檢索。

3.3智能安全

對于一些大型的企業(yè)項目和國家機關(guān)事業(yè)單位來說，在檔案管理的工作當(dāng)中，最重視的就是安全性問題。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，主要是依靠人力來完成管理工作，這樣一來就存在著很多的不確定性，一旦檔案工作人員自身的思想意志不夠堅定，就非常容易出現(xiàn)以權(quán)謀私販賣企業(yè)經(jīng)濟信息，以及泄漏政府核心機密的問題。現(xiàn)階段，如果可以使用人工智能技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人力管理，那么相對來說安全性就得到了保障，人工智能技術(shù)可以根據(jù)前期編程員所設(shè)置的種種權(quán)限，一些不具備權(quán)限的人員想要查閱這些檔案是絕對不可能的，而這些檔案也必然會在多重安全密鑰的加密之下，更加穩(wěn)妥的被保管在計算機硬盤當(dāng)中。但這一切都需要建立在已經(jīng)能夠?qū)n案管理信息化系統(tǒng)的安全性充分保障的基礎(chǔ)之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墻，有效地規(guī)避黑客風(fēng)險和病毒風(fēng)險。

3.4智能鑒定

人工智能專家系統(tǒng)是指對數(shù)據(jù)信息的表示、獲取和解釋，這個系統(tǒng)能夠使計算機了解和學(xué)習(xí)到許多專家的技能，模擬專家解決問題的過程，專家系統(tǒng)的主要技術(shù)就是知識的獲取。建立專家系統(tǒng)不僅能自主、快速地對檔案保管期限、保管密級做出判定，還能在錯綜復(fù)雜不確定的事件中，提供最佳的解決方案和參考案例。專家系統(tǒng)知識庫與一般數(shù)據(jù)庫不同，知識庫中所含的專業(yè)知識和數(shù)據(jù)，不僅包括基本信息和事實，還包含假設(shè)、想法和專家經(jīng)驗，從而系統(tǒng)對輸入的原始數(shù)據(jù)進行推理分析、判斷和決策，真正發(fā)揮專家作用。

3.5推動檔案數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理是人工智能檔案管理工作的基石，可以為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。人工智能技術(shù)推廣應(yīng)建立在完善的檔案數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)之上。首先，發(fā)揮人工智能技術(shù)的價值，應(yīng)當(dāng)建立完善的深度學(xué)習(xí)體系，通過計算機對使用檔案數(shù)據(jù)的知識與規(guī)律進行識別，積累人工智能檔案管理的基本邏輯關(guān)系，從而發(fā)揮人工智能技術(shù)對檔案應(yīng)用者的個性化輔助作用;其次，海量的檔案信息是人工智能檔案管理的必要條件，檔案數(shù)字化與增量電子化能更好的促進檔案人工智能技術(shù)發(fā)揮價值。

4.結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是一項復(fù)雜的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，更多的是依靠員工來完成各項工作，耗時耗力，錯誤率較高。目前需要迎接信息化的步伐，跟上信息化的時代，積極地使用人工智能技術(shù)，并將其運用在檔案管理的信息化工作當(dāng)中去，盡可能的實現(xiàn)多項技術(shù)的融合，使得檔案管理工作能夠變得更加高效，檔案管理的流程能夠被逐漸的優(yōu)化。

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