黃翊鵬

摘要：檔案作為記錄和體現(xiàn)單位工作的重要資料，其管理工作一直備受重視。面對(duì)高強(qiáng)度快節(jié)奏的工作常態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)下的需求。建設(shè)科學(xué)高效的信息化檔案管理系統(tǒng)，成為檔案管理工作不可避免的時(shí)代潮流。不僅體現(xiàn)了檔案管理部門緊跟社會(huì)發(fā)展，創(chuàng)新理念思路，運(yùn)用新技術(shù)新方法的積極性，也是提升服務(wù)效率，轉(zhuǎn)變工作模式的重要手段。本文就此討論檔案信息化建設(shè)的重要性和措施，以及在建立過程中可能遇到的問題。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理;注意事項(xiàng)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1003-9082（2020）07-00-01

一、檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)下的檔案管理模式尤其是文書管理相對(duì)來說是比較落后的，這主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面，首先，工作力量不均衡。存在認(rèn)識(shí)不到位，缺乏人力、物力投入等問題。以機(jī)關(guān)事業(yè)單位為例，常用到文書檔案主要包括上傳下達(dá)的各類文件、業(yè)務(wù)資料、財(cái)務(wù)人事記錄等。許多單位往往只注重財(cái)務(wù)資金賬目方面的管理和監(jiān)督，卻忽視了對(duì)其他檔案的管理，造成工作滯后。其次，硬件設(shè)施過于老舊。多數(shù)檔案部門所用管理設(shè)施還是由傳統(tǒng)的檔案管理架以及相應(yīng)的除濕等輔助設(shè)備組成，對(duì)于平常使用的檔案管理系統(tǒng)及程序沒有做到及時(shí)升級(jí)與更新，文書檔案的數(shù)字化和信息化程度都無法滿足當(dāng)前需要，往往只能做到最基本的查詢工作。而且，隨著時(shí)間推移，檔案數(shù)量不斷增多，所需存放空間逐漸緊張，資料查詢效率隨之變慢。特別是在當(dāng)下很多檔案部門依然采取人工查詢的辦法，不僅不利于文書檔案的管理及利用開發(fā)，還增大了因使用不善造成檔案損壞的風(fēng)險(xiǎn)。再次，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。部門之間各自為戰(zhàn)，對(duì)所管理的文書檔案沒有明確的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，造成權(quán)責(zé)不清，推諉扯皮現(xiàn)狀。信息查詢者往往需要聯(lián)系多個(gè)部門才能捋清來龍去脈，明確檔案位置，降低了工作效率。因此，建立便捷高效的檔案管理體系，已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的必然選擇。

二、檔案信息化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)檔案管理方式基本依賴人工處理，既占用大量時(shí)間精力，還大大降低了工作的效率。實(shí)施檔案信息化建設(shè)，使檔案管理工作借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化，不僅可以減輕檔案管理員工作量，還可以提高檔案查詢效率，極大地提升檔案管理工作效率。

每份紙質(zhì)檔案作為客觀存在的實(shí)體，只記錄某一項(xiàng)或有限時(shí)期的工作內(nèi)容，難以形成系統(tǒng)的信息體系。實(shí)際工作中，如需了解分析全局情況，要翻閱大量資料，反復(fù)對(duì)比各項(xiàng)內(nèi)容，才能得到客觀準(zhǔn)確的結(jié)論，對(duì)查閱者提出較高要求。利用信息技術(shù)，將單個(gè)檔案中記載的信息提取出來，便捷高效查詢搜索，靈活組合成所需信息結(jié)構(gòu)，可以充分發(fā)揮檔案資料憑證作用。除此之物，依托網(wǎng)絡(luò)開展檔案信息化建設(shè)，有效打通部門界限，還有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案使用范圍。

三、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

概括來說，檔案的信息化建設(shè)就是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理檔案的工作方法，其內(nèi)容涵蓋以下幾個(gè)方面：

1.搭建網(wǎng)絡(luò)體系

主要是指建立計(jì)算機(jī)操作與管理系統(tǒng)，包含數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段。其中，最核心的部分是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。檔案信息化建設(shè)要確保數(shù)據(jù)安全，防止篡改、遺失、損毀等問題發(fā)生，離不開一個(gè)安全有序的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。開發(fā)專用數(shù)據(jù)共享接口，通過布設(shè)專用網(wǎng)絡(luò)、購置專用服務(wù)器，數(shù)據(jù)加密等方式進(jìn)行信息交互，是檔案管理信息化建設(shè)安全可靠的基礎(chǔ)。

2.采集檔案信息

檔案基本功能是記載信息，檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是檔案信息的采集。一方面，要做好基礎(chǔ)工作，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案資料以圖片的形式，經(jīng)過整理加工形成后上傳到服務(wù)器，形成完整的數(shù)據(jù)資料加以保存利用。另一方面，要積極研發(fā)圖文識(shí)別軟件，從上傳的掃描圖片中準(zhǔn)確提取出想要的信息，方便查詢利用。同時(shí)，還要開展檔案資料填寫標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，通過標(biāo)準(zhǔn)化提升數(shù)據(jù)錄入提取效率。

3.培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理員除了要具備必備的業(yè)務(wù)水平技能外，還需熟練掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠?qū)τ布O(shè)備日常維護(hù)，對(duì)軟件更新升級(jí)，對(duì)信息資源定期備份，及時(shí)有效的處置突發(fā)情況，確保整個(gè)系統(tǒng)的健康平穩(wěn)運(yùn)行。

4.開發(fā)應(yīng)用軟件

充分挖掘檔案信息化建設(shè)形成的海量資源價(jià)值，通過開發(fā)專用軟件，建立智能所搜功能，將分散與各個(gè)檔案中的信息提取整合，按照需求形成脈絡(luò)清晰的信息體系，以便系統(tǒng)了解相關(guān)工作的開展沿革，掌握背景資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更加全面準(zhǔn)確的輔助支撐。

5.建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要前提條件。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)填寫檔案內(nèi)容，有利于提升軟件識(shí)別準(zhǔn)確率。檔案管理部門要轉(zhuǎn)變思路，由被動(dòng)收集變?yōu)榭壳爸笇?dǎo)，結(jié)合本單位工作職能，建立相應(yīng)的檔案資料填寫、收集標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于常規(guī)性工作制定制式表格，引導(dǎo)資料形成部門或者個(gè)人規(guī)范打印，為后期掃描、軟件提取信息奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，結(jié)合電子政府、辦公OA的建設(shè)，通過辦公網(wǎng)絡(luò)材料成文后及時(shí)歸檔，將檔案資料由事后收集變?yōu)槭轮惺占?，進(jìn)一步提升檔案資料歸檔效率。

四、檔案信息化建設(shè)的注意事項(xiàng)

首先，要注重信息安全。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)易受入侵，特別是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特殊性，一旦受到攻擊往往會(huì)造成大規(guī)模的信息泄露，嚴(yán)重性往往高于傳統(tǒng)檔案管理模式。同時(shí)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題，需要維修人員進(jìn)行修復(fù)時(shí)候，也存在檔案被竊取的風(fēng)險(xiǎn)。其次，要注重系統(tǒng)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。建設(shè)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系時(shí)，在確保輸入的內(nèi)容清晰完整的基礎(chǔ)上，要規(guī)范設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)接口，確保不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交互順暢，便于不同部門之間的檔案資源數(shù)據(jù)共享。再次，要加強(qiáng)保密教育。數(shù)字化后的檔案不同于紙質(zhì)檔案，具有體積小易攜帶的特點(diǎn)，雖然降低了人為篡改檔案的風(fēng)險(xiǎn)，但也增加泄露信息的風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)這個(gè)問題，需要在日常工作中除了加強(qiáng)管理，完善制度機(jī)制外，還應(yīng)強(qiáng)化保密教育，牢固樹立檔案管理人員守土有責(zé)、守土盡責(zé)的責(zé)任意識(shí)，杜絕檔案資料的失泄密情況發(fā)生。

結(jié)語

總而言之，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化改革也必將高速推進(jìn)。但現(xiàn)階段仍然存在諸多需要解決的發(fā)展理念、制度責(zé)任和軟硬件保障等問題。檔案信息化建設(shè)工作必須要基于客觀現(xiàn)實(shí)和發(fā)展需求，制定符合實(shí)際的建設(shè)戰(zhàn)略。加強(qiáng)檔案現(xiàn)代技術(shù)的研究開發(fā)和應(yīng)用推廣，運(yùn)用信新觀念、新技術(shù)、新方法對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程、管理模式等進(jìn)行優(yōu)化提升，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，構(gòu)建與時(shí)代發(fā)展和社會(huì)生產(chǎn)相符合的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)智能化管理系統(tǒng)。

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