朱海仙

摘? ?要：現(xiàn)今每一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)都需要財(cái)政的支持與管理，財(cái)政局需要發(fā)揮下屬科室的工作能力，結(jié)合科技與信息的發(fā)展，更高質(zhì)量地完成檔案管理任務(wù)。鑒于此，本文主要介紹了財(cái)政檔案管理在信息化逐漸成熟環(huán)境中的創(chuàng)新途徑， 財(cái)政是社會(huì)運(yùn)行的基礎(chǔ)，信息是社會(huì)價(jià)值的體現(xiàn)，在電子信息時(shí)代，數(shù)據(jù)和信息的價(jià)值暴增，許多行業(yè)的工作方式也由此發(fā)生了改變，財(cái)政部門(mén)掌握著社會(huì)發(fā)展的命脈，也要遵循信息化發(fā)展要求，積極對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新調(diào)整，從而使工作內(nèi)容和工作方法更符合信息時(shí)代的特點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 財(cái)政檔案? 信息化管理

中圖分類號(hào)：F27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）06（b）-0161-02

1? 推行財(cái)政局檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展的意義

社會(huì)的快速進(jìn)步，意味著需要更多的財(cái)政經(jīng)濟(jì)支持才能維持穩(wěn)定的社會(huì)狀態(tài)。但面對(duì)需求巨大的財(cái)政問(wèn)題，以往的財(cái)政檔案管理方法逐漸顯得力不從心。當(dāng)前，社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，更多中小企業(yè)和個(gè)體戶的出現(xiàn)增大了財(cái)政局的檔案信息內(nèi)容，故而財(cái)政檔案管理工作的效率也開(kāi)始變得緩慢。故而，檔案管理的信息化創(chuàng)新是必要的工作任務(wù)，其不僅可以優(yōu)化政府機(jī)關(guān)的工作模式，還能為國(guó)民提供更完善的服務(wù)，帶領(lǐng)更多企業(yè)實(shí)現(xiàn)技術(shù)和管理上的突破。在信息化和大數(shù)據(jù)等技術(shù)的作用下，檔案管理部門(mén)可以收集和保管更多的信息和數(shù)據(jù)，并能夠利用軟件計(jì)算、深度挖掘這些信息的內(nèi)在價(jià)值。

2? 財(cái)政檔案管理信息化創(chuàng)新需要解決的問(wèn)題

2.1 人員技術(shù)水平不足的問(wèn)題

信息化發(fā)展主要是基于計(jì)算機(jī)、編程、數(shù)據(jù)庫(kù)等高新技術(shù)，而這些技術(shù)偏重于專業(yè)化和高智能化，與現(xiàn)階段財(cái)政局的大齡化人員組成形成一定矛盾。以往的檔案管理工作并不需要高深的技術(shù)，并且部門(mén)中的資深員工都已經(jīng)在傳統(tǒng)體系中工作很久，對(duì)新知識(shí)新技術(shù)的學(xué)習(xí)能力和接納能力比較薄弱，很難有效掌握信息化技術(shù)。此外，部分財(cái)政檔案管理部門(mén)會(huì)聘請(qǐng)一些臨時(shí)工或其他部門(mén)兼職者做一些較為簡(jiǎn)單的檔案整理工作，但如此就可能導(dǎo)致工作質(zhì)量難以保證，進(jìn)而為檔案管理的創(chuàng)新改革帶來(lái)了阻礙。

2.2 設(shè)施和硬件落后

工具是執(zhí)行檔案管理信息化的必要依靠，如果缺少設(shè)施或硬件，則會(huì)對(duì)財(cái)政局的信息化推進(jìn)和科學(xué)化部署造成阻礙?，F(xiàn)有的檔案管理科室由于資金不足和管理滯后，依然使用大量落后的、普通的配套設(shè)施，而將檔案從紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到電子硬盤(pán)也成為一項(xiàng)極為龐大而困難的工程。很多檔案只能靠有限的、運(yùn)算速度較低的計(jì)算機(jī)進(jìn)行人為輸入，這明顯不利于財(cái)政部門(mén)工作的快速轉(zhuǎn)型。

3? 財(cái)政局檔案管理的創(chuàng)新途徑分析

3.1 針對(duì)檔案管理各項(xiàng)工作內(nèi)容重新進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃

信息化革新意味著工作方式和管理理念也必須做出改變，財(cái)政局高層管理者必須要認(rèn)識(shí)到統(tǒng)籌規(guī)劃的重要性，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行推陳出新，全面優(yōu)化財(cái)政檔案管理的相關(guān)細(xì)節(jié)。

（1）對(duì)管理職能、工作任務(wù)和資金流動(dòng)等進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，啟動(dòng)資金和工作職能是實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)，前期需要將重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到管理規(guī)范制訂和基礎(chǔ)建設(shè)撥款等方面，以此減少職能的重復(fù)和資金的浪費(fèi)。在辦公室內(nèi)準(zhǔn)備好計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案素材、辦公軟件、信息系統(tǒng)等。

（2）對(duì)檔案管理科室的責(zé)任制分配，使員工能通過(guò)縱向管理和橫向合作形成更為完整和諧的整體，并為員工委派具體任務(wù)模塊，使人們?cè)谥饔^意愿和客觀激勵(lì)的共同作用下更出色地完成檔案的分類管理、快速錄入和合理保存等職能。

（3）對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)。能力是決定結(jié)果的主要因素，針對(duì)信息化的檔案管理操作自然要經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)—熟悉—應(yīng)用的流程。財(cái)政局可以發(fā)揮內(nèi)部高等級(jí)人才的知識(shí)能力，幫助員工學(xué)習(xí)更精深的技術(shù)能力，或是聘請(qǐng)專家對(duì)檔案管理軟件和其他操作進(jìn)行講解，以此保證知識(shí)與能力的不落后。

3.2 規(guī)范日常檔案管理信息化工作內(nèi)容

財(cái)政局檔案主要以票據(jù)、賬目、會(huì)計(jì)核算、合同文書(shū)、紙質(zhì)材料、音頻錄像等類型為主，并且不同機(jī)構(gòu)的檔案管理室的工作方式也是不同的。而在信息化背景下，財(cái)政局應(yīng)重新對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行劃分，講求細(xì)致、系統(tǒng)，并為相關(guān)管理人員制定分類、掃描、錄入、保管等流程，并結(jié)合操作要求在盡量保證原件完整的情況下保證工作質(zhì)量，提高工作效率。

在日常計(jì)算機(jī)信息錄入環(huán)節(jié)，需要保持工作空間的潔凈，保證每位工作者擁有對(duì)應(yīng)的檔案柜、工位和帶密碼的計(jì)算機(jī)，以此避免人為因素對(duì)檔案管理的破壞。此外，要積極推進(jìn)系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)的建成，這既是檔案信息化建設(shè)的最終歸屬，也是對(duì)當(dāng)前檔案查缺補(bǔ)漏、科學(xué)整理、信息共享的主要工具，在模擬化的數(shù)據(jù)庫(kù)中查閱檔案和分析數(shù)據(jù)，可以方便財(cái)政信息管理和原始資料的保存。

3.3 提高檔案保管和保密質(zhì)量

財(cái)政檔案管理多與相關(guān)利益人和責(zé)任人關(guān)系極大，故而必須要提高基層管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要嚴(yán)格履行檔案保管和保密的職責(zé)，遵循國(guó)家、行業(yè)與財(cái)政部的各種規(guī)定和要求。

首先，應(yīng)該建立原件保管室和電子掃描錄入辦公室，實(shí)現(xiàn)工作職責(zé)的分化和管理職能的細(xì)分。其次，為進(jìn)一步發(fā)揮人員的力量，保證檔案管理創(chuàng)新的順利進(jìn)行，財(cái)政部需要閱讀和鉆研《檔案學(xué)》《管理學(xué)》等專業(yè)學(xué)科，也要遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案行政許可規(guī)定》等法律章程，以此由財(cái)政部和檔案局制訂出《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《檔案保密制度》等明文規(guī)定，使下屬人員在體制約束下落實(shí)檔案的信息化工作，發(fā)揮管理制度的科學(xué)作用。