宮曉晶

摘 要：本文從正確認(rèn)識(shí)并妥善處理檔案資源開(kāi)放與保密之間的關(guān)系進(jìn)行詳細(xì)闡述，著重強(qiáng)調(diào)應(yīng)在高度重視檔案資源保密的前提之下，通過(guò)加大檔案資源的開(kāi)放力度，以滿足人民群眾對(duì)檔案的利用需求，最終服務(wù)社會(huì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;開(kāi)放;保密工作

前 言

一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的;但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開(kāi)放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。本文結(jié)合作者多年來(lái)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，談一下如何做好檔案開(kāi)放中的保密工作。

1對(duì)檔案資源開(kāi)放舉措的認(rèn)識(shí)

檔案資源開(kāi)放是檔案館經(jīng)封閉型和半封閉型轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放型的重要舉措之一。而且檔案資源開(kāi)放是時(shí)代進(jìn)步的必然要求，同時(shí)也構(gòu)成了檔案事業(yè)得以生存、發(fā)展的社會(huì)基礎(chǔ)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第十九條規(guī)定：我國(guó)檔案館內(nèi)保存的資料，開(kāi)放時(shí)間通常應(yīng)該從形成之日起滿30年。文化、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等類別檔案資料面向社會(huì)的開(kāi)放期限可以不滿30年，牽涉到國(guó)家的安全、重大利益或者其它期滿不適合開(kāi)放于社會(huì)的檔案資料面向外界開(kāi)放期限的規(guī)定，可以超過(guò)30年。針對(duì)重要工作、活動(dòng)檔案，各地方根據(jù)實(shí)際情況制定重要工作檔案的管理制度。一般情況，重要工作檔案從放入國(guó)家檔案館之日起滿6個(gè)月甚至3個(gè)月就要面向外界開(kāi)放。

檔案資料開(kāi)放措施反映出社會(huì)的開(kāi)放化程度，揭開(kāi)檔案部門(mén)的神秘面紗，轉(zhuǎn)變成為人民群眾的權(quán)利和利益服務(wù)的部門(mén)。檔案資料開(kāi)放，不單單是在利用范圍方面的擴(kuò)大，同時(shí)是對(duì)人民群眾利用檔案權(quán)利的兌現(xiàn)和承認(rèn)，政治民主得到了充分體現(xiàn)。

2正確處理檔案資源保密和開(kāi)放的關(guān)系

隨著檔案資源開(kāi)放范圍的擴(kuò)大及社會(huì)使用程度增多、重視度增強(qiáng)，檔案資源的保密不可小看，我們要從以下四個(gè)方面著手，切實(shí)保證在現(xiàn)實(shí)工作中妥善處理檔案資源保密和開(kāi)放的關(guān)系，促進(jìn)檔案使用工作順利進(jìn)行并且快速發(fā)展。

（1）以健全完備的管理制度作基礎(chǔ)，有據(jù)可依地開(kāi)展檔案資源開(kāi)放工作。 （2）加強(qiáng)檔案資料開(kāi)放鑒定方面工作。（3）掌握寬、嚴(yán)之間的分界限。（4）熱情主動(dòng)的服務(wù)，同時(shí)大力宣傳工作必不可少，使使用者明白、理解并且主動(dòng)按照保密規(guī)定辦事。要妥善處理檔案資源保密和開(kāi)放的關(guān)系。

妥善處理檔案資源保密和開(kāi)放的關(guān)系，總的原則是可以開(kāi)放的檔案資料大膽對(duì)外開(kāi)放，應(yīng)該保密的檔案資料嚴(yán)格保守機(jī)密，全力爭(zhēng)取寬與嚴(yán)結(jié)合適度。因此，在工作時(shí)我們要遵守適度原則，以科學(xué)客觀的態(tài)度解決實(shí)際工作問(wèn)題，確立以“檔案信息絕不能中斷，檔案秘密絕不可泄露”為行動(dòng)指南的工作機(jī)制，在思想、方法、制度方面解決檔案資源的控制和開(kāi)放范圍及標(biāo)準(zhǔn)。

3做好檔案開(kāi)放過(guò)程中的保密工作

一成不變地看待檔案的保密性，無(wú)視其保密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的;但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開(kāi)放檔案為社會(huì)名，界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

3.1做好檔案的審查工作

審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的―個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：―是初審，檔案工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步啶開(kāi)放與控制使用范圍;二是中審，由水平較高的專業(yè)技術(shù)人員重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍;三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的‘隋況，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。

3.2做好檔案的解密工作

保密檔案是根據(jù)《保密法》規(guī)定劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)的。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人雖根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供用檔案。但是秘密不是―成不變的，―旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，所以就應(yīng)該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開(kāi)放的檔案，必須是到了―定時(shí)限的檔案，要開(kāi)放，必須先進(jìn)行劃控解密，把未解密的列入控制使用的范圍。《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第16條規(guī)定：“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)懈密?！币簿褪钦f(shuō)，解密由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。

3.3做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作

開(kāi)放檔案首先要做好檔案開(kāi)放的基礎(chǔ)工作，一是要提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二是要建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開(kāi)放后檢索與管理的要求。三是要編制檢索工具。首先是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開(kāi)放檔案目錄》;其次是骨干性檢索工具，如《開(kāi)放檔案卡片目錄》;最后文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開(kāi)放檔案全宗介紹》《全宗卷》等，使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。四是要準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，制作好檔案副本。

4加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理

在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過(guò)去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹〔國(guó)檔發(fā)28號(hào)〕文件實(shí)施館、室、藏涉密檔案解密劃空工作為界，對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷。外公卷時(shí)，可采取與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決與非密的文件材料混卷問(wèn)題，堵塞過(guò)去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不變的問(wèn)題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。

5結(jié)束語(yǔ)

機(jī)密檔案要嚴(yán)格保密，而保密有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍等方面的限制，如果保而不用則根本沒(méi)有失保的意義，利用均是于保密基礎(chǔ)上而實(shí)現(xiàn)的，無(wú)限制的使用檔案會(huì)帶來(lái)極大的安全危害。檔案工作的保密與開(kāi)放非常重要，要根據(jù)實(shí)際情況正確處理好檔案保密與開(kāi)放的關(guān)系，而始終不變的對(duì)待檔案秘密性，則其秘密性實(shí)效根本不能實(shí)現(xiàn)，無(wú)限制拓展開(kāi)放利用范圍并不有效。本文探討了正確處理好檔案保密與開(kāi)放的關(guān)系，并提出了實(shí)用性應(yīng)用措施，要不斷加強(qiáng)開(kāi)放檔案審查與檔案解密、檔案開(kāi)放基礎(chǔ)，并根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)保密檔案解密時(shí)限設(shè)置與檔案分卷歸類、檢索工作信息化，還應(yīng)有效提高管理者保密意識(shí)教育，為檔案保密與開(kāi)放提供參考依據(jù)。

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