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        大數(shù)據(jù)與檔案管理模式的關(guān)系探討

        2020-08-10 09:08:13顧俊杰
        卷宗 2020年13期
        關(guān)鍵詞:檔案管理模式關(guān)系大數(shù)據(jù)

        顧俊杰

        摘 要:在我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程,我國(guó)迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代,自大數(shù)據(jù)概念提出以來(lái),大數(shù)據(jù)的運(yùn)用便在各行各業(yè)中展開(kāi),檔案管理也不例外。大數(shù)據(jù)時(shí)代的引來(lái),影響著檔案學(xué)的發(fā)展模式,核心是影響檔案管理模式的變革。檔案管理模式與大數(shù)據(jù)運(yùn)用有可兼容之處,大數(shù)據(jù)更是為檔案管理模式帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),如何利用好大數(shù)據(jù)為檔案管理模式實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新變成了值得思考的主題。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);檔案管理模式;關(guān)系

        檔案管理工作具有至關(guān)重要的作用,甚至可直接影響到我國(guó)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。隨著社會(huì)的發(fā)展,人們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代,所有的檔案及資料都往數(shù)字化的方向發(fā)展。

        1 大數(shù)據(jù)時(shí)代的顯著特征

        大數(shù)據(jù)屬于一種新型的產(chǎn)物,卻因具有強(qiáng)大的功能為社會(huì)創(chuàng)造了非凡的價(jià)值。大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)時(shí)代的代稱,作為科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的產(chǎn)物,其中核心是數(shù)據(jù)或信息。首先,大數(shù)據(jù)體現(xiàn)了海量的數(shù)據(jù)范圍。從字面中就可知道大數(shù)據(jù)所稱的范圍巨大,只能用“海量”形容。信息技術(shù)的發(fā)展使得數(shù)據(jù)以指數(shù)級(jí)的速度產(chǎn)生,涵蓋了各行各業(yè)。其次,大數(shù)據(jù)體現(xiàn)了數(shù)據(jù)類(lèi)型多樣化。在我們所看到的語(yǔ)言、文字、圖片和各種物品,其背后都由特定的數(shù)據(jù)組成。尤其在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及下,數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、變化及處理目不暇接,類(lèi)型多樣。再者,大數(shù)據(jù)體現(xiàn)了快速的傳播特點(diǎn)。數(shù)據(jù)的產(chǎn)生是和人的各種活動(dòng)同步的,并且還包含了更深層次的處理分析,傳播更新的速度快。最后,大數(shù)據(jù)體現(xiàn)了數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值。數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和分析處理,其最終結(jié)果是服務(wù)于人們的社會(huì)實(shí)踐,并且產(chǎn)生巨大的生產(chǎn)力量來(lái)創(chuàng)造巨大的價(jià)值。

        2 大數(shù)據(jù)下創(chuàng)新檔案管理模式的要素

        2.1 樹(shù)立大檔案觀與大服務(wù)觀

        面向未來(lái),檔案管理工作者不能將視野局限于檔案的形式,而應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)提高自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能,妥善處理不同類(lèi)型的檔案信息,將不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)地管理,構(gòu)建智能化的檔案管理模式,確保檔案信息能夠有序地存儲(chǔ)和分布,全面提高檔案數(shù)據(jù)的管理效率與質(zhì)量。樹(shù)立良好的大服務(wù)觀,才能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái),推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展。例如,在精準(zhǔn)推進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)工作方面,教育系統(tǒng)與人社系統(tǒng)應(yīng)及早在全國(guó)范圍實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化平臺(tái)建設(shè),徹底打破信息壁壘,檔案管理人員樹(shù)立為群眾服務(wù)的觀念,最大化地開(kāi)發(fā)利用檔案信息的價(jià)值,充分提高挖掘檔案數(shù)據(jù)的能力,提高檔案管理的服務(wù)水平。

        2.2 創(chuàng)新檔案管理的方法

        在企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的時(shí)候,最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要對(duì)管理方法來(lái)進(jìn)行創(chuàng)新。滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求,改變以往存在問(wèn)題的檔案管理方法,促進(jìn)信息技術(shù)和檔案管理方法的結(jié)合,建立一個(gè)全新的檔案管理方法。企業(yè)只要使用這樣的管理方法,就可以有效地提升檔案管理質(zhì)量和效率,使檔案管理工作得到晚上。此外,企業(yè)還要建立一個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)的制度,對(duì)檔案管理工作中表現(xiàn)好的管理人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。經(jīng)過(guò)這樣的方法,可以有效地激發(fā)管理人員工作的積極性,并且使檔案管理工作的質(zhì)量更好,促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

        2.3 建立工程檔案信息管理模式,提升工程檔案管理水平

        多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新為工程檔案信息化管理創(chuàng)造了良好的條件。為了有效提高工程檔案的管理水平,建立并完善一套工程檔案信息管理系統(tǒng)是十分必要的。根據(jù)用戶的實(shí)際需求,建立新型的檔案信息管理模式,加快系統(tǒng)對(duì)電子數(shù)據(jù)信息的處理速度,為使用者提供相應(yīng)的咨詢和查詢服務(wù),在保存和管理電子文件的過(guò)程中,引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)提高電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性,保證電子文件可以適用于不同類(lèi)型的系統(tǒng)。為了更加充分地發(fā)揮電子文件的功能,企業(yè)必須創(chuàng)建優(yōu)秀、先進(jìn)的檔案管理軟件,只有這樣,檔案管理才能為企業(yè)的發(fā)展助力。

        2.4 存量工程檔案數(shù)字化建設(shè)

        制定存量工程檔案的數(shù)字化目標(biāo)和工作計(jì)劃,一步步實(shí)現(xiàn)工程檔案內(nèi)容的數(shù)字化,要進(jìn)一步提升檔案利用效率,還需要實(shí)現(xiàn)照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化,建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵,要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān),建立數(shù)據(jù)審核制度,在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì),保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的,并且對(duì)已有的電子目錄的數(shù)據(jù)資源與實(shí)體檔案進(jìn)行比照,查漏補(bǔ)缺,優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),確保數(shù)據(jù)的真實(shí)完整一致。

        2.5 建立檔案管理數(shù)字化平臺(tái)

        首先,檔案管理工作人員要對(duì)館藏情況有全面和清晰的了解,并更深一步的對(duì)檔案類(lèi)型、狀態(tài)以及檔案信息利用現(xiàn)狀進(jìn)行掌握等;其次,在搭建檔案數(shù)據(jù)的信息化管理平臺(tái)時(shí),管理工作人員應(yīng)秉持“把握重點(diǎn)、分步進(jìn)行”的基本原則,在對(duì)資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化時(shí),要以重點(diǎn)館藏資源與利用率較高的館藏資源為首,確保與使用人群的需求充分對(duì)接;再者,在搭建檔案數(shù)據(jù)的信息化管理平臺(tái)時(shí),管理人員應(yīng)突出數(shù)據(jù)的共享性,要搭建專(zhuān)項(xiàng)檔案應(yīng)用共享平臺(tái),可以在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上設(shè)置專(zhuān)區(qū),在構(gòu)建檔案目錄時(shí),嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi),并可以按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi),一般以時(shí)間為排序標(biāo)準(zhǔn);最后,在搭建檔案數(shù)據(jù)管理信息化平臺(tái)時(shí),要從完善平臺(tái)功能出發(fā),因而還需要關(guān)注對(duì)檔案知識(shí)提取系統(tǒng)的高效構(gòu)建。

        2.6 提高檔案信息資源的利用率

        提高工程檔案的利用率才能充分發(fā)揮檔案價(jià)值。作為企業(yè)的檔案管理部門(mén),必須應(yīng)用相應(yīng)的技術(shù)和方法使得檔案資源以數(shù)字化的形式展現(xiàn)出來(lái),充分利用檔案管理網(wǎng)站,辦理相應(yīng)的檔案信息資源。只有這樣,檔案信息資源才能在滿足不同檔案使用者實(shí)際需求的同時(shí),有效提升檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。為了提高檔案信息的利用率,企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建相應(yīng)的信息管理系統(tǒng),配置各類(lèi)軟件和硬件,保證檔案信息的管理和著錄工作更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,加速對(duì)各類(lèi)電子文件的整合,方便管理者和使用者查詢。為了提高檔案信息的安全性,檔案管理人員需要針對(duì)不同的文件,設(shè)置相應(yīng)的瀏覽、查閱及更正的權(quán)限,驗(yàn)證使用者身份,同時(shí)在開(kāi)展工程檔案信息管理的過(guò)程中,必須對(duì)各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入地挖掘,進(jìn)一步提高工程檔案的利用質(zhì)量和效率。

        2.7 集成管理檔案數(shù)據(jù),建立電子檔案庫(kù)房

        為提高企業(yè)檔案管理水平,突顯檔案管理價(jià)值,相關(guān)人員在信息數(shù)據(jù)化背景下可集成管理企業(yè)檔案數(shù)據(jù),同時(shí)建立電子檔案庫(kù)房,將實(shí)體檔案進(jìn)行模擬管理。首先,企業(yè)可利用新時(shí)代信息技術(shù)模擬電子庫(kù)房區(qū)域、檔案庫(kù)房基本布局、庫(kù)房數(shù)據(jù)模型。并且根據(jù)企業(yè)實(shí)體檔案類(lèi)型,在庫(kù)房區(qū)域內(nèi)劃分檔案存儲(chǔ)范圍。其次,虛擬展示電子化實(shí)體庫(kù)房,借助各類(lèi)圖形方式,明確庫(kù)房區(qū)域飽和度。以及制定檔案類(lèi)型在電子庫(kù)房中的存位信息、上架情況,將企業(yè)實(shí)體檔案呈現(xiàn)出二維數(shù)據(jù)形式。最后,在電子檔案庫(kù)房部署完畢后,相關(guān)人員可將企業(yè)檔案系統(tǒng)中已歸檔的數(shù)據(jù)、實(shí)體檔案?jìng)鬟f至智能化檔案管理系統(tǒng)。檔案正式入庫(kù)時(shí),檔案儲(chǔ)位管理板塊會(huì)給出入庫(kù)指令,讀取檔案信息,完成檔案信息匹配工作,并分配檔案存放位置。實(shí)體檔案入庫(kù)完畢后,企業(yè)管理人員可在電子檔案庫(kù)房的查詢區(qū)域管理現(xiàn)有的檔案信息。

        3 結(jié)語(yǔ)

        隨著時(shí)代的發(fā)展,傳統(tǒng)檔案越來(lái)越無(wú)法滿足社會(huì)的需求,它既不能實(shí)時(shí)查找,又不能實(shí)時(shí)更新,對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)十分不便。當(dāng)人們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代,所有的檔案及資料都往數(shù)字化的方向發(fā)展,數(shù)字化檔案將是一個(gè)大趨勢(shì)。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]鄧仕平.大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)探討[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào),2018(43):180.

        [3]鄭曉云.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究[J].蘭臺(tái)世界,2018(S1):150-151.

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