摘 要：傳統(tǒng)意義上的文書檔案管理，一般以實(shí)質(zhì)載體為主，受到地域、時(shí)空的限制，給檔案的實(shí)體管理造成困擾的同時(shí)，也難以發(fā)揮對(duì)其有效利用的功能。伴隨著計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案的電子化、信息化、智能化將會(huì)充分適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展進(jìn)而取代傳統(tǒng)管理模式。本文在分析傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理與電子信息化文檔管理特點(diǎn)基礎(chǔ)上，結(jié)合自身工作實(shí)際提出文書檔案管理電子信息化的具體舉措，推進(jìn)文檔電子信息化。

關(guān)鍵詞：文書檔案;檔案管理;電子信息化;有效舉措

文書檔案管理作為單位檔案管理工作的常見(jiàn)形式，是各類檔案管理中數(shù)量較多的一種。例如，宋慶齡陵園管理處是一個(gè)具有一定規(guī)模的公益類事業(yè)單位，是全國(guó)愛(ài)國(guó)主義教育示范基地和全國(guó)紅色旅游經(jīng)典景區(qū)。在日常管理工作中形成了請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)、大事記、創(chuàng)評(píng)材料、年度總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等一系列文書檔案。在傳統(tǒng)紙質(zhì)文書的人為管理模式下，程序復(fù)雜，管理和查閱流程繁瑣，不利于提高工作效率，給管理、利用檔案帶來(lái)不便。同時(shí)，受到人力因素的影響，還可能導(dǎo)致文書檔案在日常管理工作中丟失、污損、毀壞。在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，文書檔案管理也需充分吸收先進(jìn)科學(xué)技術(shù)帶來(lái)的管理優(yōu)勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升文書檔案管理的效率和質(zhì)量。

1 傳統(tǒng)文書檔案管理之不足

1.1 人工管理和查閱耗時(shí)耗力

傳統(tǒng)意義上的人工管理方式，都是依靠人力來(lái)進(jìn)行文書檔案收集、分類 、編目、存儲(chǔ)等操作。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這種管理模式的弊端越來(lái)越明顯?，F(xiàn)以宋慶齡陵園為例展開(kāi)。一是工作量大。每周的例會(huì)的記錄、紀(jì)要，每月的大事記，各類通知、通告、主要工作任務(wù)材料，以及每年數(shù)以百計(jì)的信息稿件。文書數(shù)量繁多，在管理過(guò)程中或多或少會(huì)造成檔案歸類錯(cuò)誤。二是歸類標(biāo)準(zhǔn)把握難度大。同一個(gè)會(huì)議涉及多項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容，是以項(xiàng)目分類還是以會(huì)議性質(zhì)分類，都難以將其納入合適的檔案范圍。三是在進(jìn)行查閱的時(shí)候會(huì)耗費(fèi)大量精力。由于紙質(zhì)文書分門別類后，沒(méi)有統(tǒng)一的目錄，即使建立統(tǒng)一的目錄，一行一行查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。四是工作效率低。文書檔案作為珍貴的資料文件，有很高的參考和使用價(jià)值，每天都會(huì)有大量的瀏覽量和查閱量，這都要耗費(fèi)大量精力去獲取文書檔案資料。

1.2 檔案資源浪費(fèi)和損壞現(xiàn)象不可避免

一般的文書檔案，尤其是珍貴的文書檔案，通常情況下只有一份原稿，這就對(duì)文書檔案的管理提出了嚴(yán)格的要求。一是同時(shí)借閱相同文檔的矛盾突出。有些資料，尤其是重要資料各個(gè)部門的每個(gè)人都有借閱需求，這個(gè)時(shí)候就會(huì)給借閱管理工作帶來(lái)難度，造成多人同時(shí)借用一份文書檔案的情況。二是檔案被借閱后未按時(shí)歸還，影響后續(xù)借閱造成管理矛盾，影響檔案的利用率。關(guān)鍵的問(wèn)題是，多人頻繁對(duì)同一份文書檔案進(jìn)行借閱使用，損壞率會(huì)隨之增加，一旦損壞，造成的后果是不可逆轉(zhuǎn)的，損失將會(huì)難以估量。三是傳統(tǒng)文書檔案，特別是紙質(zhì)版的文書檔案，其耐久性受到造紙?jiān)系馁|(zhì)量、植物纖維原料的化學(xué)成分和紙張生產(chǎn)過(guò)程等因素的影響。另外，自然環(huán)境的影響也比較大，傳統(tǒng)管理模式對(duì)環(huán)境具有一定的要求，檔案庫(kù)房的建設(shè)都有嚴(yán)格要求。要防光、防潮、防火、防蟲、防霉菌，甚至要防有害氣體和灰塵。人員的頻繁進(jìn)出，對(duì)庫(kù)房的溫度、濕度等存在直接影響，進(jìn)而也影響紙質(zhì)的變化。

1.3 管理程序繁雜

傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，涉及的領(lǐng)域和部門也比較多，需要專門的管理人員進(jìn)行分類存放、審核和編目，工作量繁重，給文書檔案管理帶來(lái)較大的難度。借閱文書檔案需要一整套完備的借閱歸還手續(xù)，需要管理人員進(jìn)行詳細(xì)的借閱、歸還登記。除此之外，各類文書檔案的類別繁多，文書檔案形式有很多種，需要定期對(duì)檔案進(jìn)行盤庫(kù)，檔案出入臺(tái)賬與庫(kù)存實(shí)物的賬目一致。

2 檔案電子信息化管理之優(yōu)勢(shì)

2.1 促成了辦公效率的有效提升

文書檔案電子信息化管理，充分利用了計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在文字信息處理方面數(shù)字化、智能化的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，尤其是對(duì)聲像等信息資源的處理保存的優(yōu)越性體現(xiàn)更加顯明。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理以后，文書檔案的管理、借閱、利用、儲(chǔ)存變得集約高效。同時(shí)也有效解決文書檔案管理人力不足的問(wèn)題，極大的提高相關(guān)部門的工作效率，最大化發(fā)揮文書檔案的利用價(jià)值。

2.2 滿足了信息共享的有效需求

在傳統(tǒng)的文書檔案管理時(shí)期，單位進(jìn)行文件資料的信息共享非常不便，造成了大量的檔案信息擱置，既浪費(fèi)檔案資源，也給文件信息的查找?guī)?lái)了難度。信息化技術(shù)通過(guò)檔案資料和信息載體的有效分離，易于通過(guò)電子信息化實(shí)現(xiàn)檔案資料的傳遞和共享，提升了文書檔案管理的利用效率，避免了傳統(tǒng)文書檔案管理在時(shí)間和空間上的局限性。同時(shí)可以通過(guò)分析、歸納和總結(jié)，尤其是對(duì)同一文檔可以建立多關(guān)鍵詞分類整理，智能化提升對(duì)文檔的多方位有效共享需求。

2.3 節(jié)約資源，有效推動(dòng)無(wú)紙化辦公

無(wú)紙化辦公以信息科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體的現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展進(jìn)步的產(chǎn)物。通過(guò)網(wǎng)上借閱，不提供紙質(zhì)檔案，減少甚至杜絕了文書檔案的損壞、污染和遺失，通過(guò)一個(gè)用戶名、一個(gè)密碼，進(jìn)行用戶管理，輕松完成借閱、歸還，不用頻繁復(fù)印。結(jié)合大數(shù)據(jù)分析，文檔管理走向自動(dòng)化、數(shù)據(jù)化、智能化，有效節(jié)約人力、財(cái)力和物力資源，有效整合檔案資源，有效提升辦公效率。特殊時(shí)期更有利于充分發(fā)揮無(wú)紙化辦公的功能優(yōu)勢(shì)，也更需要無(wú)紙化辦公的優(yōu)越性。

2.4 更有利于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔保存的需要

同紙質(zhì)版的文書檔案管理相比，實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的優(yōu)勢(shì)一是可以為紙質(zhì)版的文書檔案創(chuàng)造安全、可靠、穩(wěn)定的儲(chǔ)存環(huán)境，減少人員進(jìn)出，溫濕度穩(wěn)定保持在有效區(qū)間。二是文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化的存儲(chǔ)和利用，檔案管理人員和借閱人員都可以通過(guò)光盤、優(yōu)盤、硬盤等介質(zhì)實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)據(jù)共享，具備了傳遞迅速、存儲(chǔ)方便、穩(wěn)定性強(qiáng)的特點(diǎn)。

2.5 有效杜絕了安全傳遞風(fēng)險(xiǎn)

文書檔案最重要的意義在于利用，利用就涉及你手我手大家手，但是又很難確保你守我守大家守。以檔案管理人員和借閱人員管理使用不慎，造成檔案資料傳遞使用過(guò)程中丟失損壞的情況也偶有發(fā)生。在傳遞過(guò)程中，時(shí)效性會(huì)受到影響，甚至?xí)艿教鞖獾挠绊懸约奥吠静淮_定隱患影響，易于發(fā)生丟失損壞的情況。電子信息化技術(shù)的利用，就是針對(duì)傳統(tǒng)文書檔案的弊端改進(jìn)的最好武器。通過(guò)電子文件的信息傳遞，在增強(qiáng)了文書檔案資料的安全性的同時(shí)，還提高了檔案資料傳遞的時(shí)效性。

3 檔案電子信息化管理重要舉措

3.1 積極轉(zhuǎn)變觀念，樹牢信息化管理意識(shí)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息化處理技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的新理念也不斷涌現(xiàn)。在此基礎(chǔ)上，文書檔案管理也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，突破傳統(tǒng)文書檔案管理的局限性。宋慶齡陵園的特殊地位，使得一些傳統(tǒng)文書檔案保護(hù)同樣也很重要，不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)對(duì)于傳統(tǒng)文書檔案的保護(hù)作用和對(duì)檔案管理的極大促進(jìn)作用和重要意義，樹牢信息化管理意識(shí)，推動(dòng)文書檔案管理的電子信息化。

3.2 建設(shè)信息平臺(tái)，積極開(kāi)發(fā)檔案管理軟件

實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的電子信息化，離不開(kāi)科學(xué)的檔案管理軟件。檔案管理電子信息化的運(yùn)用，加強(qiáng)文書檔案信息化管理的資金投入，從思想層面和物質(zhì)層面給與大力支持。宋慶齡陵園專門開(kāi)發(fā)了OA綜合管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，引入上海中信公司的“光典檔案信息資源管理軟件”。將檔案收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞、保密、查詢、借閱等涵蓋其中，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理功能的全覆蓋，滿足單位文書檔案管理的全方面的需要。通過(guò)光典檔案軟件平臺(tái)調(diào)用電子檔案，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)了管理水平和管理效率的雙層提升，促進(jìn)文書檔案管理人員工作效率的提升。

3.3 強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高涉檔人員信息專業(yè)化水平

提高涉檔人員的信息專業(yè)化水平，需要注重對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)。宋慶齡陵園采取了多層次分類別的形式進(jìn)行培訓(xùn)。一是對(duì)專業(yè)文書檔案管理人員進(jìn)行綜合性培訓(xùn)和指導(dǎo)，學(xué)習(xí)新型電子信息化知識(shí)理念，掌握包括計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在內(nèi)的信息設(shè)備操作方式，確保熟練掌握文書檔案管理電子信息化規(guī)程。比如針對(duì)“光典檔案信息資源管理軟件”各個(gè)模塊全面培訓(xùn);二是對(duì)各部門檔案兼職人員進(jìn)行針對(duì)性專項(xiàng)培訓(xùn)，主要是收集檔案、整理檔案、利用檔案模塊的培訓(xùn);三是對(duì)全體人員的培訓(xùn)，主要是利用檔案模塊的培訓(xùn)，使檔案管理軟件充分發(fā)揮作用。通過(guò)多層次分類別的培訓(xùn)，讓檔案管理人員真正意識(shí)到規(guī)范化、信息化管理的意義，也讓全體人員參與其中，確保在實(shí)際工作中遵循電子信息化操作流程。

3.4 注重安全意識(shí)，做好信息系統(tǒng)的安全管理

文書檔案的電子信息化管理需要管理人員建立起強(qiáng)烈的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)世界，網(wǎng)絡(luò)安全存在很多的不確定因素和不安全因素，各種病毒、木馬軟件會(huì)對(duì)管理平臺(tái)造成影響，從而造成文件的丟失損壞。另外文書檔案多數(shù)是具備保密要求的文件資料，要確保在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳遞的過(guò)程中的保密工作，不被竊取。管理人員要樹立起網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，構(gòu)建起囊括科學(xué)性、技術(shù)性、保密性于一體的管理工作流程，使文書檔案管理的文件資料獨(dú)立于互聯(lián)網(wǎng)，設(shè)置物理隔離層，建立起信息安全保密的防火墻，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息化的提高已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的重要標(biāo)志，各行各業(yè)都在貫徹實(shí)施信息化戰(zhàn)略。檔案事業(yè)發(fā)展也必須主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代潮流，搭上信息化快車，加快現(xiàn)代化步伐。檔案電子信息化管理的推進(jìn)，給文書檔案管理工作提供了方便快捷的工作方式，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。在機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的時(shí)代，采取科學(xué)的管理模式，提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，鍛煉一批掌握網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)的高水平管理人員，不斷創(chuàng)新文書檔案管理模式，不斷提高文書檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)電子信息化技術(shù)和文書檔案管理的緊密結(jié)合，以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

韋青松（1976-），女，漢，江蘇，大學(xué)本科，助理館員，研究方向：檔案管理。