張鳳麗

摘 要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，移動互聯(lián)網也逐漸到達一個嶄新的高度，其有效運用不僅改變了人們傳統(tǒng)的生活方式，還成為人們獲取信息的重要渠道。近年來據調查發(fā)現，智能手機幾乎每一個成年人都人手一臺或兩臺，而微信軟件更是以多樣化的服務深入社會服務的方方面面。而高校在發(fā)展的過程中，更是應該抓住這一有利渠道，搭上這一便車實現檔案利用服務的移動化，從而為高校的學生和教師打造一個更為便捷和全面的移動檔案館。本文首先分析高校對微信平臺利用的現狀，重點分析微信在高校檔案利用服務中的優(yōu)勢和應用，由此提高檔案利用服務的質量。

關鍵詞：信息化時代;高校檔案;利用服務;微信

在信息化時代，以QQ、微信為代表的移動互聯(lián)網社交軟件具有注冊方便、信息傳播類型和途徑多樣化和多元化、交流性強等特點，因此受到全國各界人士的喜愛，移動互聯(lián)網的變革也不斷影響著各個行業(yè)的發(fā)展。對此我國在規(guī)劃綱要中也明確提出要加快檔案管理信息化進程，并將其列為檔案部門的主要任務之一，也就是說在當今這一大背景下，我國高校的檔案部門必須要審時度勢，與時俱進，樹立互聯(lián)網思維，創(chuàng)新發(fā)展檔案事業(yè)，讓檔案利用服務變得更高質量[1]。

一、目前高校檔案部門在運用微信開展檔案服務存在的問題

據調查發(fā)現，大部分的高校檔案部門在運用微信時主要分為兩大部分，第一部分就是借助互聯(lián)網技術對檔案工作和檔案文化進行相對應的宣傳和推廣，例如在微信平臺發(fā)布一些工作的動態(tài)或者是一些檔案工作的信息、法規(guī)等內容;第二部分則是對檔案進行一個服務性功能的遷移。簡單來說就是將一些檔案工作的功能遷移到微信平臺上，然后再借助微信平臺進行拓展，例如可以進行檔案查詢或檔案預約等功能。但是現如今大部分高校檔案部門只是簡單的應用微信平臺，沒有深入挖掘、探究微信的優(yōu)勢，即使有一些高校檔案部門意識到微信的重要作用，但也只是淺層的探析館藏的相關內容，效果十分不明顯。所以，檔案利用服務工作對微信平臺的開發(fā)利用上還存在很大的開發(fā)空間，而服務是高校檔案部門的主要生命線，國家也明確提出要大大加強檔案工作的建設，要樹立創(chuàng)新意識，準備迎接新的挑戰(zhàn)，總的來說，在信息化時代，高校檔案部門要借助微信等創(chuàng)新服務模式，不斷提高用戶的體驗感。

二、微信在高校檔案利用服務方面的優(yōu)勢

（一）擁有非常強大的用戶群體。微信APP是近年來最熱門的一款社交軟件之一，每個手機用戶幾乎都會下載這一軟件，無論是安卓還是IOS系統(tǒng)都能兼容，此外這一款軟件可以通過數據流量和無線網絡使用，因此很少出現網絡不順暢的情況，十分的方便而且經濟。而高校檔案部門主要針對在校學生和畢業(yè)校友以及老師們，面向的服務用戶文化程度都比較高，使用微信APP的概率也比較大，避免了一些不必要的矛盾沖突。另外檔案屬于機密甚至可以說是絕密的文件，不能肆意傳播，因此很多老師和學生都不了解檔案管理。例如在上海理工大學一年一度的“職業(yè)部門滿意度評價”中，大部分的學生都對檔案部門選擇“不熟悉”這一選項。而微信平臺可以查找微信號、QQ號、手機號甚至是掃描二維碼等多種方式添加好友，這種方法能進一步解決高校學生和老師們對檔案一無所知的現象。總之據調查發(fā)現，微信在互聯(lián)網的下載量正在逐年增加，并且與其他社交軟件相比更是名列前茅，其用戶群十分龐大并且穩(wěn)定。另外微信相對于QQ等軟件來說，添加好友的途徑更加多樣化和簡單化，因此高校檔案館可以緊跟時代發(fā)展潮流，實時的開展微信功能，讓用戶們進一步的了解與檔案相關的內容[2]。

（二）微信平臺具有一定的穩(wěn)定性。近年來智能手機的平臺變得越來越多，但由于檔案工作具有特殊性質，要求絕對安全、穩(wěn)定的平臺來延續(xù)檔案，但是如果要高校自行在手機客戶端設計、開發(fā)一個專門的APP是有一定的難度的，而且無法確保用戶的滿意度。而微信平臺作為一個在社會運用良好的APP，其實力強大，不僅支持安卓系統(tǒng)和IOS等多個常見的客戶端，而且還有統(tǒng)一的接口，十分便于檔案部門的工作人員及時通過微信服務器獲取用戶信息，此外學生和老師們還可以通過掃描二維碼等方式對相關的內容進行訂閱，維護和保障高校的檔案工作，增加于用戶的互動環(huán)節(jié)?？偟膩碚f，微信是一個普及化、輕量化的社交APP，高校師生幾乎都人手一個，這就省去了他們再下載其他app的麻煩，使得檔案的利用和管理都在統(tǒng)一的app上完成，大大提高了檔案利用服務工作的穩(wěn)定性[3]。相對穩(wěn)定的軟件還能進一步保障信息的安全，另外微信也是用戶們所需要的一個軟件，因此不會產生抵觸心理。

（三）微信平臺具有豐富的信息傳播功能。微信APP可以支持文字、圖片、語音甚至視頻等信息的傳播，多樣化的傳播途徑使得該軟件具有傳播時效性強的特點，而且還能確保信息的精確性，密保工作做的非常完善，同時還能進行直觀的互動和反饋環(huán)節(jié)[4]。另外微信在添加好友時還設有根據手機通訊錄添加好友的功能，這大大減少了潛在的安全隱患。同時微信開設的“搖一搖”等小程序擴大朋友圈和交際圈。這豐富的信息傳播功能能夠進一步改善目前檔案信息服務的滯后性和呆板性，從而實現用戶需求的精確送達提高高校用戶的粘性。

（四）微信平臺具有檔案信息資源共享的特點。微信平臺具有后臺開放功能，高校檔案部門可以通過后臺的開發(fā)功能實現檔案數據或網站數據對接，這能使高校的用戶群體通過微信平臺查閱自己的各種信息，與往常相比更加具有便捷性。此外，高校檔案部門還可以開展各項信息的公開，讓用戶有效瀏覽并了解相關信息，當然檔案部門還可以運用微信公眾號對一些信息進行實時推送，有利于宣傳檔案工作;檔案部門最好可以設立一些留言或在線答疑等方式，加強用戶和管理人員的聯(lián)系和交流，從而實現信息共享的目的，致力于完善檔案工作[5]。信息資源共享大大減輕了高校檔案部門的工作，還有利于高校學生和老師能在隨時隨地都能查找他們所需要的檔案信息，節(jié)省了他們查找資料的時間。

（五）微信平臺相對于其他軟件來說，成本低，經濟實惠。高校檔案部門是屬于一個服務機構，其資金有限，要想像其他部門一樣投入大量的資金開發(fā)功能更加全面的服務平臺是幾乎不可能的事，而恰巧微信平臺低成本，幾乎不會產生多余的費用，因此具有經濟實惠的特點。除此之外，微信APP相對來說比較成熟，版本更新快，因此幾乎不需要高校檔案部門再額外增加一些開發(fā)費用;而在高校內部幾乎實現了全網覆蓋的效果，因此也不需要操心網絡不佳的問題，換句話說，因查詢網絡產生的費用可以忽略不記。另外，相關部門在檔案查詢會議中還明確提出要簡化利用手續(xù)，免除利用費用，最大限度的滿足利用者需求。

三、微信在高校檔案利用服務中的應用

（一）預約查詢。近年來“預約”這一功能已經運用到餐飲業(yè)、服務業(yè)等行業(yè)，尤其是大部分的醫(yī)院都已經推出了微信預約掛號和就診的服務，避免醫(yī)院出現排長隊的現象，大大節(jié)省了人們的看病時間。而對于高校檔案部門來說，在微信平臺開展預約查詢功能是一件簡單的事兒。因為微信是一個比較完善的軟件，其具有合理的微信公眾號、朋友圈等信息交流渠道，在微信平臺，高校檔案部門一方面可以通過微信平臺進行預約查詢，并且能借助微信的留言功能將用戶所需要查詢的信息和內容融入到公眾號實現預約查詢，但這種方式離不開人工后臺記錄查詢，需要人工調出網絡資料，這就會大大加重人員的工作任務，一定程度上需要大量的人力物力，而且效率比較低下;另外高校檔案部門還可以直接接入網站數據來開發(fā)后臺數據，然后再讓用戶自主提交信息表單查詢并將狀態(tài)在微信平臺顯示，這有利于用戶得到及時的反饋，從而讓用戶合理的安排時間[6]。以上所提起的兩種方法相比較，第二種方式更加合理、高效，進一步的簡化了查詢手續(xù)，大大減少了用戶的時間，由此提高用戶的滿意度。

（二）在線咨詢。檔案信息其實在高校大學生時段是存在比較大的尋求的，因此高校檔案部門必須要針對這一現象開通相對應的服務，簡單來說，高校檔案部門可以開創(chuàng)一個微信公眾號，然后再讓學生們通過掃描二維碼等方式關注高校的檔案部門公眾號，從而讓用戶在高校檔案部門公眾號進行相關的信息咨詢，其中咨詢可以分為即時信息查詢和在線留言功能，工作人員也可以按照用戶信息進行分類，同時還要根據用戶需求的迫切程度開展相應的在線咨詢和答疑功能。此外，高校檔案部門還需要對問題進行篩選，選出目前高校學生比較集中的問題，然后在公眾號上進行發(fā)布推送，還可以利用微信平臺中的自動回復功能回復用戶信息，從而不斷提高高校用戶的信息服務水平[7]。

（三）查詢檔案功能。檔案查詢是一個非常繁瑣而又重要的一個任務，在如今的信息化時代，高校檔案部門可以借助互聯(lián)網開設檔案檢索功能，將檔案導入后臺數據庫，然后再進一步導入微信平臺，讓用戶自主查詢或瀏覽相關檔案資料，減少檔案組的工作量，此外還可以在微信平臺開發(fā)一系列的設置菜單等功能連接更加專業(yè)的查詢系統(tǒng)中，從而時間數據庫和微信平臺的對接，讓用戶開展自主查詢工作。這種新型的查詢檔案功能相對于傳統(tǒng)查詢方式來說，更加方便簡潔，更能讓用戶真正做到足不出戶就能查詢檔案信息。

（四）進一步傳播檔案文化。微信APP作為現代最火熱的一款社交客戶段，其社交功能與目前的QQ、微博等社交APP相比，更占據優(yōu)勢，因此高校可以根據微信具有精確性、廣泛性以及即時性等特點借助微信公眾號宣傳和傳播高校的檔案文化。簡單來說，高校檔案部門可以借助微信公眾號展示檔案知識和最新的檔案技術成果，讓用戶在觀看圖文并茂的推文中欣賞并學習檔案文化，從而更加深入的了解檔案知識。

（五）進一步完善檔案共享機制。雖說高校檔案部門正在不斷完善檔案機制，但還是存在一些尚未完善的機制，例如共享機制，對此高校檔案部門可以順應時代發(fā)展的潮流，借助微信共享下的特征來增強與用戶之間的互動和溝通，從而在交流的過程中根據不同用戶的需求建設不同的用戶群，再進行針對性的信息交流;在高校檔案部門還可以利用其專業(yè)性的特點發(fā)表與檔案文化相關的交流信息，讓微信用戶們在閱讀檔案信息時不自覺地分享給其他用戶，擴大用戶們的知識儲備[8]。

綜上所述，以微信為代表的信息化時代社交產品和人們的日常生活關系變得越來越密切，而隨著信息技術的不斷發(fā)展，移動網絡社交產品的新技術、新功能也在不斷開發(fā)。就目前來說，高校檔案部門借助微信平臺開展服務工作還處于一個初步階段，但整體上來說，隨著社會的不斷發(fā)展，高校檔案部門也不能“閉關鎖國”，要緊跟時代的發(fā)展，利用和抓住微信這一平臺，不斷地開發(fā)和運用微信公眾號、微信在線搜索等功能，為用戶提供更好地服務，在創(chuàng)新和發(fā)展中站穩(wěn)腳步。因此，高校檔案部門，更應該抓住微信APP這一契機，借助其不斷的開拓服務領域，致力于更好地服務高校師生。

參考文獻

[1] 盧志蘭.信息化時代微信在高校檔案利用服務中的應用[J].黑河學刊，2018，000（004）：179-180.

[2] 李芳.微信在高校檔案利用服務中的應用[J].南方農機，2018，049（016）：221，225.

[3] 郭玥杝.微信在職業(yè)院校檔案信息利用服務中的探析[J].卷宗，2016，6（006）：6-7.

[4] 武曉艷.高校檔案利用服務中微信的應用探析[J].卷宗，2018，000（007）：7.

[5] 劉子俠.微信在高校檔案利用服務中的應用探析[J].山西檔案，2015，No.222（05）：112-115.

[6] 趙旭，胡曉彤.探析微信平臺在高校教學檔案信息服務中的特征與模式[J].現代職業(yè)教育，2018（10）.

[7] 張杰.微信：提升高校檔案服務的關鍵助力[J].蘭臺世界，2017，000（002）：37-39.

[8] 杜元.微信在檔案利用服務中應用的策略分析[J].卷宗，2018，000（012）：45.

本文為秦皇島市社會科學界聯(lián)合會項目“微信在高校檔案信息服務中的應用研究”的階段成果。項目編號：2020-139。