袁惠平

摘 要：近年來，民營企業(yè)檔案工作信息化是與時(shí)俱進(jìn)提出來的目標(biāo)。在現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理中，信息化手段應(yīng)用的重要性日益突顯，所以必須將規(guī)范化管理作為檔案信息管理的主要模式。多數(shù)企業(yè)檔案在開展信息化建設(shè)時(shí)，雖然取得了一定的成效，但仍存在一系列問題，只有妥善解決這些問題，才能保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。本文主要是探討分析檔案信息化建設(shè)存在的問題，同時(shí)提出相應(yīng)的解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)檔案;信息化建設(shè);意義;問題與對策

民營企業(yè)作為推動(dòng)我國國民經(jīng)濟(jì)綜合發(fā)展的重要力量，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展中具有重要作用，也會(huì)對企業(yè)未來發(fā)展方向造成影響。檔案文件詳細(xì)記錄企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，屬于重要資料資源，可以為企業(yè)的發(fā)展提供決策依據(jù)。所以企業(yè)必須將檔案信息化建設(shè)工作提升到發(fā)展戰(zhàn)略中，從根本上加強(qiáng)檔案管理效率與效益，滿足現(xiàn)代社會(huì)對于檔案管理的需求，全面發(fā)揮出檔案作用。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展過程中，相應(yīng)促進(jìn)了大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)與移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)的發(fā)展，各行業(yè)都開展技術(shù)改革與管理。對于檔案管理工作而言，個(gè)性化需求、海量化數(shù)據(jù)已經(jīng)成為新標(biāo)志。檔案工作的管理范圍從紙質(zhì)檔案擴(kuò)展為各種不同載體和記錄形式檔案;管理對象從檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?檔案工作面臨著從傳統(tǒng)時(shí)代向信息時(shí)代的跨越。檔案人員要轉(zhuǎn)變觀念，重新定位檔案工作，并且采用現(xiàn)代化管理模式，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的角色職責(zé)，開始負(fù)責(zé)制定和監(jiān)督檔案管理情況，并且為檔案管理進(jìn)言獻(xiàn)策。加快檔案信息化建設(shè)，有利于推動(dòng)民營企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型，同時(shí)提升檔案信息的安全性、完整性和真實(shí)性，提升檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展的能力，面對新形勢建立檔案工作的新發(fā)展局面。

2 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題

2.1 缺乏信息化建設(shè)規(guī)范體系

通過對企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析可知，多數(shù)工作內(nèi)容還不太完善，且信息化建設(shè)工作存在重技術(shù)研究，輕標(biāo)準(zhǔn)和制度配套的現(xiàn)象，技術(shù)與管理脫節(jié)，造成管理滯后。主要表現(xiàn)在：一是各項(xiàng)制度的系統(tǒng)性不足，各規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)之間有待銜接和互補(bǔ);二是規(guī)范體系結(jié)構(gòu)上不完整，一些涉及電子文件歸檔和電子檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如歸檔整理、長期保存）、核心技術(shù)（如電子簽名、認(rèn)證）和特殊格式（如網(wǎng)頁電子郵件）的標(biāo)準(zhǔn)不完備;三是現(xiàn)有規(guī)范應(yīng)用不足，在實(shí)際工作中，現(xiàn)有的一些標(biāo)準(zhǔn)沒有得到充分的推廣應(yīng)用，部分規(guī)范的權(quán)威性和認(rèn)可度不高。這些問題的存在在一定程度上造成了檔案信息化管理剛性不足、保障缺位、監(jiān)管薄弱的現(xiàn)象，對檔案信息化建設(shè)進(jìn)程造成極大影響。所以管理人員必須及時(shí)更新檔案規(guī)范體系，以此滿足信息化建設(shè)需求。

2.2 沒有形成完善的管理機(jī)制與模式

一是文、檔分段管理的運(yùn)行機(jī)制，加上各業(yè)務(wù)部門、檔案部門和信息技術(shù)部門多頭負(fù)責(zé)的信息化系統(tǒng)建設(shè)模式，影響了檔案信息化工作的順利開展，易出現(xiàn)電子文件處置較隨意的現(xiàn)象和信息易流失、易損毀、易泄密等安全風(fēng)險(xiǎn)，也較難確保電子文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和高質(zhì)量歸檔，并得以長期有效保存。二是開展檔案管理工作時(shí)，沒有建立一套完整的獎(jiǎng)懲措施、監(jiān)督機(jī)制，不注重鼓勵(lì)和激勵(lì)員工的工作業(yè)績，缺乏相應(yīng)的控制管理措施，在一定程度上降低工作執(zhí)行力和積極性，影響檔案信息化建設(shè)工作的有序性。

2.3 信息化建設(shè)專業(yè)人才缺失

企業(yè)在開展檔案信息化管理工作時(shí)，必須認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的專業(yè)性與綜合性特點(diǎn)，因此對于管理人員的技術(shù)能力與綜合水平要求較高。不管是基礎(chǔ)設(shè)施、亦或者檔案管理制度，都必須由專業(yè)信息化人才執(zhí)行。但目前很多企業(yè)的檔案管理員身兼數(shù)職、人員流動(dòng)頻繁、既懂檔案又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才緊缺等問題，限制了檔案信息化建設(shè)的工作基礎(chǔ)，使相關(guān)工作沿襲傳統(tǒng)手工管理的工作方法，仍然采用傳統(tǒng)信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)開發(fā)價(jià)值與升級(jí)價(jià)值較低。

3 檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對措施

3.1 規(guī)范檔案信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案在企業(yè)檔案文件中占據(jù)重要地位，可以作為各項(xiàng)活動(dòng)與會(huì)議的原始憑證。所以，開展檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)不斷提升檔案管理的規(guī)范性。為了實(shí)現(xiàn)此種工作目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案規(guī)范性作為重點(diǎn)工作，通過有效措施不斷加強(qiáng)檔案規(guī)范性程度，同時(shí)要了解檔案信息化處理后的文檔大小、字體與格式等。針對視音頻與圖像等資料，在進(jìn)行信息化處理后，應(yīng)當(dāng)保證檔案的兼容性，制定檔案文件的存儲(chǔ)格式與數(shù)據(jù)格式?，F(xiàn)階段，多數(shù)部分制定檔案信息化管理規(guī)定，并且建立一套完整的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、信息化標(biāo)準(zhǔn)，可以確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)有章可循。所以企業(yè)在制定檔案信息化規(guī)范時(shí)，必須聯(lián)合自身發(fā)展實(shí)況、管理意識(shí)，注重優(yōu)化調(diào)整，全面確保檔案信息化建設(shè)滿足規(guī)范要求。

3.2 促進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)可以通過基礎(chǔ)設(shè)施提升信息化水平。如果不注重基礎(chǔ)設(shè)置建設(shè)，將無法實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)。在檔案信息化建設(shè)期間，所涉及的基礎(chǔ)上何止包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、硬件設(shè)施、軟件設(shè)施。為了進(jìn)一步提升檔案信息化管理水平，必須注重軟件設(shè)施與硬件設(shè)施建設(shè)。在建設(shè)硬件設(shè)施時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重信息化設(shè)備問題，包括掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等，全面加強(qiáng)信息化建設(shè)質(zhì)量。在建設(shè)軟件設(shè)施時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立信息化管理系，深入分析和調(diào)研管理需求，以此確保信息化管理系統(tǒng)的靈活性與功能性。其次，在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)立足于企業(yè)發(fā)展實(shí)際，優(yōu)化設(shè)計(jì)系統(tǒng)框架，確保系統(tǒng)各項(xiàng)功能滿足企業(yè)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)滿足檔案信息化建設(shè)要求，從根本上提升系統(tǒng)運(yùn)行效率。

3.3 建立檔案信息化管理模式與制度

為了提升檔案信息化建設(shè)工作的順利性，應(yīng)當(dāng)建立一套完整的管理機(jī)制，細(xì)致劃分企業(yè)員工的職責(zé)與義務(wù)。在信息化建設(shè)期間，如果遇到問題，可以及時(shí)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并且內(nèi)部員工能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)自身工作，全面提升檔案管理效率。其次，注重更新檔案信息化管理模式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式與機(jī)制，同時(shí)建立信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源的共享與流通。通過信息化管理模式與制度，還有助于提升各個(gè)部門的溝通與交流效率，推動(dòng)信息化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 建立高水平的信息化開發(fā)團(tuán)隊(duì)

在企業(yè)進(jìn)行信息化檔案建設(shè)的過程中，除了將信息化技術(shù)、信息化體系進(jìn)行建立健全，同時(shí)也應(yīng)針對基層人員進(jìn)行合理的管理和配置，建立技能合格、素質(zhì)合格、管理手段合格的信息化人才隊(duì)伍，健全人才管理制度，才能夠保證信息化管理得以實(shí)際的落實(shí)和發(fā)展。

首先，企業(yè)的管理者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到人才對于信息化檔案管理發(fā)展中的重要性，并及時(shí)地進(jìn)行高質(zhì)量人才的招納，嚴(yán)格地進(jìn)行人才技能審核，將其專業(yè)的技能素養(yǎng)進(jìn)行考察，并根據(jù)企業(yè)相應(yīng)的發(fā)展情況和需求，進(jìn)行不同類型人才的招納。其次，針對在職的人員，應(yīng)該組織及時(shí)的檔案信息化理念培訓(xùn)，結(jié)合社會(huì)信息發(fā)展的趨勢以及市場經(jīng)濟(jì)狀態(tài)，進(jìn)行技能上、理論上、思想意識(shí)上的培訓(xùn)引導(dǎo)，使整個(gè)基礎(chǔ)人員團(tuán)隊(duì)能夠保持良好的工作狀態(tài)，具備工作積極性，不僅要有技術(shù)，還要有頭腦，能夠保質(zhì)保量地進(jìn)行信息化檔案管理的同時(shí)，又能夠積極地進(jìn)行技能創(chuàng)新、理念創(chuàng)新。

4 結(jié)束語

民營企業(yè)所開展的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，都離不開檔案信息的支持。檔案文件既可以詳細(xì)記錄企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)，還可以為企業(yè)發(fā)展提供科學(xué)決策。為了全面提升檔案管理效率與效益，企業(yè)必須加大信息化建設(shè)力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式與措施，借助信息化技術(shù)提升檔案管理的規(guī)范化水平，全面發(fā)揮出檔案信息的作用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長久穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)。

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