林小鈺

摘 要：隨著我國(guó)全球化經(jīng)濟(jì)的不斷融入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的不斷加強(qiáng)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力。對(duì)此，相關(guān)企業(yè)和有關(guān)單位也應(yīng)該充分意識(shí)到這一點(diǎn)，不斷提高自身的工作質(zhì)量，通過(guò)內(nèi)部管理發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，從而提高競(jìng)爭(zhēng)力。而在實(shí)際的管理工作之中，文書(shū)檔案管理顯得尤為重要。文書(shū)檔案是企業(yè)、事業(yè)單位、各個(gè)機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體在進(jìn)行自身的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的相關(guān)文件。良好的管理能夠充分發(fā)揮文書(shū)檔案自身的指導(dǎo)優(yōu)勢(shì)，直接影響著企業(yè)、事業(yè)單位、各個(gè)機(jī)關(guān)的整體發(fā)展，是企業(yè)未來(lái)發(fā)展、建設(shè)的根本動(dòng)力。基于此，相關(guān)管理人員應(yīng)該引起重視，充分意識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要意義，與時(shí)俱進(jìn)，利用當(dāng)前的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和環(huán)境優(yōu)勢(shì)不斷在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善。對(duì)此，本文首先敘述文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)，隨后簡(jiǎn)要說(shuō)明文書(shū)檔案管理面臨的問(wèn)題，最后詳細(xì)闡釋優(yōu)化文書(shū)檔案管理的相關(guān)對(duì)策。以此來(lái)供相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士交流思考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;管理;問(wèn)題;解決對(duì)策

隨著近幾年來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，我國(guó)在這樣的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)上不斷完善相關(guān)社會(huì)工作和科學(xué)技術(shù)，對(duì)于我國(guó)社會(huì)發(fā)展帶來(lái)巨大的影響效果。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)作為當(dāng)前時(shí)代影響最為深遠(yuǎn)的科學(xué)技術(shù)，其所帶來(lái)的技術(shù)效果充分作用于我們的社會(huì)生活之中，并對(duì)各行各業(yè)、各類(lèi)人群帶來(lái)巨大的影響效果。而文書(shū)檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，是企業(yè)、事業(yè)單位建設(shè)、管理的重要資料文件。這樣的管理工作也受到信息技術(shù)的不斷影響，正以科學(xué)化、信息化、專(zhuān)業(yè)化的方向不斷發(fā)展。也基于此，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理不能夠滿足當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)需要和社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，極不利于企業(yè)、事業(yè)單位以及相關(guān)社會(huì)團(tuán)體的管理和發(fā)展，因此應(yīng)該積極進(jìn)行優(yōu)化和改善，打造新時(shí)代的文書(shū)檔案管理體系，提高管理效率和管理質(zhì)量。

1 文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 內(nèi)容承載形式較為多樣

文書(shū)檔案管理是管理對(duì)象的一系列關(guān)鍵資料進(jìn)行收集、儲(chǔ)存，對(duì)于企業(yè)、事業(yè)單位相關(guān)組織、團(tuán)體的實(shí)際管理質(zhì)量和發(fā)展規(guī)劃影響巨大。而這樣的管理，涉及企業(yè)、事業(yè)單位發(fā)展、建設(shè)、落實(shí)工作的各項(xiàng)記錄。具體涉及行政管理內(nèi)容、財(cái)務(wù)管理內(nèi)容、人事管理內(nèi)容、科技管理內(nèi)容等多個(gè)方面，因此文書(shū)檔案管理的整體內(nèi)容量是極大的。其次，文書(shū)檔案管理的不僅僅是文本資料管理，其隨著時(shí)代記錄方式的不斷更新，還包括紅頭文件、錄音材料、視頻材料、相關(guān)合同、相關(guān)協(xié)議等多個(gè)類(lèi)型，因此文書(shū)檔案管理不光內(nèi)容豐富，其承載的形式也是極其豐富的[1]。

1.2 強(qiáng)調(diào)保存，記錄“歷史”

文書(shū)檔案管理多為企業(yè)、事業(yè)單位的工作落實(shí)、發(fā)展歷程、重大事件、人事、重要物品為管理對(duì)象。而其進(jìn)行管理工作的實(shí)質(zhì)就是保存好與之相關(guān)的各類(lèi)資料、文件，將其記錄、歸檔，并安全地存放到相應(yīng)的儲(chǔ)存室內(nèi)，以便進(jìn)行后期的翻閱利用。因此，在進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，極度重視管理的整體性和安全性，要保證收集階段、整理階段、編碼分類(lèi)階段、儲(chǔ)存階段四個(gè)階段都能夠完整、完全地完成。由于文書(shū)檔案的重要效果就是記錄企業(yè)、事業(yè)單位以及相關(guān)組織的發(fā)展歷史和各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)內(nèi)容。缺少一點(diǎn)細(xì)微的相關(guān)材料就不能夠發(fā)揮出文書(shū)檔案原有的價(jià)值，極不利于對(duì)其的管理和利用，因此保存的安全性和收集的完整性是文書(shū)檔案管理的重要核心。

2 文書(shū)檔案管理面臨的問(wèn)題

2.1 管理設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用效果不佳

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷深入，我國(guó)對(duì)于檔案信息管理的要求愈來(lái)愈高。而傳統(tǒng)的檔案管理方式是不能夠達(dá)到當(dāng)前的工作要求和效率的，是難以保證實(shí)際的檔案管理質(zhì)量的。對(duì)此，當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該積極進(jìn)行創(chuàng)新，努力跟上時(shí)代的發(fā)展需要，不斷提高檔案管理的信息化程度。但是，在實(shí)際的管理過(guò)程中，部分企業(yè)和事業(yè)單位自身的管理設(shè)備和管理技術(shù)應(yīng)用都較為滯后，有的企業(yè)知道當(dāng)前的信息化需求，也購(gòu)置了一些信息化產(chǎn)品輔助工作。然而，這只停留在對(duì)檔案的儲(chǔ)存、導(dǎo)入工作之上，在對(duì)其進(jìn)行收集、編碼、分類(lèi)工作時(shí)，還是大量依靠人工進(jìn)行。沒(méi)有充分地將信息技術(shù)和信息設(shè)備應(yīng)用到實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作之中，不能夠滿足當(dāng)前社會(huì)的文書(shū)檔案管理信息化需要[2]。

2.2 相關(guān)管理人員素質(zhì)還需提高

文書(shū)檔案管理當(dāng)前隨著信息化水平的提高，其價(jià)值和意義顯得愈來(lái)愈重要。但是，在實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的檔案管理素質(zhì)卻不夠高，大部分企業(yè)和事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員都是兼職狀態(tài)，大都是其他崗位的工作人員，只是在存放相關(guān)資料的時(shí)候臨時(shí)成為文書(shū)檔案管理人員。從根本上來(lái)說(shuō)，大部分工作人員和企業(yè)都是將文書(shū)檔案管理看成是簡(jiǎn)單的文件資料收集，雖然知道其實(shí)際具有一定的利用價(jià)值，但是沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的工作人員進(jìn)行信息化管理。其次，還有的企業(yè)和事業(yè)單位雖然設(shè)立了文書(shū)檔案管理人員，但是部分企業(yè)高層和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于該項(xiàng)工作還是不夠重視，較為忽視這一崗位帶來(lái)的價(jià)值和意義，這也使得實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作很難開(kāi)展。最后，我國(guó)對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)也有很大的漏洞，從數(shù)量和質(zhì)量上都難以滿足當(dāng)前的社會(huì)需求，極不利于后期的檔案信息化管理體制的建成。

3 優(yōu)化文書(shū)檔案管理的相關(guān)對(duì)策

3.1 積極加深信息化程度

當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)的不斷普及，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)完全融入于信息化技術(shù)之中，各行各業(yè)都離不開(kāi)信息化技術(shù)的支持。而文書(shū)檔案管理作為企業(yè)檔案管理的重要工作內(nèi)容，其自身也應(yīng)該積極利用信息化技術(shù)，輔助其日常的檔案管理工作，提高工作效率和質(zhì)量。對(duì)此，相關(guān)企業(yè)、單位和組織團(tuán)體都應(yīng)該積極認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)自身的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，充分利用其自動(dòng)化、智能化的效果。不能夠只是單純地采購(gòu)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行簡(jiǎn)單工作，應(yīng)該充分利用起來(lái)，讓信息技術(shù)和設(shè)備融入于實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作之中，以此來(lái)減輕人員負(fù)擔(dān)，提高工作效率。其次，相關(guān)工作人員還應(yīng)該提高自身的信息化意識(shí)，積極培養(yǎng)自身的信息化技術(shù)、設(shè)備操作運(yùn)行能力，能夠真正掌握信息化技術(shù)的要求，積極應(yīng)用其進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作[3]。

3.2 加強(qiáng)重視力度

企業(yè)管理層和領(lǐng)導(dǎo)的重視，是進(jìn)行一切工作落實(shí)的基礎(chǔ)，只有領(lǐng)導(dǎo)層方面得到重視，才能夠通過(guò)相關(guān)的規(guī)范來(lái)約束實(shí)際工作情況，構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理工作體制，提高工作效率和工作質(zhì)量。對(duì)此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極制定相應(yīng)的規(guī)章制度，將《檔案法》牢牢深入到實(shí)際的檔案管理工作之中，通過(guò)良好的引導(dǎo)促進(jìn)企業(yè)、單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量的提高。其次，還應(yīng)該積極進(jìn)行宣傳活動(dòng)，讓工作人員能夠意識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要意義。這樣會(huì)更大程度地讓企業(yè)員工意識(shí)到檔案管理的延伸影響和實(shí)際價(jià)值，利于工作人員提高工作責(zé)任心和熱情。最后，企業(yè)還應(yīng)該建立完整的管理體系，獎(jiǎng)懲分明，在員工出現(xiàn)文書(shū)檔案管理錯(cuò)誤時(shí)能夠及時(shí)指出，利于檔案管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行[4]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)信息化技術(shù)也在此基礎(chǔ)上逐漸成熟發(fā)展，極利于我國(guó)社會(huì)的信息化發(fā)展。而文書(shū)檔案管理作為企業(yè)、單位的重要管理內(nèi)容，對(duì)于我國(guó)社會(huì)發(fā)展也有巨大意義?；诖耍嚓P(guān)企業(yè)、單位應(yīng)該引起重視，積極利用信息化技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作，構(gòu)建完善的高質(zhì)量管理體系，提高文書(shū)檔案管理價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]穆梅.單位文書(shū)檔案管理面臨的問(wèn)題與解決對(duì)策分析[J].卷宗，2019（1）：32-32.

[2]蔣文潔.淺談文書(shū)檔案管理面臨的問(wèn)題與解決對(duì)策[J].中外企業(yè)家，2019，634（08）：125.

[3]謝王艷.試論文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，000（007）：178-179.

[4]文歸賢.文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策之我見(jiàn)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（16）：68-69.